Sprout Social bietet mit Atlassian eine erstklassige Einstellungserfahrung

"Wie halten wir das alles am Laufen?"

Da sich die Führungskräfte von Sprout im Laufe der Jahre immer ehrgeizigere Ziele setzten, musste die Belegschaft schnell skaliert werden, um diese Ziele erreichen zu können. Das Recruitment-Team war dafür zuständig, dem schnell wachsenden Team und der schnell wachsenden Präsenz des Unternehmens gerecht zu werden. Dabei stieß es auf mehrere typische Herausforderungen, denen sich viele wachstumsstarke, verteilte Teams gegenübersehen.

Aus logistischer Sicht wurde es immer schwieriger, alles zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten. Jeder Mitarbeiter des Recruitment-Teams hatte bisher sein eigenes System und grundlegende Tools wie Google Tabellen verwendet, um Einstellungs- und Onboarding-Tasks zu verfolgen. Der Status oder Fortschritt auf Teamebene war nicht transparent. Immer wieder wurden Tasks übersehen oder vergessen. Außerdem hatten die Mitarbeiter ohne Vorlagen oder eine zentrale Wissensdatenbank keine etablierte Methode, um Informationen zu dokumentieren, Artefakte (wie Schulungsmaterial) auf dem neuesten Stand zu halten oder wichtige Details (wie HR-Richtlinien oder Anweisungen für Gespräche mit Bewerbern) auszutauschen.

Das Recruitment-Team hatte darüber hinaus die generelle Vision, ein integrativeres, einfühlsameres und konsistenteres Einstellungs- und Onboarding-Erlebnis für alle Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund und über alle Standorte hinweg zu schaffen – eine Erfahrung, die ihre alten Tools und Prozesse einfach nicht bieten konnten. "Wir skalierten in Bezug auf Größe und Anforderungen, fragten uns dabei aber: 'Wie halten wir das alles am Laufen?'", erinnert sich Recruitment Specialist Tommy Bullington. Confluence und Trello ergaben eine leistungsstarke Lösung.

Confluence kombiniert mit Trello für ein intuitives, skalierbares System

Um Silos zu überbrücken, die Effizienz und Effektivität zu steigern und allen Beteiligten das bestmögliche Erlebnis zu bieten, begann das Recruitment-Team mit der Suche nach potenziellen Softwarelösungen. Confluence wurde im gesamten Unternehmen als zentrale Anlaufstelle für Wissen eingeführt, aber das Team benötigte auch Projektplanungssoftware. Als Tommy diese Gedanken kurz nach seinem Einstieg bei Sprout mit einem Kollegen teilte, empfahl dieser Trello für eine einfache, visuelle Methode der Zusammenarbeit und des Nachverfolgens der täglichen Arbeit.

Die Kombination von Trello und Confluence bot eine intuitive Lösung. "Nicht alle Mitglieder unseres Recruitment-Teams sind geborene Projektmanager", erklärt Haley Ennes, Recruitment Enablement Senior Program Manager. "Die Verwendung von Tools wie Trello und Confluence entlastet erheblich und ermöglicht mehr Zusammenarbeit, ohne alles komplizierter zu machen. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter wohler, sind zufriedener, und wir können schneller arbeiten." Tommy fügt hinzu: "Trello bietet dieselben Elemente [wie ein technisches Tool wie Jira Software], aber mit einer benutzerfreundlicheren Oberfläche und Benutzererfahrung. Es ist das Tor zu Jira, aber weniger einschüchternd."

Das Einrichten von Trello-Boards war für jeden einfach und das Organisieren nach Task-Status ("Backlog", "Zu erledigen", "Geplant", "In Bearbeitung", "In der Warteschleife" und "Erledigt") hat die Verwaltung von Dutzenden von Projekten und Personen zum Kinderspiel gemacht.

