Bandhan Life unifica los equipos con Jira y Confluence Cloud

Desafío: la empresa india Bandhan Life quería una forma mejor de conectar los equipos y el trabajo en toda la organización para poder mejorar la colaboración, el seguimiento, la coordinación estratégica y la visibilidad.

Solución: la compañía de seguros de vida amplió el uso de Jira y Confluence para crear un sistema de trabajo unificado y colaborativo.

Resultado: al centralizar casi todos los equipos en Jira y Confluence, Bandhan Life no solo ha logrado sus objetivos originales, sino que también ha ahorrado tiempo en la gestión de proyectos y la elaboración de informes.

Creación de una experiencia de seguros basada en lo digital con un sistema de trabajo conectado

Bandhan Life es la primera compañía de seguros de la India que adopta modelos de trabajo distribuidos y que priorizan lo digital. El equipo tiene planes audaces para liderar el cambio en su sector, con el objetivo de optimizar la experiencia de los empleados, clientes y partners.

Tradicionalmente, los procesos relacionados con los seguros de vida son en gran medida manuales e implican mucho papeleo y documentación. La seguridad también es una preocupación clave, ya que el sector de los seguros gestiona información confidencial que es vulnerable al fraude.

Para Bandhan Life, la transición a un nuevo modelo era un objetivo ambicioso. Para hacerlo realidad, el equipo sabía que tendría que ajustar su proceso y su plataforma.

En busca de un sistema centralizado de comunicación, colaboración y coordinación

El trabajo diario de Bandhan Life suele requerir la colaboración entre partes internas y externas, como cuando los empleados incorporan nuevos partners de distribución (p. ej., bancos y corredores de seguros) para vender las pólizas de seguro de vida de la empresa. Con tanta coordinación necesaria, facilitar la colaboración era una prioridad clave de esta transformación digital.

Antes de que Bandhan ampliara el uso de las herramientas de Atlassian, los empleados tenían sus propios procesos para cada flujo de trabajo. La mayoría hacía un seguimiento del trabajo en Excel y se comunicaba a través de Slack, el correo electrónico y Microsoft Teams. La información estaba aislada en estos sistemas, lo que significaba que las personas tenían que buscarla en todas las plataformas o comunicarse directamente para obtenerla.

Esto no solo creaba fricciones y ralentizaba a la gente, sino que también dificultaba la elaboración de informes y la priorización. Con más de 120 proyectos en 25 departamentos, para el equipo directivo era un desafío ver cómo avanzaba el trabajo y asignar los recursos, especialmente en las distintas ubicaciones y áreas de la organización.

"Nos llevaba dos días hábiles preparar un informe sobre el progreso del proyecto", explica el vicepresidente de la oficina del CEO, Shahid Hussain. "El informe se creaba, se revisaba y se volvía a editar antes de que estuviera listo para el equipo directivo".

El vicepresidente ejecutivo de CISO y gobernanza de TI, Kiran Belsekar, añade: "Como organización que trabaja desde cualquier lugar, se hizo difícil hacer un seguimiento de los proyectos, realizar los controles diarios y supervisar el trabajo de los empleados. Todo el mundo trabajaba duro, pero, lamentablemente, no se estaban obteniendo buenos resultados desde la perspectiva de los objetivos y resultados clave".

Bandhan Life necesitaba un sistema de trabajo más conectado que indicase el progreso, mantuviera a los equipos coordinados y aportara visibilidad sobre cómo contribuye el trabajo a alcanzar los objetivos generales. "Queríamos tener una visibilidad amplia para dirigir mejor la energía hacia los objetivos de la organización y acabar con el aislamiento", afirma Kiran.

Ampliación de Jira y Confluence en un sistema de trabajo, con el apoyo de Padah Solutions

Bandhan Life buscó a Padah Solutions como partner de solución para que le ayudara a resolver este reto. Priti Kumar, fundador de Padah Solutions, recomendó ampliar el uso de Atlassian por parte de la empresa en lugar de adoptar una nueva herramienta. Los equipos técnicos de Bandhan Life ya utilizaban Jira desde hacía tiempo, por lo que era lógico apostar por Atlassian Cloud.

Con el fin de satisfacer las necesidades de las distintas funciones empresariales, Padah Solutions implementó tableros de Jira tanto ágiles como en cascada. Asimismo, integró Jira con Microsoft Outlook y Teams para que Bandhan Life pudiera utilizar estas herramientas de forma más ágil y centralizar la comunicación.

"Padah analizó nuestros requisitos y diseñó soluciones eficaces", afirma Shahid. "Nos pusimos al día con ellos a menudo durante todo el proceso, y se completó muy rápido gracias a su implicación y experiencia con Jira".

Jira y Confluence: las herramientas perfectas para la cultura colaborativa de Bandhan Life

Hoy en día, Atlassian Cloud sirve como plataforma de colaboración para casi toda la organización. Los equipos utilizan Jira para colaborar y supervisar el trabajo, además de Confluence como base de conocimientos centralizada. "Las herramientas de Atlassian se han convertido en nuestra cultura", asegura Kiran. "Todas las iniciativas empiezan en Jira".

Ahora, los equipos de Bandhan Life pueden trabajar juntos fácilmente durante todo el ciclo de vida de cada proyecto, sin importar cuántas personas necesiten colaborar.

