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Cómo hacer un seguimiento del progreso del proyecto de principio a fin
Con el seguimiento del progreso del proyecto, los equipos podrán saber si el trabajo va según lo previsto, se ajusta a las metas y avanza hacia los resultados esperados.
Si la actividad se divide en hitos, tareas, propietarios y plazos, será más sencillo evaluar y gestionar el progreso.
El progreso del proyecto se debe someter a revisiones periódicas basadas en una combinación de factores: las actualizaciones de estado, los cronogramas, los paneles y las métricas de rendimiento.
Si las prioridades, los plazos o los recursos cambian, los equipos tendrán que actualizar el plan del proyecto. Para ello, deberán volver a jerarquizar el trabajo por orden de prioridad, reasignar tareas o ajustar el alcance.
Incluso el plan de proyecto más sólido puede perder fuerza si los equipos no tienen una visión clara de lo que está hecho, lo que se ha retrasado y lo que debe abordarse a continuación.
La supervisión y visualización del progreso constituyen una parte fundamental del proceso de gestión de proyectos, ya que ambas prácticas ayudan a los equipos a mantener la coordinación, cumplir con los plazos y alcanzar los hitos clave a tiempo.
En esta guía, te explicaremos cómo hacer un seguimiento del progreso del proyecto, los métodos que puedes utilizar para ello y las métricas más importantes que debes supervisar durante el ciclo de vida del proyecto.
¿En qué consiste el seguimiento del progreso del proyecto?
El seguimiento del progreso del proyecto es el proceso de supervisar las tareas del proyecto en función del plan, las metas, el cronograma, los hitos y las entregas. Esto permite a los gerentes de proyectos conocer el avance del trabajo, así como comprobar si el proyecto va según lo previsto y en la dirección correcta.
Para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, se deben tener en cuenta varios componentes clave, lo que incluye:
La finalización de las tareas
La finalización de los hitos
Las actualizaciones del cronograma
Los impedimentos y dependencias
Carga de trabajo del equipo
Los cambios de estado
Los riesgos o retrasos
Actualizaciones de las partes interesadas
¿Por qué es importante hacer un seguimiento del progreso del proyecto?
El seguimiento del progreso del proyecto ofrece a líderes de equipo y gerentes de proyectos una visión fiable y actualizada del avance del trabajo, con el objetivo de que puedan detectar los problemas antes de que resulten más difíciles de solucionar. Esto te permitirá:
Detectar los retrasos a tiempo
Hacer visibles los impedimentos
Mejora la responsabilidad del equipo
Reducir la necesidad de buscar las actualizaciones
Ofrecer a las partes interesadas una mayor visibilidad del estado
Reequilibrar las cargas de trabajo
Mejorar la planificación y la previsión
Garantizar la conexión entre el trabajo y las metas del proyecto
Diferencias entre el progreso, el estado y el rendimiento del proyecto
El progreso, el estado y el rendimiento del proyecto son conceptos que guardan una cierta relación entre sí. Sin embargo, cada uno de ellos atiende a una dimensión diferente del estado del proyecto.
Para qué es | Ejemplo | |
Progreso del proyecto | ¿Cuánto se ha avanzado con el trabajo? | "El equipo ha completado 18 de las 25 tareas de lanzamiento". |
Estado del proyecto | ¿En qué punto se encuentra el proyecto actualmente? | "El proyecto va según lo previsto, pero es posible que la revisión legal retrase el lanzamiento". |
Rendimiento del proyecto | ¿Con qué nivel de eficiencia se van a ejecutar las entregas del proyecto? | "La duración del ciclo ha aumentado debido a que las aprobaciones están tardando más de lo previsto". |
El progreso, el estado y el rendimiento del proyecto se complementan entre sí para ofrecerte una visión integral de cómo va el proyecto que tienes entre manos. Estos factores, en conjunto, revelan las tareas que se han completado, las que quedan por hacer y la eficiencia del equipo a la hora de ejecutar las entregas.
