Atlassian으로 세계적 수준의 채용 경험을 제공하는 Sprout Social

“어떻게 하면 모두 계속 갈 수 있습니까?”

Sprout의 리더들이 지난 몇 년 동안 점점 더 의욕적으로 목표를 설정하면서 목표를 달성하기 위해 인력을 빠르게 늘려야 했습니다. 급속도로 확장되는 회사의 팀과 입지를 수용하기 위해 채용 팀이 부지런히 노력했지만 급성장하여 분산된 팀들이 많이 직면하는 몇 가지 공통적인 문제에 부딪혔습니다.

물류적인 관점에서 봤을 때 모든 것을 정리하고 최신 상태로 유지하는 것이 점점 어려워지고 있었습니다. 각 채용 담당자는 자체 시스템과 Google Sheets 같은 기본 도구를 사용해 채용 및 온보딩 업무를 추적했었습니다. 팀 수준에서는 상태나 진행 상황을 확인할 수 없었으므로 중간에 놓치는 업무가 많았습니다. 게다가 템플릿 또는 중앙 집중화된 기술 자료가 없어 직원들이 정보를 문서화하거나 아티팩트(예: 교육 자료)를 최신 상태로 유지하거나 주요 세부정보(예: 매니저 고용을 위한 HR 정책이나 인터뷰 지침)를 공유하는 방법이 정립되어 있지 않았습니다.

또한 채용 팀은 배경과 장소에 구애받지 않고 모든 직원에게 공감을 바탕으로 한 더 포용성 있고 일관된 채용 및 온보딩 경험을 제공한다는 보다 광범위한 비전이 있었지만 기존 도구와 프로세스로는 이 비전을 이룰 수 없었습니다. “크기와 요구 사항 측면에서 규모를 조정하다가 '어떻게 하면 모두 계속 갈 수 있을까?'라는 생각이 들었습니다.” 채용 전문가 Tommy Bullington이 기억을 떠올려봅니다. Confluence와 Trello는 강력한 솔루션을 제시했습니다.

직관적이고 확장 가능한 시스템을 위해 Trello와 만난 Confluence

사일로를 극복하고 효율성과 효과를 높이고 모든 이해관계자에게 가능한 최고의 경험을 제공하기 위해 채용 팀은 잠재적 소프트웨어 솔루션을 연구하기 시작했습니다. 조직 전체의 중앙 지식 허브로 Confluence가 채택되었지만 팀에는 프로젝트 계획 소프트웨어도 필요했습니다. Tommy가 Sprout에 합류한 직후 동료에게 이런 고민을 나누자 공동 작업하고 일상 업무를 추적할 수 있는 간단하고 시각적인 방법으로 Trello를 추천했습니다.

Trello와 Confluence는 함께 직관적인 솔루션을 내놓았습니다. “우리는 채용 팀이지만 모두가 타고난 프로젝트 매니저는 아닙니다.”라고 채용 지원 선임 프로그램 매니저인 Haley Ennes가 말합니다. “Trello와 Confluence 같은 도구를 사용하면 한결 가벼운 마음으로 부담 없이 협업할 수 있습니다. 관계자들이 더 편안하고 즐겁게 일하게 되면서 작업 속도가 빨라졌습니다.” Tommy는 덧붙여 말합니다. “Trello는 Jira Software와 같은 기술 도구와 동일한 요소를 제공하면서도 사용하기 쉬운 인터페이스와 환경까지 갖췄습니다. Jira를 처음 사용하지만 어렵게 느껴지지 않았습니다.”

Trello 보드는 누구나 쉽게 설정할 수 있었고 작업 상태(백로그, 해야 할 일, 예약, 진행 중, 보류, 완료) 별로 정리하니 수많은 프로젝트와 관계자들을 손쉽게 관리할 수 있었습니다.

“여러 전문가와 코디네이터가 매일 수많은 예약과 온보딩 작업을 병행합니다. 그러다 보니 동시에 해야 할 일이 너무 많습니다. Trello와 Atlassian 도구를 통해 프로젝트 타임라인에서의 현재 위치, 기한과 시간을 알아보고 시간이 더 필요한 경우에 문의하기가 훨씬 쉬워졌습니다.”라고 Tommy는 설명합니다. 또한 팀이 체크리스트를 완성하는 “성취감”도 매우 좋아한다고 말합니다. “저에게는 무언가 확인할 수 있다는 것만큼 더 기쁜 건 없습니다. 정말 간단한 일입니다!”

협업과 연결을 위한 확장 및 통합

시간이 지남에 따라 채용 팀은 새 기능과 리추얼로 프로세스와 Trello 플랫폼을 한층 개선했습니다. 현재 팀은 1년에 두 번씩 오프사이트 회의를 열어 회고를 진행하고 향후 몇 개월간의 작업을 계획합니다. 그런 다음 새 프로젝트와 목표를 Trello로 옮깁니다. Trello는 핵심 프로젝트 관리 및 브레인스토밍 시스템이자 격주 스탠드업을 안내하는 리소스(Trello를 통해 개선된 팀 정렬 덕분에 주간 스탠드업에서 축소됨)로도 사용됩니다.

