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L'ITSM pour les équipes haute vélocité

Stratégies efficaces de gestion des actifs matériels

Dans le monde d'aujourd'hui, axé sur la technologie, l'utilisation d'équipements de productivité (ordinateurs portables, serveurs, appareils mobiles…) est en pleine expansion. À mesure que les entreprises se développent et s'adaptent à l'évolution de la demande, les actifs informatiques se multiplient et se diversifient, ce qui complique leur suivi.

Une approche efficace de la gestion des actifs matériels améliore l'agilité de l'entreprise, renforce la sécurité et réduit les coûts. Des outils tels que Jira Service Management simplifient ce processus en permettant de gérer plus efficacement les actifs matériels.

Dans ce guide, nous abordons la gestion des actifs matériels, ses avantages, et la manière dont elle s'intègre à la gestion des services informatiques (ITSM). Nous proposons également une approche moderne pour construire une stratégie de gestion des actifs.

Qu'est-ce que la gestion des actifs matériels ?

Les actifs matériels sont les équipements de productivité nécessaires au bon déroulement de l'activité, tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs, les équipements de télécommunications et autres périphériques. La gestion des actifs est une approche systématique visant à suivre et à optimiser la valeur de vos actifs tout au long de leur cycle de vie.

Une stratégie complète de gestion des actifs matériels favorise une utilisation efficace et rentable en intégrant les actifs physiques aux services informatiques et aux finances. Des actifs pertinents, sécurisés et bien entretenus améliorent l'expérience utilisateur. Une gestion efficace des actifs aide également les équipes informatiques à anticiper les besoins en matériel et à réduire les coûts globaux.

Les étapes du cycle de vie de la gestion des actifs matériels

Le cycle de vie de la gestion des actifs matériels propose une approche structurée pour l'achat, la surveillance, la maintenance et la mise hors service des actifs physiques. Comprendre où se situent les actifs dans leur cycle de vie améliore également la planification et la budgétisation pour l'avenir. Voici les étapes du cycle de vie de la gestion des actifs matériels informatiques et les activités associées :

Demande

Identifiez et documentez les besoins de votre organisation. Dressez une liste des exigences des différentes équipes concernant leur technologie physique. Cela peut inclure les exigences en termes de capacité pour répondre aux accords de niveau de service client (SLA), les spécifications relatives au graphisme haute résolution et la connectivité pour la collaboration à distance. L'analyse des données des services informatiques visant à identifier les actifs sous-performants permet également de planifier les besoins de remplacement.

EXÉCUTION

Après avoir identifié les besoins matériels, recherchez des fournisseurs, demandez des devis, négociez des contrats et achetez du matériel. Pensez à la compatibilité avec les actifs existants et prévus, ainsi qu'à la garantie et au support technique du fournisseur.

L'inclusion de l'équipe financière lors de cette étape garantit l'alignement des besoins matériels de l'équipe sur le budget, tout en favorisant un environnement collaboratif.

Les outils de gestion des actifs tels que Jira Service Management vous permettent d'enregistrer les actifs entrants, de suivre leurs performances après leur déploiement et d'anticiper leur remplacement.

Déploiement

Le déploiement comprend la configuration physique, l'installation de logiciels, la configuration de sécurité et l'intégration de l'infrastructure informatique. Testez la compatibilité et assurez-vous que l'appareil fonctionne parfaitement. Documentez toutes les configurations non standard ou les solutions de contournement pour que l'équipe de service puisse prendre en charge l'appareil.

Monitoring

Il est essentiel de surveiller les actifs matériels après leur déploiement pour des performances et une sécurité optimales. Les outils et processus de surveillance peuvent fournir des rapports et des analyses sur des tableaux de bord, ce qui vous permet d'en savoir plus sur l'utilisation du matériel, d'identifier les problèmes de sécurité et d'avoir un aperçu de l'état de santé général du matériel.

Ces outils aident les équipes informatiques à identifier les problèmes et à les corriger avant qu'ils ne provoquent des temps d'arrêt ou des failles de sécurité. Ils permettent également aux équipes d'optimiser leurs performances afin de tirer le meilleur parti de l'actif.

Service

Assurez la maintenance continue des actifs matériels afin de garantir leur bon fonctionnement. Planifiez la maintenance de routine à l'aide des rapports de suivi, des recommandations du fabricant, de l'historique de maintenance et des politiques d'intégration et de sécurité. L'intégration de la maintenance au cycle de vie de la gestion des actifs matériels est l'une des étapes les plus importantes pour optimiser la fiabilité et la longévité de votre investissement.

Mise hors service

Il est important de savoir quand le matériel a atteint la fin de son cycle de vie. Un processus planifié de mise hors service et d'élimination du matériel à la fin de sa durée de vie utile permet d'éviter les problèmes de productivité imprévus ainsi que les pertes ou les vols de données. Alignez cette étape sur la politique de l'entreprise en matière de responsabilité environnementale.

