Close

Atlassian признана компанией-визионером согласно отчету Magic Quadrant от Gartner за 2021 год, посвященному инструментам для управления ИТ-сервисами Подробнее…

Готовы к работе с ITSM на высокой скорости?

Что такое управление ресурсами ИТ (ITAM)?

Управление ресурсами ИТ (часто обозначается как ITAM) — это процесс учета, развертывания, обслуживания, модернизации и, наконец, утилизации активов организации. Проще говоря, этот процесс гарантирует, что ценные вещи (как осязаемые, так и нематериальные) в организации отслеживаются и действительно используются.

Так что же такое ИТ-ресурс? В целом такой ресурс может представлять собой оборудование, программное обеспечение или информацию, имеющие ценность для организации. Например, в ИТ-отделе Atlassian одни из самых ценных ресурсов — это компьютеры и лицензии на программное обеспечение, позволяющие нам создавать, продавать и обслуживать наше собственное ПО и серверы, на которых оно находится.

ИТ-ресурсы имеют конечный период использования. Чтобы получить от них максимальную выгоду, следует активно управлять жизненным циклом ресурса. Каждая организация может определять собственные этапы этого жизненного цикла. Они, как правило, включают планирование, закупку, развертывание, техническое обслуживание и вывод из эксплуатации. При управлении ИТ-ресурсами важно применять данный процесс на всех этапах жизненного цикла, чтобы знать совокупную стоимость владения и оптимизации использования ресурсов.

В прошлом ИТ-отделы могли управлять ресурсами в подконтрольных им системах. Теперь же управление ресурсами организации выходит далеко за рамки оборудования, имеющего официальную сертификационную маркировку. Программное обеспечение, предоставляемое по подписке, и желание сотрудников настраивать рабочие инструменты через магазины приложений ставит новые задачи по управлению ресурсами. В наши дни команды работают таким образом, что сотрудникам ИТ-отделов приходится проявлять гибкость и адаптировать процесс управления ресурсами для достижения максимальной эффективности компании.

Сотрудники самых разных профилей стремятся работать с инструментами, наиболее подходящими для решения актуальных задач. При этом нельзя забывать и об управлении ресурсами — еще более важном компоненте общей стратегии организации, позволяющем снизить риски и расходы. Благодаря единому достоверному источнику информации процесс управления ресурсами незаменим при оптимизации бюджета, поддержке управления жизненным циклом и принятии решений, влияющих на организацию в целом.

Когда сотрудники других отделов начали заниматься управлением услугами, во многих подразделениях приобрело большое значение управление ресурсами. Мы знаем, что этим занимаются в сферах судоходства, рыбного хозяйства, страхования и производства музыкальных инструментов.

Почему управление ресурсами в ИТ-среде — столь важный процесс?

Единый достоверный источник информации

Очень часто отслеживание ресурсов осуществляется в десятках разных мест десятками разных людей. При этом никто ими не владеет, и ни один инструмент не собирает и не централизует информацию. Естественно, это приводит к беспорядку и недостоверности данных. В таких условиях трудно принимать взвешенные решения. В некоторых компаниях есть сотрудники, занимающиеся исключительно отслеживанием ИТ-ресурсов. Эту работу должна выполнять сама система. Тогда отпадет необходимость нагружать сотрудников монотонным отслеживанием артефактов, загруженности и зависимостей, и ИТ-специалисты смогут сконцентрироваться на том, что наиболее важно для организации. С управлением ресурсами приходит порядок и появляется единый достоверный источник истины, которым могут пользоваться ИТ-команды, менеджеры и, в конечном счете, целые организации.

Оптимизация использования и экономия средств

Благодаря управлению ресурсами информация всегда актуальна, поэтому команды избегают расходов и оптимизируют использование ресурсов. Это экономит деньги за счет предотвращения ненужных покупок и сокращения расходов на лицензирование и поддержку. Усиление контроля также обеспечивает соответствие требованиям безопасности и правовых политик, а еще снижает риски. Кроме того, положительные последствия в виде сокращения затрат и роста производительности приносят пользу всей организации.

