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Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?

IT Asset Management (auch ITAM genannt) ist ein Prozess, der sicherstellt, dass die Assets einer Organisation dokumentiert, bereitgestellt, gewartet, aktualisiert und stillgelegt werden, wenn der Zeitpunkt dafür gekommen ist. Kurz gesagt wird dadurch sichergestellt, dass materielle und immaterielle Gegenstände von Wert in deinem Unternehmen erfasst und genutzt werden.

Was also ist ein IT-Asset? Die einfache Definition lautet: IT-Assets umfassen Hardware, Softwaresysteme oder Informationen, die für ein Unternehmen wertvoll sind. In der IT-Abteilung von Atlassian sind einige unserer wichtigsten Assets die Computer und Softwarelizenzen, die uns bei der Entwicklung, dem Verkauf und dem Support unserer Software und der zugehörigen Hostserver unterstützen.

IT-Assets haben eine begrenzte Nutzungsdauer. Damit ein Unternehmen maximalen Nutzen daraus ziehen kann, wird der Lebenszyklus von IT-Assets proaktiv verwaltet. Jedes Unternehmen kann individuelle Phasen dieses Lebenszyklus definieren. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch die Planung, die Beschaffung, das Deployment, die Wartung und die Stilllegung. Ein wichtiger Teil des IT-Asset-Managements besteht darin, den Prozess über alle Lebenszyklusphasen hinweg anzuwenden, um die Gesamtbetriebskosten nachzuvollziehen und die Nutzung von Assets zu optimieren.

In der Vergangenheit waren IT-Abteilungen in der Lage, Assets innerhalb ihres eigenen Bereichs zu kontrollieren. Jetzt geht das Asset-Management eines Unternehmens weit über die Hardware hinaus, die mit einem offiziellen Genehmigungsstempel der IT versehen wird. Abonnementbasierte Software und Erwartungen von Mitarbeitern, dass die Tools, mit denen sie arbeiten, über Marketplaces und App-Stores angepasst werden können, stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Die Arbeitsweise moderner Teams erfordert, dass IT-Teams flexibel sind und ihren Asset-Management-Prozess anpassen, um das Unternehmen bestmöglich zu unterstützen.

Verschiedene Teams in Unternehmen drängen darauf, mit den Tools zu arbeiten, die ihren Anforderungen am besten entsprechen. Daher ist das Asset-Management ein noch wichtigerer Bestandteil der Gesamtstrategie eines Unternehmens und liefert aktuelle Informationen, um Risiken und Kosten zu reduzieren. Ein Asset-Management-Prozess sorgt für eine zentrale Informationsquelle, wenn es darum geht, Budgets zu optimieren, das Lebenszyklusmanagement zu unterstützen und Entscheidungen zu treffen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken.

Da Teams außerhalb der IT nach und nach das Servicemanagement einführen, hat das Asset-Management auch für verschiedene andere Abteilungen an Bedeutung gewonnen. Unternehmen setzen Asset-Management-Software beispielsweise für die Verwaltung in den unterschiedlichsten Bereichen ein – beim Angeln, für Fuhrparks, für Versicherungen und Musikinstrumente.

Warum ist das IT-Asset-Management so wichtig?

Bereitstellung einer zentralen Informationsquelle

Allzu oft werden Assets an vielen verschiedenen Orten von allen möglichen Personen nachverfolgt. Eigentlich ist keiner wirklich zuständig und es gibt kein einheitliches Tool, das Informationen erfasst und zentralisiert. Chaos und Ungenauigkeiten sind damit vorprogrammiert. Es ist schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen. Einige Unternehmen beschäftigen sogar Mitarbeiter, die ausschließlich für die Nachverfolgung von IT-Assets zuständig sind. Diese Aufgaben sollten eigentlich von Systemen erledigt werden. Wenn IT-Mitarbeiter keine Zeit oder geistige Energie mehr aufwenden müssen, um Artefakte nachzuverfolgen, die Nutzung zu überwachen oder Abhängigkeiten nachzuvollziehen, können sie sich stärker auf das konzentrieren, was für das Unternehmen am wichtigsten ist. Das Asset-Management schafft Ordnung und bietet eine zentrale Informationsquelle für IT-Teams, das Management und letztendlich für das ganze Unternehmen.

Verbesserung der Auslastung und Verzicht auf Überflüssiges

Durch das Asset-Management werden Informationen auf dem neuesten Stand gehalten, sodass Teams Überflüssiges eliminieren und die Auslastung verbessern können. Es sorgt für Einsparungen, da unnötige Käufe vermieden und Lizenz- und Supportkosten gesenkt werden können. Durch eine verstärkte Kontrolle werden außerdem die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und rechtlichen Richtlinien durchgesetzt und Risiken reduziert. Die positiven Auswirkungen auf die Kosten und die Produktivität kommen dem gesamten Unternehmen zugute.

