Сопоставление зависимостей

Поприветствуйте команду и расскажите о каждом разделе таблицы.

Затронутые системы: опишите все системы, задействованные как на предыдущих, так и на последующих этапах, которые будут влиять на вашу работу или затрагиваться ею. Старайтесь учесть как можно больше: влияние не бывает пренебрежимо малым. В идеале вы будете пользоваться этой таблицей сопоставления зависимостей в ходе реализации проекта, поэтому описывайте влияние вашей работы на каждую систему.

Риски и способы их снижения: проведите мозговой штурм и составьте список всех возможных рисков для проекта. Например, это может быть недостаток бюджета или нехватка материалов, предстоящие праздники, смена руководства или проблемы с логистикой. С готовым перечнем рисков на руках вы точно захотите составить план по их снижению.

Циклы обратной связи: они послужат планом действий по управлению зависимостями и рисками, которые вы только что выявили. В каждом разделе есть поля, в которых можно указать владельца зависимости или риска. Здесь вы будете собирать всю информацию и оставлять обратную связь (допустим, еженедельно или раз в месяц) или делать заметки по теме. Цель — обеспечить свободный обмен информацией между задействованными командами.

Теперь пришло время заполнить таблицу «Сопоставление зависимостей».

Соберитесь командой и проведите мозговой штурм, чтобы зафиксировать все системы, на которые влияет ваша работа. Составив исчерпывающий список систем, укажите для каждой из них следующие сведения.

• Владелец: команда и (или) человек, непосредственно связанные с системой.
• Тип влияния: связь между работой и системой.
• Описание влияния: подробное описание, позволяющее достичь взаимопонимания между командой и заинтересованными сторонами.

Если вам не хватит места, смело выходите за рамки таблицы «Сопоставление зависимостей». Например, ваша команда может захотеть создать отдельный документ с дополнительной информацией, чтобы быстро вводить заинтересованные стороны в курс дела.

Именно сейчас стоит поговорить о ваших худших опасениях, связанных с проектом. Дайте каждому участнику команды 3–5 минут на самостоятельный анализ рисков, а затем попросите всех поделиться своими соображениями с группой. После обсуждения занесите наиболее вероятные риски в таблицу «Сопоставление зависимостей». Укажите следующую информацию.

• Риск: что может сорвать работу над проектом.
• Уровень последствий: низкий, средний или высокий.
• План снижения: как команда будет реагировать, если столкнется с риском на деле.
• Владелец: участник проектной команды, который будет руководить выполнением плана по снижению риска.

Столбец Владелец на карте зависимостей чрезвычайно важен. За управление каждым риском должен отвечать опытный в данной сфере специалист, способный брать на себя ответственность.

И помните: важна каждая мелочь. Лучше заранее обсудить возможные риски и составить план, чем получить неприятный сюрприз на критическом этапе проекта.

Теперь, когда вы составили сложную схему зависимостей для своего проекта, пришло время принять упреждающие меры, чтобы взять их под контроль. Посмотрите на все риски и зависимости, которые вы выделили, и укажите для каждого пункта следующую информацию.

• Заинтересованная сторона: имя человека, с которым вы будете сотрудничать для обеспечения согласованности.
• Частота проверки: раз в неделю, раз в месяц или раз в квартал.
• Заметки и действия по итогам обратной связи: заносите в это поле информацию о том, что поменялось после очередного взаимодействия с заинтересованной стороной.

Возможно, для каких-то описаний влияния зависимостей или планов по снижению рисков потребуется дополнительное время на исследование или разработку. Зафиксируйте их в этом разделе сейчас в виде действий.