Effiziente Strategien für das Hardware-Asset-Management

Lebenszyklusphasen im Hardware-Asset-Management

Der Lebenszyklus des Hardware-Asset-Managements bietet einen strukturierten Ansatz für die Beschaffung, Überwachung, Wartung und Stilllegung physischer Assets. Das Verständnis dafür, wo sich Assets in ihrem Lebenszyklus befinden, verbessert auch die zukünftige Planung und Budgetierung. Hier sind die Phasen und Aktivitäten des Lebenszyklus im Asset-Management von IT-Geräten:

Anfrage

Verstehe und dokumentiere den Bedarf deiner Organisation. Sammle die Anforderungen verschiedener Teams an die physische Technologie. Das kann Kapazitätsanforderungen zur Erfüllung von Service-Level-Agreements mit Kunden, Spezifikationen für hochauflösende Grafiken sowie Konnektivität für die Remote-Zusammenarbeit beinhalten. Die Analyse von IT-Servicedaten zum Identifizieren vorhandener leistungsschwacher Assets hilft auch bei der Planung des Ersatzbedarfs.

Liefern

Nachdem du die Hardwareanforderungen ermittelt hast, suche nach Anbietern, hole Angebote ein, verhandle Verträge und beschaffe Geräte. Bedenke die Kompatibilität mit bestehenden und geplanten Assets sowie die Herstellergarantie und den technischen Support.

Durch das Einbeziehen des Finanzteams in diesen Schritt stimmen die Hardwareanforderungen des Teams mit dem Budget überein und gleichzeitig wird eine kollaborative Umgebung gefördert.

Asset-Management-Tools wie Jira Service Management ermöglichen dir das Protokollieren eingehender Assets, die Leistungsnachverfolgung nach dem Deployment und die Prognose des Austauschs.

Bereitstellen

Das Deployment umfasst die physische Einrichtung, Softwareinstallation, Sicherheitskonfiguration und Integration der IT-Infrastruktur. Teste die Kompatibilität und sorge dafür, dass das Gerät voll funktionsfähig ist. Dokumentiere alle nicht standardmäßigen Konfigurationen oder Workarounds, damit das Serviceteam das Gerät unterstützen kann.

Monitor

Die Überwachung der Hardware-Assets nach dem Deployment ist für optimale Leistung und Sicherheit unerlässlich. Überwachungstools und -prozesse können Dashboard-Berichte und Analysen bereitstellen, um die Hardwarenutzung, Sicherheitsbedenken und den allgemeinen Zustand zu ermitteln.

Diese Tools helfen IT-Teams, Probleme zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie zu Ausfällen oder Sicherheitslücken führen. Sie unterstützen die Teams auch bei der Leistungsoptimierung, um den größtmöglichen Nutzen aus den Assets zu ziehen.

Service

Schließe die laufende Wartung der Hardware-Assets ab, damit sie reibungslos funktionieren. Plane routinemäßige Wartungsarbeiten mithilfe von Überwachungsberichten, Herstellerempfehlungen, Serviceverlauf sowie Integrations- und Sicherheitsrichtlinien. Den Service in den Lebenszyklus des Assets-Managements zu integrieren, ist einer der wichtigsten Schritte für eine maximale Zuverlässigkeit und Langlebigkeit aus deiner Investition.

Außerbetriebnahme

Die Erkenntnis ist wichtig, wann die Hardware das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hat. Ein geplantes Verfahren zur Außerbetriebnahme und Entsorgung von Hardware am Ende ihrer Nutzungsdauer verhindert unerwartete Produktivitätsprobleme und Datenverlust oder -diebstahl. Richte diesen Schritt mit Unternehmensrichtlinien zur Umweltverantwortung aus.

Entwickle einen Plan oder eine Checkliste für die Außerbetriebnahme von Assets, einschließlich der Aktualisierung von Bestandsaufzeichnungen, der Löschung sensibler Daten und der Bestandsverwaltung und Entsorgung.

Vorteile des Hardware-Asset-Managements

Eine effektive Strategie für das Hardware-Asset-Management verbessert die allgemeine Geschäftsleistung und Flexibilität auf mehrere wichtige Arten:

• Bessere Sichtbarkeit. Die Überwachung des Zustands und der Leistung der Assets unterstützt geplante Wartungsaktivitäten und Zeitpläne für den Austausch. Das Problemmanagement gestaltet sich einfacher, wenn Teams Probleme frühzeitig erkennen und beheben können, wodurch sich unnötige Ausfallzeit vermeiden und die Produktivität steigern lässt.
• Optimierte Compliance. Regulatorische und gesetzliche Anforderungen, die im Lebenszyklus des Hardware-Asset-Managements definiert sind, sorgen für das Erfüllen und zukünftige Einhalten etablierter Standards durch neue und vorhandene Geräte.
• Mehr Sicherheit: Kontinuierliche Überwachung und Wartung sowie klar dokumentierte Prozesse für die Außerbetriebnahme von Assets erhöhen den Schutz vor unautorisierten Aktivitäten und Datenverlusten.
• Kostenoptimierung: Wenn dein Team die aktuellen Assets überwacht, Zeitpläne für Wartungsarbeiten aufstellt und plant, wann Assets ausgetauscht werden sollen, verringern sich unerwartete Probleme und Ausfälle. Zu wissen, wann Ersatz für Assets benötigt wird, bedeutet mehr Zeit für die gezielte Anbietersuche und das Aushandeln neuer Verträge.

