Что такое управление ИТ-ресурсами?

Основные моменты. Система управления ИТ-активами (ITAM) отслеживает жизненный цикл, стоимость и использование оборудования, программного обеспечения и облачных активов.

• Что это такое. Это процессы и инструменты для инвентаризации активов с момента их приобретения, последующего развертывания и обслуживания до вывода из эксплуатации.

• Почему это важно. Помогает контролировать расходы, снижать риски, связанные с безопасностью и соблюдением нормативных требований, а также обеспечивать доступность тех или иных активов, когда они необходимы.

• Какую роль играет Jira Service Management. Записи об активах увязываются с заявками, чтобы агенты могли сразу же видеть контекст и управлять активами непосредственно в рабочих процессах службы.

Управление ИТ-активами помогает организациям отслеживать, контролировать и оптимизировать все, что связано с технологиями: от ноутбуков и серверов до лицензий на программное обеспечение и подписок на облачные сервисы. При правильном подходе ИТ-команды получают полное представление о том, какие существуют активы, где они находятся, как используются и как менялась их стоимость с течением времени.

Далее вы узнаете, как работает управление активами, почему это важно и как подходящие инструменты и процессы могут повысить эффективность работы вашей команды при меньших расходах и рисках.

Чтобы работать эффективнее и снизить риски, команды могут оптимизировать процесс управления ИТ-активами с помощью Jira Service Management в составе Service Collection.

Что такое управление ИТ-активами (ITAM)?

Управление активами ИТ (часто обозначается как ITAM) — это процесс учета, развертывания, обслуживания, модернизации и, наконец, утилизации активов организации. Проще говоря, этот процесс гарантирует, что ценные вещи (как осязаемые, так и нематериальные) в организации отслеживаются и действительно используются. 

Так что же такое ИТ-актив? Если коротко, это оборудование, программное обеспечение или информация, имеющие ценность для организации.

Срок службы ИТ-активов ограничен. Чтобы получить максимальную выгоду, следует активно управлять их жизненным циклом. Этапы жизненного цикла каждая организация может определять по-своему, но, как правило, он включает планирование, закупку, развертывание, техническое обслуживание и вывод из эксплуатации. При управлении ИТ-активами важно применять соответствующие процедуры на всех этапах жизненного цикла, чтобы знать совокупную стоимость владения и оптимизировать использование активов.

Типы ИТ-активов

Организации управляют тремя основными категориями ИТ-активов, каждая из которых требует разных стратегий управления и подходов к отслеживанию. ИТ-активы бывают следующих типов: 

• Аппаратные активы. Физические устройства и оборудование, обеспечивающие работу технологической инфраструктуры организации. Например, ноутбуки сотрудников, компьютеры, мобильные устройства, серверы, сетевое оборудование (маршрутизаторы и коммутаторы), принтеры и инфраструктура центра обработки данных. Управление аппаратными активами требует наличия сведений о физическом местоположении и предусматривает отслеживание, составление расписания технического обслуживания, а в дальнейшем — утилизацию. 

• Программные активы. В эту категорию входят все приложения, операционные системы и цифровые инструменты, используемые в организации. Программные активы варьируются от офисных приложений и инструментов для совместной работы до специализированных бизнес-приложений, платформ для разработки и ПО для обеспечения безопасности. Управление этими активами подразумевает отслеживание количества лицензий, дат продления, обновлений версий и нормативных требований.

• Облачные и виртуальные активы. Современные организации все чаще полагаются на облачные сервисы и виртуализированную инфраструктуру. К таким активам относятся подписки на облачные хранилища, SaaS-приложения, виртуальные машины, контейнерные приложения и инструменты платформы как сервиса. В отличие от традиционного оборудования облачные активы масштабируются динамически. Это усложняет отслеживание активов, но в то же время делает его более важным для контроля расходов.

Каковы преимущества управления ИТ-активами?

Внедрение структурированных процессов управления активами обеспечивает измеримые улучшения в рамках всей организации: от сокращения затрат до ускорения предоставления услуг. 

