Упрощение работы с персоналом с помощью автоматизации рабочих процессов управления персоналом

Отделы кадров — незаметные герои в растущей компании: им приходится совмещать адаптацию сотрудников, оформление отгулов и отпусков, обеспечение соответствия нормативным требованиям, информирование об изменении заработной платы и обработку десятков других запросов — и все это до обеда. Но когда эти процессы основаны на неорганизованных электронных таблицах, бесконечных цепочках электронных писем или ручном подтверждении, все быстро рушится.

Звучит знакомо?

В этом случае автоматизация рабочих процессов управления персоналом может действительно изменить ситуацию к лучшему. За счет оптимизации и автоматизации повторяющихся задач ваша команда сможет тратить меньше времени на формы и сосредоточиться на создании более комфортных условий работы для сотрудников. В этом руководстве мы расскажем, как инструменты упрощают работу с персоналом, и поделимся рекомендациями по автоматизации управления персоналом, чтобы вам было легче начать.

Получить Jira Service Management Free

Что такое автоматизация рабочих процессов управления персоналом?

Автоматизация рабочих процессов управления персоналом — это процесс превращения повторяющихся кадровых задач, которые приходится выполнять вручную, в оптимизированные рабочие процессы в цифровой среде. Представьте, что на смену спискам задач, электронным письмам и хаотичным таблицам приходят организованные автоматизированные системы, которые просто работают.

Автоматизация помогает отделам кадров сэкономить время, сократить количество ошибок и сосредоточиться на стратегических приоритетах, а не на административной работе вроде адаптации сотрудников, расчета заработной платы, оформления отпусков и отгулов или отслеживания соответствия нормативным требованиям. Ваша команда может настроить автоматические рабочие процессы, гарантирующие согласованность, скорость и удобство работы сотрудников по всем направлениям.

Зачем отделам кадров автоматизация рабочих процессов?

Большая часть работы отделов кадров связана с повторяющимися задачами, поэтому их сотрудникам будет полезно оптимизировать рабочий процесс. Сталкиваясь с повторяющимися задачами, например расчетом заработной платы или оформлением отпусков и отгулов, люди тратят драгоценное время, которое можно было бы уделить другим задачам. Автоматизация управления персоналом помогает командам работать более эффективно и точно, снижает риск ошибок, допускаемых при работе вручную, и дает сотрудникам отдела кадров возможность решать более важные задачи.

Примеры использования автоматизации рабочих процессов управления персоналом

Автоматизация рабочих процессов управления персоналом может принести результат в нескольких областях: от заработной платы и льгот до адаптации и увольнения сотрудников. Узнайте больше о том, какие рабочие процессы можно автоматизировать для экономии времени и денег.

Адаптация и увольнение

Адаптация и увольнение персонала — две наиболее важные задачи, за решение которых отвечает отдел кадров. Когда вы нанимаете нового сотрудника, необходимо предоставить ему все необходимые для работы учетные данные и оборудование. Автоматизация адаптации помогает стандартизировать такие задачи, как настройка учетных записей.

Когда сотрудник покидает компанию, важно убедиться, что у него больше нет доступа к учетным записям или системам, который был предоставлен ранее. Этот процесс также можно автоматизировать, повысив безопасность и сократив время, которое затрачивается на процесс увольнения сотрудников.

Запросы на отпуск и их одобрение

Запросы на отпуск — один из самых распространенных видов задач, с которым сталкиваются отделы кадров. Сотрудники получают определенное количество оплачиваемых дней отпусков и больничных в год, но им нужно подать заявку и дождаться одобрения отделом кадров, прежде чем брать отгул. 

Благодаря автоматизации рабочих процессов управления персоналом не нужно переписываться с сотрудниками по электронной почте, чтобы одобрить запросы на отпуск. Вместо этого вы можете использовать автоматизацию управления персоналом и создать систему самообслуживания, чтобы сотрудники могли быстро запросить отпуск и узнать результат за считаные минуты.

Поскольку запросы на отпуск — один из типов запросов, с которыми отделы кадров сталкиваются чаще всего, его наиболее выгодно автоматизировать. Управлять кадровыми услугами (HRSM) значительно проще, если у сотрудников есть возможность самостоятельно оформить отпуск.

Назначение заработной платы и льгот

Заработная плата и льготы тесно связаны с математикой, а значит, вероятность ошибок, допускаемых при работе вручную, выше. Если ваши отделы кадров вручную подсчитывают количество отработанных часов сотрудников и рассчитывают их заработную плату, возможны математические ошибки и опечатки, что может привести к проблемам. Это особенно актуально для компаний с расширенными социальными пакетами.

Автоматизация начисления заработной платы и распределения льгот экономит время и позволяет убедиться, что сотрудники получают соответствующую компенсацию. Вы можете интегрировать программное обеспечение для автоматизации расчета заработной платы и распределения льгот с другим программным обеспечением для справочной службы отдела кадров и прочими инструментами. Это поможет обеспечить точность и прозрачность данных.

Оценки производительности и циклы обратной связи

Оценки производительности позволяют сотрудникам всегда быть в курсе того, как их результаты соотносятся с вашими ожиданиями. Также важно, чтобы сотрудники имели возможность поделиться своим мнением с руководством.

Автоматические напоминания и формы обратной связи помогают придерживаться графика и упростить оценку производительности всех сотрудников. В результате все участники команды всегда знают, что они делают правильно и над чем нужно работать.

Автоматизация оценки производительности и обратной связи также помогает улучшить документацию. Постоянно предоставляя сотрудникам обратную связь, вы создаете бумажный след, позволяющий анализировать и отслеживать их прогресс с течением времени.