Élaborez un plan ou mettez en place une checklist pour la mise hors service des actifs, y compris la mise à jour des registres d'inventaire, la suppression des données sensibles et la gestion et l'élimination des stocks.

Avantages de la gestion des actifs matériels

Une stratégie efficace de gestion des actifs matériels améliore les performances métier globales et l'agilité de l'entreprise de différentes façons :

  • Visibilité améliorée. Le suivi de l'état de santé et des performances des actifs améliore la planification des activités de maintenance et permet d'établir un calendrier de remplacement. La gestion des problèmes est plus facile lorsque les équipes peuvent identifier et corriger les problèmes à un stade précoce, ce qui évite des temps d'arrêt inutiles et accroît la productivité.
  • Meilleure conformité. Les exigences réglementaires et légales, définies dans le cycle de vie de la gestion des actifs matériels, garantissent que tout le matériel nouveau et existant répond aux normes établies et y reste conforme.
  • Renforce la sécurité. Défendez-vous contre les activités non autorisées et les pertes de données grâce à une surveillance et à une maintenance continues, ainsi qu'à des processus clairement documentés pour la désactivation des actifs.
  • Optimise les coûts. La surveillance des actifs actuels, la programmation de la maintenance et la planification des remplacements permettent de limiter les problèmes inattendus et les temps d'arrêt. Le fait de savoir quand les actifs devront être remplacés laisse plus de temps pour rechercher des fournisseurs et négocier de nouveaux contrats.
  • Améliore la prise de décisions. Les rapports et les analyses permettent au service informatique de comparer les tendances en matière de performances, de conformité et de service pour tout type ou actif individuel. Cela favorise la maintenance prédictive, détecte les défauts, identifie les actifs les plus performants et permet de meilleures recommandations aux utilisateurs.

Comment implémenter une stratégie de gestion des actifs

Avec une stratégie de gestion des actifs claire, les entreprises peuvent planifier plutôt que simplement répondre aux nouvelles demandes et aux défaillances matérielles existantes. Elles peuvent prendre de meilleures décisions, ce qui leur permet de réaliser des économies et d'allonger la durée de vie de leurs actifs.

Une stratégie de gestion des actifs durable et reproductible commence par définir vos objectifs métier et intègre les meilleures pratiques informatiques.

Établissez des procédures

Documentez les étapes de chaque phase du cycle de vie de la gestion des actifs matériels.

Créez des processus standard pour les nouvelles demandes de matériel, le stockage et l'accès aux informations relatives aux actifs, l'évaluation des indicateurs de performance clés (KPI) pour les différents types de matériel et les étapes à suivre pour retirer et remplacer les actifs.

Lorsque les membres de l'équipe comprennent les procédures et la manière dont les performances sont évaluées, ils prennent de meilleures décisions en matière d'acquisition, de maintenance et de remplacement. Un processus bien documenté permet à l'équipe de passer d'une approche réactive à une approche proactive en ce qui concerne la gestion des actifs. Ainsi, vous gagnez un temps précieux, en particulier en cas de défaillance du matériel, ce qui vous permet de réduire les temps d'arrêt et de faire des économies.

Capturez les exigences de chaque phase du cycle de vie, telles que la conformité réglementaire lors de l'exécution et du déploiement, et notez le processus d'évaluation.

Choisissez les outils appropriés

Utilisez un système de gestion des actifs qui vous permet de suivre et de gérer les actifs matériels en fonction des KPI. La solution doit prendre en charge l'ensemble du cycle de vie de la gestion des actifs matériels et fournir des données accessibles sur les performances. Ces données permettent d'optimiser la productivité future, d'améliorer les recommandations et de réduire les coûts globaux.

Les fonctionnalités de Jira Service Management prennent en charge le cycle de vie de la gestion des actifs matériels, de la demande initiale au retrait et au remplacement.

Formez le personnel

Pour améliorer l'efficacité des membres de l'équipe, assurez-vous de les former aux procédures, aux outils et aux meilleures pratiques. Comprendre les objectifs métier, les exigences de conformité réglementaire et les accords de niveau de service permet aux équipes de prendre des décisions éclairées concernant l'acquisition, le déploiement et la surveillance du matériel.

Intégrez aux processus de gestion informatique existants

Les actifs matériels sont essentiels à l'efficacité informatique et à la productivité de l'entreprise. La gestion des actifs doit être intégrée aux pratiques ITSM générales afin de maximiser les avantages de la gestion des actifs en termes de coûts et de productivité. Il s'agit notamment de la gestion des demandes de service, de la gestion des connaissances, de la gestion des incidents, des politiques et des calendriers de sécurité, des mises à niveau, des tests et des rapports sur les KPI. Les actifs matériels jouent un rôle clé dans la réalisation des objectifs de l'entreprise. Une approche intégrée de gestion des actifs peut améliorer la productivité globale de l'entreprise.