Единый достоверный источник информации

Управление активами наводит порядок в хаосе ИТ и служит единым источником достоверной информации для ИТ-команд, руководства и, в конечном счете, для всей организации. ИТ-специалисты могут сосредоточиться на самых важных для организации задачах, не тратя время и умственные ресурсы на отслеживание артефактов, контроль использования и анализ зависимостей.  

Оптимизация использования и экономия средств

Благодаря управлению активами информация всегда актуальна, что помогает командам оптимизировать использование и избежать ненужных расходов. Управление активами способствует отказу от ненужных покупок и сокращению расходов на лицензирование и поддержку. Усиленный контроль также обеспечивает соблюдение политик безопасности и правовых норм, что снижает риски. Положительное влияние на затраты и производительность выгодно для всей организации.

Согласно отчету Gartner за 2025 г., «политика управления аппаратными активами (HAM) имеет решающее значение для оптимизации использования оборудования и затрат на него, а также для снижения рисков в отношении соблюдения нормативных требований».

Повышение эффективности без ущерба для надежности

Цифровая трансформация меняет способы работы организаций, и современное управление активами выходит далеко за рамки отслеживания ноутбуков и мышек. Современные команды полагаются на принципы DevOps и SRE, а также нуждаются в мощных процессах и инструментах управления активами, чтобы быстро и эффективно поставлять новые возможности и услуги без компромиссов в отношении надежности. 

Поддержка практики ITSM

Управление ИТ-активами — важнейший компонент, обеспечивающий поддержку процессов ITIL, включая управление изменениями, инцидентами и проблемами. ИТ-отдел дает всей организации возможность внедрять инновации и быстрее поставлять ценный продукт. Имея нужные данные, команды могут действовать быстро и предсказывать влияние изменений еще до того, как они произойдут.

Демократизация доступа к внутренним данным дает компании конкурентное преимущество, т. к. в результате клиенты компании быстрее получают нужную им ценность.  В любой организации, руководство которой стремится идти в ногу со временем, требуется стратегическое мышление в контексте контроля, отслеживания и использования данных, накапливаемых в отделах ИТ.

Как выглядит процесс управления ИТ-активами?

Жизненный цикл управления ИТ-активами является непрерывным и постоянным. Его нельзя выполнить один раз и на этом закончить. ITAM — это процесс, который команды выполняют регулярно по мере изменения активов, целей и инструментов.

1. Инвентаризация активов. Первый шаг процесса управления ИТ-активами — подробная инвентаризация всех ИТ-активов. При инвентаризации необходимо указать, какие активы у вас есть, где они находятся, когда были приобретены и сколько стоили. 

2. Расчет стоимости жизненного цикла. На втором шаге необходимо рассчитать стоимость жизненного цикла для всех имеющихся активов. В течение среднего срока службы актива возникает множество дополнительных затрат, например на техническое обслуживание и утилизацию, а также капитальные затраты. Расчет стоимости жизненного цикла делает инвентаризацию активов точной и полезной.

3. Отслеживание ИТ-активов. Требуется непрерывно отслеживать ИТ-активы на протяжении всего их жизненного цикла, обращая внимание на истечение срока действия контрактов, лицензий и гарантий. Кроме того, отслеживание поможет вам вовремя выполнять четвертый шаг — техническое обслуживание.  

4. Техническое обслуживание ИТ-активов. Сюда относятся ремонт, модернизация и замена. Все операции по техническому обслуживанию нужно отслеживать с помощью инструмента ITAM, чтобы эти данные можно было использовать для понимания общей производительности актива. 

5. Финансовое планирование. Пятый и заключительный этап — планирование финансов. Имея точное представление о своих ИТ-активах, их жизненном цикле и стоимости, вы можете эффективно планировать на будущее. Одна из целей финансового планирования заключается в определении бюджета, необходимого для поддержания или повышения уровня обслуживания, которое ваша команда обеспечивает для наиболее важных активов. Активы, которыми успешно управляли на высоком уровне обслуживания, например служба поддержки и выделенная команда, потребуют такого же уровня обслуживания и в будущем. Активы, которые оказались неэффективными, в будущем могут потребовать повышения уровня обслуживания, что приведет к увеличению расходов. 