Cómo hacer un seguimiento del progreso del proyecto en 8 pasos
Hacer un seguimiento del progreso del proyecto es relativamente sencillo; además, puedes utilizar muchos métodos para ello.
1. Empieza por definir una meta clara para el proyecto
Para hacer un seguimiento del progreso, empieza por definir una meta clara para el proyecto. El establecimiento de metas es una etapa importante del proceso, ya que te permite constatar el progreso del proyecto en función de la meta que quieras alcanzar.
Una meta clara para el proyecto debe incluir los siguientes elementos:
El objetivo empresarial: los objetivos empresariales a los que quieres ceñirte o que te gustaría lograr con el proyecto.
El alcance del proyecto: un resumen detallado de las tareas, las metas, los límites y las exclusiones del proyecto.
Las entregas clave: los productos o servicios tangibles que vas a entregar durante el proyecto.
El cronograma objetivo: un cronograma objetivo para garantizar la correcta finalización del proyecto. Este debería ser realista y factible.
Los criterios de éxito: los criterios de aceptación que determinan las condiciones que se deben cumplir para garantizar la aceptación de las entregas.
Las partes interesadas: una lista de las principales partes interesadas que participan en el proyecto.
Las restricciones: las limitaciones del proyecto en cuanto a factores como los recursos o el tiempo.
2. Divide el proyecto en hitos
Una vez que hayas definido claramente la meta, divide el trabajo en hitos para que te resulte más sencillo supervisar las iniciativas más grandes. Los hitos permiten marcar los puntos de control relevantes comprendidos entre el inicio y la finalización, lo que facilita y agiliza el seguimiento del progreso.
Algunos de los hitos más habituales de los proyectos son:
"Inicio del proyecto completado"
"Requisitos aprobados"
"Resumen creativo finalizado"
"Diseño completado"
"Desarrollo completado"
"Control de calidad completado"
"Aprobación de las partes interesadas recibida"
"Lanzamiento completado"
"Revisión posterior al lanzamiento completada"
3. Convierte los hitos en tareas de las que puedas hacer un seguimiento
Gracias a la visibilidad a nivel de tarea, los gerentes de proyectos podrán comprobar el avance de los hitos. Para lograr esta visibilidad, convierte los hitos en tareas más pequeñas y de las que puedas hacer un seguimiento.
Para ello, puedes utilizar automatizaciones del flujo de trabajo para ahorrar tiempo en la configuración manual de incidencias. Esto ayuda a gestionar el proceso de seguimiento del proyecto, ya que permite acabar con las incertidumbres derivadas de la falta de información o actualizaciones sobre las tareas.
Además, la práctica de desglosar los hitos más grandes en tareas individuales te ofrece una visión más clara de lo que está en progreso, lo que está estancando o lo que se ha completado. Cada una de las tareas debe incluir:
Un propietario
Fecha de vencimiento
Una prioridad
El progreso del estado
Dependencias
Los criterios de aceptación o la definición de "hecho"
4. Elige un método de seguimiento del progreso
El siguiente paso consiste en elegir un método de seguimiento del progreso. Para ello, tienes a tu disposición varias opciones. Para cada tipo de proyecto conviene elegir un método de seguimiento del progreso diferente.
Asegúrate de que la elección se base en el cronograma del proyecto, la complejidad, la estructura del equipo y las necesidades en cuanto a informes.
Es posible que algunos equipos utilicen un único método de seguimiento del progreso. Sin embargo, los equipos interdisciplinares más grandes suelen combinar varios métodos.
5. Supervisa los impedimentos, los riesgos y las dependencias
Para conocer el progreso del proyecto, los equipos deben adoptar una perspectiva más amplia en cuanto al motivo por el que se está ralentizando la actividad e identificar los impedimentos, los riesgos o las dependencias que están causando estos retrasos.
