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利益相关者沟通模板

作者: Atlassian

整理和分享信息,让利益相关者始终了解进度

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利益相关者沟通模板

没有人能够与世隔绝地工作,也就是说,您每天需要与很多不同类型的人合作和沟通,包括直接团队成员、高管或领导团队、董事会、外部供应商或承包商,以及其他合作部门和客户等等。通知上述所有不同人员会占用您大量工作时间。不用担心,此利益相关者沟通模板可以帮助您优化策略,向每个人提供关于项目进度或运作的最新信息。

如何使用 利益相关者沟通 模板

第 1 步:确定利益相关者

开始使用模板之前,给所有主要人员布置一些作业。让他们花些时间独自思考一下受众是谁。从下游团队到执行发起人,您定期与谁沟通?给每个人几天的时间来生成他们自己的列表。然后将整个团队召集在一起讨论这个计划。

第 2 步:设定目标

使用模板的目标部分,列出针对利益相关者沟通计划的目标,从而提供背景信息,且让每个人都清楚了解相关目标。不要只是简单地列出“改善沟通”(这还用说?)等浅显的目标,而是深入描述您所追求的实际成就。您想与利益相关者建立更深的信任吗?减少遇到的瓶颈?减少错误?写下这些目标,然后再继续完成模板的剩余部分。

第 3 步:完善受众和沟通方式

就各自确定的受众进行公开讨论,然后制定一份主名单。将其写在利益相关者表的左侧一列中。

在右侧一列中,列出您目前与每位利益相关者沟通所使用的方式。您是否主要使用电子邮件与董事会沟通,并使用即时通讯工具与合作团队沟通?请在这里写下此类具体信息。

第 3 步:完善受众和沟通方式

第 4 步:规划沟通节奏

现在,选择一位利益相关者,然后先思考这个简单的问题:您应该多久与这位受众沟通一次?

例如,如果董事会只需每月了解一次最新情况,则将他们写在标记为“每月”一行旁边的受众一列中。完成此表的其他列,列出董事会的详细信息。您会使用什么方式?您应该与他们分享什么?在模板中添加您可能需要回顾或与受众分享的所有实用链接,以便在同一位置集中管理所有内容。针对所有利益相关者重复执行上述步骤。

第 5 步:列出待办行动

您可能无法在一次会议中完成整个利益相关者沟通计划,没关系。通过模板的待办行动部分,您可以列出有待完成的工作。

例如,您可能会考虑使用指定的平台,更轻松地简化与外部供应商的沟通。这此部分将其作为一项待办行动事项列出,以确保后续完成此项工作。

想要更深入地了解如何使用此利益相关者沟通计划?请查看说明


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