• Bessere Entscheidungsfindung: Anhand von Berichten und Analysen kann die IT Leistungs-, Compliance- und Servicetrends für einen beliebigen Asset-Typ oder für ein einzelnes Asset vergleichen. Dies fördert die vorausschauende Wartung, bringt Fehler zutage, ermöglicht die Identifizierung besonders leistungsstarker Assets und verbessert die Benutzerempfehlungen.

So implementierst du eine Asset-Management-Strategie

Mit einer klaren Strategie für das Asset-Management können Unternehmen vorausplanen, statt nur auf neue Anfragen und Ausfälle vorhandener Hardware zu reagieren. Sie können bessere Entscheidungen zugunsten von Kosteneinsparungen und einer längeren Nutzungsdauer der Assets treffen.

Eine nachhaltige, reproduzierbare Asset-Management-Strategie setzt bei deinen Geschäftszielen an und berücksichtigt Best Practices für die IT.

Festgelegte Verfahren

Dokumentiere die notwendigen Schritte jeder Phase des Hardware-Asset-Management-Lebenszyklus.

Erstelle Standardprozesse für Anfragen nach neuer Hardware, das Speichern von und Zugreifen auf Asset-Details, die Bewertung von KPIs (Key Performance Indicators) für verschiedene Hardwaretypen und Schritte für die Außerbetriebnahme und den Austausch von Assets.

Wenn die Teammitglieder die Verfahren kennen und wissen, woran die Leistung gemessen wird, treffen sie bessere Entscheidungen im Hinblick auf Beschaffung, Wartung und Austausch. Ein gut dokumentierter Prozess ermöglicht dem Team proaktives statt reaktives Asset-Management. Dies spart Kosten und wertvolle Zeit, besonders weil die vorhandene Hardware seltener ungeplant ausfällt.

Erfasse die Anforderungen in den einzelnen Lebenszyklusphasen, beispielsweise zur gesetzlichen Compliance bei Erfüllung und Deployment, und notiere den Messprozess.

Die passenden Tools

Verwende ein Asset-Management-System, mit dem du Hardware-Assets anhand von KPIs nachverfolgen und verwalten kannst. Die Lösung sollte den gesamten Lebenszyklus des Hardware-Asset-Managements unterstützen und leicht zugängliche Daten zur Leistung bereitstellen. Diese Daten helfen dir, die zukünftige Produktivität zu optimieren, Empfehlungen zu verbessern und die Gesamtkosten zu senken.

Die Funktionen von Jira Service Management sind auf den gesamten Lebenszyklus des Hardware-Asset-Managements ausgelegt – von der ursprünglichen Anfrage bis zur Außerbetriebnahme und zum Austausch.

Mitarbeiterschulungen

Schule deine Teammitglieder zu Verfahren, Tools und Best Practices, um ihre Effektivität zu verbessern. Wenn Teams die Geschäftsziele, Compliance-Auflagen und Service Level Agreements kennen, treffen sie fundiertere Entscheidungen hinsichtlich Beschaffung, Deployment und Überwachung von Hardware.

Integration in bestehende IT-Managementprozesse

Hardware-Assets sind für IT-Effizienz und Geschäftsproduktivität von zentraler Bedeutung. Das Asset-Management muss in die generellen ITSM-Praktiken integriert werden, um die Kosten- und Produktivitätsvorteile zu maximieren. Dies betrifft das Management von Serviceanfragen, das Wissensmanagement, das Vorfallmanagement, Sicherheitsrichtlinien und -zeitpläne, Upgrades, Tests und KPI-Berichte. Hardware-Assets spielen beim Erreichen der Unternehmensziele eine große Rolle. Ein integrierter Ansatz für das Asset-Management kann die geschäftliche Produktivität insgesamt verbessern.

Best Practices für ein effektives Hardware-Asset-Management

Durch diese Best Practices für das IT-Asset-Management wird das Lebenszyklusmanagement einfacher und planbarer:

• Regelmäßige Audits: Durch die Integration eines Audit-Zeitplans in den Prozess stellst du sicher, dass deine Asset-Datenbank mit der IT-Umgebung übereinstimmt. Sind Remote-Geräte mit dem Netzwerk verbunden? Entsprechen sie den Sicherheitsstandards und Auflagen? Regelmäßige Audits können Compliance-Verstöße und unbekannte Hardware aufdecken.
• Präzise Dokumentation: Definiere Verfahren zur Erfassung von Asset-Informationen beim Kauf, bei Updates und beim Austausch von Hardware. Tools für das Hardware-Asset-Management helfen dir, die erforderlichen Informationen zu definieren und Änderungen nachzuverfolgen.
• Automatisierung von Tasks: Erkunde und nutze die Automatisierungsfunktionen deines Hardware-Asset-Management-Systems, beispielsweise Echtzeit-Updates zu Standort, Alter, Wartung und Leistung.