Повышение эффективности без ущерба для надежности

Цифровая трансформация меняет способы работы организаций, и современное управление ресурсами выходит далеко за рамки отслеживания ноутбуков и мышей. Современные команды полагаются на принципы DevOps и SRE и нуждаются в мощных процессах и инструментах управления ресурсами, чтобы быстро и эффективно поставлять новые возможности и услуги — без компромиссов в отношении надежности. В отчете «Подготовка управления ИТ-ресурсами к 2020 г.» компания Gartner отмечает, что с учетом растущей зависимости от сервисов, предоставляющих вычислительные платформы и инфраструктуры, эффективное управление ресурсами может дать возможность организациям управлять потреблением «услуг по запросу». Благодаря усиленному контролю, прозрачности и распределению ответственности команды могут сократить избыточное потребление, включая избыточное выделение ресурсов и простои экземпляров, чтобы тем самым избежать ненужных затрат.

Поддержка практик ITSM и создание возможностей для команд в разных организациях

Управление ИТ-ресурсами — важнейший компонент, обеспечивающий поддержку процессов ITIL, включая управление изменениями, инцидентами и проблемами. ИТ-отдел дает всей организации возможность внедрять инновации и быстрее поставлять ценный продукт. Имея нужные данные, команды могут действовать быстро и предсказывать влияние изменений еще до того, как они произойдут. Демократизация доступа к внутренним данным дает компании конкурентное преимущество, т. к. в результате клиенты компании быстрее получают нужную им ценность. В любой организации, руководство которой стремится идти в ногу со временем, требуется стратегическое мышление в контексте контроля, отслеживания и использования данных, накапливаемых в отделах ИТ.

Как выбрать программное обеспечение для управления ИТ-ресурсами

Зачем нужно программное обеспечение для управления ресурсами

Выбирая поставщика программного обеспечения для управления ресурсами, задумайтесь о том, для чего вам нужно оптимизировать подход к управлению ресурсами. Вот некоторые верные знаки того, что вы готовы к работе с программным обеспечением для управления ресурсами:

Вы хотите сэкономить деньги

Компании все больше используют сервисы, предоставляющие программное обеспечение, инфраструктуры и платформы. Один из способов сэкономить — оптимизировать затраты на эти сервисы. Согласно исследованию компании Gartner, «многие организации могут сократить расходы на программное обеспечение на целых 30 %, следуя рекомендациям по оптимизации лицензий на ПО». Это задание непросто выполнить вручную. По мнению Gartner, «оптимизация комплексных лицензий вручную — достаточно трудоемкий процесс. Для его выполнения нужны специальные знания. Кроме того, он не масштабируется. В крупных компаниях потребуется инструмент SAM (Управление ресурсами ПО). С помощью этого инструмента можно автоматизировать, ускорять и оптимизировать процессы, выполняемые вручную. Он может принести больше пользы по сравнению с управлением вручную и нередко окупает все затраты».

Вы полагаетесь на электронные таблицы

Компании по-прежнему используют электронные таблицы, чтобы отслеживать свои ресурсы. Как вы думаете, остается ли точной информация в таких таблицах в течение продолжительного времени? Конечно, нет. Со временем точность информации снижается или таблицы становятся слишком громоздкими. По оценкам Sage Accounting, компания с оборотом 2 миллиона долларов, использующая электронные таблицы для отслеживания своих ресурсов, может тратить до 50 000 $ в год на «призрачные ресурсы» или позиции, которые оплачиваются и учитываются в главной книге, но физически отсутствуют.

Поспевать за изменениями в компании бывает непросто

Пять новых гарнитур прибыли сегодня. У четырех сотрудников украли ноутбуки в ресторане в Тускалусе. В следующем месяце предстоит заменить десять принтеров новыми моделями от лизинговой компании, а через месяц после этого — 14 ноутбуков. Если вам понадобится сотрудник, даже на неполный рабочий день, чтобы отслеживать все ресурсы, вам потребуется базовая система, чтобы сделать работу проще и удобнее.

