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ベロシティの高い ITSM の準備

人事サービスの管理と提供 (HRSM) への Jira アプローチ

今日の世界では、従業員は社内システムへの迅速なサービスとオープンなアクセスを期待しています。Jira Service Management の HRSM (人事サービス管理) ソリューションは、消費者品質のセルフサービス ポータルを提供して、競争力のあるオンボーディング エクスペリエンスを実現する人事サービスの提供を自動化して社内ツールへのアクセスを簡素化します。これらをすべて組み合わせることで、従業員の生産性が向上します。

今日の人事チームは、財務部のサインを求めて駆けまわったり、IT 部門に顔を出して新入社員が始めていることを知らせたりするなど、手作業によるプロセスに依存する傾向があります。この手動プロセスはエラーが発生しやすく、一貫性に欠けます。HRSM ソリューションを活用すると、人事部門が従業員の素晴らしいエクスペリエンスを生み出せるようになって、見落としがないことを確認できます。

人事はサービス中心のソリューションによって、IT、財務、給与、設備管理などの部門横断型の部門と統合されて、新入社員のエンドツーエンドのオンボーディングなどのプロセスを促進します。すべてのチームが同じサービス提供ツールを使用しているため、従業員はオンデマンド アクセスのメリットを活かせます。

サービス デスクでの立ち上げと実行を検討している人事チーム向けに、Jira Service Management では人事チームですぐに使えるテンプレートを提供します。このテンプレートでは、オンボーディング、オフボーディング、一般的な人事に関する問い合わせなどのプロセスのワークフローが事前に構築されています。コラボレーティブな人事サービス提供システムを開始するには、次の 4 つの重要な要素があります。

サービスへのアクセスを簡素化

人事チームは、新入社員の最初の統一窓口です。また新入社員側で質問がある場合は、新しいシステムへのアクセス方法やハードウェア機器の入手方法などについて人事チームに連絡することがあります。IT チームは人事と連携してサービス カタログ アプローチを活用することで、エンドツーエンドの自動サービスを開始できます。Jira Service Management では、チームはさまざまなチームの多数のサービス エリアを含むポータルをセット アップして、会社全体でサービス管理を行えます。従業員は新しいノート パソコンをリクエストして数回クリックするだけで、自動的にルーティング、承認、プロビジョニングできるようになり、複数人に質問して回って時間を浪費することがなくなります。

各チームは独自のサービス デスクを用意できます。そのサブ ワークフローは、迅速にサービスを提供するために懸命に働いています。

人事サービス デスク

従業員は適切な部門や連絡先を探し出す必要がなくなります。社内チームからサービスを要求する際は、一元化された場所にアクセスするだけで済みます。

人事のオンボーディングとオフボーディングの一貫性を提供する

従業員のオンボーディングとオフボーディングの各リクエストは、Jira Service Management を使用すれば効率的で拡張可能になります。リソースが少ないほど従業員が必要になるこれらのプロセスのワークフローに自動化を導入することで、オンボーディングを一貫性を持って提供できるようになります。人事や IT などの複数の部門を連携することによって 1 つのシーケンス フローが作成され、各ステップが終了すると次のタスクが開始されます。Atlassian の顧客である Appdynamics が 2 年間で人員を倍増させた際には、Jira Service Management を使用してチームをその規模拡大に応じて管理しました。

従業員のオンボーディング ポータル

人事ケース管理によりセキュリティを維持する

Atlassian 社内では Jira Service Management を使用して、機密性の高い従業員関係の事例を追跡しています。人事チームは、さっと見ただけで把握する必要がある一連の機密性の高いリクエストを扱います。人事が各事例を解決まで持っていくには、報告された問題に関連するイベントを文書化して追跡するための安全なスペースが必要です。Jira Service Management の HRSM ソリューションを使用すると、人事チームはリクエストを表示、検索、それにコメントできるユーザーを管理する権限を使用して、ケース管理用の機密サービス デスクを運用できます。同じソリューションで、給与、オンボーディングなど、より一般的な人事サービスに関する個別の公共サービス デスクを維持します。

プロジェクト ロール ブラウザ

繰り返しタスクを最小限に抑える

従業員がヘルプにアクセスするには統合された単一のポータルを使用しますが、これをわかりやすくしているのが Jira Service Management です。リクエストの量を 70% 低減できる優れた設計の取り込みフォームから、必要なチームすべてにデータを提供する方法の自動化まで、Jira Service Management によって、人事チームがリソースをより適切に配分してより価値の高い作業に集中できるようになります。

IT チームと人事チームが協力して共通のプロセスを把握し、取り組むべき箇所を判断できます。よくある質問 (FAQ) を編集してナレッジ ベースを構築することは、多くのチームがすぐに得られる成果です。

FAQ に対処して詳細なリクエスト フォームを利用し、人事チームが仕事をするために必要な情報を迅速に得られるようになったら、オンボーディングの自動化は、通常、複数の部門間でより多くの調整が求められるため、後の段階で取り組めるようになっています。

人事ワークフロー

サービスの需要を追跡する

IT チームは、人事がサービスの提供を追跡してレポートする際に役立つ、シンプルなレポート ダッシュボードをセットアップできます。人事マネージャーが入ってくるリクエストの量、新人研修を無事終了した従業員の数、各チームの作業負荷を一目で把握できるため、月次レポートを簡単に作成できます。推測ではなくデータを使用して、チームの規模拡大に関する十分な情報に基づいて意思決定を行ったり改善すべき場所を把握したりできます。

作成済みリクエストと解決済みチャート