Estudo de caso: Spokeo deixa o cenário pronto para a inovação
Ao simplificar as práticas empresariais e centralizar os dados, a Spokeo impulsionou a colaboração e os resultados
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Para a criação do espaço ideal para a inovação, é importante garantir que as operações cotidianas funcionem com tranquilidade.
Em 2015, a Spokeo decidiu alcançar esse estado. A empresa, que administra um “mecanismo de busca de pessoas" que agrega registros digitais em perfis, estava buscando melhorias nos processos empresariais que ampliariam a colaboração e a produtividade interdisciplinar. Eles encontraram a solução na combinação entre software de compartilhamento de conhecimentos e técnicas de gestão de mudanças. De fato, essa combinação foi tão eficaz para melhorar a gestão do trabalho que a liderança da Spokeo começou a considerar uma política de trabalho flexível muito antes da Covid impedir o trabalho na sede em Pasadena, CA, e mandar todos para casa.
Excesso de ferramentas
Até o momento, a Spokeo organizou 15 bilhões de registros digitais em 600 milhões de perfis pesquisados por 15 milhões de clientes todo mês. É curioso que, no início dos anos 2010, eles perceberam que esse patchwork de plataformas tinha criado segmentações internas de tecnologia, dificultando a descoberta e o compartilhamento de dados. As equipes de tecnologia usavam o Jira, as equipes de negócios preferiam o Google Docs e a equipe de RH/Cultura tinha uma intranet personalizada. As pessoas diziam: "A informação está bem aqui", lembra o CEO Harrison Tang, que fundou a Spokeo em 2006. "Mas as outras pessoas não sabiam como encontrar essas informações que estavam em diferentes locais."
A estrutura descentralizada estava impedindo a colaboração entre as equipes e causando perda de tempo, tanto para os que buscavam informações quanto para aqueles que precisavam delas outra vez ou tinham de fazer o seu compartilhamento. As reuniões se multiplicaram, assim como as interrupções. Ficou claro que deveria haver algum método melhor de compartilhamento de conhecimentos.
Criando transparência das informações
Aperfeiçoar as práticas de negócios é um fluxo e refluxo. "Talvez você comece com a descentralização e então perceba que é complicado ter a visão holística do que está acontecendo", diz Tang. Na Spokeo, não houve nenhum momento de descoberta surpreendente ou ponto de virada. As diversas equipes começaram a falar a respeito da visibilidade de dados — essencial para a missão da empresa — e concordaram que era hora de criar o repositório central que seria compartilhado por todos.
A Spokeo tem uma cultura de muita documentação, com engenheiros de software, engenheiros de dados e cientistas de dados sempre criando algoritmos para melhorar a precisão dos dados. A escolha de ter a plataforma centralizada precisava ter integração total com o Jira e ser "uma maneira intuitiva de escrever e editar", diz o gerente de ciência de dados da Spokeo, Leo Qin. Para as equipes de negócios, a plataforma também precisava combinar os benefícios dos documentos com algumas funcionalidades dos sites. Para atender a todos esses requisitos, os líderes da Spokeo optaram pelo Confluence.
Realização da alteração
Embora a mudança se aplicasse a todos os departamentos, Tang não exigiu que todas as pessoas fizessem a migração imediata para o Confluence. Essa não é a cultura da empresa deles. Em vez disso, ele promoveu a adoção sutil. "Eu gostaria das páginas e de fazer comentários nelas", diz. "Para que os autores soubessem que eu li. Quando as pessoas perceberam que, de fato, há um público-alvo no Confluence, elas ficaram motivadas a compartilhar seus conhecimentos na plataforma."
A adoção foi orgânica. As equipes de tecnologia, já fluentes no uso do Jira, foram as primeiras. Em seguida, a equipe de cultura/RH propôs migrar todas as suas páginas, para a satisfação de Tang. Outras equipes de negócios começaram a usar o software e, em seis meses, todos estavam usando o Confluence, sem a necessidade de treinamento externo.
