Categorieën

Sjabloon vergadernotulen

door Atlassian

Stel agenda's voor vergaderingen op, maak aantekeningen en deel actiepunten met je team

Sjabloon gebruiken
Sjabloon vergadernotulen

We hebben allemaal wel eens een vergadering verlaten met het idee 'dat waren X minuten van mijn leven die ik niet terugkrijg.' Meestal was dat omdat de vergadering geen duidelijk doel en geen agenda had, of omdat je geen noodzakelijke deelnemer voor de vergadering was. Om jou en de andere aanwezigen op de vergadering te helpen je voor te bereiden hebben we een sjabloon gemaakt met de belangrijkste punten voor een effectieve vergadering: aanwezigen, doelen van de vergadering, agenda en actiepunten. Gebruik dit sjabloon om je voor te bereiden op de vergadering, gefocust te blijven, aantekeningen te maken en actiepunten en alle gemaakte beslissingen toe te voegen.

Het Notulen vergadering-sjabloon gebruiken

Stap 1. Bedenk eerst of de vergadering echt nodig is

Niemand houdt van een vergadering van meer dan een halfuur die ook een e-mail had kunnen zijn. Als je het vergaderingssjabloon gebruikt voor een potentiële vergadering kun je achterhalen of de vergadering wel nodig is. Vraag jezelf voordat je de vergadering inplant: wat is het doel? Is er een agenda? Zijn de juiste mensen aanwezig? 

Stap 2. Bereid de vergadering goed voor

Maak voordat je de uitnodigingen verstuurt de agenda voor de vergadering om zeker te weten dat je alle benodigdheden hebt om de vergadering succesvol te laten verlopen voor jou en je aanwezigen. Voeg de datum toe, tag deelnemers en voeg doelen en gesprekspunten toe met eigenaren in de tabel. Voeg eventuele links toe naar informatie die aanwezigen voor en tijdens de vergadering nodig hebben. Laat aanwezigen weten als er voor de vergadering iets gelezen moet worden voor alles dat langer is dan een tweet, zoals contracten en instructiepagina's.

Stap 3. Deel nu de notulen om later veel tijd te besparen

Zodra iemand getagd is op de notulenpagina krijgt deze persoon een melding in Confluence en/of via mail om je aantekeningen door te kijken. Bespaar je de moeite van het zoeken door de notulenpagina toe te voegen aan de uitnodiging voor de vergadering. Als je gehecht bent aan data kun je de statistieken voor een pagina zien, waar je ziet wie het bekeken heeft. Als het verplicht is en iemand heeft het nog niet bekeken, kun je een herinnering sturen.

Stap 4. Plan een tijd in voor discussiepunten en wijs een notulist aan

Als je zelf niet gaat notuleren, wijs dan iemand aan om dit te doen voor discussiepunten, actiepunten en alle keuzes die gemaakt worden. Iedereen is voor jou bijeengekomen, dus het is aan jou om het gesprek in goede banen te leiden door tijd in te plannen voor discussies. Schroom niet om niet-relevante onderwerpen af te kappen om later te bespreken. Zodra alles besproken is, kun je bedenken wat de belangrijkste conclusies zijn, wat de volgende stappen worden en welke deadlines aan actiepunten verbonden worden.

Stap 4. Plan een tijd in voor discussiepunten en wijs een notulist aan

Stap 5. Organiseer op de manier die voor jou werkt

Maak een pagina met het sjabloon voor vergadernotulen en laat Confluence de rest doen. Confluence maakt automatisch een index van alle notulen in de zijbalk voor eenvoudige toegang. Je kunt een bovenliggende pagina in de paginaboom maken en relevante vergaderingspagina's slepen in de volgorde die je wil. Vergeet niet aanwezigen op de hoogte te stellen dat de pagina bestaat, zodat ze hem kunnen raadplegen.


Atlassian is een softwarebedrijf dat producten voor softwareontwikkelaars, projectmanagers en contentbeheer ontwikkelt.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Brainstormen

    Plan, onderneem en documenteer een brainstormsessie op afstand voor je volgende geweldige idee.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Capaciteitsplanning

    Maak een einde aan het giswerk bij het maken van schattingen en prioriteren.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • Decision template

    Atlassian

    Besluit

    Gebruik deze sjabloon om je team te helpen bij het nemen van weloverwogen groepsbeslissingen

    Sjabloon gebruiken Meer informatie