Close

Kategorie

Szablon informowania osób zainteresowanych

autor: Atlassian

Organizuj informacje i dziel się nimi, aby interesariusze byli na bieżąco z postępami

Użyj szablonu
Szablon informowania osób zainteresowanych

Nikt z nas nie działa w próżni, co oznacza, że codziennie komunikujemy się i współpracujemy z wieloma różnymi osobami. Są to członkowie zespołu, przełożeni i kierownictwo, zarząd, dostawcy lub podwykonawcy zewnętrzni, inne działy, z którymi współpracujesz, klienci… Lista jest bardzo długa. Przekazywanie im wszystkim informacji wymaga poświęcenia wielu godzin pracy. Na szczęście szablon informowania osób zainteresowanych ułatwia dopracowanie strategii informowania wszystkich o postępach lub działaniach w projekcie.

Jak korzystać z szablonu Informowanie osób zainteresowanych

Krok 1. Określenie osób zainteresowanych

Zanim przejdziesz do szablonu, zadaj zaangażowanym pracownikom pracę domową. Poproś, aby poświęcili czas na analizę grupy docelowej. Od zespołów podległych do głównego sponsora: z kim kontaktujesz się regularnie? Daj im kilka dni na opracowanie własnej listy. Następnie zbierz zespół i opracujcie plan.

Krok 2. Wyznaczenie celów

Sekcja Cele szablonu zapewnia wszystkim kontekst i przejrzystość dzięki określeniu celów planu komunikacji z osobami zainteresowanymi. Powinno to wykraczać poza podstawowe cele, takie jak „lepsza komunikacja” (nuda, co?), i koncentrować się na oczekiwanych osiągnięciach. Chcesz zyskać większe zaufanie osób zainteresowanych? Ograniczyć problemy? Zmniejszyć liczbę błędów? Zapisz te cele przed przejściem do dalszej części szablonu.

Krok 3. Optymalizacja wyboru grupy odbiorców i metod komunikacji

Przeprowadź otwartą dyskusję o wyznaczonych grupach docelowych i przygotuj listę główną. Zapisz ją w lewej kolumnie tabeli Osoby zainteresowane.

W prawej kolumnie wymień metody komunikacji stosowane obecnie w odniesieniu do każdej z osób zainteresowanych. Czy do komunikacji z zarządem używasz głównie poczty e-mail, a z zespołami partnerów kontaktujesz się za pomocą komunikatora? Zapisz te informacje tutaj.

Krok 3. Optymalizacja wyboru grupy odbiorców i metod komunikacji

Krok 4. Określenie harmonogramu komunikacji

Teraz wybierz osoby zainteresowane i zacznij od prostego pytania: jak często należy się z nimi kontaktować?

Jeżeli na przykład zarząd oczekuje tylko comiesięcznych aktualizacji, zapisz to w kolumnie Odbiorcy obok wiersza „co miesiąc”. Przejdź do kolejnych kolumn tabeli i wpisz szczegółowe informacje dla zarządu. Jakie metody zastosujesz? Jakie informacje przekazać? Dodaj w formularzu przydatne łącza, z których skorzystasz później lub które chcesz przekazać odbiorcom, aby wszystkie potrzebne dane znajdowały się w jednym miejscu. Powtórz tę procedurę dla wszystkich zainteresowanych osób.

Krok 5. Utworzenie listy otwartych działań

Być może w trakcie jednego spotkania nie uda się opracować całego planu komunikacji z osobami zainteresowanymi — to żaden problem. W sekcji Otwarte działania szablonu możesz zapisać wszystkie zadania do wykonania.

Możesz na przykład rozważyć wprowadzenie specjalnej platformy ułatwiającej komunikację z dostawcami zewnętrznymi. Zapisz to w tej sekcji jako działanie do wykonania, aby o nim pamiętać. 

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania tego planu komunikacji z osobami zainteresowanymi? Zapoznaj się z tym podręcznikiem.


Atlassian to producent oprogramowania dla przedsiębiorstw oferujący produkty dla deweloperów, menedżerów projektów oraz do zarządzania zawartością.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Burza mózgów

    Zaplanuj, przeprowadź i udokumentuj zdalną sesję burzy mózgów dotyczącą kolejnego ciekawego pomysłu.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Planowanie wydajności

    Przestań opierać swoje szacunki i priorytety na przypuszczeniach.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • Decision template

    Atlassian

    Decyzja

    Ten szablon pozwala efektywnie pomóc zespołowi w podejmowaniu świadomych decyzji w grupie

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej