Migliora l'efficienza con l'automazione delle risorse umane

Punti chiave: l'automazione delle risorse umane consiste nell'usare software per gestire i processi ripetitivi delle risorse umane (onboarding e offboarding, richieste di assenze e accessi, approvazioni, raccolta di documenti, conservazione dei registri) tramite flussi di lavoro digitali predefiniti anziché con attività manuali.

• Che cos'è: flussi di lavoro basati su regole, spesso con l'assistenza dell'IA, che attivano i task, instradano le richieste, raccolgono le informazioni e aggiornano automaticamente i record, di solito eseguiti su una piattaforma di gestione dei servizi delle risorse umane connessa ai sistemi HRIS e di buste paga.

• Perché è importante: i team delle risorse umane dedicano la maggior parte del tempo ad attività amministrative ripetitive. L'automatizzazione riduce gli errori, accelera le risposte ai dipendenti, mantiene registri pronti per gli audit e consente al team di crescere senza aumentare l'organico.

• Come ti aiuta Jira Service Management: offre alle risorse umane un portale di assistenza con moduli di richiesta, flussi di lavoro automatizzati per l'onboarding e l'offboarding che assegnano i task all'IT e ai manager, instradamento delle approvazioni, una knowledge base e un assistente virtuale per le domande più comuni, integrato con Slack, Microsoft Teams e Confluence.

L'automazione delle risorse umane consiste nell'usare software per gestire processi ripetitivi (onboarding e offboarding, richieste di assenza e di accesso, approvazioni, raccolta di documenti, archiviazione dei dati) tramite flussi di lavoro digitali predefiniti invece che con attività manuali. Ogni flusso di lavoro viene configurato una sola volta per uno scopo specifico e poi viene eseguito sempre allo stesso modo, ed è proprio questo che elimina i ritardi e gli errori che derivano dal gestire i ticket manualmente.

Questa guida illustra i vantaggi dell'automazione delle risorse umane, le sfide da tenere presenti, come automatizzare un processo delle risore umane passo dopo passo ed esempi di ciò che i team automatizzano per primo.

Vantaggi dell'automazione delle risorse umane

Uno dei principali vantaggi dell'automazione dei processi delle risorse umane è il risparmio di tempo e denaro; tuttavia, ci sono tanti altri motivi per cui potrebbe valere la pena automatizzare i task ripetitivi. Ecco i vantaggi più significativi dell'automazione delle risorse umane.

Maggiore efficienza

Nel mondo degli affari, l'efficienza è tutto. Se lavori in maniera inefficiente, stai facendo perdere denaro alla tua azienda. Automatizzando i processi delle risorse umane semplifichi i task ripetitivi, aumentando l'efficienza del reparto. Ciò significa che le operazioni come l'elaborazione di buste paga o richieste di ferie vengono effettuate in modo tempestivo. Non solo ti fa risparmiare tempo e denaro, ma migliora anche l'esperienza dei dipendenti.

Riduzione dei task manuali

C'è stato un tempo in cui tutto veniva eseguito manualmente su carta e anche dei processi semplici come il monitoraggio delle paghe e delle prestazioni richiedevano molto più tempo. Con l'automazione delle risorse umane, puoi ridurre il numero dei task manuali necessari, risparmiando tempo prezioso. Tuttavia, il risparmio di tempo non è l'unico vantaggio. Quando si elaborano le paghe o le richieste di ferie e permessi, c'è sempre il rischio di errore umano. Riducendo l'intervento umano necessario puoi eliminare alcuni di questi errori comuni.

Esperienza dei dipendenti migliorata

La gestione dell'esperienza dei dipendenti è fondamentale e l'automazione delle attività delle risorse umane è uno dei modi più efficaci per migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti. I dipendenti possono accedere alle opzioni self-service quando devono richiedere permessi, inviare una richiesta di ferie o mettersi in malattia, ottenendo di conseguenza tempi di risposta più rapidi. Anche il processo di onboarding può essere semplificato, in modo che i neoassunti abbiano tutto pronto e possano essere operativi fin da subito.