Höhere Produktivität ohne Abstriche bei der Zuverlässigkeit

Da die digitale Transformation die Arbeitsweise von Unternehmen verändert, geht das moderne Asset-Management inzwischen weit über die Nachverfolgung von Laptops und Computermäusen hinaus. Teams setzen verstärkt auf DevOps- und SRE-Prinzipien und benötigen Asset-Management-Prozesse und Tools, um neue Funktionen und Services schnell und effizient bereitstellen zu können, ohne die Zuverlässigkeit zu gefährden. Im Bericht Prepare Your IT Asset Management for 2020, "Bereiten Sie Ihr IT-Asset-Management auf 2020 vor)", stellt Gartner fest, dass Unternehmen angesichts der erhöhten Abhängigkeit von Plattform- und Infrastrukturservices mithilfe eines effektiven Asset-Managements ihre Nutzung von On-Demand-Services verwalten können. Mit zunehmender Kontrolle, erhöhter Sichtbarkeit und der Zuweisung von Zuständigkeiten können Teams die übermäßige Nutzung, einschließlich der Bereitstellung übermäßig vieler Ressourcen, sowie ungenutzte Instanzen reduzieren und dadurch unnötige Kosten vermeiden.

Unterstützung von ITSM-Praktiken und Teams im gesamten Unternehmen

Das IT-Asset-Management ist entscheidend für die Unterstützung von ITIL-Prozessen wie Änderungs-, Vorfall- und Problemmanagement. Das IT-Team ermöglicht dem gesamten Unternehmen, innovativer zu sein und die Wertschöpfung zu beschleunigen. Mit den richtigen Daten können Teams schneller agieren und die Auswirkungen von Änderungen vorhersagen, bevor sie eintreten. Wenn alle Mitarbeiter Zugang zu Informationen haben, können Unternehmen Wettbewerbsvorteile erzielen und ihren Kunden schneller einen Mehrwert bieten. Jedes Unternehmen, das mit modernen Innovationen Schritt halten will, benötigt Strategien für die Kontrolle, Nachverfolgung und erfolgreiche Nutzung von IT-Daten.

Kriterien für die Auswahl von Software für das IT-Asset-Management

Aus diesen Gründen benötigst du Asset-Management-Software

Wenn du dich mit verschiedenen Anbietern von Asset-Management-Software befasst, solltest du zunächst bewerten, warum du deinen Ansatz für das Asset-Management verbessern musst. Hier sind einige der häufigsten Anzeichen dafür, dass eine Asset-Management-Software für dich nützlich wäre:

Du möchtest Geld sparen.

Da die Abhängigkeit von Software-, Infrastruktur- und Plattformservices weiter zunimmt, besteht eine Lösung zur Kostensenkung darin, Ausgaben für diese Services zu optimieren. Laut einer Gartner-Studie "können viele Unternehmen die Ausgaben für Software um bis zu 30 % senken", indem sie Best Practices zur Optimierung von Softwarelizenzen anwenden. Dies ist keine einfache Aufgabe, die manuell erledigt werden kann. In der Studie steht des Weiteren: "Die manuelle Optimierung komplexer Lizenzen ist arbeitsintensiv, erfordert Fachwissen und lässt sich nicht skalieren. Größere Unternehmen benötigen dafür ein SAM-Tool (Software-Asset-Management). Mithilfe dieses Tools können manuelle Prozesse automatisiert, beschleunigt und verbessert werden. Es kann große Vorteile gegenüber manuellen Alternativen bieten und amortisiert sich schnell."

Du nutzt Tabellenkalkulationen.

Tabellenkalkulationen zählen immer noch zu den häufigsten Methoden, mit denen Unternehmen ihre Assets nachverfolgen. Wie lange glaubst du, sind sie korrekt? Nicht lange. Sie werden sehr schnell ungenau oder unhandlich. Tatsächlich stellte Sage Accounting fest, dass ein 2-Millionen-Dollar-Unternehmen, das Tabellenkalkulationen zur Verfolgung seiner Assets verwendet, wahrscheinlich bis zu 50.000 USD pro Jahr für sogenannte "Ghost Assets" (imaginäre Vermögensgegenstände) oder Waren ausgibt, die in seinem Hauptbuch als bezahlt und vorhanden aufgeführt sind, aber physisch fehlen. Das ist nicht ideal, oder?

Es ist schwierig, mit den Veränderungen im Unternehmen Schritt zu halten.

Heute sind fünf neue Headsets eingetroffen. Vier Mitarbeitern wurden ihre Laptops in einem Restaurant in irgendeiner Kleinstadt gestohlen. Nächsten Monat werden zehn Drucker gegen neue Modelle vom Leasing-Unternehmen ausgetauscht und im darauffolgenden Monat werden 14 Laptops ersetzt. Wenn du einen Mitarbeiter einsetzt, der das Ganze wenigstens in Teilzeit im Auge behält, benötigst du ein unkompliziertes System, um ihm die Arbeit zu erleichtern.