«Теневые» ИТ-ресурсы вызывают все большую озабоченность

Все чаще приложения, лицензии и другие ИТ-ресурсы приобретаются, управляются и используются «в тени», то есть без ведома ИТ-отдела. Программное обеспечение для совместной работы позволит ИТ-специалистам быть в курсе происходящего в компании, а другим сотрудникам — работать продуктивнее, без рисков и ненужных затрат.

Подумайте, каким может быть подход к управлению ресурсами в вашей организации. Это поможет понять, какое программное обеспечение наилучшим образом удовлетворит ваши потребности. Первое, что следует сделать, — провести инвентаризацию ресурсов. Это важный шаг, который даст представление о том, где и какие ресурсы находятся. Затем вы сможете сопоставить жизненные циклы ресурсов и оценить затраты вместе с финансовым отделом.

Более продвинутое управление ИТ-ресурсами выходит за рамки такого подхода и предполагает автоматизацию рутинных заданий. Например, сотрудник может самостоятельно запрашивать лицензию на общую подписку на программное обеспечение с помощью портала самообслуживания. Если в соответствии с заранее заданными правилами запрос подтверждается, сотруднику предоставляется ссылка, по которой он может получить доступ к подписке. Это позволяет ИТ-специалистам тратить меньше времени на поддержку и сосредоточиться на более важных заданиях.

Эффективное управление ресурсами невозможно без сотрудничества. Инструмент для совместной работы позволяет вывести процесс покупки ресурсов из «тени»: сотрудники могут без труда делать запросы, а отдел закупок — комментировать и подтверждать заявки. Будет еще лучше, если вы сможете подключить инструмент управления ресурсами к сервисам, которыми уже пользуются сотрудники. Например, если подключить приложение Slack, сотрудники смогут отправлять запросы парой нажатий клавиш. Более удобный процесс сбора заявок повысит эффективность контроля ресурсов ИТ-специалистами.

Стоит отметить, что служба поддержки является фундаментом управления корпоративными ресурсами. Сотрудники могут обращаться за помощью, а ИТ-специалисты — предоставлять отчеты по заявкам. Служба поддержки имеет доступ к программному обеспечению по управлению ресурсами и предоставляет ИТ-командам важный контекст, помогающий повысить качество обслуживания. Например, когда пользователь запрашивает ремонт ноутбука, основная информация (дата покупки, предыдущие проблемы и т. д.) уже известна. ИТ-специалисты могут также просмотреть любые обращения в службу поддержки, связанные с этим ноутбуком. Имея в своем распоряжении контекст, ИТ-специалисты могут быстрее решать проблемы сотрудников.

По мере развития ИТ-инфраструктуры пользователи все больше доверяют управление критически важными сервисами поставщикам SaaS. Кроме того, необходимо отслеживать изменения в быстро меняющейся облачной среде. Поэтому важно выбрать инструменты, которые бы делали совместную работу более продуктивной и поддерживали ваш подход к управлению сервисами.

Каждая организация уникальна. Возможно, вам нужно сопоставлять сложные зависимости. Чтобы снизить риски, может потребоваться вести учет нематериальных ресурсов, таких как лицензии и документы по соответствию требованиям. А может, ваши требования проще и предполагают только отслеживание компьютеров.

К счастью, существует широкий выбор программного обеспечения по управлению ресурсами: от простых и доступных интеграций до сложных дорогостоящих решений, которые способны автоматически обнаруживать все оборудование по IP внутри сети (а еще мыть тарелки в офисной кухне). Неважно, каким инструментом вы пользуетесь (будь то простое приложение или система корпоративного уровня). Главное, чтобы он отвечал вашим потребностям.

продолжение темы
Configuration management databases