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Cómo gestionar la corrupción del alcance: consejos para gestores de proyectos
PRINCIPALES CONCLUSIONES
La corrupción del alcance es actividad no aprobada que amplía el alcance sin ajustar el tiempo, el presupuesto ni los recursos correspondientes.
Suele presentarse en forma de pequeñas peticiones razonables, pero acaba provocando retrasos en los plazos y sobrecostes.
La solución no solo consiste en decir que no, sino en implementar una línea base del alcance y un control de cambios claros para hacer visibles las concesiones.
Lleva un control de los cambios en un registro y revisa el alcance todas las semanas para detectar a tiempo indicios de corrupción.
Si tu plan de proyecto no para de crecer, pero los plazos no cambian, no estás siendo flexible: estás siendo testigo de la corrupción del alcance en primera persona.
La corrupción del alcance se produce cuando los requisitos de un proyecto se amplían más allá de lo acordado en un principio sin ajustar el tiempo, el presupuesto ni los recursos correspondientes.
¿Por qué es importante?
El alcance está vinculado a otros dos factores: el tiempo y el coste, lo que, en conjunto, se conoce como la triple restricción. Si modificas uno, es probable que los demás también se vean afectados.
Si no abordas la corrupción del alcance, te expones a un alto riesgo de que los proyectos fracasen y se produzcan sobrecostes. Este problema puede afectar a todo tipo de proyectos en cualquier momento, independientemente del sector.
Sigue esta guía para descubrir cómo detectar la corrupción del alcance a tiempo, controlar los cambios sin causar caos y coordinar a las partes interesadas en torno a las concesiones que supone cada nueva solicitud.
¿Qué es la corrupción del alcance?
La corrupción del alcance es la ampliación descontrolada de las metas, tareas o entregas de un proyecto más allá del plan original. Normalmente se produce al añadir nuevos requisitos a un proyecto sin someterlos a los procesos de revisión o aprobación adecuados.
Esto suele generar retrasos en el proyecto, un aumento de los costes y una sobrecarga de recursos. Sin embargo, la gestión eficaz del alcance reduce en gran medida los riesgos y los retrasos, lo que permite que los proyectos vayan según lo previsto.
¿Cómo surge la corrupción del alcance en el contexto de la gestión de proyectos?
La corrupción del alcance en el contexto de la gestión de proyectos se suele manifestar como tres efectos principales:
El alcanceaumenta cuando aparecen nuevas funciones, entregas y pequeñas solicitudes o peticiones.
La planificaciónse extiende cuando el aumento del volumen de trabajo conlleva la necesidad de dedicar más tiempo para completar el proyecto.
Los presupuestos aumentan cuando se requiere más tiempo, recursos o proveedores, lo que incrementa los costes.
Cuando el alcance del proyecto se amplía más allá de lo acordado en un principio, ya sea debido a cambios descontrolados o problemas con la gestión de los requisitos, se produce la corrupción del alcance:
Después de la fase de descubrimiento: una vez que las partes interesadas ven los primeros borradores y quieren que se apliquen "pequeñas" mejoras.
Durante la creación o ejecución: cuando surgen restricciones y las soluciones alternativas generan trabajo adicional.
Cerca de la recta final: cuando los casos especiales o los retoques finales de repente se vuelven imprescindibles.
Ten en cuenta que la corrupción del alcance no suele surgir a raíz de una petición desproporcionada. Por lo general, es la combinación de una serie de incorporaciones que parecen razonables.
¿Cuáles son las causas de la corrupción del alcance?
La definición poco clara del alcance es uno de los desafíos más habituales de la corrupción del alcance. La ambigüedad o la falta de detalles en cuanto a los límites del proyecto deriva en interpretaciones erróneas y cambios descontrolados.
Estas son las causas de la corrupción del alcance con mayor repercusión en el caso de que hayas definido requisitos confusos o deficientes:
Falta de comunicación con las partes interesadas
Cuando los equipos no comparten la misma definición de "hecho", los requisitos se interpretan de manera diferente y las modificaciones se convierten de manera sutil en nuevo trabajo. Los problemas de comunicación suelen surgir cuando se carece de las herramientas necesarias para garantizar que las conversaciones se desarrollen de forma fluida o resulten fáciles de encontrar.