"Unsere Spezialisten und Koordinatoren erledigen täglich so viele Terminplanungs- und Onboarding-Aufgaben. Sie müssen ständig mit der Arbeit jonglieren. Mit Trello und den anderen Atlassian-Tools ist es viel einfacher, dir ein Bild davon zu machen, wo du dich in deiner Projektzeitleiste befindest, was fällig ist und wann, und dich zu melden, wenn du mehr Zeit benötigst", erklärt Tommy. Er sagt, dass das Team auch das "Erfolgserlebnis" liebt, wenn es Checklisten abarbeiten kann. "Nichts macht mir mehr Freude, als etwas abhaken zu können. Das ist so einfach!"

Erweiterung und Integration für Zusammenarbeit und Austausch

Im Laufe der Zeit optimierte das Recruitment-Team seine Prozesse und die Trello-Plattform durch neue Funktionen und Rituale noch weiter. Das Team trifft sich jetzt zweimal im Jahr außerhalb des Standorts, um Retrospektiven abzuhalten und die Arbeit für die kommenden Monate zu planen. Neue Projekte und Ziele werden dann an Trello übertragen, das als zentrales Projektmanagement- und Brainstorming-System und als Ressource für die zweiwöchentlichen Stand-ups dient (die zuvor einmal pro Woche stattfanden und dank der durch Trello verbesserten Teamausrichtung reduziert werden konnten).

Wenn sich Boards und Karten ändern, werden die Teammitglieder über Slack benachrichtigt, damit sie immer auf dem Laufenden bleiben. Das Team spart noch mehr Zeit mit Power-Up-Regeln, Automatisierungen und Integrationen. Beispielsweise wird eine Karte als abgeschlossen markiert, wenn sie in die Liste "Erledigt" verschoben wird. Mit Butler (der integrierten Automatisierungsfunktion von Trello) werden automatisch zweiwöchige Fristen für neu erstellte Karten festgelegt.

Nach einem Brainstorming oder der Entwicklung eines neuen Projekts in Trello dokumentiert das Recruitment-Team seine Arbeit in Confluence und teilt sie mit dem gesamten Unternehmen. Zum Beispiel hat das Team einen Leitfaden für neue Mitarbeiter entwickelt, der Einzelheiten über die Unternehmenskultur von Sprout, wichtige Richtlinien und Verfahren, Kommunikationserwartungen und mehr enthält. Es gibt auch ein Pilotprogramm, in dessen Rahmen Bewerber ein ungezwungenes Gespräch mit Mitarbeitern aus identitäts- oder interessenbasierten Community-Ressourcengruppen (CRGs) wie Remote-Mitarbeitern oder Mitgliedern der LGBTQIA+-Community führen können. CRG-Mitglieder können einen Ressourcenleitfaden aus Confluence nutzen, der eine Liste von Fragen enthält, die sie den Bewerbern bei diesen Gesprächen stellen können. Außerdem sind dort Dos ans Don'ts und weitere hilfreiche Tipps aufgeführt. Darüber hinaus unterhält jede CRG eine Confluence-Seite mit Informationen darüber, wer beteiligt ist und woran sie gerade arbeiten, sodass die Gruppen voneinander lernen können und alle über die neuesten Initiativen der Gruppe auf dem Laufenden bleiben.

Einen zentralen Ort zum Speichern von Informationen zu haben, war auch von unschätzbarem Wert, um Mitarbeiter fest einzubeziehen und in Verbindung zu halten, was für ein verteiltes Unternehmen besonders schwierig sein kann. "Confluence ist unsere zentrale Informationsquelle. Es zieht die Mitarbeiter zur Verantwortung. Wenn es einen Prozess oder Richtlinien gibt, sind sie im Wiki zu finden, sodass jeder sie nachlesen und die Begründung dahinter verstehen kann", so Haley. Tommy fügt hinzu: "Es hilft auch bei verteilter Arbeit und Remote-Arbeit. Wir ersparen uns viel Hin und Her, weil wir einfach einen Link zu einer Confluence-Seite versenden können."

