CodeLime bespaart 40 uur per maand door minder te vergaderen
Wat als je elke maand het equivalent van een volledige werkweek terug zou kunnen krijgen door minder te vergaderen, zonder dat de werkresultaten eronder lijden? Met de hulp van Confluence heeft CodeLime precies dat bereikt.
CodeLime noemt zichzelf 'je partner voor al je ontwikkelingsbehoeften'. Walesa Demetrius, Chief Technology Officer van CodeLime, woont in Frankrijk en leidt een team van ontwikkelaars gevestigd in Haïti. Voordat Confluence werd geïmplementeerd, gebruikten Demetrius en haar team een combinatie van Trello, Word-documenten en vergaderingen om projecten van klanten te beheren. Het was op zijn zachtst gezegd moeilijk en tijdrovend om tegelijkertijd met meerdere klanten en ontwikkelaars in verschillende tijdzones te werken. Demetrius zei dat toen ze Confluence ontdekte, het voelde alsof ze de jackpot had gewonnen.
"Vóór Confluence bestond ons proces voor nieuwe klanten uit twee [of] misschien drie vergaderingen met de klant en vele interne vergaderingen, afhankelijk van de omvang van het project en de complexiteit", zegt Demetrius. CodeLime vertrouwt nu op functies van Confluence, zoals realtime bewerking en taaktoewijzingen, evenals integraties met belangrijke tools zoals Trello en Jira om zowel intern als met klanten samen te werken.
CodeLime vervangt 40 uur aan vergaderingen door samenwerking in Confluence
Voor de overstap naar Confluence was het proces van CodeLime in hoge mate afhankelijk van regelmatige interne vergaderingen en vergaderingen met klanten. Het team bespaart nu ongeveer 40 uur per maand door vergaderingen te vervangen door samenwerkingsdocumenten en -taken in Confluence.
Door het aantal vergaderingen te beperken en over te gaan op asynchrone samenwerking, kan CodeLime efficiënter werken. Met Confluence kan het team samenwerken zonder te hoeven vergaderen. Zo kunnen ze projecten sneller afleveren, zonder dat er moet worden ingeleverd op kwaliteit. Voordat Confluence werd geïmplementeerd, duurde het twee tot drie dagen om tien of meer mensen bij elkaar te krijgen voor een vergadering. Voor elke nieuwe taak, verzoek of vraag van een klant was een vergadering nodig. Klanten kunnen nu rechtstreeks op de Confluence-pagina's wijzigingen aanvragen. Van daaruit gebruikt CodeLime Confluence-taken om met behulp van Jira-kaarten werk toe te wijzen aan ontwikkelaars. Voor elke taak wordt een melding gestuurd, zodat ontwikkelaars over alle informatie beschikken die ze nodig hebben om zonder vergadering aan de slag te gaan.
"Deze asynchrone manier van werken is echt top, want we werken aan dingen als we daar tijd voor hebben, of als we eraan willen werken", zegt Demetrius. "Iedereen heeft zijn eigen manier om zijn werkdag in te delen, dus die vrijheid krijg je nu."
Minder vergaderingen betekent meer tijd om je op het werk te concentreren
"Voor veel mensen, zoals ik, spookt het idee van een vergadering de hele dag door mijn hoofd", aldus Demetrius. "Je moet je voorbereiden [op] de vergadering en ik denk: oh, ik heb nog twee uur, ik moet dit afronden, want ik heb zo een vergadering!" Ze zegt dat het gebruik van Confluence voor een rustigere werkomgeving zorgt en dat haar team en zijzelf zich meer op hun werk kunnen concentreren.
Blokken van ononderbroken tijd helpen mensen om in een flow te komen, oftewel een optimale staat van bewustzijn, waarin we ons op ons best voelen en optimaal presteren. Of kort gezegd: je kunt je optimaal concentreren. Als die flow wordt onderbroken, duurt het gemiddeld 23 minuten voordat mensen weer aan hun taak toekomen, als ze er überhaupt weer aan toekomen.
Demetrius zegt dat dit vooral belangrijk is voor ontwikkelaars, omdat zij veel tijd nodig hebben om zich zonder afleiding op een project te concentreren om kwalitatief hoogstaand werk te kunnen leveren. "Als je constant van het ene naar het andere gaat, heb je geen tijd om je te concentreren", zegt Demetrius. "Je hebt geen tijd om je werk goed te doen."
Nog meer voordelen van minder vergaderen
Het hele werkweek per maand besparen is een enorm voordeel, maar volgens CodeLime zijn er nog veel meer voordelen dan alleen tijd- en geldbesparing.
Noodzakelijke vergaderingen zijn korter en productiever
Minder vergaderen betekent niet alleen minder vergaderingen, maar ook kortere vergaderingen.