Hay varios factores que pueden provocar el retraso de un proyecto. Las tareas bloqueadas, los cambios de alcance, las limitaciones de recursos y los requisitos poco claros pueden derivar en el incumplimiento de los plazos y la ralentización de la actividad.
6. Revisa el progreso con regularidad
La coherencia es otro de los factores clave del seguimiento del progreso de un proyecto. Este proceso no solo se debe llevar a cabo cuando se acerque la fecha límite.
En su lugar, deberías revisar el progreso con regularidad para asegurarte de que los proyectos vayan según lo previsto. Si durante cada jornada laboral se lleva a cabo una reunión diaria, los equipos podrán estar siempre al tanto del progreso del proyecto.
También puedes probar a organizar reuniones de seguimiento semanales para garantizar la coordinación a largo plazo. Las herramientas de documentación como Confluence facilitan la labor de organizar las reuniones diarias y documentar cada una de las actualizaciones.
7. Comparte actualizaciones claras sobre el progreso con las partes interesadas
La necesidad de brindar actualizaciones a las partes interesadas es una de las muchas razones por las que es importante hacer un seguimiento del progreso del proyecto. De esta forma, podrás acceder a una visión exhaustiva del progreso del equipo y conocer el ritmo de avance actual en relación con los objetivos empresariales más importantes.
Los gerentes de proyectos necesitan traducir el progreso detallado del equipo en actualizaciones claras para los ejecutivos, los clientes y los equipos interdisciplinares. Desglosar el progreso detallado del equipo en actualizaciones claras facilita que las partes interesadas se mantengan en sintonía con los proyectos.
8. Ajusta el plan del proyecto en caso de que el progreso cambie
Hacer un seguimiento del progreso no solo consiste en visualizar el estado actual de un proyecto, sino en utilizar esa información para sacar conclusiones y tomar las medidas pertinentes. Si el progreso cambia, es importante que ajustes el plan de tu proyecto para que se adapte a la evolución de las necesidades.
Puedes llevar a cabo varias acciones para ajustar el plan de tu proyecto según los cambios en el progreso:
Volver a definir el orden de las prioridades
Reasignar trabajo
Añadir recursos
Reducir el alcance para cumplir con los plazos
Los mejores métodos para hacer un seguimiento del progreso de un proyecto
Para hacer un seguimiento del progreso de un proyecto, puedes utilizar varios recursos: desde los tableros de kanban de Jira hasta los de Scrum. Compara los distintos métodos de seguimiento del progreso y encuentra la solución que mejor se adapte a tu proyecto.
Método | Ideal para | Qué utilidad tiene |
Cronograma del proyecto | Proyectos con plazos estrictos | Destaca los hitos, las dependencias y las fechas de vencimiento |
Tablero de kanban | Proyectos basados en flujos de trabajo | Organiza la actividad por estados, como Por hacer, En curso, Bloqueado y Completado |
Tablero de scrum | Equipos que trabajan por sprints | Ayuda a los equipos ágiles a hacer un seguimiento del progreso de los sprints y el trabajo pendiente |
Tablero | Gerentes de proyectos y partes interesadas | Ofrece una visión general del estado del proyecto y las métricas clave |
Informe de estado | Comunicación con las partes interesadas | Hace un resumen del progreso, los riesgos, las decisiones y los próximos pasos |
Revisión de los hitos | Proyectos interdisciplinares | Permite comprobar si se han completado las principales fases del proyecto |
Diagrama de evolución | proyectos ágiles | Revela cuánto trabajo queda por hacer durante un determinado sprint o proyecto |
Vista de la carga de trabajo | Planificación de recursos | Muestra si el trabajo se ha distribuido de manera realista entre los distintos miembros del equipo |
Retrospectiva | Mejora del proyecto | Ayuda a los equipos a evaluar lo que ha funcionado y lo que debería cambiar para la próxima vez |
Entre los métodos más comunes de seguimiento del progreso del proyecto se incluyen los tableros de scrum de Jira, los tableros de kanban, los cronogramas de proyecto y los gráficos de trabajo pendiente.