Miglioramento della conformità e della conservazione dei registri

Quando esegui i processi manualmente, può essere difficile ricordarsi di documentare tutto. Con l'automazione ti assicuri di riportare tutto in maniera coerente e di tenere i registri importanti sempre aggiornati. I flussi di lavoro automatizzati riducono anche il rischio di errore umano, perciò puoi avere la sicurezza che il contenuto dei registri sia sempre corretto. La conformità è un aspetto chiave della gestione dei servizi delle risorse umane (HRSM). Devi soddisfare determinati requisiti di sicurezza dei dati e devi tenere registri delle buste paga e dei dipendenti. Poiché l'automazione delle risorse umane semplifica la conservazione dei registri, garantisce dei percorsi di documentazione chiari in caso di audit.

Scalabilità

Dalla gestione dei servizi delle risorse umane a quelli IT (ITSM), le tue soluzioni aziendali devono adattarsi alle dimensioni della tua azienda. Man mano che il tuo reparto risorse umane si espande e assumi nuovi dipendenti, le soluzioni di automazione delle risorse umane devono scalare per adattarsi alla tua crescita. Ciò significa che puoi mantenere la stessa efficienza senza aumentare la tua forza lavoro o spendere una fortuna per passare a soluzioni più solide. La scalabilità è fondamentale poiché ti consente di continuare a utilizzare le stesse soluzioni. Una volta configurato il software di automazione delle risorse umane, puoi aggiungere e rimuovere facilmente flussi di lavoro e utenti.

Potenziali sfide dell'automazione delle risorse umane

Sebbene l'automazione dei processi delle risorse umane possa farti risparmiare molto tempo, implementarla non è sempre così facile come sembra. Ci sono diversi potenziali ostacoli da considerare quando si adotta questa soluzione. In alcuni casi l'implementazione può essere una sfida, specialmente quando si automatizzano processi più complessi o si creano numerosi flussi di lavoro digitali. Mappare e automatizzare i flussi di lavoro digitali può sembrare difficile all'inizio, ma diventa più facile man mano che acquisisci familiarità con il software. Prova a creare un processo facilmente ripetibile per mappare e automatizzare i task delle risorse umane. Ciò aiuterà a garantire la coerenza e semplifica il processo di automazione di ogni singolo task. Anche la resistenza dei dipendenti può essere un problema quando si implementano soluzioni di automazione delle risorse umane. Le persone tendono a rimanere ancorate alle cose con cui hanno familiarità, perciò spesso i dipendenti si oppongono ai cambiamenti della loro routine quotidiana. Prenditi del tempo per istruire e formare i dipendenti sull'automazione delle risorse umane, sui suoi vantaggi e sulle sue best practice. Ci sono maggiori probabilità che i responsabili delle risorse umane utilizzino il software di automazione se capiscono come può essere applicato ai loro flussi di lavoro quotidiani.

Come automatizzare i processi delle risorse umane

L'automazione dei processi delle risorse umane può semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza; tuttavia, implementare delle soluzioni di automazione richiede tempo e impegno. Per fortuna, ci sono alcuni semplici passaggi che puoi seguire per automatizzare i processi delle risorse umane.

Identifica i task manuali e ripetitivi

Per prima cosa, identifica i task manuali ripetitivi di cui è responsabile il tuo team delle risorse umane. Tra i task che vengono più comunemente automatizzati ci sono l'elaborazione delle buste paga, l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti e il monitoraggio delle prestazioni. In questa fase, l'obiettivo è identificare i task dispendiosi in termini di tempo o soggetti a errori. Se puoi risparmiare tempo o ridurre il rischio di errore umano automatizzando i processi, fallo.

