Close

Ready for ITSM at high velocity?

Подход Jira к управлению и предоставлению кадровых услуг (HRSM)

В современном мире сотрудники ожидают немедленного обслуживания и открытого доступа к внутренним системам. Решение HRSM (управление кадровыми услугами) в Jira Service Management предлагает портал самообслуживания, удобный для пользователей. Портал позволяет автоматизировать предоставление кадровых услуг для эффективной адаптации новых сотрудников и упростить доступ к внутренним инструментам. Все это в совокупности повышает продуктивность сотрудников.

Сегодня сотрудники кадровых служб иногда полагаются на ручные процессы, например бегают в бухгалтерию для получения подписей или самостоятельно заходят в отдел ИТ, чтобы сообщить о выходе нового сотрудника на работу. Такие процессы подвержены ошибкам и лишены системности. Решение по управлению кадровыми услугами HRSM позволяет HR-отделу наладить эффективное обслуживание работников и гарантирует, что задачи не останутся без внимания.

Такое сервис-ориентированное решение связывает отдел кадров с межфункциональными отделами (отделом ИТ, финансовым отделом, бухгалтерией и административно-хозяйственным отделом) и упрощает различные процессы, в том числе комплексную адаптацию новых сотрудников. Поскольку все команды используют единый инструмент предоставления услуг, сотрудники могут получать доступ по запросу.

Для HR-команд, которые хотят наладить работу службы поддержки, Jira Service Management предлагает специальные готовые шаблоны со встроенными рабочими процессами адаптации, увольнения и обработки общих запросов. Для запуска объединенной системы предоставления кадровых услуг нужно четыре ключевых элемента.

Упрощение доступа к услугам

HR-команда — это первые люди, к которым обращается новый сотрудник. Если у него возникают вопросы касательно доступа к новым системам, получения оборудования и пр., он чаще всего задает их HR-команде. ИТ-команды могут совместно с HR-командой организовать предоставление комплексных автоматизированных услуг с помощью каталога. В Jira Service Management команды могут настроить портал с несколькими зонами для оказания услуг разным командам и единой службой поддержки для всей компании. Вместо того чтобы тратить время на несколько инстанций, сотрудники могут всего парой нажатий запросить новый ноутбук. Он будет автоматически выделен, утвержден и подготовлен к работе.

Каждая команда может иметь собственную службу поддержки, где рабочие процессы направлены на быстрое предоставление услуг.

Служба поддержки отдела кадров

При этом сотруднику не понадобится разыскивать нужный отдел или выяснять, к кому обратиться. Для запроса услуги у любой внутренней команды ему достаточно будет отправить заявку из единого портала.

Обеспечение согласованности при адаптации и увольнении персонала

Для повышения эффективности и масштабирования запросов на адаптацию и увольнение сотрудников можно использовать Jira Service Management. Автоматизация рабочих процессов поможет обслуживать больше сотрудников меньшими силами и обеспечит согласованный подход к адаптации. Создается один последовательный поток, связывающий несколько отделов (например, отдел кадров и ИТ), на каждом этапе которого запускается следующее задание. Клиенту Atlassian в лице компании Appdynamics удалось за два года удвоить число сотрудников, используя Jira Service Management для управления растущей командой по мере ее масштабирования.

Портал адаптации сотрудников

Обеспечение безопасности с помощью управления обращениями в отдел кадров

Atlassian использует Jira Service Management внутри компании для отслеживания конфиденциальных сведений об отношениях с сотрудниками. HR-команды имеют дело со множеством конфиденциальных запросов, не предназначенных для всеобщего обозрения. Чтобы HR-команда доводила каждое обращение до разрешения, нужно безопасное место для документирования и отслеживания соответствующих событий. С помощью решения HRSM в Jira Service Management HR-команды могут организовать конфиденциальную службу поддержки для управления обращениями. При этом можно использовать права доступа, чтобы контролировать, кто может просматривать, искать и комментировать запросы. Кроме того, с помощью этого решения HR-команды могут организовать отдельную общедоступную службу поддержки по вопросам заработной платы, адаптации сотрудников и общих кадровых услуг.

Обозреватель проектных ролей

Сведение к минимуму повторяющихся заданий

Сервис Jira Service Management позволяет командам предоставлять клиентам удобный интерфейс — единый портал службы поддержки — и оградить их от излишних процедурных сложностей. Jira Service Management помогает HR-командам эффективнее распределять ресурсы и заниматься более полезной работой благодаря продуманным формам ввода, позволяющим уменьшить объем запросов на 70 %, и автоматизации прохождения данных через различные отделы.

Карты стандартных процессов сотрудники ИТ-команд и кадрового отдела составляют вместе, что помогает определиться с первым этапом оптимизации. Для многих команд начальным этапом, который уже приносит немало пользы, становится составление списка ответов на популярные вопросы и создание базы знаний.

После того как составлены списки «вопрос-ответ» и разработаны формы запроса, позволяющие кадровому отделу получать все необходимые сведения для быстрого выполнения своих задач, можно приступать к автоматизации процесса адаптации новых сотрудников, который обычно требует взаимодействия нескольких отделов.

Рабочий процесс управления персоналом

Отслеживание спроса на услуги

ИТ-команды могут настроить простые дашбоарды отчетов, которые помогут HR-команде отслеживать предоставление своих услуг и создавать отчеты. Работа с ежемесячными отчетами упрощается, если менеджеры по персоналу могут быстро оценить объем поступающих запросов, количество успешно адаптированных сотрудников и рабочую нагрузку каждой команды. Менеджеры опираются на данные без лишних догадок и могут принимать обоснованные решения о масштабировании своей команды или о том, что можно улучшить.

Диаграмма созданных и решенных запросов