Métricas importantes relacionadas con el progreso del proyecto que debes supervisar
El uso de métricas ayuda a los equipos a definir el éxito de forma clara, cuantificable y práctica. Es fundamental atender a estas métricas clave de cara a hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
Métricas | Lo que indica | Por qué es importante |
Tareas completadas | El número de tareas que se han terminado | Ofrece una perspectiva general de lo que hay que hacer a continuación |
Hitos completados | Si las fases principales del proyecto se están desarrollando según lo previsto | Ayuda a supervisar los principales puntos de control del proyecto |
Tareas atrasadas | El trabajo que va con retraso | Ayuda a los gerentes de proyectos a detectar los retrasos a tiempo |
Actividad bloqueada | Las tareas que se han quedado estancadas | Indica las áreas en las que se debe brindar soporte o tomar decisiones |
Trabajo en curso | El número de tareas activas en ese preciso momento | Ayuda a los equipos a evitar la sobrecarga y los cuellos de botella |
Duración del ciclo | El tiempo que se tarda en completar las tareas de principio a fin | Ayuda a identificar retrasos en el flujo de trabajo |
Plazo | El tiempo que se tarda en completar las tareas desde el momento de la solicitud hasta la entrega | Ayuda a los equipos a evaluar la velocidad de entrega |
Presupuesto utilizado | La proporción del presupuesto que se ha gastado | Ayuda a establecer una comparativa entre el progreso y los costes |
Cambios de alcance | El grado de desviación del proyecto | Ayuda a gestionar la corrupción del alcance |
Capacidad del equipo | Si el equipo dispone del suficiente tiempo y recursos | Ayuda a los gerentes a equilibrar la carga de trabajo |
Tiempo de aprobación | El tiempo que tardan las revisiones o aprobaciones | Ayuda a identificar retrasos de las partes interesadas |
Resolución de riesgos | Si se están contemplando los riesgos | Ayuda a evitar que las pequeñas incidencias se conviertan en grandes retrasos |
Herramientas para hacer un seguimiento del progreso del proyecto
Además de los métodos de seguimiento, los gerentes de proyectos pueden utilizar varias herramientas para supervisar el progreso.
Tableros de proyectos
Los tableros de proyectos ayudan a los equipos a visualizar las distintas actividades por estados, es decir, ofrecen una visión simplificada de las actividades que están en progreso, así como las que se han completado y las que hay que hacer a continuación.
Los tableros de Jira ayudan a los equipos a gestionar la actividad mediante flujos de trabajo personalizables, lo que los convierte en un recurso útil para los equipos ágiles, los equipos de proyecto y los flujos de trabajo interdisciplinares.
Cronogramas y hojas de ruta
Los cronogramas proporcionan a los gerentes de proyectos una visión clara de los plazos, las dependencias y la secuenciación de los hitos. La vista de Cronograma de Jira puede ayudar a los equipos a planificar la actividad en función de los plazos y a entender cómo se articulan las tareas a lo largo de todo el proyecto, lo que, a su vez, permite establecer una relación entre el trabajo diario y los hitos más importantes.
Paneles e informes
Los paneles e informes de progreso ayudan a los equipos a supervisar el estado, los riesgos y las tendencias del proyecto. Además, proporcionan a los gerentes una visión general clara del progreso del proyecto y los factores que podrían frenar ese avance.
Los paneles e informes de Jira permiten a los equipos hacer un seguimiento de las métricas relacionadas con el progreso, como las actividades vencidas, el avance de los sprints, las tareas bloqueadas, la carga de trabajo y las tendencias relativas a la entrega.