Desde el principio, los equipos crean hojas de ruta completas e integrales para priorizar y planificar con Planes de Jira. A continuación, se crean automáticamente las incidencias en Jira, se asignan las tareas y se establecen los plazos. Los empleados utilizan Jira y Confluence para comunicarse durante la planificación y la ejecución, lo que ayuda a todos a mantenerse en sintonía, gestionar las dependencias y minimizar los retrasos. "Casi todo el mundo depende de alguna otra función y, con Jira, eso es fácil de entender", señala Shahid. "Los informes muestran claramente qué equipos dependen unos de otros en cuanto a apoyo y resultados».

Los paneles y filtros de Jira también facilitan el seguimiento del progreso y los hitos clave, lo que elimina la necesidad de que los gerentes recopilen manualmente actualizaciones de estado o pasen días elaborando un informe. "Dedicamos menos tiempo a averiguar qué proyecto se encuentra en qué fase y cuál es el más importante", cuenta Shahid. "Tenemos una visión en tiempo real de lo que está pasando, lo que impulsa la responsabilidad mutua".

Colaboración, comunicación y visibilidad: trabajar juntos para lograr resultados clave

Desde que Bandhan Life unificó el trabajo con el sistema de Atlassian, ha conseguido mejoras demostrables en cuanto a velocidad, visibilidad y eficiencia. "Somos una organización fuertemente orientada a los resultados. Jira y Confluence nos ayudan en esta tarea al establecer un nuevo estándar para un modelo que nos permite trabajar desde cualquier lugar y centrado en lo digital", afirma Shahid.

Adopción del 90 % en 90 días

Gracias a la ayuda de Padah Solutions a Bandhan Life para configurar Jira y Confluence de modo que cumpla todas las necesidades de su equipo, la organización se adoptó rápidamente. En tres meses, el 90 % de los usuarios adoptaron las herramientas de Atlassian Cloud como parte integral de su trabajo diario.

Un 30 % menos de tiempo dedicado a la gestión de proyectos

Con Jira y Confluence, no hay necesidad de contactar con las partes interesadas para evaluar el progreso. Los gerentes encuentran toda la información que necesitan en los más de 100 tableros de Jira de los proyectos de Bandhan Life. Desde la transición, los gerentes dedican un 30 % menos de tiempo a supervisar y gestionar proyectos, así que disponen de más tiempo para el trabajo de alto impacto.

Aumento del 20 % en la productividad individual

Antes de Jira y Confluence, los empleados tenían que dedicar tiempo cada día a buscar en los sistemas, pedir ayuda a sus compañeros y gestionar las dependencias y las aprobaciones. Jira y Confluence eliminan la mayor parte de ese trabajo, lo que ahorra a cada empleado aproximadamente 1,5 horas cada día.

400 horas al año ahorradas en la presentación de informes

Antes de centralizar el trabajo en Atlassian Cloud, los equipos dedicaban dos días a preparar un informe cada vez que necesitaban compartir el progreso de un proyecto con el equipo directivo. Jira ha automatizado casi todo ese trabajo, lo que ahorra aproximadamente 100 horas por trimestre o 400 horas por año.

El 95 % de todas las comunicaciones se registran en Jira

En lugar de estar dispersas en Excel, correo electrónico, Slack y Teams, casi todas las comunicaciones relacionadas con los proyectos (para todo excepto el trabajo de ventas de campo) se registran y supervisan ahora en Jira, lo que ayuda a las personas a estar más informadas sobre el progreso y el estado de su trabajo. "Tenemos plena visibilidad incluso antes de que empiece el trabajo", explica Shahid. "Cada iniciativa se introduce en Jira, mientras que un correo electrónico de desencadenador informa a todo el mundo de que se ha puesto en marcha".

Priorización en tiempo real

Con una mayor visibilidad y unos informes más sencillos, los empleados pueden tomar decisiones más rápido y realizar los ajustes necesarios. Asimismo, los líderes pueden priorizar de forma dinámica y colaborativa, viendo el estado de cualquier proyecto a través de Jira durante las reuniones en lugar de depender de un informe estático.

Como todo el mundo puede consultar en tiempo real el estado y la importancia de los proyectos de un vistazo, a los empleados de todos los niveles de la empresa (no solo a los directivos) les resulta más fácil centrarse en el trabajo que más importa. "Con Jira y Confluence, todo el mundo prioriza automáticamente lo que es importante y trabaja de forma natural para obtener mejores resultados finales", afirma Shahid.

La plataforma y los partners adecuados para llevar el sector de los seguros de la India a una nueva era

Si bien unificar el trabajo en Jira y Confluence Cloud ha mejorado la experiencia de los empleados de Bandhan Life, los distribuidores que venden sus pólizas y los clientes que buscan asegurar su futuro también se están beneficiando. "Hemos visto un aumento de la velocidad de entrega de productos e incorporación de partners", explica Shahid.

Con las herramientas de Atlassian Cloud y el apoyo de Padah Solutions, el equipo de Bandhan Life ha conseguido hacer realidad su visión de ofrecer una experiencia de seguros más cómoda y digital para los empleados, partners y clientes en todo el país.