Como gerenciar vários projetos: dicas e truques para executar várias tarefas como um profissional

Levar um projeto até a linha de chegada já pode ser bem desafiador. Mas gerenciar vários projetos? Essa experiência pode ser como tentar fritar um ovo enquanto digita um e-mail e escova os dentes. Com os olhos fechados.

Ao fazer malabarismo com vários projetos, há inúmeras peças em movimento — tarefas, prazos, dependências e entregas — que precisam ser organizadas e acompanhadas para evitar confusão e garantir que nada seja esquecido.

Acompanhar todas essas tarefas diferentes (e muitas vezes conflitantes), cronogramas de projetos, partes interessadas e entregas é suficiente para deixar a cabeça quente.

Este é um clássico desafio de gestão de projetos. E fica ainda mais difícil quando os trabalhos estão espalhados em ferramentas desconectadas ou são gerenciados sem uma forma clara de priorizar e acompanhar o progresso entre as equipes.

É aí que entra o gerenciamento de trabalhos. Em vez de tratar cada projeto como um silo, os fluxos de trabalhos ajudam as equipes a conectar os trabalhos do dia a dia a resultados mais amplos, mantendo visibilidade, alinhamento e impulso em várias iniciativas ao mesmo tempo.

Como gerenciar vários projetos: cinco dicas para manter a calma

Há algumas estratégias para ajudar você a gerenciar vários projetos sem quebrar (sim, como um ovo) sob pressão. 

Essas dicas foram criadas para ajudar você a gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, mantendo os trabalhos visíveis, priorizados e conectados entre equipes e fluxos de trabalhos.

1. Seja proativo no planejamento de capacidade

Planejar e agendar um projeto é simples do ponto de vista da capacidade. É quando você tem vários projetos em execução ao mesmo tempo que pode acabar sobrecarregando a agenda sem querer — em especial quando não há uma visão compartilhada dos trabalhos entre as equipes.

Afinal, aquela entrega de projeto pode não parecer uma grande preocupação… até você perceber que tem três outras tarefas a serem entregues ao mesmo tempo.

Todas as dicas, truques e estratégias do mundo não vão ajudar se você já estiver sobrecarregado demais desde o início. É por isso que o planejamento de capacidade proativo é tão fundamental. Assim é possível garantir que você tenha o tempo, a energia e os recursos necessários para entregar trabalhos de qualidade sem se esgotar.

O Jira ajuda as equipes a planejar a capacidade com mais realismo e com visibilidade em tempo real do trabalho em todos os projetos e fluxos de trabalho. Em vez de adivinhar quem está sobrecarregado, as equipes podem ver onde o trabalho está se acumulando e se adaptar com antecedência.

Com o Jira, as equipes podem:

• Visualize o trabalho em vários projetos usando cronogramas e roteiros

• Monitore dependências para identificar gargalos antes que se tornem bloqueadores

• Monitore a distribuição da carga de trabalho para evitar perda prazos e esgotamento

Ao gerenciar vários projetos, você não consegue planejar com eficiência sem ter uma visão geral e o planejamento de capacidade é onde essa visibilidade faz mais diferença.

2. Mantenha a (super) organização

Trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo exige muito tempo e energia mental. A última coisa que você quer é vasculhar conversas de e-mail, procurar arquivos ou reunir atualizações de conversas dispersas.

Se seu cérebro estiver disperso, seus projetos também vão estar. Por isso, você precisa de um sistema centralizado que reúna tarefas, arquivos, conversas, cronogramas e propriedade.

O Jira atua como uma única fonte de informações para o trabalho. Cada tarefa é rastreada como um item, conectada a iniciativas e fluxos de trabalho maiores, para que nada seja perdido ou duplicado.

Com o Jira, as equipes podem:

• Divida o trabalho em itens gerenciáveis que se transformam em metas maiores

• Anexe projetos, documentação e discussões direto aos itens

• Personalize fluxos de trabalho para refletir como o trabalho é executado de fato

• Acompanhe o progresso de vários projetos sem perder o contexto

Quando tudo está em um só lugar, manter a organização tem menos a ver com memória e mais com impulso.