Die einzelnen Teammitglieder experimentieren mit individuellen Möglichkeiten, Atlassian-Tools auch für die teamübergreifende Zusammenarbeit zu nutzen. Tommy hat sich zum Beispiel mit dem Manager of People of Operations von Sprouts zusammengetan, um ein Trello-Board für die Koordinierung neuer Mitarbeiter einzurichten. Sobald ein Bewerber offiziell eingestellt wird, fügt der Manager Tommy zu einer Trello-Karte hinzu, die eine Checkliste für Onboarding-Aufgaben enthält, die Tommy erledigen muss. Falls IT-Unterstützung benötigt wird, kommuniziert das Team dies über Jira Software. Dieses System sorgt dafür, dass alle Teammitglieder organisiert sind, auf demselben Stand bleiben und wissen, wann die Arbeit erledigt ist. "Trello-Boards sind kollaborativ und jede Karte erzählt ihre eigene Geschichte. Man kann anderen Fragen stellen, Links posten und sich über Abhängigkeiten austauschen", erklärt Haley. Tommy fährt fort: "Die Möglichkeit, Mitarbeiter zu markieren und Arbeit mit dem Aktivitäten-Feed sichtbarer zu machen, hält alle über den Prozess auf dem Laufenden und macht es einfach, andere hinzuzuziehen."

Dies ist eines von vielen Beispielen, wie Atlassian Sprout geholfen hat, besser zusammenzuarbeiten und dafür zu sorgen, dass sich die Teammitglieder stärker einbezogen fühlen. "Mit das Beste an Sprout ist, dass du unabhängig von der eigenen Position im Team immer das Gefühl hast, ein Mitspracherecht zu haben. Du wirst ermutigt, mit anderen zusammenzuarbeiten und dich ihnen ebenbürtig zu fühlen", so Tommy. "Wenn du dein Bild auf einer Karte oder in einer Task beispielsweise zusammen mit dem Namen und Bild eines Senior Recruitment Partners siehst, fühlt es sich an, als würdet ihr als Team zusammenarbeiten, um etwas zu erreichen, das dir, deinem Team und ganz Sprout Social zugutekommt."

Eine erstklassige Einstellungserfahrung vom ersten Moment an

Vom Brainstorming von Ideen über die Umsetzung und Nachverfolgung aller Details bis hin zum Teilen der Ergebnisse mit dem gesamten Unternehmen hat das Recruitment-Team die HR-Tools von Atlassian eingesetzt, um die Erfahrungen von Bewerbern und neuen Mitarbeitern so unvergesslich wie das Kundenerlebnis zu gestalten. Mit Trello als zentraler Informationsquelle des Teams für das Projektmanagement, Confluence als offizieller Datenbank des gesamten Unternehmens für alle wichtigen Informationen und Jira als kollaborativer Verbindung zu den technischen Teams erledigt das Recruiting-Team nicht einfach nur mehr Arbeit, sondern mehr von der richtigen Arbeit. "Diese Tools helfen uns, zusammenzukommen und so zusammenzuarbeiten, dass wir die Arbeit visualisieren und mit anderen Teammitgliedern teilen können. Wir können brainstormen und abseits ausgetretener Pfade denken, spannende neue Ideen entwickeln und daraus Prozesse machen", erklärt Haley.

Mit Atlassian spart das Recruiting-Team Zeit, verbessert die Transparenz und Zusammenarbeit und vermittelt vor allem durchgängig, wie die Unternehmenskultur bei Sprout aussehen soll. "Wir möchten Bewerbern vom ersten Moment an ein erstklassiges Erlebnis bieten", erklärt Tommy. "Dazu gehört auch, ihnen zu vermitteln, dass sie gesehen, gehört und anerkannt werden, egal wer sie sind und woher sie kommen." Es ist diese auf Menschlichkeit ausgelegte Kultur, dank der sich Sprout auch weiterhin als beliebte Marke für Kunden und Mitarbeiter auf der ganzen Welt etablieren wird.