Dankzij de samenwerkingsfuncties van Confluence worden discussies en besluitvorming gestroomlijnd voordat de vergadering zelfs maar begint. CodeLime en de klanten kunnen opmerkingen toevoegen, met elkaar discussiëren, taken toewijzen en belangrijke beslissingen nemen. En dat alles terwijl ze asynchroon samenwerken. Door de samenwerking te verschuiven naar Confluence wordt aanzienlijk minder tijd besteed aan realtime gesprekken. Dus als vergaderingen al plaatsvinden, duren ze vijf tot tien minuten in plaats van 30 tot 60 minuten.
Demetrius voegt eraan toe dat het beheren van projecten in Confluence er ook voor zorgt dat de vergaderingen met klanten efficiënter zijn. Elke vergadering met klanten is gericht op een specifiek onderwerp en alle benodigde achtergrondinformatie wordt vooraf gedeeld in de Confluence Space en de bijbehorende pagina's. Door deze asynchrone samenwerking gaat iedereen met een duidelijk doel naar de vergadering toe en wordt voorkomen dat vergaderingen met klanten worden ontspoord door een lijst met verzoeken.
Teamleden voelen zich gesterkt om autonoom te werken
"Als ik altijd in vergaderingen zit, ben ik afhankelijk van anderen om me te geven wat ik nodig heb", zegt Demetrius. "Maar als ik genoeg tijd heb om me te concentreren, kan ik een lijst opstellen met wat ik nodig heb om mijn werk te doen en de tijd nemen om de informatie zelf te verkrijgen. Ik zit niet meer te wachten."
Confluence stelt CodeLime-teamleden in staat om problemen op meer onafhankelijke wijze op te lossen, zelf informatie te vinden en met collega's samen te werken om beslissingen te nemen. "In het begin namen mijn ontwikkelaars contact met mij op als ze een probleem hadden, alsof ik een alwetend orakel was", vertelt Demetrius. Nu wendt het CodeLime-team zich tot Confluence voor informatiebronnen, taaktoewijzingen, aankondigingen en nog veel meer.
Deze toegenomen autonomie van teamleden is extra handig, omdat het CodeLime-team verspreid over de wereld werkt. Demetrius en veel van de in Europa gevestigde klanten van CodeLime hebben bijna een volledige werkdag voorsprong op de ontwikkelaars in Haïti. Confluence maakt het voor iedereen makkelijker om zelfstandig te werken tijdens de werkuren van hun voorkeur. Mensen kunnen hun werkdag afsluiten en erop vertrouwen dat hun teamleden in andere tijdzones toegang hebben tot belangrijke informatie en op de hoogte zijn van de status van elk project.
Iedereen heeft meer tijd voor één-op-ééngesprekken
Demetrius zegt dat minder tijd besteden aan vergaderingen in groepen meer tijd oplevert voor zinvolle een-op-een-gesprekken.
De teamleden van CodeLime voelen zich nu gesterkt om een-op-een contact te leggen om problemen op te lossen en beslissingen te nemen zonder supervisie. Hierdoor heeft Demetrius meer tijd over om individueel contact te leggen met ontwikkelaars. "Tijdens een groepsbijeenkomst is het moeilijk om te laten zien wie je bent en om je op je gemak te voelen", zegt ze. "Ik denk dat een-op-eengesprekken meer zelfvertrouwen geven."
Demetrius vertelt dat door een-op-een met ontwikkelaars te praten, meer teamleden ideeën hebben uitgewisseld en vol vertrouwen over hun werk hebben gesproken. Minder groepsbijeenkomsten bieden iedereen de kans om echt tot bloei te komen, wat bijdraagt aan de algehele dynamiek en synergie van het team. Demetrius wijst erop dat teamleden die nooit praten tijdens bijeenkomsten in grote groepen, nu eerder geneigd zijn om hun mening te geven. "Als het een-op-een is, moeten ze wel praten. Dan wordt er dus meer samengewerkt. Onze gesprekken zijn zinvoller", zegt ze. Voor CodeLime leiden minder teamvergaderingen ertoe dat er meer meningen worden gehoord.
Klaar om vergaderingen vaarwel te zeggen met Confluence?
Het team van CodeLime heeft tijd bespaard en heeft een rustigere, efficiëntere werkomgeving gecreëerd. Het team werkt nu effectiever samen, levert werk voor klanten sneller en heeft meer tijd voor diepgaand werk.
Als je minder vergadert, krijg je veel meer terug dan alleen tijd in je agenda. Je krijgt de kans om je planning zelf te bepalen en mogelijkheden te creëren om in de flow te komen. Zo houd je genoeg energie over om je beste beentje voort te zetten.
Wat zou je kunnen bereiken door het aantal vergaderingen voor je team te verminderen? Stop met het verspillen van tijd en ga vandaag nog aan de slag met Confluence.
