Plantilla de seguimiento de proyecto
Supervisa cada tarea y cada hito del proyecto, desde su creación hasta su finalización, con una plantilla de seguimiento de proyectos.
Ideal para
Gestión de proyectos
Funcionalidades clave
Planificación de tareas
Priorización
Gestión de canalización
¿Qué es una plantilla de seguimiento de proyecto?
Una plantilla de seguimiento de proyectos monitoriza el progreso de los proyectos organizando las tareas, los cronogramas y los hitos. Proporciona un marco claro para supervisar las dependencias, asignar responsabilidades y garantizar que el proyecto vaya según lo previsto.
Información general sobre los proyectos
Una plantilla de seguimiento de proyectos proporciona una visión general centralizada del proyecto, a la que pueden acceder todos los miembros del equipo. Incluir el presupuesto del proyecto en la plantilla de seguimiento de proyectos ayuda a gestionar los recursos de forma eficaz y a garantizar el éxito del proyecto. Al poder ver cómo progresa el proyecto en un solo lugar, se reduce la comunicación innecesaria que frena la productividad y la fluidez.
Herramienta de gestión de tareas
Una plantilla de seguimiento de proyectos te permite hacer un seguimiento del progreso general y supervisar el estado de las tareas individuales. Priorizar la importancia del seguimiento del progreso del proyecto te permite mantener el control durante todo el ciclo de vida del proyecto. Una buena plantilla de seguimiento de proyectos proporciona respuestas visuales fáciles de procesar que informan a las partes interesadas sobre el estado del proyecto o la tarea. Utiliza una plantilla de seguimiento de proyectos para describir los hitos de cada fase del proyecto, incluida la fecha de inicio y la fecha prevista de finalización.
¿Qué incluye la plantilla de seguimiento de proyecto?
Tablero
Los tableros de kanban proporcionan un enfoque estructurado y visual de la gestión de tareas, ya que ayudan a los equipos a organizar los flujos de trabajo y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real. Con columnas como "Por hacer", "En curso" y "Completado", los equipos pueden supervisar fácilmente el estado de las tareas e identificar los cuellos de botella en el flujo de trabajo. Al utilizar una plantilla de tablero de kanban, los equipos ganan en transparencia y mejoran la colaboración y la flexibilidad al personalizar los flujos de trabajo para que se adapten a las necesidades cambiantes de los proyectos.
Cronograma
Las plantillas de seguimiento de proyectos incluyen un cronograma del proyecto que muestra las fechas de vencimiento, los hitos y las dependencias entre las tareas. Este calendario ayuda a facilitar una comunicación eficaz entre los miembros del equipo y las distintas partes interesadas, ya que proporciona acceso a información esencial sobre el estado del proyecto. Comparar el progreso real con el previsto te ayuda a identificar y mitigar lo antes posible los posibles retrasos y cuellos de botella de recursos.
Listas
La vista de Lista de una plantilla de seguimiento de proyectos funciona como núcleo de todas las tareas pendientes. La gestión adecuada de los recursos es crucial a la hora de dividir las tareas grandes en subtareas más pequeñas y gestionables. Una plantilla ayuda a visualizar el flujo de trabajo del proyecto con mayor precisión. Con una visibilidad clara de todas las tareas del proyecto, puedes asignar fácilmente la propiedad a miembros específicos del equipo, lo que mejora la responsabilidad, aumenta la eficiencia y garantiza el conocimiento de los plazos y los hitos principales.
¿Por qué usar una plantilla de seguimiento de proyectos?
Una plantilla de seguimiento de proyectos simplifica la gestión de proyectos al proporcionar una estructura clara para el seguimiento de las tareas, los cronogramas y el progreso. Como alternativa, el software de gestión de proyectos puede mejorar la organización de los proyectos al ofrecer funciones superiores de colaboración, seguimiento y creación de informes en tiempo real. Aquí te explicamos por qué es una herramienta fundamental:
- Supervisión centralizada de los proyectos: ofrece una plataforma única para hacer un seguimiento de todas las tareas, hitos y dependencias, lo que mejora la colaboración y reduce los problemas de comunicación.