Преимущества автоматизации рабочих процессов отдела кадров

У автоматизации рабочих процессов отдела кадров есть множество преимуществ, включая улучшение управления взаимодействием с сотрудниками и снижение количества ошибок. Узнайте, как автоматизированные рабочие процессы отдела кадров могут способствовать развитию вашего бизнеса.

Снижение административной нагрузки

Без автоматизации отделы кадров тратят много времени на выполнение повторяющихся задач. Простые задачи, такие как расчет заработной платы и адаптация персонала, могут отнимать много драгоценного времени, что создает ненужную нагрузку на сотрудников отдела кадров. Точно так же, как программное обеспечение для управления ИТ-услугами (ITSM) оптимизирует ИТ-процессы, программное обеспечение для автоматизации управления персоналом упрощает процессы управления персоналом.

Автоматизация повторяющихся задач высвобождает время, которое отдел кадров может использовать для выполнения более индивидуальных задач. Уменьшение административной работы означает, что у сотрудников отдела кадров появляется больше времени для личного общения с людьми и внедрения изменений, которые существенно повлияют на компанию.

Удобное взаимодействие для сотрудников

Как правило, довольные сотрудники работают лучше, поэтому один из важнейших факторов сокращения текучки — это улучшение взаимодействия с ними. Когда вы предоставляете варианты самообслуживания и автоматизируете такие задачи, как расчет заработной платы и оформление отпусков и отгулов, это положительно сказывается на взаимодействии с сотрудниками.

Автоматизация рабочих процессов управления персоналом оптимизирует выполнение повторяющихся задач, позволяя сотрудникам быстрее получать оплату и подтверждение запросов на отпуск. Кроме того, автоматизация снижает путаницу, вызванную отсутствием реакции от отдела кадров. Благодаря этому у сотрудников есть четкое представление о таких вещах, как заработная плата и оплачиваемые отпуска.

Соответствие требованиям и снижение количества ошибок

Соответствие требованиям — важная часть управления персоналом. Как работодатель, вы обязаны соблюдать законы на федеральном, региональном и местном уровне, а также законы о конфиденциальности данных. Когда разные сотрудники отдела кадров работают над похожими задачами, обеспечить соответствие нормативным требованиям может быть сложно, но после автоматизации рабочих процессов это не составит труда. Автоматизация снижает риск ошибок, допускаемых при работе вручную, и обеспечивает последовательное следование требованиям.

Также важно вести контрольные журналы и единообразную документацию на случай аудита. Автоматизация управления персоналом позволяет четко документировать все процессы и при необходимости получать доступ к справочной информации.

Масштабируемость по мере роста команд

Со временем в компании становится больше сотрудников. Соответственно, растут и требования к управлению персоналом. Автоматизация рабочих процессов в этой сфере поможет справиться с увеличившейся нагрузкой. Если автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как адаптация персонала или расчет заработной платы, увеличение штата не создаст дополнительной работы для отдела кадров. Кроме того, Jira Service Desk и другие подобные решения позволяют сотрудникам решать некоторые вопросы путем самообслуживания, что снижает объем переписки у специалистов по персоналу.

Автоматизация рабочих процессов управления персоналом также отличается гибкостью, то есть позволяет со временем совершенствовать рабочие процессы и корректировать автоматизацию.

Возможные проблемы при автоматизации управления персоналом

Несмотря на все преимущества, автоматизация рабочих процессов в сфере управления персоналом не всегда происходит легко. Есть целый ряд препятствий, с которыми вы можете столкнуться в начале пути.

Одно из них — неудачная схема рабочих процессов. Если не упорядочить кадровые процессы правильно и не выстроить их в логичную структуру, вы можете не получить желаемый результат.

Еще одной проблемой может стать высокая загруженность инструментов, особенно при увеличении роста числа сотрудников. Очень важно выбрать программное обеспечение, которое можно масштабировать вместе с компанией.

Вы можете избежать этих трудностей, если заранее, еще на начальных этапах, уделите внимание управлению изменениями и планированию внедрения.

На что обратить внимание при выборе ПО для автоматизации управления персоналом

Выбор подходящего программного обеспечения начинается с понимания ключевых особенностей, на которые следует обратить внимание. К ним относится простота использования, настройка интеграций с другими инструментами, возможность организовать доступ на основе ролей и поддержка персональной настройки.

Ищите программное обеспечение, которым будет удобно пользоваться и которое можно будет объединить с уже существующими инструментами. При наличии ролей и возможностей индивидуальной настройки вы сможете контролировать доступ к приложению и выдавать права пользователям — сотрудникам отдела кадров.

Инструменты автоматизации управления персоналом, которые стоит попробовать

Шаблоны для управления кадровыми услугами помогут сэкономить время и упростить работу отдела кадров, но идеальным решением станет комплексный инструмент, такой как Jira Service Management. Он позволяет автоматизировать рутинные задачи, например расчет заработной платы и выдачу соцпакета, и при этом обеспечивает полный контроль благодаря поддержке ролей и индивидуальной настройки. 

Jira Service Management интегрируется с популярными инструментами и приложениями, которые вы уже используете. С его помощью вы сможете выстроить централизованное решение по автоматизации, которое упростит управление персоналом.

Как улучшить управление персоналом с помощью Jira Service Management

Jira Service Management для управления персоналом — это простое решение для оптимизации обращений в отдел кадров и автоматизации рабочих процессов. Такие функции, как порталы запросов, поддержка SLA и правила автоматизации, разработанные специально для управления персоналом, делают Jira Service Management бесценным ресурсом для любого отдела кадров.

Кроме того, инструментами Jira Service Management легко пользоваться. Благодаря удобному интерфейсу и надежным функциям вы можете в кратчайшие сроки приступить к оптимизации процессов и усовершенствованию работы отдела кадров.

Получить Jira Service Management Free