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¿Todo listo para adoptar la ITSM a alta velocidad?

El enfoque de Jira para la gestión y prestación de servicios de RR. HH. (HRSM)

Hoy en día, los empleados esperan un servicio rápido y que el acceso a los sistemas internos sea abierto. La solución HRSM (Gestión se servicios de RR. HH.) de Jira Service Management ofrece un portal de autoservicio de gran calidad que automatiza la prestación de servicios de RR. HH. para que la experiencia con la incorporación sea competitiva y el acceso a las herramientas internas resulte más sencillo. La suma de todos estos elementos lleva a un incremento de la productividad de los empleados.

Los equipos de RR. HH. a veces siguen procesos manuales, como solicitar la firma de Finanzas o ir al Departamento de TI para informarles de la incorporación de un nuevo empleado. Estos procesos suelen llevar a cometer errores y no son homogéneos. Con una solución HRSM, RR. HH. puede crear experiencias de empleado fantásticas y asegurarse de no se pasa nada por alto.

Cuando la solución se centra en el servicio, RR. HH. se integra con departamentos interdisciplinares como TI, Finanzas, Nóminas e Instalaciones, lo que facilita procesos como la incorporación de nuevos empleados de principio a fin. Además, como todos los equipos utilizan la misma herramienta de prestación de servicios, los empleados pueden disfrutar de un acceso bajo demanda.

Para los equipos de RR. HH. que quieran poner en marcha un centro de asistencia, Jira Service Management ofrece plantillas listas para usar con flujos de trabajo predefinidos en procesos como la incorporación, la gestión de la salida de empleados y consultas generales sobre recursos humanos. Para poner en marcha un sistema colaborativo de prestación de servicios de RR. HH., deben seguirse cuatro principios clave.

Simplificar el acceso a los servicios

Los equipos de RR. HH. son el primer punto de contacto para los empleados nuevos. Si tienen alguna duda, lo más probable es que contacten con ellos para saber cómo pueden obtener acceso a los sistemas, conseguir equipos de hardware, etc. Los equipos de TI pueden colaborar con RR. HH. para poner en marcha servicios integrales automatizados a través de un catálogo de servicios. En Jira Service Management se puede crear un portal con varias áreas de servicio para los diferentes equipos, y así gestionar los servicios de toda la empresa. Así, en lugar de perder el tiempo preguntando a unos y otros, los empleados pueden solicitar un portátil nuevo y conseguir que se enrute, apruebe y aprovisione automáticamente con tan solo unos clics.

Cada equipo puede tener su propio centro de asistencia con flujos de trabajo que agilicen la prestación de servicios.

Centro de asistencia de RR. HH.

Los empleados ya no tienen que andar detrás del departamento o persona de contacto adecuados. Ahora tienen un lugar centralizado en el que solicitar servicios de cualquier equipo interno.

Seguir procesos coherentes para la incorporación y la gestión de salida de empleados

Con Jira Service Management, las solicitudes de incorporación y gestión de la salida de los empleados son eficientes y escalables. Al automatizar el flujo de trabajo de estos procesos, se consigue dar servicio a más empleados con menos recursos, lo que crea una experiencia de incorporación homogénea. Varios departamentos, como RR. HH. y TI, colaboran para crear una secuencia de pasos en la que cada uno de ellos lleva a la siguiente tarea. Un cliente de Atlassian, AppDynamics, duplicó su plantilla en dos años, y utilizó Jira Service Management para gestionar este crecimiento del equipo.

Portal de incorporación de empleados

Gestionar de forma segura los casos de RR. HH.

En Atlassian, utilizamos Jira Service Management a nivel interno para hacer un seguimiento de los casos de relaciones confidenciales con los empleados. Los equipos de RR. HH. se ocupan de muchas solicitudes confidenciales de las que solo unos pocos deben estar al corriente. Para poder resolver cada caso, es necesario disponer de un espacio seguro en el que documentar y supervisar los hechos relacionados con el asunto en cuestión. La solución HRSM de Jira Service Management ofrece a los equipos de RR. HH. un centro de asistencia confidencial para gestionar los casos, en el que se pueden definir permisos de búsqueda, lectura y creación de comentarios. Con esta misma solución también se puede tener un centro de asistencia público independiente para asuntos relacionados con las nóminas, la incorporación y otros servicios generales de RR. HH.

Navegador de funciones de proyecto

Minimizar las tareas repetitivas

El portal único unificado para acceder a la ayuda que ven los empleados tiene detrás una gran complejidad que queda oculta por Jira Service Management. Con la ayuda de Jira Service Management, los equipos de RR.HH. podrán mejorar la asignación de recursos y centrarse en el trabajo de mayor valor, ya sea mediante formularios de envío de solicitudes bien diseñados, que pueden reducir el volumen de solicitudes en un 70 %, o con la automatización del flujo de datos a través de los equipos necesarios.

Los equipos de TI y RR. HH. pueden colaborar para determinar procesos habituales y decidir por dónde empezar. Crear una base de conocimientos y reunir las preguntas más frecuentes es un buen punto de partida para muchos equipos.

Con formularios de solicitud detallados y las respuestas a preguntas frecuentes, los equipos de RR. HH. podrán obtener la información que necesitan para realizar su trabajo rápidamente. La incorporación puede automatizarse en una etapa posterior, ya que suele implicar la coordinación de varios departamentos.

Flujo de trabajo de RR. HH.

Hacer un seguimiento de la demanda de servicios

Los equipos de TI pueden crear paneles de informes sencillos para que RR. HH. haga un seguimiento e informe de la prestación de sus servicios. Crear informes mensuales es mucho más fácil si los responsables de RR. HH. pueden conocer de un vistazo el volumen de solicitudes que reciben, cuántos empleados se han incorporado con éxito y cuál es la carga de trabajo de cada equipo. Así, en lugar de hacer suposiciones, podrán basarse en los datos para detectar áreas de mejora o tomar decisiones fundamentadas sobre el crecimiento del equipo.

Gráfico de solicitudes creadas y resueltas

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