Wat is IT-support?
Wat is het wijzigingsbeheerproces?
Elk project heeft te maken met veranderingen: Een klant vraagt om nieuwe functies. Een verkoper vertraagt de levering. Teamleden ontdekken technische beperkingen die tijdens de planning niet duidelijk waren. Zonder een gestructureerde aanpak kunnen door dergelijke veranderingen zelfs de meest zorgvuldig geplande projecten ontsporen.
Een wijzigingsbeheerproces zorgt voor die structuur. Het is een formeel systeem voor het evalueren, goedkeuren en implementeren van wijzigingen in de scope, het schema of de middelen van een project. In plaats van te reageren op elk verzoek zodra het binnenkomt, gebruiken teams wijzigingsbeheerprocessen om de impact te beoordelen, met belanghebbenden te communiceren en weloverwogen beslissingen te nemen die de projectdoelen beschermen.
Blijf lezen om te ontdekken hoe wijzigingsbeheer werkt, wanneer je het moet gebruiken en hoe je het kunt implementeren. In dit artikel bespreken we de belangrijkste stappen, best practices en hulpmiddelen die teams en belanghebbenden helpen om veranderingen te beheren zonder in te boeten op kwaliteit of tijdlijnen.
Download Jira Service Management gratis
Wat is wijzigingsbeheer?
Wijzigingsbeheer is de formele procedure die organisaties gebruiken om veranderingen in een project te beoordelen en goed te keuren. Het zorgt ervoor dat voorgestelde veranderingen worden gedocumenteerd, beoordeeld op impact en geëvalueerd aan de hand van de projectdoelstellingen voordat ze worden geïmplementeerd.
Dit proces is belangrijk voor het succes van projecten omdat hiermee overhaaste beslissingen worden voorkomen waardoor resources kunnen worden verspild of nieuwe problemen kunnen worden veroorzaakt. Wanneer teams veranderingen systematisch evalueren, kunnen ze mogelijke conflicten identificeren, de kosten nauwkeurig inschatten en de zakelijke doelen op één lijn houden. Het ITIL-wijzigingsbeheerproces, dat veel wordt gebruikt in IT-servicebeheer, biedt een kader dat veel organisaties aanpassen aan hun specifieke behoeften.
Wijzigingsbeheer versus verandermanagement
Hoewel deze termen hetzelfde klinken, dienen ze verschillende doelen. Verandermanagement is de bredere discipline om mensen en organisaties te helpen bij de transitie van de huidige status naar de gewenste toekomstige status. De stappen voor verandermanagement zijn gericht op communicatie, training en culturele ingebruikname.
Wijzigingsbeheer is tactischer. Het is een subset van verandermanagement die specifiek zorgt voor de goedkeuring en implementatie van veranderingen om plannen of systemen op te stellen.
Bekijk het zo: IT-verandermanagement kan bestaan uit het uitrollen van nieuwe software in een heel bedrijf, compleet met trainingsprogramma's en communicatiecampagnes. Dit omvat het ontwikkelen van een verandermanagementplan en het volgen van specifieke stappen om een succesvolle ingebruikname te garanderen. Wijzigingsbeheer zorgt voor het technische proces van het beoordelen, goedkeuren en implementeren van elke specifieke update van die software.
In projectmanagement kan een bedrijf overschakelen van een waterval naar een agile ontwikkelingsaanpak. In dit geval zorgt verandermanagement voor de training, communicatie en cultuuromslag. Het wijzigingsbeheerproces in projectmanagement gaat om de specifieke beslissing of er een nieuwe functie moet worden toegevoegd waar een klant halverwege een sprint om heeft gevraagd.
Voordelen van een wijzigingsbeheerproces
Een gestructureerd proces voor wijzigingsbeheer (ook wel een proces voor controle van verandermanagement genoemd) zorgt voor voorspelbaarheid in anders chaotische situaties. Als iedereen weet hoe de wijzigingen worden geëvalueerd en goedgekeurd, besteden teams minder tijd aan het bespreken van procedures en meer tijd aan het focussen op de resultaten.
Deze voordelen dragen rechtstreeks bij aan betere projectresultaten door minder moeite te verspillen, miscommunicatie te voorkomen en ervoor te zorgen dat projecten in lijn blijven met hun oorspronkelijke doelstellingen.