La comunicación por correo electrónico puede ser una de las principales causas de la corrupción del alcance, ya que los mensajes se pierden o los requisitos no quedan del todo claros debido a la infinidad de cambios de contexto.
Una solución fácil es adoptar una base de conocimientos que se convierta en tu fuente de información centralizada de cara a agrupar toda la documentación del proyecto. Con estas herramientas, podrás centralizar la comunicación.
Además, como mejora adicional, puedes grabar vídeos de tu pantalla desde Loom para ponerlos a disposición de las partes interesadas y mantenerlas al tanto de todo. Las transcripciones generadas con IA hacen que resulte muy fácil insertar automáticamente estas grabaciones en la documentación relativa al alcance del proyecto o los requisitos.
Objetivos de proyecto poco claros
Si las metas del proyecto no están claras o son demasiado simplistas, se volverá complicado evaluar las nuevas solicitudes sobre la base de una métrica de éxito clara. Si no se definen los objetivos del proyecto, resultará difícil determinar qué solicitudes respaldan de manera efectiva las metas generales.
Los equipos suelen malinterpretar lo que hay que entregar. Para solucionar este problema, alinéate con los objetivos de las partes interesadas antes de empezar el trabajo.
Sin embargo, si intentas iniciar estas conversaciones sin tener los objetivos del proyecto bien definidos, abrirás la puerta a las interpretaciones erróneas y a la corrupción del alcance.
Demasiadas partes interesadas
Cuando un proyecto implica a demasiadas partes interesadas, cada persona aportará sus propias ideas, prioridades y expectativas.
En este contexto, el lema de "ninguna idea es mala" no resulta de gran utilidad. La participación de múltiples partes interesadas (junto con sus opiniones) suele conllevar cambios frecuentes, nuevas solicitudes o modificaciones en el alcance del proyecto.
Sin un proceso de gestión de comentarios y aprobaciones, estas aportaciones contradictorias pueden provocar que el equipo del proyecto se sienta rápidamente abrumado. Como resultado, es posible que el proyecto se amplíe más allá de las metas originales, lo que dificulta la labor de cumplir con el cronograma y atenerse al presupuesto.
Define claramente quién toma las decisiones, así como roles claros desde el principio para que no pagues el precio de la sobrecarga de las partes interesadas. Prueba a utilizar una plantilla de roles y responsabilidades para complementar el alcance del proyecto.
Proceso de control de cambios ineficaz
Si los cambios se pueden introducir sin seguir un proceso formal (por ejemplo, a través de Slack, conversaciones de pasillo o preguntas del tipo "¿podrías solo...?"), experimentarás una corrupción del alcance incluso con un buen plan inicial.
Implementar un proceso formal de control de cambios y una gestión eficaz de los requisitos es esencial para gestionar la corrupción del alcance y evitar que se apliquen modificaciones no autorizadas al alcance del proyecto.
6 prácticas recomendadas para identificar y evitar la corrupción del alcance
Definir claramente el alcance del proyecto desde un principio es esencial para evitar la corrupción del alcance. Sin embargo, a medida que surjan nuevas solicitudes, ¿cómo podrás identificar rápidamente los riesgos con mayor impacto?
A continuación, te presentamos algunos métodos que resultan útiles para identificar y evitar la corrupción del alcance antes de que sea demasiado tarde:
1. Programa reuniones rápidas
Aunque las reuniones rápidas son una práctica común en el contexto de desarrollo de software, otros tipos de equipos han sabido detectar rápidamente las ventajas que suponen las reuniones diarias o semanales. En el caso de proyectos más grandes e interdepartamentales, Bruce Templeton, desarrollador y responsable de equipo de Atlassian, utiliza reuniones de scrum de scrums.
