Sprout Social offre un'esperienza di assunzione di livello mondiale con Atlassian

«Come facciamo a mandare avanti tutto?»

Poiché i leader di Sprout si sono posti obiettivi sempre più ambiziosi nel corso degli anni, la loro forza lavoro ha dovuto crescere rapidamente per raggiungerli. Sebbene il reparto Recruitment abbia lavorato diligentemente per soddisfare il team e la presenza dell'azienda in rapida espansione, si è imbattuto in diverse sfide comuni affrontate da molti team distribuiti ad alta crescita.

Dal punto di vista logistico, stava diventando sempre più difficile mantenere tutto organizzato e aggiornato. Ogni dipendente addetto al reclutamento utilizzava il proprio sistema e strumenti di base, come Fogli Google, per tenere traccia delle task di reclutamento e assunzione. Non c'era visibilità sullo status o sui progressi a livello di team ed era facile che alcune task non fossero viste. Inoltre, senza modelli o una knowledge base centrale, i dipendenti non avevano un modo consolidato per documentare le informazioni, mantenere aggiornati gli artefatti (come i materiali per la formazione) o condividere dettagli importanti (come le politiche delle risorse umane o le istruzioni per i colloqui per i responsabili delle assunzioni).

Il reclutamento aveva anche una visione più ampia per creare un'esperienza più inclusiva, empatica e coerente per tutti i dipendenti, di ogni provenienza e in tutte le sedi, un'esperienza che i loro strumenti e processi precedenti semplicemente non potevano supportare. «Stavamo crescendo in termini di dimensioni ed esigenze e non eravamo sicuri di come continuare», ricorda lo specialista del reclutamento Tommy Bullington. Confluence e Trello hanno presentato una soluzione potente.

Confluence si abbina a Trello per dare vita a un sistema intuitivo e scalabile

Per colmare i silos, aumentare l'efficienza e l'efficacia e fornire la migliore esperienza possibile a tutte le parti interessate, il team di assunzione ha iniziato a ricercare potenziali soluzioni software. Confluence era stato adottato in tutta l'organizzazione come centro di conoscenza centrale, ma il team aveva anche bisogno di un software per la pianificazione dei progetti. Mentre Tommy condivideva questi pensieri con un collega poco dopo essere entrato in Sprout, quest'ultimo ha consigliato Trello come modo semplice e visivo per collaborare e tenere traccia del lavoro quotidiano.

La combinazione di Trello e Confluence ha offerto una soluzione intuitiva. «Siamo un team di reclutamento e non tutti sono project manager nati», afferma Haley Ennes, Senior Program Manager di Recruitment Enablement. Usare strumenti come Trello e Confluence è possibile alleviare molta pressione e dar vita a una maggiore collaborazione senza scoraggiare... Fa sentire le persone più a loro agio ed entusiaste e ci ha permesso di lavorare più velocemente». Tommy aggiunge: «Trello ti offre gli stessi elementi [in quanto strumento tecnico come Jira Software], ma con un'interfaccia ed un'esperienza più facili da usare. È la porta di accesso a Jira, ma più semplice».

Configurare le bacheche di Trello è stato facile per chiunque e l'organizzazione in base allo stato delle task (Backlog, Da fare, Pianificato, In corso, In attesa e Fatto) ha reso semplice la gestione di dozzine di progetti e persone.

«I nostri specialisti e coordinatori si destreggiano tra così tante attività di pianificazione e onboarding ogni giorno. Hanno molto a cui pensare. Con Trello e qualsiasi strumento Atlassian, è molto più facile farsi un'idea di dove ti trovi nella timeline del tuo progetto, cosa è previsto e quando, e contattarci se si ha bisogno di più tempo», spiega Tommy. Afferma inoltre che il team ama anche il «senso di realizzazione» che deriva dal completare le checklist. «Niente mi dà più gioia di poter spuntare qualcosa completato. È una cosa così semplice!»

Espansione e integrazione per la collaborazione e la connessione

Nel tempo, il reparto Recruitment ha perfezionato ulteriormente i propri processi e la piattaforma Trello con nuove funzionalità e rituali. Il team ora si riunisce fuori sede due volte all'anno per tenere retrospettive e pianificare il lavoro per i mesi successivi. I nuovi progetti e obiettivi vengono quindi trasferiti su Trello, che funge da sistema principale per la gestione dei progetti e il brainstorming, nonché da risorsa per guidare i loro risultati bisettimanali (che sono stati ridotti rispetto a una cadenza settimanale grazie a un migliore allineamento del team con Trello).

Man mano che le bacheche e le schede cambiano, i membri del team ricevono notifiche tramite Slack per rimanere informati sugli ultimi aggiornamenti. Il team risparmia ancora più tempo con le regole di Power-Up, le automazioni e le integrazioni, come contrassegnare una scheda come completa quando viene spostata nell'elenco Fatto e utilizzare Butler (la funzione di automazione integrata di Trello) per programmare automaticamente scadenze di due settimane per le schede appena create.