Verlaagt het projectrisico en scope-creep
Door wijzigingen te evalueren voordat ze worden geïmplementeerd, kunnen teams potentiële problemen vroegtijdig identificeren. Wanneer een veranderingsverzoek formeel wordt beoordeeld, kunnen projectleiders beoordelen welke invloed de verandering kan hebben op tijdlijnen, budgetten en bestaand werk.
Risicobeoordelingstools en goedkeuringsworkflows ondersteunen dit voordeel door belanghebbenden te verplichten de implicaties te overwegen. Een ogenschijnlijk kleine verandering kan op andere gebieden aanzienlijke aanpassingen vereisen. Zonder formele evaluatie komen deze verborgen gevolgen pas aan het licht nadat teams al resources hebben ingezet.
Wijzigingsbeheer stelt ook duidelijke grenzen voor de projectscope. Wanneer voor elke verandering een rechtvaardiging en goedkeuring vereist is, kunnen teams scope-creep voorkomen waarbij de resultaten geleidelijk worden uitgebreid tot buiten de oorspronkelijke overeenkomsten. Het op deze manier beheersen van de scope leidt tot hogere slagingspercentages omdat teams daadwerkelijk kunnen afmaken waar ze aan begonnen zijn.
Verbetert de verantwoordelijkheid en communicatie
Het toekennen van duidelijk eigenaarschap voor elke verandering maakt het hele proces transparanter. Wanneer iemand een verandering formeel moet aanvragen en specifieke mensen verantwoordelijk zijn voor de beoordeling ervan, is er geen onduidelijkheid over wie wat heeft besloten of waarom. Deze transparantie maakt het gemakkelijker om beslissingen te volgen en de redenering erachter later te begrijpen.
Door alle belanghebbenden gedurende het hele proces op de hoogte te houden, komt niemand voor verrassingen te staan. Een formele workflow zorgt ervoor dat betrokken partijen op belangrijke punten updates ontvangen. Deze consistente communicatie vermindert conflicten en helpt teams hun werk effectiever te coördineren.
Meer samenwerking en minder kennisverlies
Met het documenteren van veranderingen ontstaat een record waarmee teams kennis kunnen delen tussen afdelingen en tijdsperioden. Wanneer iemand de organisatie verlaat of een nieuw teamlid toetreedt, bieden deze gegevens context over waarom bepaalde beslissingen zijn genomen en hoe het project is geëvolueerd.
Samenwerkingshulpmiddelen verminderen de silo's door documentatie over veranderingen toegankelijk te maken voor iedereen die deze nodig heeft. In plaats van kennis die in e-mailthreads of individuele notitieboekjes zit, kunnen teams met gecentraliseerde systemen leren van beslissingen uit het verleden en voorkomen dat fouten zich herhalen.
Wanneer moet je een wijzigingsbeheerproces gebruiken
Formeel wijzigingsbeheer is het meest logisch in de volgende situaties:
- Projecten met meerdere belanghebbenden: wanneer veel mensen of afdelingen afhankelijk zijn van de projectresultaten, zorgen formele processen ervoor dat iedereen op één lijn blijft en op de hoogte blijft van veranderingen.
- Gereguleerde sectoren: organisaties in de gezondheidszorg, financiën of overheid hebben vaak te maken met nalevingsvereisten waarin gedocumenteerde goedkeuringsprocessen verplicht worden gesteld voor veranderingen in elk systeem of proces.
- Complexe technische implementaties: grootschalige IT-projecten, veranderingen in infrastructuur of systeemintegraties hebben baat bij gestructureerde evaluatie, omdat door onderlinge afhankelijkheden cruciale gevolgen sneller over het hoofd worden gezien.
- Projecten met krappe budgetten of deadlines: als de resources beperkt zijn, hebben teams formele processen nodig om te beoordelen of voorgestelde veranderingen de kosten en vertraging waard zijn.
Herkennen wanneer formele processen voor wijzigingsbeheer nodig zijn, komt neer op de vraag: wat kost het als we dit verkeerd doen? Als een niet-goedgekeurde verandering aanzienlijke problemen zou kunnen veroorzaken, een verspilling van resources zou betekenen of gevolgen zou kunnen hebben voor veel mensen, dan is formeel wijzigingsbeheer vaak noodzakelijk.
