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Modello Comunicazioni con le parti interessate

scritto da Atlassian

Organizza e condividi le informazioni per tenere tutti aggiornati sull'avanzamento

Usa modello
Modello Comunicazioni con le parti interessate

Nessuno lavora in isolamento; questo significa che ogni giorno collabori e comunichi con molte persone diverse. Ci sono i tuoi membri diretti del team, il dirigente o il team dirigenziale, il consiglio di amministrazione, i fornitori o appaltatori esterni, altri reparti con cui collabori, i clienti, solo per citare alcuni esempi. Tenere informate tutte queste persone diverse porta via una buona parte delle tue ore di lavoro. Per fortuna, il modello Comunicazioni con gli stakeholder ti aiuta a perfezionare una strategia per informare chiunque dell'avanzamento o delle operazioni del tuo progetto.

Come usare questo il modello Comunicazioni con le parti interessate

Fase 1. Identifica le parti interessate

Prima di passare al modello, assegna dei compiti a tutte le persone chiave. Invitale a riflettere in autonomia su chi siano i destinatari di riferimento. Dai team a valle allo sponsor esecutivo, chi sono le persone con cui comunicano regolarmente? Concedi alcuni giorni di tempo affinché ognuno possa creare il proprio elenco, quindi riunisci il team per discutere del piano.

Fase 2. Definisci gli obiettivi

Usa la sezione Obiettivi per delineare i tuoi propositi per il piano di comunicazione degli stakeholder e fornire a tutti il contesto necessario. Non fermarti a considerazioni superficiali e scontate come "migliore comunicazione", ma vai a fondo e stabilisci i tuoi veri obiettivi. Vuoi instaurare un rapporto di profonda fiducia con gli stakeholder? Ridurre i colli di bottiglia? Abbassare la percentuale di errori? Annota tutti questi obiettivi prima di passare alle altre sezioni del modello.

Fase 3. Affina i destinatari e i metodi di comunicazione

Intavola una discussione aperta sui destinatari identificati e crea un elenco principale. Inseriscili nella colonna sinistra della tabella Stakeholder.

Nella colonna a destra, elenca i metodi di comunicazione che utilizzi attualmente con i vari stakeholder. Utilizzi principalmente l'e-mail per comunicare con il consiglio di amministrazione e la messaggistica istantanea con i team dei partner? Annota qui i dettagli.

Fase 3. Affina i destinatari e i metodi di comunicazione

Fase 4. Definisci la periodicità delle comunicazioni

Ora scegli uno degli stakeholder e inizia con una semplice domanda: con che frequenza comunicherai con questi destinatari?

Ad esempio, se il consiglio di amministrazione chiede un solo aggiornamento mensile, indicalo nella colonna Destinatari accanto alla riga che riporta la dicitura "mensile". Scorri le altre colonne della tabella per mappare i dettagli per la tua board. Quali metodi utilizzerai? Cosa devi condividere? Aggiungi nel modello eventuali collegamenti utili che ti potrebbero servire o che vuoi condividere con i destinatari, in modo da riunire in un'unica posizione tutte le informazioni. Fai la stessa cosa per tutti gli stakeholder.

Fase 5. Elenca le attività da svolgere

È possibile che una sola riunione non sia sufficiente per mettere a punto l'intero piano delle comunicazioni con gli stakeholder, ma non è un problema. La sezione Azioni aperte offre lo spazio necessario per elencare quello che deve ancora essere fatto.

Ad esempio, se vuoi valutare una piattaforma progettata per semplificare la comunicazione con i fornitori esterni, indicalo in questa sezione a titolo di promemoria come azione aperta.

Desideri un ulteriore approfondimento su come utilizzare questo piano di comunicazione? Dai un'occhiata a questa strategia.


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