In che modo Sprout Social ha risparmiato 180.000 $ e centinaia di ore all'anno con Teamwork Collection e Rovo

Sfida: di fronte all'espansione degli strumenti e all'aumento dei costi, Sprout Social, uno dei principali fornitori di software per la gestione e l'analisi dei social media, aveva bisogno di riunire le risorse per risparmiare denaro e adottare nuovi modi per lavorare con efficienza.

Soluzione: l'azienda ha adottato il System of Work di Atlassian passando a Teamwork Collection e Jira Service Management Premium, tutti potenziati da Rovo.

Impatto: Sprout Social ha realizzato un significativo risparmio annuo in termini di tempo e denaro con Teamwork Collection, Rovo e Assets di Jira Service Management. La possibilità di reinvestire in lavoro dal valore superiore sta aiutando i team di Sprout a ottimizzare le operazioni, stupire i clienti e aumentare i profitti.

Consolidamento, accelerazione e innovazione grazie a un unico sistema di lavoro

L'espansione degli strumenti è una sfida fin troppo comune per aziende in rapida crescita come Sprout Social, fornitore leader nel settore di software di analisi e gestione dei social media. Dopo anni di rapida crescita, i team di Sprout hanno accumulato una moltitudine di sistemi per fornire continue innovazioni di prodotto a 30.000 clienti in tutto il mondo.

I dipendenti avevano bisogno di strumenti adeguati per portare avanti il lavoro. Inizialmente, i leader di Sprout avevano deciso di consolidare gli strumenti e ridurre i costi con Teamwork Collection. Non avevano ancora compreso quanto avrebbe trasformato anche la connessione, l'esecuzione e l'innovazione dei loro team. 

Unificando Jira, Confluence e Loom con Teamwork Collection, Sprout Social ha ridotto i costi annuali di 180.000 dollari e connesso tra loro i team di tutta l'azienda, in modo che potessero concentrarsi su lavori a più alto valore, lanciare i progetti più rapidamente e fornire un'assistenza clienti di alto livello. Con Rovo in Teamwork Collection e Assets in Jira Service Management, i team di Sprout hanno ottimizzato ulteriormente i flussi di lavoro per garantire una maggiore efficienza e un servizio ancora migliore. Il risultato? Operazioni più intelligenti, clienti più soddisfatti e profitti in continua crescita.

Ottieni nuovi risparmi e funzionalità potenziate con Teamwork Collection

I team di Sprout Social si affidano da tempo a Jira, Confluence, Loom e Jira Service Management. Con Teamwork Collection, hanno consolidato contratti e istanze in un'unica piattaforma connessa, ottenendo al contempo l'accesso a Rovo per la ricerca e l'automazione basate sull'IA.

"Teamwork Collection ci ha permesso di raggruppare i nostri strumenti, consentendoci di risparmiare 180.000 dollari all'anno, semplificare l'amministrazione e integrare facilmente le app. Ci ha anche dato accesso a funzionalità entusiasmanti che volevamo realmente, come Rovo", afferma Mason Proud, responsabile del reparto IT.

Aumentare la velocità e la soddisfazione collegando Jira, Confluence, Loom e Rovo

Mason afferma che l'unificazione delle app Atlassian di Sprout Social con Teamwork Collection ha accelerato e semplificato notevolmente il lavoro quotidiano, soprattutto per quanto riguarda le riunioni, dove spesso si perdono tempo e informazioni. 

Ad esempio, i team utilizzano lo strumento di presa d'appunti basato sull'IA di Loom per acquisire le note della riunione, pubblicarle automaticamente nelle pagine Confluence corrette e creare in un istante ticket Jira per inserire gli elementi di azione discussi durante la riunione. Questo flusso di lavoro non solo consente di risparmiare ore di lavoro manuale, ma assicura anche che nulla venga tralasciato, oltre a rendere le informazioni più facili da trovare grazie al sistema di ricerca basato sull'IA di Rovo. 

Mason afferma che miglioramenti come questi hanno accelerato il tedioso lavoro di gestione dei progetti. "Trascorrevo circa due ore alla settimana a inserire le note di riunione in Confluence e a creare ticket in Jira. Ora Teamwork Collection lo fa in automatico e dedico forse cinque minuti solo per apportare piccole modifiche. È stato un punto di svolta per me e per l'intera organizzazione".

