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関係者のコミュニケーションテンプレート

著者: アトラシアン

関係者に最新の進捗を伝えるために情報を整理し、共有する

テンプレートを使用する
関係者のコミュニケーションテンプレート

他者と関わりを持たずに仕事をしている人はいません。つまり、誰もが毎日、多くのさまざまな人々とコラボレーションしてコミュニケーションを取っています。直属のチームメンバー、エグゼクティブまたはリーダーシップチーム、取締役会、外部ベンダーまたは請負業者、連携しているその他の部門、クライアントや顧客、他にもまだまだいます。このようなさまざまな人々に常に情報を伝えるには、かなりの時間を費やす必要があります。幸いなことに、この関係者のコミュニケーションテンプレートは、プロジェクトの進捗状況や運用に関する最新情報を全員に知らせるための戦略を詳細化するのに役立ちます。

関係者のコミュニケーション テンプレートの使用方法

ステップ 1. 関係者を特定する

テンプレートを使用する前に、主要な人々に宿題を出します。対象者が誰なのかを 1 人で時間をかけて考えるよう指示してください。下流のチームからエグゼクティブスポンサーまで、定期的にコミュニケーションを取っているのは誰か、全員に数日で独自リストを作成するよう指示します。その後、チームを集めて計画について議論します。

ステップ 2. 目標を設定する

テンプレートの [目標] セクションに関係者のコミュニケーション計画の目的を書き込んで、全員がコンテキストを明確に理解できるようにします。これは「コミュニケーションを改善する」(当たり前のことです) などの表面的な目標ではなく、求めている実際の成果を詳しく検討してください。関係者との信頼関係を強化したいですか? 経験しているボトルネックを減らしたいですか? エラーを減らしたいですか? テンプレートの残りの部分に進む前にそれらの目的を書き込んでください。

ステップ 3. 対象者とコミュニケーション方法を絞り込む

特定した対象者についてオープンに議論し、マスターリストを作成します。これを [関係者] 表の左側の列に記入します。

右側の列には、各関係者のコミュニケーションに使用している方法を記載します。取締役会とのコミュニケーションにはメールを、パートナーチームとのコミュニケーションにはインスタントメッセージを主に使用していますか? 具体的な方法をここに記載します。

ステップ 3. 対象者とコミュニケーション方法を絞り込む

ステップ 4. コミュニケーションの頻度を書き込む

関係者の 1 人を選択し、「この対象者とどれくらいの頻度でコミュニケーションを取るべきですか」というシンプルな質問から開始します。

たとえば、取締役会が月に一度の更新のみを必要としている場合は、「毎月」というラベルの付いた行の横にある [対象者] 列に「取締役会」と書き込みます。表の他の列に移動し、取締役会の詳細を記述します。どんな方法を使用しますか? 取締役会と共有する必要があるのは何ですか? すべての情報が 1 か所に集約されるように、参照したい、または対象者と共有したい便利なリンクをテンプレートに追加します。すべての関係者について同じ手順を繰り返します。

ステップ 5. 保留中のアクションを一覧にする

関係者のコミュニケーション計画全体を 1 回のミーティングで決められなかったとしても、問題ありません。テンプレートの [保留中のアクション] セクションには、今後やるべきことを記載するためのスペースがあります。

たとえば、外部ベンダーとのコミュニケーションの効率化を容易にする、指定されたプラットフォームを調査するとしましょう。このことを忘れないように、このセクションに保留中のアクションアイテムとして記載します。

関係者のコミュニケーション計画の使用方法についてさらに詳しく知りたい場合は、このプレイをご覧ください


アトラシアンは、ソフトウェア開発者、プロジェクトマネージャー、コンテンツ管理向けの製品を開発するエンタープライズソフトウェア会社です。

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