Каковы ключевые функции ПО для управления ИТ-активами?

Качественное программное обеспечение для управления активами заменяет ручное отслеживание автоматизированными рабочими процессами, что экономит время и повышает точность. ПО для управления ИТ-активами должно обладать следующими ключевыми функциями:

• Централизованный репозиторий данных об активах. Хорошее ПО для управления активами включает единую базу данных для всей информации об активах. Это избавляет от разрозненных таблиц и несвязанных систем, предоставляя всем доступ к одним и тем же достоверным данным о том, какие активы существуют, кто их использует и в каком они состоянии.

• Автоматическое обнаружение и отслеживание. Реестр активов, составленный вручную, может терять актуальность, по мере того как к сети присоединяются новые устройства, а старые выводятся из эксплуатации. Инструменты автоматического обнаружения постоянно сканируют сеть, чтобы выявлять новые активы, отслеживать изменения и поддерживать актуальность реестра без постоянных обновлений вручную.

• Управление лицензиями и соблюдение требований. Неэффективное управление лицензиями на программное обеспечение влечет за собой высокие затраты и риски. ПО для управления активами отслеживает количество лицензий, контролирует их использование в соответствии с правами, выявляет проблемы с соблюдением требований и оповещает команды о предстоящем продлении. Это позволяет избежать как избыточного лицензирования, которое ведет к лишним тратам, так и недостаточного лицензирования, которое создает правовые риски.

• Интеграция с программным обеспечением ITSM. Лучшие инструменты для управления активами работают не в изоляции. Они подключаются к платформам службы поддержки, системам управления изменениями и инструментам ИТ-администрирования, чтобы предоставлять контекст для инцидентов, изменений и запросов. Когда сервер выходит из строя, интегрированные системы сразу показывают, какие сервисы от него зависят и кого это затрагивает.

• Отчеты и аналитика. Понимание тенденций, связанных с активами, требует развитых возможностей отчетности. ПО для управления активами должно создавать отчеты об использовании активов, статусе их жизненного цикла, анализе затрат и показателях соответствия требованиям. Эта информация помогает ИТ-руководителям принимать взвешенные решения о закупках, выводе из эксплуатации и планировании бюджета.

• Автоматизация рабочих процессов. Ручные процессы замедляют работу команд и повышают вероятность ошибок. Ищите программное обеспечение, которое автоматизирует стандартные рабочие процессы, такие как внедрение новых активов, обработка запросов, планирование технического обслуживания и отправка оповещений об истечении срока действия гарантий или лицензий.

При выборе ПО для управления активами учитывайте масштаб организации, сложность ее структуры и текущую экосистему инструментов. Небольшим командам может потребоваться простое отслеживание с базовой отчетностью, в то время как корпорациям нужны продвинутые средства обнаружения, сложные интеграции и расширенная аналитика. Следуя рекомендациям по управлению ИТ-активами, можно выбрать и внедрить инструменты, которые действительно соответствуют вашим потребностям.

Централизуйте и автоматизируйте процесс управления ИТ-активами

Jira Service Management интегрирует управление активами непосредственно в программную платформу для ITSM, связывая данные об активах с заявками в службу поддержки, запросами на изменения и записями об инцидентах. Централизованная система отслеживания позволяет командам контролировать любые типы активов с помощью настраиваемых рабочих процессов и наглядно представляет взаимосвязи между активами, службами и пользователями.

Встроенная автоматизация решает рутинные задачи, такие как назначение активов при адаптации новых сотрудников, запуск процессов технического обслуживания и отправка оповещений о скором окончании срока действия гарантий или лицензий. Возможности отчетности позволяют в реальном времени получать сведения об использовании активов, статусе их жизненного цикла и сопутствующих затратах. Эта информация помогает ИТ-руководителям принимать взвешенные решения по бюджету и оптимизации, не переключаясь между несколькими инструментами.