Sprout ha utilizzato Loom anche per semplificare l'onboarding dei nuovi assunti. Il team IT ha sostituito le sessioni di configurazione di due ore dal vivo, spesso programmate di notte e nei fine settimana, per adattarsi ai vari fusi orari, con video Loom che i dipendenti possono guardare in base ai propri orari e al proprio ritmo. Il reparto IT ha inoltre creato un agente Rovo per rispondere alle domande più frequenti nel canale per i neoassunti di Sprout su Slack.

"Passare dalle sessioni di onboarding dal vivo ai video di Loom e creare un Agente Rovo che risponda all'80% delle domande dei neoassunti ha permesso di risparmiare più di 360 ore di lavoro all'anno. Stiamo assistendo a una crescita più rapida per i dipendenti e a una drastica riduzione del carico dell'IT durante le prime settimane, che sono cruciali", afferma Mason. 

Automazione e Assets: un'accoppiata vincente che fornisce un servizio più rapido ed efficiente su larga scala

L'accesso a Rovo più Assets in Jira Service Management (che ora fa parte della Service Collection di Atlassian) ha aperto le porte a Sprout Social per migliorare l'efficienza e il servizio attraverso l'IA e l'automazione. 

Dopo l'aggiornamento a Jira Service Management Premium, il team ha ottenuto l'accesso ad Assets e lo ha implementato per monitorare e automatizzare la gestione dei dati, dell'hardware e degli accessi dei dipendenti. Il reparto IT ha quindi utilizzato Rovo per rendere questi flussi di lavoro più semplici ed efficienti.

"Le persone usano molto Rovo, soprattutto perché è integrato nel nostro ecosistema Atlassian", afferma Mason. "Possiamo porre domande per comprendere rapidamente lo stato di un task o ottenere informazioni utili. Inoltre, stiamo creando agenti per accelerare i tempi di risoluzione in tutti i service desk, passando da giorni a ore. Rovo ci sta aiutando a portare la nostra efficienza a un altro livello". 

Sprout utilizza inoltre l'integrazione nativa di Jira Service Management con Workday per sincronizzare facilmente i dati dei dipendenti con la sua soluzione ITSM ogni giorno, in modo che il reparto IT possa svolgere il proprio lavoro più velocemente e con maggiore precisione. Se è necessaria una modifica, ad esempio l'aggiornamento del software di un laptop per la conformità o il provisioning dell'accesso per un nuovo dipendente, le automazioni creano un ticket Jira precompilato con le informazioni più recenti e pertinenti. 

In breve tempo il team IT ha creato Rovo Agents in modo che agisse come un membro del team basato sull'IA e gestire quelle parti tediose ma importanti del processo, come il triage dei ticket, la scrittura delle risposte, l'esecuzione del controllo di qualità con benchmark di valutazione affidabili e l'indirizzamento alla documentazione corretta per colmare le lacune. "In meno di un'ora, posso facilmente creare un Agente Rovo pronto all'80% da distribuire nel service desk di un team", afferma Mason. "Con Jira Service Management e Rovo, stiamo alleggerendo il personale dai task ripetitivi, risparmiando migliaia di ore all'anno e lavorando verso un service desk autonomo di livello 1. Questi incrementi di efficienza consentono ai team di risolvere i problemi più difficili, svolgere il lavoro che amano e affinare le competenze per passare al livello successivo".

Piantare i semi per continuare ad accelerare e ad avanzare

Sprout Social utilizza Atlassian come hub di collaborazione da più di 10 anni. Ora sta vedendo la punta dell'iceberg di ciò che realizzerà nei prossimi 10 anni con una piattaforma più connessa e basata sull'IA. 

I team sono particolarmente entusiasti di continuare a esplorare le potenzialità di Rovo all'interno di Teamwork Collection, Jira Service Management, Goals e delle integrazioni con gli altri strumenti che utilizzano quotidianamente, come Slack. La visione di Mason è quella di continuare ad espandere il loro sistema di lavoro Atlassian e renderlo un unico punto di accesso in cui i dipendenti possano porre una domanda e trovare la persona, il luogo o l'agente giusti che fornisca la risposta giusta. 

Il consolidamento potrebbe essere stato il catalizzatore di Sprout Social per unificare le sue app Atlassian, ma le opportunità che ha rivelato si stanno rivelando altrettanto vantaggiose quanto i risparmi di tempo e costi. "Atlassian sta avendo un impatto enorme sul nostro modo di lavorare: ci aiuta non solo a diventare più efficienti man mano che ci espandiamo, ma anche a creare un'azienda più competitiva", afferma Mason.