Scegli gli strumenti di automazione delle risorse umane giusti

Scegliere i giusti strumenti di automazione dei processi delle risorse umane è un passaggio cruciale. Pensa alle esigenze specifiche del tuo reparto risorse umane e cerca un software che le soddisfi. Questo software per le risorse umane dovrebbe anche essere facile da usare e in grado di integrarsi con i software e gli strumenti esistenti.Jira Service Management è una soluzione semplice di automazione delle risorse umane che si integra con gli strumenti che stai utilizzi, come Slack e Confluence. Puoi automatizzare qualsiasi aspetto, dall'elaborazione delle buste paga al monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, in modo che il team delle risorse umane possa dedicare più tempo ai task importanti.

Mappa i tuoi flussi di lavoro

Una volta trovato il software di automazione delle risorse umane giusto, puoi iniziare a mappare ciascun flusso di lavoro. Nella mappa, includi i singoli passaggi e processi coinvolti nel flusso di lavoro, che si tratti di sommare il numero totale di ore in una settimana o di raccogliere e organizzare le metriche chiave sulle prestazioni dei dipendenti. Assicurati di includere ogni passaggio per automatizzare efficacemente i flussi di lavoro delle risorse umane.

Forma il team delle risorse umane e i dipendenti

Affinché l'automazione dia i risultati sperati, il team delle risorse umane deve essere pienamente coinvolto. Dopo che avrai mappato e automatizzato i singoli flussi di lavoro, devi istruire e formare il team delle risorse umane e il resto dei dipendenti per assicurarti che tutti sappiano come utilizzare il software di automazione in modo efficace. Crea un programma di formazione che copra tutti gli aspetti dell'automazione delle risorse umane, fornendo istruzioni per l'uso dei flussi di lavoro automatizzati e illustrando i potenziali errori da evitare. Il team delle risorse umane potrebbe impiegare del tempo per adattarsi all'automazione, ma vale la pena investire queste ore adesso per risparmiarne in futuro.

Monitora e migliora

Il tuo lavoro non è finito una volta che hai implementato software di automazione delle risorse umane. L'automazione non sarà perfetta, perciò è tuo compito monitorare i risultati dei processi delle risorse umane automatizzati per assicurarti che tutto funzioni correttamente. In alcuni casi, potrebbe essere necessario mappare nuovamente un processo se non produce i risultati desiderati.

Esempi reali di automazione delle risorse umane

Se stai pensando di automatizzare i processi delle risorse umane, dai un'occhiata ad alcuni di questi esempi reali di automazione:

• Onboarding: con l'automazione delle risorse umane puoi creare una checklist automatizzata per aiutare il team delle risorse umane nell'onboarding dei nuovi dipendenti.

• Monitoraggio delle prestazioni: gli strumenti di automazione possono estrarre informazioni sulle prestazioni chiave dei dipendenti, come vendite, soddisfazione dei clienti e presenze, per aiutarti a monitorarle più facilmente.

• Buste paga: invece di sommare le ore ed elaborare le buste paga manualmente, puoi farlo in automatico con il software di automazione delle risorse umane.

Garantisci l'automazione delle risorse umane con Jira Service Management

I manager e i team delle risorse umane hanno molte responsabilità che richiedono tempo, per non parlare del rischio di commettere errori che potrebbero costare caro. Usando Jira Service Management per automatizzare i processi delle risorse umane, puoi far risparmiare tempo al tuo team delle risorse umane e ridurre il rischio di errori nel monitoraggio di buste paga e tempo.

Jira Service Management può integrarsi con gli strumenti esistenti per semplificare la comunicazione e migliorare l'efficacia dei team delle risorse umane. Poiché le risorse umane, l'IT e altri team lavorano sulla stessa piattaforma, una richiesta di onboarding può attivare automaticamente il provisioning dell'IT e i task del team delle strutture.

I flussi di lavoro personalizzabili ti consentono di automatizzare praticamente qualsiasi attività, mentre i portali self-service fanno risparmiare tempo e attribuiscono responsabilità ai dipendenti. Ottieni Jira Service Management gratis per scoprire come trasformare il tuo team delle risorse umane grazie all'automazione.