Bonnes pratiques pour une gestion des actifs matériels efficace

Les bonnes pratiques suivantes en matière de gestion des actifs informatiques permettent de gérer le cycle de vie plus facilement et de manière plus prévisible :

  • Réalisez des audits réguliers. L'intégration d'un calendrier d'audit dans le processus garantit que votre base de données d'actifs correspond à l'environnement informatique. Les appareils à distance sont-ils connectés au réseau ? Sont-ils conformes aux normes réglementaires et de sécurité ? Réaliser des audits réguliers peut vous permettre d'identifier le matériel non conforme ou inconnu.
  • Maintenez une documentation précise. Définissez des procédures pour recueillir les informations sur les actifs lors de l'acquisition, de la mise à jour et du remplacement de matériel. Les outils de gestion des actifs matériels aident à définir les informations requises et à suivre les changements.
  • Automatisez les tâches. Explorez et utilisez les fonctionnalités d'automatisation de votre système de gestion des actifs matériels, telles que les mises à jour en temps réel sur la localisation, l'âge, la maintenance et les performances.
  • Améliorez en continu. Au fur et à mesure que vous implémentez des processus, collectez des données et identifiez les problèmes, planifiez également des projets d'amélioration continue afin d'affiner le cycle de vie global de la gestion des actifs matériels. Cela peut inclure l'intégration de la base de données au logiciel du centre de services ou la simplification du processus de demande de nouveau matériel.

Optimisez vos processus informatiques grâce à Jira Service Management

La gestion efficace des actifs matériels va au-delà du suivi des actifs. La documentation des exigences, la surveillance de l'état et de la conformité, l'implémentation de la maintenance continue, la planification des remplacements et l'évaluation des risques sont essentielles à la réussite.

Jira Service Management simplifie tous les aspects de la gestion des actifs matériels en fournissant une plateforme centralisée pour le suivi des actifs et l'intégration au centre de services, notamment le suivi automatique des informations requises, les modèles de schéma prédéfinis, la détection des actifs avec adresse IP activée, l'intégration d'API provenant de sources externes et les analyses pour surveiller l'état des actifs. Le suivi, la surveillance et les rapports sont simplifiés.

Jira Service Management encourage la collaboration en équipe afin de prendre en charge les processus du cycle de vie de bout en bout, de la documentation des exigences aux analyses de l'état de chaque actif.

Gestion des actifs matériels : questions fréquentes

Quels sont les défis les plus courants en matière de gestion des actifs matériels ?

Les premières phases de la gestion des actifs matériels peuvent présenter certains défis, mais une implémentation réussie peut limiter ou éliminer ces difficultés. Elles peuvent inclure les défis suivants :

  • Données d'inventaire inexactes. Un audit approfondi de vos actifs matériels peut révéler des éléments inattendus. Pour évaluer et gérer les équipements, il faut d'abord comprendre ce que vous possédez.
  • Facilité d'utilisation. Les bases de données de gestion des configurations peuvent être difficiles à configurer et à gérer. Les outils de gestion des actifs doivent alléger la charge liée à l'identification, à la surveillance et à la gestion du matériel, plutôt que de l'alourdir.
  • Risques liés à la conformité. La définition de niveaux de gravité des différents types de risques liés à la conformité peut vous aider à prioriser votre charge de travail. Votre système de gestion des actifs matériels doit vous aider à suivre la conformité et vous permettre de signaler les actifs en vue d'une maintenance ou d'un remplacement immédiat ou futur.
  • Failles de sécurité. Comme pour les risques de conformité, la définition de niveaux de gravité et le suivi des actifs présentant des failles de sécurité peuvent aider à prioriser les urgences en matière de maintenance ou de remplacement.
  • Contraintes budgétaires. Toutes les entreprises sont confrontées à la difficulté de budgétiser le montant adéquat pour leurs actifs matériels. Lors d'un premier audit, il se peut que vous découvriez que vous devez allouer plus que prévu. Les outils de gestion des actifs matériels doivent fournir des rapports sur le tableau de bord concernant les actifs présentant une gravité ou un risque élevés. De cette manière, les décideurs peuvent prioriser efficacement.

Quel est un exemple d'actif matériel ?

Les actifs matériels incluent des appareils physiques tels que des serveurs, des ordinateurs de bureau et portables, des routeurs réseau, des imprimantes, des appareils mobiles et des équipements de télécommunications.

Quelle est la différence entre la gestion des actifs informatiques et la gestion des actifs matériels ?

La gestion des actifs informatiques (ITAM) inclut l'ensemble des outils gérés par le service informatique, notamment le matériel, les logiciels et les environnements de cloud computing.

La gestion des actifs matériels (HAM) se concentre sur les appareils physiques de l'environnement informatique, tels que les serveurs, les ordinateurs portables et les appareils mobiles. La gestion des actifs matériels est un sous-ensemble de la gestion des actifs informatiques.