Dopo il brainstorming o lo sviluppo di un nuovo progetto in Trello, il reparto Recruitment documenta il proprio lavoro in Confluence e lo condivide con l'organizzazione più ampia. Ad esempio, il team ha sviluppato una guida per i nuovi assunti con dettagli sulla cultura di Sprout, politiche e procedure importanti, aspettative di comunicazione e altro ancora. Hanno anche lanciato un programma pilota che offre ai candidati una conversazione informale o «coffee chat» con dipendenti di gruppi di risorse comunitarie (CRG) basati sull'identità o sugli interessi, come i lavoratori remoti o i membri della comunità LGBTQIA+. I membri CRG possono fare riferimento a una guida alle risorse in Confluence con un elenco di domande da porre ai candidati durante queste conversazioni, cosa fare e cosa non fare e altri suggerimenti utili. Inoltre, ogni CRG mantiene una pagina Confluence con dettagli su chi è coinvolto e su cosa sta lavorando in modo che ogni gruppo possa imparare l'uno dall'altro e rimanere aggiornato sulle ultime iniziative.

Avere un posto centrale in cui archiviare le informazioni è stato prezioso anche per mantenere i dipendenti responsabili e connessi, il che può essere particolarmente difficile per un'azienda distribuita. «Confluence è la nostra singola fonte di riferimento Mantiene le persone responsabili e, se esistono procedure o linee guida, possono essere trovate sul wiki, così tutti possono consultarle e capirne il motivo», dice Haley. Tommy aggiunge: «Aiuta anche con il lavoro distribuito e remoto. Eliminiamo tutta una serie di passaggi superflui perché possiamo semplicemente inviare a qualcuno un link a una pagina Confluence.»

I singoli membri del team stanno sperimentando modi unici per utilizzare gli strumenti Atlassian anche per la collaborazione. Ad esempio, Tommy ha collaborato con il responsabile del personale operativo di Sprout per creare una bacheca Trello per il coordinamento dei nuovi assunti. Ogni volta che un candidato viene assunto ufficialmente, il responsabile aggiunge Tommy a una scheda Trello con una checklist di attività di onboarding che Tommy deve completare. Se è necessario il supporto IT, il team comunica con loro tramite Jira Software. Questo sistema mantiene tutti i membri del team organizzati, sincronizzati e consapevoli di quando il lavoro viene terminato. «Le bacheche Trello sono collaborative e ogni scheda racconta una storia propria. Potete farvi domande a vicenda, pubblicare link e parlare delle dipendenze», dice Haley. Tommy continua: «Taggare le persone e rendere il lavoro più visibile con il feed delle attività mantiene le persone consapevoli per quanto riguarda il processo e facilita il coinvolgimento di altri».

Questo è uno dei tanti modi in cui Atlassian ha aiutato Sprout a collaborare di più e ha aiutato i membri del team a sentirsi più inclusi. «Una delle cose migliori di Sprout è che, indipendentemente da dove tu sia nel team, senti di avere voce in capitolo. Sei incoraggiato a collaborare e a essere alla pari con gli altri membri del team», afferma Tommy. «Vedere la tua foto sulla stessa scheda o sulla stessa task di qualcuno come un Senior Recruitment Partner ci fa sentire come se stessimo lavorando insieme, come una squadra che realizza vantaggi per te, il tuo team e tutta Sprout Social».

Un'esperienza di assunzione di livello mondiale sin dal primo momento

Dal brainstorming di idee all'implementazione e al monitoraggio di ogni dettaglio fino alla condivisione dei risultati con l'intera organizzazione, il team di assunzione ha utilizzato gli strumenti HR di Atlassian per rendere le esperienze dei candidati e dei nuovi assunti memorabili quanto l'esperienza dei clienti. Con Trello come origine di riferimento del loro team per la gestione dei progetti, Confluence come record ufficiale dell'intera azienda per tutte le informazioni importanti e Jira come collegamento collaborativo con i team tecnici, il team di assunzione non si occupa solo di portare a termine più lavoro, ma anche collaborare al meglio insieme. «Questi strumenti ci aiutano a riunirci e lavorare insieme in modo visualizzabile e condivisibile con gli altri membri del team. Ci ha aiutato a riflettere e a pensare fuori dagli schemi, a trovare idee entusiasmanti e poi a trasformarle in processi», afferma Haley.

Con Atlassian, il team di assunzione riesce a risparmiare tempo, migliorare la visibilità e la collaborazione e, soprattutto, predisporre la cultura di Sprout in ogni momento del viaggio. «Vogliamo assicurarci di offrire un'esperienza di livello mondiale ai nostri candidati sin dal primo momento», afferma Tommy. «Ciò include assicurarsi che capiscano di essere visti, ascoltati e riconosciuti indipendentemente da chi siano e da dove provengano.» È questa cultura da persona a persona che continuerà ad aiutare Sprout a diventare un marchio amato da clienti e dipendenti in tutto il mondo.