Schatten-IT ist ein zunehmendes Problem.

Immer häufiger werden Anwendungen, Lizenzen und andere IT-Assets ohne das Wissen des zentralen IT-Teams im Verborgenen erworben, verwaltet und genutzt. Software, die die Zusammenarbeit erleichtert, kann der IT ermöglichen, auf dem Laufenden zu bleiben, die Produktivität anderer Teams fördern und gleichzeitig dafür sorgen, dass Risiken und unnötige Kosten vermieden werden.

Sobald der richtige Zeitpunkt gekommen ist, solltest du dir überlegen, wie die Implementierung eines neuen Ansatzes für das Asset-Management in deinem Unternehmen aussehen wird. Das wird dir dabei helfen, zu klären, welche Software deine Anforderungen am besten unterstützt. Unserer Erfahrung nach ist die Erfassung des Asset-Bestands der erste Schritt, um besser nachvollziehen zu können, was sich wo befindet und wo Kosten entstehen. Danach kannst du die Asset-Lebenszyklen zuordnen und die Kosten zusammen mit deiner Finanzabteilung bewerten.

Ein erweitertes IT-Asset-Management geht noch einen Schritt weiter und automatisiert routinemäßige Asset-Management-Aufgaben. Beispielsweise können Mitarbeiter über ein Self-Service-Portal Lizenzen für ein gängiges Softwareabonnement anfordern. Mithilfe vorab festgelegter Regeln kann diese Anfrage genehmigt und ein Link gesendet werden, über den der Antragsteller Zugriff auf das Abonnement erhält. Dies reduziert den Aufwand von IT-Teams für Supportaufgaben, sodass sie sich auf anspruchsvollere Arbeiten konzentrieren können.

Zusammenarbeit ist ebenfalls ein wichtiger Teil eines effektiven Asset-Managements. Damit keine verborgenen Käufe mehr stattfinden, sorgt ein Tool für die Zusammenarbeit dafür, dass Mitarbeiter Anträge stellen und beispielsweise Beschaffungsteams diese Einkäufe kommentieren und genehmigen können. Wenn du dein Asset-Management-Tool mit Services verknüpfen kannst, die Mitarbeiter bereits nutzen, ist das umso besser. Du kannst zum Beispiel eine Verknüpfung zu Slack herstellen, damit Mitarbeiter Anfragen mit wenigen Klicks senden können. Die Verbesserung des Aufnahmeprozesses für Asset-Anfragen trägt erheblich zur Transparenz für IT-Teams bei.

Ein Servicedesk ist dabei eine wichtige Grundlage. Er bietet Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, Hilfe anzufordern, und IT-Teams können Anfragen organisieren und entsprechende Berichte erstellen. Ein mit einer Asset-Management-Software verknüpfter Servicedesk liefert IT-Teams wichtigen Kontext, sodass sie einen besseren Service bereitstellen können. Wenn ein Benutzer beispielsweise die Reparatur eines Laptops anfordert, sind automatisch bestimmte grundlegende Informationen verfügbar, wie Kaufdatum, frühere Probleme und weitere Details. Das IT-Team kann auch auf alle mit dem Laptop verknüpften Tickets zugreifen und mit diesem schnell verfügbaren und umfassenden Kontext Kundenprobleme rascher lösen.

Während sich die IT ständig weiterentwickelt, die Abhängigkeit von SaaS-Anbietern für kritische Services stetig zunimmt und Änderungen in dynamischeren Cloud-Umgebungen nachverfolgt werden müssen, passt sich das Asset-Management an. Du solltest daher Tools auswählen, die eine optimale Zusammenarbeit ermöglichen und dein Servicemanagement unterstützen.

Jedes Unternehmen ist anders. Möglicherweise musst du unternehmensweit komplexe Abhängigkeiten zuordnen. Oder du möchtest immaterielle Assets wie Lizenzen und Compliance-Dokumente dokumentieren, um Risiken zu reduzieren. Deine Anforderungen könnten natürlich auch unkomplizierter sein und du möchtest einfach den Überblick über deinen Computerbestand behalten.

Asset-Management-Software gibt es in allen möglichen Formen – von flexiblen und erschwinglichen Integrationen bis hin zu komplexen, teuren Lösungen, die automatisch sämtliche IP-basierte Hardware im Netzwerk erkennen, das angesammelte Geschirr in der Büroküche spülen und vieles mehr. Unabhängig davon, ob du dich für eine einfache Tracking-Lösung oder ein System der Enterprise-Klasse entscheidest, solltest du vor allem herausfinden, welche Option für deinen individuellen Anwendungsfall am besten geeignet ist.