3. Priorize tarefas e projetos

Quando você gerencia vários projetos ao mesmo tempo, decidir no que trabalhar a seguir pode parecer desafiador. A priorização efetiva é a diferença entre progresso constante e sempre apagar incêndios. 

E não se trata apenas de urgência. Você pode priorizar o trabalho com base em:

• Prazos: o que deve ser entregue primeiro

• Dependências: qual trabalho desbloqueia outros

• Esforço: combinar as tarefas com o tempo e a energia disponíveis

• Impacto: focar no trabalho que impulsiona as principais metas

Com a ferramenta certa de gestão de projetos e tarefas, sua equipe prioriza com clareza ao tornar as dependências, os bloqueadores e o status visíveis em todos os projetos. Em vez de confiar no instinto, sua equipe pode ver como o trabalho se conecta e o que de fato precisa de atenção primeiro.

Procure funções essenciais, como vinculação de itens, campos prioritários e visualizações entre projetos, que facilitam o alinhamento das tarefas diárias com fluxos de trabalho e objetivos comerciais maiores. Se a priorização ainda não estiver clara, estruturas como a Matriz de Eisenhower podem ajudar. 

Combinar essas estruturas com uma ferramenta de gestão centralizada de projetos facilita muito se concentrar no trabalho certo na hora certa.

4. Use templates

Quando vários projetos estão competindo por sua atenção, reinventar a roda é a maneira mais rápida de perder tempo e gastar energia.

Os templates ajudam as equipes a avançarem com mais rapidez ao padronizar o trabalho que se repete. Eles melhoram a consistência, reduzem os erros e eliminam a tomada de decisões desnecessárias, em especial quando os projetos seguem padrões semelhantes.

Garanta que seus templates de gestão de projetos abranjam vários níveis, desde configurações de projetos até tipos de itens e fluxos de trabalho. Assim, é mais fácil criar de novas iniciativas alinhadas aos fluxos de trabalho existentes desde o primeiro dia.

As equipes podem usar os templates para:

• Padronize estruturas e fluxos de trabalho dos projetos

• Garanta que etapas importantes não sejam ignoradas

• Acelere a integração de novos projetos ou membros da equipe

• Mantenha a consistência entre equipes e iniciativas

Templates podem parecer algo pequeno, mas quando você lida com vários projetos, eles criam estabilidade e essa estabilidade economiza tempo. 

Quer começar com um template grátis? Descubra todas as suas opções na biblioteca de templates do Jira! 

5. Crie lotes de tarefas

Quando você tem vários projetos em andamento, é tentador alternar entre as tarefas à medida que elas aparecem. Mas a mudança constante de contexto pode drenar o foco e fazer com que até mesmo um trabalho simples pareça cansativo.

Em vez disso, agrupe tarefas semelhantes, seja qual for o projeto ao qual elas pertençam. Por exemplo, você pode dedicar um tempo para revisões, planejamento ou atualizações de status.

 O Jira simplifica o agrupamento de tarefas ao permitir que você filtre e agrupe trabalhos por tipo, prioridade ou status em vários projetos. Dessa forma, você pode manter o foco e, ao mesmo tempo, progredir em vários fluxos de trabalho.

Dominar o malabarismo de vários projetos

Gerenciar um único projeto é mais simples. Mas a maioria das equipes não trabalha nessa realidade. Elas lidam, ao mesmo tempo, com várias iniciativas, recursos compartilhados e prioridades concorrentes.

É por isso que equipes de sucesso vão além do monitoramento básico de tarefas e adotam a gestão do fluxo de trabalho. Com o Jira, as equipes podem manter a visibilidade, alinhar as prioridades e manter o progresso do trabalho, mesmo com o aumento da complexidade.

Alguns dias, ainda pode parecer um show de malabarismo de circo tentar redigir e-mails. Mas com fluxos de trabalho claros, priorização inteligente e o sistema certo em vigor, gerir vários projetos se torna muito mais viável e menos caótico.