Belangrijke stappen in het wijzigingsbeheerproces
Een typische workflow voor wijzigingsbeheer bestaat uit verschillende fasen die zorgen voor consistentie en grondigheid. Deze stappen zorgen ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien en dat beslissingen worden genomen op basis van volledige informatie:
1. Initieer een veranderingsverzoek
Veranderingsverzoeken beginnen wanneer iemand vaststelt dat er aanpassing nodig is. Dit kan een projectmanager zijn die reageert op feedback van belanghebbenden, een ontwikkelaar die een technische beperking ontdekt of een teamlid dat een verbetering voorstelt. De persoon die het verzoek indient, dient formele documentatie in waarin wordt beschreven wat er moet veranderen en waarom.
De verantwoordelijkheid voor het indienen van aanvragen ligt meestal bij iedereen die bij het project betrokken is, hoewel sommige organisaties dit beperken tot specifieke rollen.
2. Evalueer en analyseer de verandering
Aanvragen die zijn ingediend, ondergaan een impactanalyse. Projectleiders of beoordelingscommissies beoordelen de gevolgen voor de kosten, de effecten op de tijdlijn, de vereisten voor resources en de technische haalbaarheid. Deze evaluatie beoordeelt hoe de verandering andere projectelementen kan beïnvloeden en of deze aansluit bij de algemene doelstellingen.
De analysefase omvat vaak meerdere perspectieven. Technische leiders evalueren de complexiteit van de implementatie, terwijl financiële teams de kosten inschatten en projectmanagers de gevolgen voor de planning beoordelen. Deze uitgebreide beoordeling zorgt ervoor dat bij beslissingen rekening wordt gehouden met alle relevante factoren.
3. De wijziging bekijken en goedkeuren
Na analyse nemen belanghebbenden of een wijzigingsbeheerbord de definitieve beslissingen. Deze besluitvormers beoordelen de evaluatie, wegen de voordelen af tegen de kosten en bepalen of ze de wijziging goedkeuren, afwijzen of uitstellen.
Goedkeuringscriteria omvatten doorgaans factoren zoals afstemming op bedrijfsdoelstellingen, beschikbaarheid van middelen, acceptabele risiconiveaus en impact op bestaande verplichtingen.
4. Implementeer de verandering
Goedgekeurde wijzigingen gaan naar uitvoering. Teams updaten projectplannen, passen planningen aan, herverdelen middelen en voeren de daadwerkelijke wijzigingen uit. Effectieve communicatie tijdens de implementatie is cruciaal, omdat het iedereen op de hoogte houdt van de voortgang en de coördinatie van het werk op verschillende gebieden vergemakkelijkt.
5. De wijziging volgen en afsluiten
Na de implementatie verifiëren teams dat de wijzigingen de beoogde resultaten hebben opgeleverd. Dit kan gaan om testen, feedback van gebruikers, prestatiebewaking of andere validatiemethoden. Zodra de wijziging succesvol is bevestigd, wordt deze formeel gesloten en gedocumenteerd voor toekomstige referentie.
Een goede afsluiting zorgt voor een volledig overzicht van wat er is veranderd, waarom het is veranderd, hoe het is geïmplementeerd en de daaruit voortvloeiende resultaten. Deze documentatie wordt waardevol voor toekomstige projecten en audits.
Voorbeeld van het proces van wijzigingsbeheer
Overweeg een softwareontwikkelingsteam dat een klantenportaal bouwt. Halverwege het project vraagt een belangrijke klant om integratie met een analyseplatform van derden dat niet was opgenomen in de oorspronkelijke scope. Dit is wat er daarna gebeurt:
- De accountmanager initieert een wijzigingsverzoek, waarin de behoeften van de klant en de zakelijke rechtvaardiging worden gedocumenteerd.
- De development lead analyseert de technische vereisten en schat een extra twee weken werk in.
- De projectmanager beoordeelt de totale impact op de tijdlijn en stelt vast dat deze wijziging de oorspronkelijke lancering met tien dagen zou vertragen.
Het wijzigingsbeheerbord beoordeelt deze bevindingen samen met de strategische waarde van het tegemoet komen aan deze belangrijke klant. Ze keuren de wijziging goed onder voorwaarden: de klant zal de extra ontwikkelingskosten voor zijn rekening nemen en het team zal deze als een fase 2-functie implementeren nadat het kernportaal is gelanceerd.