• Kontinuierliche Verbesserung: Wenn du Prozesse implementierst, Daten erfasst und Probleme identifizierst, solltest du auch Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung planen, um den Lebenszyklus des Hardware-Asset-Managements insgesamt zu optimieren. Es kann zum Beispiel von Vorteil sein, die Datenbank mit Servicedesk-Software zu integrieren oder Anfragen nach neuer Hardware zu vereinfachen.

Optimierte IT-Prozesse mit Jira Service Management

Effizientes Hardware-Asset-Management geht über die reine Asset-Verfolgung hinaus. Für den Erfolg ist es entscheidend, Anforderungen zu dokumentieren, Zustand und Compliance zu überwachen, fortlaufende Wartungsarbeiten durchzuführen, den Hardware-Austausch zu planen und Risiken zu bewerten.

Jira Service Management optimiert alle Aspekte des Hardware-Asset-Managements, indem es eine zentrale Plattform für die Nachverfolgung von Ressourcen und die Integration mit dem Servicedesk schafft. Verfügbar sind u. a. Funktionen zur automatischen Verfolgung der erforderlichen Informationen, vordefinierte Schema-Vorlagen, eine IP-fähige Asset-Erkennung, API-Integrationen aus externen Quellen und Analysen zur Überwachung des Asset-Zustands. Nachverfolgung, Überwachung und Berichterstattung werden so vereinfacht.

Jira Service Management fördert die Teamzusammenarbeit für durchgängige Lebenszyklusprozesse – von der Dokumentation der Anforderungen bis hin zur Analyse des Zustands einzelner Assets.

Häufig gestellte Fragen zum Hardware-Asset-Management

Welche Herausforderungen sind beim Hardware-Asset-Management typisch?

Die frühen Phasen des Hardware-Asset-Managements können einige Herausforderungen mit sich bringen, aber eine erfolgreiche Implementierung kann diese Schwierigkeiten verringern oder beseitigen. Du begegnest vielleicht Herausforderungen wie diesen:

• Ungenaue Bestandsdaten: Bei einem gründlichen Audit deiner Hardware-Ressourcen werden möglicherweise bisher unbekannte Elemente gefunden. Um deine Ausrüstung bewerten und verwalten zu können, musst du zuerst genau wissen, was überhaupt vorhanden ist.
• Benutzerfreundlichkeit: Datenbanken für das Konfigurationsmanagement sind manchmal schwierig einzurichten und zu verwalten. Asset-Management-Tools sollten den Aufwand für die Identifizierung, Überwachung und Verwaltung von Hardware verringern, statt ihn zu erhöhen.
• Compliance-Risiken: Konkrete Definitionen von Schweregraden für verschiedene Arten von Compliance-Risiken können dir helfen, Aufgaben zu priorisieren. Dein Hardware-Asset-Management-System sollte es dir erleichtern, die Compliance nachzuverfolgen und Geräte zur sofortigen oder späteren Wartung oder zum Austausch zu kennzeichnen.
• Sicherheitsrisiken: Ähnlich wie bei den Compliance-Risiken ist es von Vorteil, Schweregrade zu definieren und Assets mit Sicherheitslücken nachzuverfolgen, um so die Dringlichkeit von Wartungs- oder Austauscharbeiten zu priorisieren.

• Knappe Budgets: Allen Unternehmen fällt es schwer, das Budget für Hardware-Assets optimal zu planen. Eventuell ergibt dein anfänglicher Audit einen größeren Bedarf als erwartet. Tools für das Hardware-Asset-Management sollten Dashboard-Berichte zu Assets mit hohem Schweregrad oder hohem Risiko liefern. So können die Entscheidungsverantwortlichen effektiv priorisieren.

Was genau sind Hardware-Assets?

Zu den Hardware-Assets werden physische Geräte wie Server, Desktop- und Laptop-Computer, Netzwerkrouter, Drucker, Mobilgeräte und Telekommunikationsausrüstung gerechnet.

Was ist der Unterschied zwischen ITAM und HAM?

Das IT-Asset-Management (ITAM) umfasst alle von der IT verwalteten Tools, einschließlich Hardware, Software und Cloud-Computing-Umgebungen.

Beim Hardware-Asset-Management (HAM) geht es nur um die physischen Geräte in der IT-Umgebung, beispielsweise Server, Laptops und Mobilgeräte. HAM ist ein Bestandteil von ITAM.