Em paralelo, a empresa começou a agilizar os processos. Eles padronizaram as convenções de nomenclatura de arquivos e vincularam os tickets do Jira às páginas do Confluence por meio de Smart Links, o que facilitou o acompanhamento do progresso. Eles descobriram maneiras de fazer a integração perfeita do software com a cultura da empresa. Por exemplo, eles costumam compartilhar documentação antes de sua finalização, então concordaram em usar a macro de status para informar os colegas quando as informações não estavam completas, diz Qin.
A colaboração assíncrona melhora a criatividade e os resultados
Combinar o Confluence e as melhorias nos processos de negócios gerou o tipo de transformação dos negócios tão sonhado pela diretoria. As equipes pararam de perder tempo procurando documentos perdidos para desenvolver ótimas ideias em conjunto. Na verdade, Tang se sentiu tão satisfeito com o nível de trabalho alcançado que a empresa agora pede aos funcionários que estão morando fora da Califórnia que visitem o escritório apenas uma vez por trimestre. "O Confluence é o tecido conjuntivo para o trabalho assíncrono e remoto que a gente realiza hoje", diz Tang.
As equipes pararam de perder tempo procurando documentos perdidos para desenvolver ótimas ideias em conjunto
O sistema centralizado os ajudou a aumentar a transparência dos dados, criar uma fonte única de informações e incentivar mais colaboração entre as equipes. "A maioria das páginas do Confluence que a gente tem são públicas", diz Tang. "Então, se alguma página tiver conteúdo de design e as pessoas da equipe de marketing a virem, elas podem adicionar comentários para compartilhar suas opiniões." A plataforma também ajuda os usuários a eliminar a confusão. "Em vez de ficar se perguntando sobre o significado de algum termo", diz Qin, "as pessoas podem fazer perguntas na margem e alguém vai responder". Como a resposta permanece no contexto da página, ninguém precisa fazer a mesma pergunta de novo.
Essa colaboração assíncrona poupa o tempo e a energia dos funcionários. Ela reduz as reuniões e ajuda a Spokeo a atrair e reter talentos de qualquer lugar, não apenas de uma única localização geográfica. Importância igual tem o fato de que ela mantém a comunicação fluindo em qualquer hora ou fuso horário. Tang costuma ler documentos no fim de semana e faz perguntas bastante técnicas sobre os mecanismos, diz Qin. Os membros da equipe vão responder quando for possível. "Tang vai fazer outra pergunta ou vai resolver o comentário", diz Qin. É um jeito eficiente de colaborar para a melhoria do produto.
As equipes também adoram como a colaboração assíncrona reduz a troca entre tarefas e a perda de produtividade, proporcionando a elas a capacidade de escolher quando querem interagir ou verificar o feedback. Essa abordagem tem importância particular para pessoas que fazem malabarismos com muitos dados na mente, como engenheiros de software e desenvolvedores. Eles podem manter o foco e realizar um bom trabalho. Antes de migrar para o Confluence, perguntas rápidas causavam interrupções frequentes e criavam o risco de fazer com que as pessoas perdessem a linha de pensamento. (Uma pesquisa do GitHub descobriu que quanto mais os desenvolvedores eram interrompidos, menos eles se sentiam produtivos e satisfeitos com o trabalho.) Ao colocar milhões de bits de informações no Confluence, "essas informações vão estar lá para serem encontradas sem que ninguém seja interrompido", diz Qin. "Como gerente de desenvolvedores, eu quero ter essa vantagem."
A equipe ama como a colaboração assíncrona reduz a troca entre tarefas e a perda de produtividade.
As melhorias na gestão do trabalho foram providenciais para a Spokeo. Porém, a centralização também auxiliou a empresa a ficar melhor alinhada com seus seis valores fundamentais: ouvir com empatia, perguntar o porquê, esclarecer com dados, inovar para aprender, colaborar para alcançar e insistir na qualidade. "O compartilhamento de conhecimento é um reflexo direto desses valores", diz Tang, citando a importância da transparência de dados e informações para a cultura da empresa.
Ao apoiar a descoberta de informações e o engajamento com elas, o Confluence continua a promover a cooperação e a comunicação, gerando mais flexibilidade e inovação. "A pandemia apenas aumentou o uso que a gente faz do Confluence", diz Tang. "Tenho visto muita colaboração acontecendo e muitos comentários. Conversas que a gente costumava ter sentados na mesma sala: agora elas estão ocorrendo no Confluence."