De implementatie verloopt volgens het herziene plan. Het team documenteert de integratievereisten, past de projectscope aan en communiceert de nieuwe tijdlijn aan alle belanghebbenden. Na een succesvolle implementatie sluiten ze het wijzigingsverzoek af met notities over de lessen die zijn geleerd voor toekomstige integraties.
Aanbevolen methoden voor effectief wijzigingsbeheer
Succesvol wijzigingsbeheer hangt af van een consistente uitvoering. Deze praktijken maken het proces efficiënter:
- Gebruik gestandaardiseerde sjablonen: aanvraagformulieren met consistente velden zorgen ervoor dat indieners vooraf alle nodige informatie verstrekken, waardoor ze tijdens de evaluatie minder heen en weer hoeven te gaan.
- Betrek belanghebbenden vroegtijdig: betrokken partijen in de analysefase laten deelnemen aan de discussies voorkomt verrassingen en zorgt voor draagvlak voor beslissingen.
- Zorg voor duidelijke communicatie: regelmatige updates over de status van de aanvraag houden iedereen op de hoogte en leiden de verwachtingen over tijdlijnen in goede banen.
- Leg realistische tijdlijnen vast: bepaal hoe snel verschillende soorten wijzigingen worden beoordeeld, zodat aanvragers weten wat ze kunnen verwachten.
- Documenteer alles: uitgebreide dossiers ondersteunen audits, bieden historische context en helpen nieuwe teamleden inzicht te krijgen in de evolutie van projecten.
Door de aanbevolen methoden voor wijzigingsmanagement en deze tips te volgen, ontstaat een robuust raamwerk voor het verwerken van wijzigingen.
Tools die het proces van wijzigingsbeheer ondersteunen
Moderne platforms maken het eenvoudiger om wijzigingsbeheer bij te houden, te documenteren en te automatiseren. Projectbeheertools zoals Jira bieden gestructureerde workflows voor het indienen en beoordelen van aanvragen.
Ze centraliseren de communicatie, voegen relevante documenten toe en creëren automatisch auditsporen.
ITSM-platforms die speciaal zijn ontworpen voor IT-servicebeheer bieden functies zoals goedkeuringsroutering, sjablonen voor effectbeoordelingen en integratie met databases voor configuratiebeheer. Deze tools helpen teams het wijzigingsbeheerproces in projectmanagement te volgen door consistente procedures af te dwingen.
Samenwerkingsplatforms zoals Confluence ondersteunen documentatie en kennisdeling, waardoor het voor teams eenvoudiger wordt om uitgebreide wijzigingsrecords bij te houden die na verloop van tijd toegankelijk blijven.
Het proces van wijzigingsbeheer stroomlijnen met Jira Service Management
Jira Service Management brengt alles wat teams nodig hebben voor effectief wijzigingsbeheer samen op één platform. Het automatiseert de goedkeuringsworkflows, zodat aanvragen soepel verlopen – van indiening via beoordeling tot implementatie.
Wijzigingsbeheer in Jira Service Management biedt aanpasbare formulieren om ervoor te zorgen dat aanvragers volledige informatie verstrekken, terwijl ingebouwde analyses teams helpen statistieken bij te houden, zoals goedkeuringstijden en succespercentages voor wijzigingen.
De wijzigingskalender van Jira Service Management biedt inzicht in geplande wijzigingen, helpt teams conflicten te vermijden en de timing van de implementatie te coördineren. Teams kan alle communicatie binnen het platform centraliseren, verspreide e-maildiscussies elimineren en ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie. Het platform kan worden geïntegreerd met ontwikkeltools, bewakingssystemen en andere software, waardoor een compleet beeld ontstaat van de invloed van veranderingen op bredere systemen.
Download gratis Jira Service Management
Atlassian's guide to agile ways of working with ITIL 4
ITIL 4 is here—and it’s more agile than ever. Learn tips to bring agility and collaboration into ITSM with Atlassian.
De whitepaper lezenWat is kennisbeheer?
Kennismanagementprocessen creëren, verzamelen, delen, gebruiken en beheren kennis binnen een organisatie en zelfs in verschillende sectoren. Meer informatie vind je hier.
Lees het artikelBlijf implementeren: werkwijzen voor verandermanagement in onzekere tijden
Sommige bedrijven keren weer terug naar zware processen voor verandermanagement. Hier vind je richtlijnen over hoe je kunt voorkomen dat je controles toevoegt en je werkwijzen zelfs kunt verbeteren.