- Mejora de la responsabilidad: la asignación de tareas con una propiedad clara garantiza que los miembros del equipo rindan cuentas y que los plazos se cumplan de manera eficiente.
- Mejora de la visibilidad: mantén el proyecto en marcha, visualiza el progreso, identifica los posibles retrasos y ataja los cuellos de botella de los recursos con antelación.
- Optimización de la comunicación: con cronogramas y estados de tareas accesibles, las partes interesadas y los miembros del equipo se mantienen coordinados sin reuniones ni actualizaciones excesivas.
Mitigación de riesgos: la identificación temprana de las incidencias mediante la supervisión del estado y un registro de incidencias integrado ayudan a resolver los riesgos de forma proactiva.
Una plantilla de seguimiento de proyectos garantiza que tu equipo mantenga el rumbo de principio a fin, ya que proporciona estructura, claridad y responsabilidad. ¿Estás a punto para empezar a optimizar el flujo de trabajo? Aquí te explicamos cómo empezar a usar una plantilla de seguimiento de proyectos.
Ventajas de utilizar una plantilla de seguimiento de proyectos
El uso de una plantilla de seguimiento de proyectos puede beneficiar a los gestores de proyectos y a los equipos. Estas son algunas de las ventajas más importantes de usar una plantilla de seguimiento de proyectos:
Mejora de la visibilidad y la transparencia del proyecto
Una plantilla de seguimiento de proyectos proporciona información general clara y concisa del progreso del proyecto, lo que permite a los miembros del equipo y a las partes interesadas supervisar el estado del proyecto fácilmente. Esta mejora de la visibilidad y la transparencia permite a los equipos identificar posibles incidencias desde el principio y tomar decisiones fundamentadas para garantizar que el proyecto vaya según lo previsto. Al tener una vista centralizada de todas las tareas, hitos y plazos del proyecto, los gestores del proyecto pueden evaluar rápidamente el estado del proyecto y tomar medidas correctivas si es necesario.
Mejora de la comunicación y la colaboración
Las plantillas de seguimiento de proyectos facilitan la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo al proporcionar una plataforma centralizada para compartir información y actualizaciones. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo esté en sintonía y trabaje para conseguir los mismos objetivos, lo que reduce los malentendidos y los problemas de comunicación. Con una plantilla de seguimiento de proyectos, los miembros del equipo pueden ver fácilmente quién es el responsable de cada tarea, supervisar el progreso y proporcionar actualizaciones, lo que fomenta un entorno de trabajo más colaborativo y cohesionado.
Mejor gestión de riesgos y seguimiento de incidencias
Una plantilla de seguimiento de proyectos permite a los equipos identificar y hacer un seguimiento de los posibles riesgos e incidencias y, de esa forma, desarrollar estrategias de mitigación y tomar medidas proactivas para minimizar su impacto. Esto ayuda a reducir la probabilidad de que los proyectos se retrasen y de que se produzcan sobrecostes y otros resultados negativos. Al mantener un registro de incidencias y supervisar periódicamente el estado de las tareas, quienes gestionan los proyectos pueden abordar los problemas antes de que se agraven para que su ejecución se desarrolle sin interrupciones.
Prácticas recomendadas para la supervisión de proyectos
Revisar y actualizar el plan del proyecto con regularidad resulta fundamental para garantizar que todo se desarrolle según lo previsto. Esto implica revisar el progreso del proyecto, identificar posibles desviaciones del plan y hacer los ajustes necesarios.
Al revisar y actualizar el plan del proyecto con regularidad, los equipos pueden asegurarse de que trabajan para alcanzar la misma meta y de que el proyecto avanza según lo esperado. Esta práctica ayuda a tener siempre en cuenta los objetivos del proyecto y permite a los equipos adaptarse a cualquier cambio o desafío.
Instrucciones para empezar a usar la plantilla de seguimiento de proyecto
Esta plantilla utiliza Jira Software para ayudar a tu equipo a gestionar un flujo de trabajo continuo.
