CodeLime poupa 40 horas por mês com menos reuniões
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E se você pudesse recuperar o equivalente a uma semana inteira de trabalho a cada mês reunindo menos sem sacrificar o resultado do trabalho? Com a ajuda do Confluence, a CodeLime fez assim.
A CodeLime se autodenomina "sua parceira para todas as suas necessidades de desenvolvimento". Walesa Demetrius, diretora de tecnologia da CodeLime, mora na França e gerencia uma equipe de desenvolvedores com sede no Haiti. Antes de implementar o Confluence, Demetrius e sua equipe usaram uma combinação de Trello, documentos do Word e reuniões para gerenciar projetos de clientes. Fazer malabarismos com vários clientes e desenvolvedores em fusos horários era difícil e demorado, para dizer o mínimo. Demetrius diz que quando ela descobriu o Confluence, pareceu ganhar o jackpot.
"Antes do Confluence, o processo de novos clientes que estava implementado envolvia duas [ou] talvez três reuniões com clientes e muitas reuniões internas, dependendo do tamanho do projeto e da complexidade", diz Demetrius. Agora, a CodeLime conta com os recursos do Confluence, como edição em tempo real e atribuições de tarefas, bem como integrações com ferramentas importantes, como Trello e Jira, para colaborar dentro da empresa e com clientes.
CodeLime substitui 40 horas de reuniões por colaboração no Confluence
Antes de mudar para o Confluence, o processo da CodeLime dependia muito de reuniões internas e de clientes regulares. Agora, a equipe economiza cerca de 40 horas por mês substituindo reuniões por documentos e tarefas colaborativas no Confluence.
Reduzir reuniões e se inclinar para a colaboração assíncrona permite que a CodeLime trabalhe com mais eficiência. Usando o Confluence, a equipe pode trabalhar em conjunto sem atender uma chamada, permitindo que eles entreguem projetos com mais rapidez sem sacrificar a qualidade. Antes de implementar o Confluence, demorou de dois a três dias para mobilizar dez ou mais pessoas para uma reunião. Cada nova tarefa, solicitação de cliente ou pergunta exigia uma chamada. Agora, os clientes podem solicitar alterações direto nas páginas do Confluence. A partir daí, a CodeLime usa as tarefas do Confluence para atribuir trabalho aos desenvolvedores usando cartões do Jira. Cada tarefa aciona uma notificação, para que os desenvolvedores tenham todas as informações de que precisam para começar sem uma reunião.
"Essa maneira assíncrona de trabalhar é ótima porque a gente nas coisas quando há tempo para isso, ou quando a gente quer", diz Demetrius. "Todo mundo tem sua própria maneira de organizar seu dia de trabalho, então isso lhe dá essa liberdade."
Menos reuniões significam mais tempo para se concentrar no trabalho
"Para muitas pessoas, como eu, a ideia de uma reunião me assombra o dia todo", diz Demetrius. "A reunião deve ser preparada [para] e eu acho, oh, eu tenho duas horas, eu tenho que terminar porque eu tenho uma reunião!" Ela diz que usar o Confluence cria um ambiente mais pacífico e permite que sua equipe e ela se concentrem mais em seu trabalho.
Blocos de tempo ininterrupto ajudam as pessoas a entrar em um estado de fluxo— um "estado ideal de consciência onde a gente se sente melhor e se desempenha melhor". Ou, em termos mais simples, a entrar no foco total. Se esse fluxo for interrompido, leva uma média de 23 minutos para as pessoas voltarem à tarefa, se é que elas voltam a ela.
Demetrius diz que isso é importante sobretudo para os desenvolvedores porque eles precisam de longos períodos de tempo para se concentrar no projeto sem distrações, para produzir um trabalho de qualidade. "Quando você está pulando de algo para algo para algo, você não tem tempo para se concentrar", diz Demetrius. "Você não tem tempo para fazer seu trabalho como é preciso."
Benefícios compostos de ir sem reuniões
Recuperar o equivalente a uma semana de trabalho inteira por mês é uma vitória séria, mas a CodeLime diz que os benefícios vão muito além de apenas tempo e dinheiro economizados.
As reuniões necessárias são mais curtas e mais produtivas
Reunir menos não significa apenas diminuir o número de reuniões, mas também reduzir a duração das chamadas necessárias.