Estas reuniones rápidas en las que participan múltiples equipos ayudan a identificar los cambios de alcance más rápido. Scrum de scrums abre las puertas al intercambio de conocimientos y revela desde el principio problemas importantes que podrían derivan en la corrupción del alcance.
Si necesitas ayuda para documentar los elementos clave de estas reuniones, plantéate utilizar una plantilla gratuita de reuniones rápidas diarias para llevar un control de todo entre los distintos equipos.
2. Redacta una declaración de alcance concisa
No dejes que los requisitos o los próximos pasos queden abiertos a la interpretación. Redacta una declaración de alcance lo suficientemente breve como para que las partes interesadas la lean y extraigan información clave.
En una declaración formal de alcance o alcance del trabajo (SOW) se deben describir todas las entregas, hitos del proyecto y límites, así como documentar explícitamente lo que no está incluido en el alcance para evitar malentendidos, así como la corrupción del alcance.
Como defensa, lo mejor que puedes hacer es establecer una línea base del alcance que todo el mundo pueda utilizar como referencia.
3. Enumera claramente las entregas y las exclusiones
Si no estableces un alcance de proyecto detallado, no habrá ningún tipo de control bien definido y aprobado de antemano sobre lo que está incluido y lo que no en las entregas del proyecto. Es muy importante garantizar esta claridad en torno a lo que se incluye y lo que no, ya que la corrupción del alcance suele surgir de suposiciones que no se manifiestan.
Asegúrate de que el alcance de tu proyecto incluya:
Entregas: para que todo el mundo entienda lo que está incluido y lo que no, enumera las entregas del proyecto y los requisitos, como pantallas de flujo de incorporación, lista de comprobación, secuencia de correos electrónicos, artículos de ayuda actualizados y eventos de análisis.
Exclusiones: incluye cambios de precios, migraciones de facturación, nuevas integraciones o rediseños de la configuración de la cuenta para ir siempre un paso por delante.
4. Define los objetivos SMART del proyecto
Los criterios de éxito deben definirse como objetivos SMART claros y medibles para indicar la finalización de las entregas y garantizar el éxito del proyecto. Como recordatorio, los objetivos SMART son:
Específicos: qué va a cambiar
Medibles: cómo sabrás que han funcionado
Alcanzables: se enmarcan dentro de unos límites
Relevantes: están vinculados a los resultados empresariales
De duración determinada: tienen una fecha límite
Si necesitas ayuda para detallar tus objetivos, utiliza una plantilla de objetivos SMART para proporcionar un marco estructurado de cara a consolidar la colaboración en los proyectos y definir los métodos para conseguir que estos tengan éxito.
5. Obtén la aprobación de las partes interesadas desde el principio
Obtener la aprobación del patrocinador del proyecto y las partes interesadas clave garantiza la coordinación desde el inicio. Una línea base del alcance aprobada no implica dejar de hacer cambios, sino documentarlos de manera explícita.
Vincula la línea base del alcance al trabajo en sí. Con las herramientas de gestión ágil de proyectos, podrás conectar el resumen del proyecto con los epics y, luego, con los criterios de aceptación.
Las vistas de los datos relevantes de los epics permiten evitar que las aprobaciones queden retenidas en los correos electrónicos. Las aprobaciones deben ser claras y accesibles para todas las personas involucradas. Además, un panel centralizado facilitará la vida a todo el mundo.
6. Sigue un proceso de control de cambios
No evitarás la corrupción del alcance diciendo que "no" a todo. La clave es hacer visibles los cambios, evaluarlos y aprobarlos, siempre con compensaciones claras.
Los procesos de control de cambios te ayudarán a seguir un plan específico cada vez que surja una nueva solicitud o petición. A continuación, te mostramos un proceso simple de control de cambios que puedes seguir:
Envía la solicitud de cambio. Documenta los cambios y por qué son importantes en este momento. Asegúrate de que haya un propietario y una justificación empresarial clara.
Evalúa el impacto. Estima el impacto que tendrá en el cronograma, para determinar qué se debe cambiar o posponer, así como en el presupuesto o los recursos, por ejemplo, en términos de nuevos costes, personal o costes de oportunidad.
