Close

Confluence vermindert vergadertijd met 60%, dankzij realtime samenwerking en kennisbeheer voor alle typen teams. Probeer het nu →

Categorieën

Sjabloon voor communicatie met belanghebbenden

door Atlassian

Organiseer en deel informatie om belanghebbenden op de hoogte te houden over de voortgang

Sjabloon gebruiken
Sjabloon voor communicatie met belanghebbenden

Niemand werkt in een vacuüm. Dat betekent dan ook dat je dagelijks met veel verschillende mensen samenwerkt en communiceert. Denk bijvoorbeeld aan je directe collega's, je leidinggevende of managementteam, je raad van bestuur, externe leveranciers of aannemers, andere afdelingen waarmee je samenwerkt, je klanten... de lijst wordt steeds langer. Om al die verschillende mensen op de hoogte te brengen ben je uren bezig. Gelukkig helpt deze sjabloon voor communicatie met belanghebbenden je om een strategie uit te denken om iedereen op de hoogte te houden over de voortgang van je project of activiteiten.

Het Communicatie met belanghebbenden-sjabloon gebruiken

Stap 1. Stel vast wie je belanghebbenden zijn

Voordat je in de sjabloon duikt, is het zaak om alle belangrijke medewerkers huiswerk mee te geven. Vraag hen om even de tijd te nemen om na te denken over je doelgroepen. Of het nu gaat om lagere teams in de hiërarchie of om de directie die je opdracht gaf: met wie communiceer je regelmatig? Geef iedereen een paar dagen de tijd om zelf een lijst samen te stellen. Breng daarna je team bij elkaar om het plan uit te werken.

Stap 2. Bepaal je doelen

Geef iedereen via het Doelen-gedeelte van de sjabloon wat context en helderheid door je doelstellingen voor je communicatieplan voor belanghebbenden te beschrijven. Dit moet verder gaan dan een oppervlakkig doel, zoals 'beter communiceren' (ja, dus?) en ingaan op de échte prestaties die je wilt leveren. Wil je meer vertrouwen kweken onder je belanghebbenden? De knelpunten die je ervaart verminderen? Fouten terugdringen? Noteer deze doelstellingen voordat je naar de rest van de sjabloon gaat.

Stap 3. Verfijn je doelgroep en communicatiemethoden

Voer een open gesprek over de doelgroepen die jullie in kaart hebben gebracht en maak een hoofdlijst. Noteer ze in de kolom links in de tabel Belanghebbenden.

Noteer in de rechterkolom de communicatiemethoden die je momenteel voor elke belanghebbende gebruikt. Gebruik je hoofdzakelijk e-mail om met je raad van bestuur te communiceren en chat je met partnerteams? Noteer die specifieke informatie hier.

Stap 3. Verfijn je doelgroep en communicatiemethoden

Stap 4. Werk de communicatiefrequentie uit

Kies nu een van je belanghebbenden en begin met de volgende eenvoudige vraag: Hoe vaak moet je met deze doelgroep communiceren?

Als je raad van bestuur bijvoorbeeld maar eens per maand een update nodig heeft, kun je deze doelgroep noteren in de kolom Doelgroep, naast de rij met het label 'Maandelijks'. Doorloop de andere kolommen in de tabel om de details voor je bord direct uit te werken. Welke methoden gebruik je? Wat deel je met ze? Voeg handige links toe naar informatie die je mogelijk nog eens wilt raadplegen of die je met je doelgroep wilt delen, zodat je alles op één locatie hebt. Herhaal dit voor al je belanghebbenden.

Stap 5. Noteer openstaande acties

Misschien krijg je niet het hele communicatieplan voor belanghebbenden in één bijeenkomst gladgestreken. Geen probleem. Het gedeelte Openstaande acties van de sjabloon biedt je ruimte om alles te noteren dat nog moet worden gedaan.

Misschien ga je bijvoorbeeld op zoek naar een specifiek platform waarmee je communicatie met externe leveranciers kunt stroomlijnen. Noteer die actie als openstaand actiepunt in dit gedeelte zodat je het niet vergeet. 

Wil je nog dieper in het gebruik van dit communicatieplan voor belanghebbenden duiken? Bekijk dan dit spel.


Atlassian is een softwarebedrijf dat producten voor softwareontwikkelaars, projectmanagers en contentbeheer ontwikkelt.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Brainstormen

    Plan, onderneem en documenteer een brainstormsessie op afstand voor je volgende geweldige idee.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Capaciteitsplanning

    Maak een einde aan het giswerk bij het maken van schattingen en prioriteren.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • DACI: Decision documentation

    Atlassian

    Besluit

    Gebruik deze sjabloon om je team te helpen bij het nemen van weloverwogen groepsbeslissingen

    Sjabloon gebruiken Meer informatie