Os recursos de colaboração do Confluence simplificam as discussões e a tomada de decisões antes mesmo do início da chamada. O CodeLime e seus clientes podem adicionar comentários, ter discussões de ida e volta, atribuir tarefas e tomar decisões importantes, tudo isso enquanto colaboram de forma assíncrona. Mudar a colaboração para o Confluence reduz muito o tempo gasto em conversas em tempo real. Então, quando as reuniões acontecem, elas duram de cinco a 10 minutos em vez de 30 a 60 minutos.
Demetrius acrescenta que a gestão de projetos no Confluence também aumenta a eficiência das reuniões com clientes. Cada reunião com o cliente é focada em um tópico específico e todas as informações básicas necessárias são compartilhadas com antecipação no Espaço do Confluence e nas páginas associadas. Essa colaboração assíncrona permite que todos entrem na reunião com um objetivo claro e evita que as reuniões do cliente sejam prejudicadas por solicitações de lista de desejos.
Os membros da equipe se sentem capacitados para trabalhar de forma autônoma
"Quando estou sempre em reuniões, confio em outras partes para me dar o que preciso", diz Demetrius. "Mas quando tenho um pouco de tempo para me concentrar, posso construir a lista do que preciso para produzir meu trabalho e dedicar um tempo para buscar as informações por conta própria. Eu não estou aqui esperando."
O Confluence capacita os membros da equipe da CodeLime a resolver problemas de forma mais independente, encontrando informações por conta própria e trabalhando com colegas para tomar decisões. "No início, quando meus desenvolvedores tinham um problema, eles entravam em contato comigo, como se eu fosse o oráculo de tudo", diz Demetrius. Agora, a equipe da CodeLime recorre ao Confluence para obter recursos, atribuições de tarefas, anúncios e muito mais.
Esse aumento da autonomia dos membros da equipe traz vantagens especiais, dada a distribuição geográfica da equipe da CodeLime. Demetrius e muitos dos clientes da CodeLime na Europa estão quase um dia de trabalho à frente dos desenvolvedores no Haiti. O Confluence torna mais fácil para todos trabalharem de forma independente durante o horário de trabalho preferido. As pessoas podem assinar e se sentir confiantes de que os membros da equipe em outros fusos horários vão ter acesso a informações importantes e vão estar a par do status de cada projeto.
Todos têm mais tempo para discussões individual
Demetrius diz que gastar menos tempo em reuniões de grupo cria mais tempo para conversas individual significativas.
Os membros da equipe da CodeLime agora se sentem capacitados para se conectar individual para resolver problemas e tomar decisões sem supervisão. Isso libera mais tempo para Demetrius se conectar de modo individual com os desenvolvedores. "Em uma reunião de grupo, é difícil mostrar quem você é e ficar confortável", diz ela. "Acho que conversas individual criam mais confiança."
Demetrius compartilha que conversar com desenvolvedores individual fez com que mais membros da equipe compartilhassem ideias e falassem com confiança sobre seu trabalho. Menos reuniões em grupo permitem que todos tenham a oportunidade de prosperar de fato, contribuindo para a saúde geral e a sinergia da equipe. Demetrius ressalta que os membros da equipe que nunca falam em reuniões de grandes grupos agora estão mais inclinados a compartilhar suas opiniões. "Quando é um individual um, eles precisam conversar, então é mais colaborativo. Nossas conversas são mais ricas", diz ela. Para a CodeLime, menos reuniões de equipe levam a que mais vozes sejam ouvidas.
Pronto para "ir sem encontros" com o Confluence?
A equipe da CodeLime recuperou o tempo e criou um ambiente de trabalho mais calmo e eficiente. Agora, a equipe colabora com mais eficiência, entrega o trabalho do cliente com mais rapidez e tem mais tempo para um trabalho profundo.
Quando você encontra menos, você tem muito mais do que tempo de volta no seu calendário. Você tem a chance de assumir o controle de sua programação e criar oportunidades para entrar no estado de fluxo para que possa concentrar sua energia em fazer seu melhor trabalho.
O que você poderia realizar reduzindo as reuniões para sua equipe? Pare de perder tempo e comece a usar o Confluence hoje mesmo.