Decide las concesiones. Decide si aprobar, rechazar, posponer o cambiar el alcance; para ello, puedes decir algo como "solo puedes añadir x si eliminas y". Ninguna decisión debería ser un "sí" rotundo, siempre hay que hacer una concesión.
Registra la decisión. Registra quién lo ha aprobado, cuándo y por qué. Esto crea responsabilidad y evita que se genere el mismo debate más adelante.
Actualiza el plan y el sistema de registro. Si se aprueba, actualiza la línea base del alcance y el cronograma del proyecto. Crea un backlog y añade comunicaciones de las partes interesadas para que el proyecto refleje la realidad.
No dejes que tus proyectos se descarrilen por una corrupción del alcance que se puede evitar
Lo entendemos: la corrupción del alcance es un auténtico desafío que afecta incluso a los proyectos mejor planificados. Los cambios no aprobados, los retrasos y el aumento de costes conllevan riesgos, lo que se traduce en el fracaso de los proyectos.
Al definir claramente los objetivos del proyecto, establecer procesos estructurados de gestión de cambios y mantener una comunicación abierta con las partes interesadas, los equipos minimizan el riesgo de corrupción del alcance.
Herramientas como Jira ayudan a los equipos a implementar de manera proactiva la gestión del alcance para mantener los proyectos según lo previsto y asegurar el éxito de la entrega de los resultados esperados. ¡Compruébalo de primera mano y prueba Jira gratis hoy mismo!
Preguntas frecuentes de la corrupción del alcance
¿Cómo respondes cuando alguien te pide “algo más”?
Vuelve a mostrar la línea base del alcance antes de hablar de la solicitud. De este modo, la conversación se centra en lo acordado originalmente. Di cosas como:
“Esto es lo que acordamos entregar según el alcance original”.
“Esto es lo que cambiaría esta nueva solicitud”.
Mantén el alcance visible en tu System of Work y evita enterrarlo en un documento. En Jira, los equipos suelen detectar cambios de alcance de forma anticipada usando informes como diagramas de evolución que muestran actividad que se añade a mitad del proceso.
¿Cómo evalúas si vale la pena hacer un cambio?
Ejecuta cada solicitud a través de una verificación de impacto breve antes de que se apruebe. Los proyectos más largos son especialmente vulnerables porque las pequeñas adiciones se acumulan rápidamente y se convierten en retrasos y sobrecostes presupuestarios.
Asegúrate de evaluar las solicitudes de cambio haciendo estas preguntas:
¿Cambia esto el resultado que queremos conseguir?
¿Cambia la fecha límite?
¿Aumenta el esfuerzo, el coste o el riesgo?
¿A qué estamos dispuestos a renunciar para hacer sitio?
¿Cómo evitar que el “sí” se convierta en una situación que se nos vaya de las manos?
Si aceptas una solicitud, intercambia algo. “Sí” sin un intercambio es como la corrupción del alcance se convierte en el nuevo plan. Estas son algunas de las opciones que puedes seguir:
Abandona o aplaza las actividades de bajo valor
Reduce el alcance en otra parte del mismo hito
Modifica la fecha límite con la aprobación de las partes interesadas
Añade recursos (solo cuando esté justificado y planificado)
¿Cómo se consigue que las partes interesadas se pongan de acuerdo sin debates interminables?
Reemplaza los argumentos improvisados con un proceso de revisión formal y ligero. Las reuniones de revisión de cambios cortas y estructuradas son mejores que volver a debatir la misma decisión en hilos de chat.
Explica las ventajas y desventajas en un lenguaje sencillo:
Si añadimos X, movemos la fecha o eliminamos Y.
Las partes interesadas suelen aceptar compromisos cuando los impactos son concretos y están documentados. Pero, si no se utiliza un lenguaje firme y tajante, se da pie a que se cuestionen las decisiones y se añadan elementos al alcance del proyecto que, como bien sabemos, afectarán a los plazos.