Esta visibilidad puede derivar en la reducción del trabajo manual asociado con la elaboración de informes de estado. Por ejemplo, Bandhan Life utiliza los paneles y filtros de Jira para hacer un seguimiento del progreso y los hitos clave en lugar de recopilar las actualizaciones de estado de forma manual.
Como explica Shahid de Bandhan Life, los equipos ahora pueden acceder a "una visión en tiempo real de lo que está pasando", lo que ayuda a fomentar la responsabilidad.
Automatización del flujo de trabajo
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo permiten reducir el número de tareas repetitivas de gestión de proyectos para que los equipos se puedan centrar en garantizar el avance del progreso. Con las funciones de automatización de Jira, podrás configurar recordatorios automáticos, actualizaciones de estado, notificaciones y otras acciones recurrentes que guarden relación con el flujo de trabajo.
Documentación del proyecto
La documentación del proyecto permite a los equipos y ejecutivos consultar las metas, el alcance, las decisiones y las actualizaciones del proyecto en una única ubicación centralizada.
Las páginas de Confluence son una solución sencilla para gestionar la documentación, ya que, con ellas, podrás documentar los planes de proyecto, las notas de reuniones, los registros de decisiones, las actualizaciones de estado, los requisitos y las lecciones aprendidas. Cuando actualices las páginas de Confluence, todo el mundo podrá acceder a la versión actualizada en tiempo real.
Plantillas de actualización de estado
Las plantillas facilitan a los gerentes de proyectos la labor de informar sobre el progreso de una manera clara y coherente, con el fin de evitar cualquier tipo de confusión para las partes interesadas y garantizar la coordinación entre los diferentes equipos.
La plantilla de estado del proyecto de Confluence ayuda a los equipos a estandarizar el formato de las actualizaciones sobre las tareas que se han completado, los riesgos, los impedimentos, las decisiones y los próximos pasos.
Mantén la coordinación de tu equipo a medida que avanza la actividad vinculada con el proyecto
El seguimiento del progreso ayuda a los gerentes de proyectos a sacar adelante el trabajo. Podrás utilizar varios métodos y herramientas de seguimiento del progreso para mantener la coordinación de los equipos y garantizar el avance de los proyectos hacia el objetivo final.
Jira ayuda a los equipos a hacer un seguimiento de las tareas, los propietarios, los plazos, los impedimentos, los flujos de trabajo, los paneles y los informes para que los gerentes de proyectos tengan visibilidad en tiempo real sobre cómo avanza la actividad.
Confluence ofrece un espacio de trabajo compartido donde documentar las metas del proyecto, las actualizaciones de estado, las notas de reuniones, las decisiones y los próximos pasos, lo que, a su vez, permite a los equipos mantener el contexto del proyecto alineado con la actividad supervisada.
Preguntas frecuentes sobre el progreso del proyecto
¿Qué prácticas recomendadas se deben seguir para hacer un seguimiento del progreso de un proyecto?
Al hacer un seguimiento del progreso de un proyecto, es importante dividirlo en hitos y tareas, definir una meta clara y revisarlo con regularidad.
¿Cómo se puede saber si un proyecto se está retrasando?
Para determinar si un proyecto se está retrasando, atiende al trabajo que aún no se ha completado, los próximos plazos, los impedimentos y los riesgos. Si identificas estos problemas desde el principio, podrás evitar retrasos en los proyectos.
¿Con qué frecuencia se debe hacer un seguimiento del progreso del proyecto?
El progreso del proyecto se debe supervisar a diario mediante la organización de reuniones rápidas, así como controles de seguimiento semanales que permitan a los gerentes de proyectos abordar los hitos más importantes.
¿Cómo supervisan los gerentes de proyectos el progreso entre los diferentes equipos?
Los gerentes de proyectos utilizan herramientas como los tableros de kanban o scrum para supervisar el progreso entre los diferentes equipos, lo que, a su vez, permite a los equipos interdisciplinares mantener la coordinación y el compromiso con el trabajo.