보드와 카드가 변경되면 팀원들은 Slack을 통해 알림을 받고 최신 업데이트 정보를 계속 확인할 수 있습니다. 팀은 Power-Up 규칙, 자동화, 통합을 통해 훨씬 많은 시간을 절약합니다. 예를 들어, 카드를 완료 목록으로 옮기면 카드에 완료로 표시되고 Butler(Trello의 내장 자동화 기능)를 사용해 새로 만든 카드의 기한을 2주로 자동 예약합니다.

Trello에서 브레인스토밍하거나 새 프로젝트를 개발한 후 채용 팀은 Confluence에서 해당 작업을 문서화하고 조직에서 더 광범위하게 공유합니다. 예를 들어, 팀에서 신입 사원에게 배포할 Sprout의 문화, 주요 정책 및 절차, 커뮤니케이션 기대치 등에 대한 세부 정보가 담긴 가이드를 개발했습니다. 또한 지원자들에게 원격 근무자나 LGBTQIA+ 커뮤니티 구성원 같은 신원 또는 관심사 기반 CRG(커뮤니티 리소스 그룹)의 직원들과 가벼운 대화나 “커피 챗”을 나누는 파일럿 프로그램을 시작했습니다. CRG 구성원은 Confluence의 리소스 가이드에서 지원자와 대화 중에 물어볼 질문 목록, 해야 할 일과 하지 말아야 할 일, 기타 유용한 팁들을 참조할 수 있습니다. 또한 각 CRG에는 누가 어떤 일에 참여하고 있는지에 대한 세부 정보가 담긴 Confluence 페이지가 있습니다. 각 그룹은 이 페이지를 보며 서로 배우고 그룹의 최신 이니셔티브에 대한 최신 정보를 얻을 수 있습니다.

정보를 한곳에 저장하는 것은 직원의 책임감과 연대감을 유지하는 데도 매우 중요했습니다. 분산된 회사에서 특히 어려운 일이기 때문입니다. “Confluence는 단일 정보 출처입니다. 관계자들이 책임감을 갖도록 합니다. 절차나 가이드라인이 있으면 위키에서 찾을 수 있으며 누구나 보고 '이유'를 이해할 수 있습니다.”라고 Haley는 말합니다. Tommy는 덧붙여 말합니다. “분산된 업무와 원격 근무에도 유용합니다. 필요한 관계자에게 Confluence 페이지 링크만 보내면 되므로 전후의 많은 불필요한 과정을 생략했습니다.”

팀 간 협업에도 Atlassian 도구를 사용하는 고유한 방법을 각 팀원이 실험해 보고 있습니다. 예를 들어 Tommy는 Sprout의 인력 운영 매니저와 협력하여 신입 사원 조정을 위한 Trello 보드를 설정했습니다. 지원자가 정식으로 고용될 때마다 매니저는 Tommy가 완료해야 할 온보딩 작업 체크리스트가 있는 Trello 카드에 Tommy를 추가합니다. IT 팀의 지원이 필요하면 Jira Software를 통해 팀끼리 커뮤니케이션합니다. 이 시스템을 사용하면 모든 팀원을 조직화하고 동기화하여 작업이 끝나면 모두 알 수 있도록 합니다. “Trello 보드는 협업 공간이지만 각 카드는 자체 스토리를 전달합니다. 서로에게 질문하고, 링크를 게시하고, 종속성에 대해 이야기할 수 있습니다.”라고 Haley는 말합니다. Tommy가 이어 말합니다. “활동 피드에 관계자들을 태그하고 작업이 더 잘 보이도록 올리면 관계자들이 프로세스를 인지하고 다른 팀원을 더 쉽게 불러올 수 있습니다.”

Atlassia이 Sprout에서 더 많이 공동 작업하고 팀원에게 더 깊은 소속감을 심어주기 위해 사용한 여러 가지 방법 중 하나입니다. “Sprout의 정말 좋은 점은 팀 내 위치와 상관없이 모두 발언권이 있다는 것입니다. 모두에게 공동 작업을 권장하고 다른 팀원들과 동등하게 지내도록 독려합니다.”라고 Tommy는 말합니다. “선임 채용 파트너와 같은 누군가로써 동일한 카드나 작업에 있는 여러분의 사진을 보면 여러분과 팀, 그리고 Sprout Social 전체에 도움이 될 무언가를 이루기 위해 우리가 한 팀으로 협력하고 있는 기분이 듭니다.”

첫 순간부터 세계적 수준의 채용 경험

아이디어를 브레인스토밍하는 것부터 모든 세부 사항을 구현하고 추적하는 것, 조직 전체에 결과를 공유하는 것까지 채용 팀은 Atlassian의 HR 도구를 사용하여 지원자와 신규 직원에게 고객 경험만큼이나 기억에 남는 경험을 만들어줬습니다. Trello는 프로젝트 관리를 위한 팀의 단일 정보 출처, Confluence는 모든 중요한 정보에 대한 회사 전체의 공식 기록, Jira는 기술 팀과의 공동 작업 연결로 사용하면 채용 팀은 단순히 더 많은 작업을 처리하는 것이 아니라 더 많은 올바른 업무를 함께 수행하게 됩니다. “이 도구들을 사용하면 우리가 시각화하고 다른 팀원들과 공유하는 방식으로 함께 모여 협력할 수 있습니다. 브레인스토밍하고 틀을 벗어나 생각하고 흥미로운 아이디어를 떠올려 프로세스로 전환하는 데 도움이 됐습니다.”라고 Haley는 말합니다.

Atlassian을 통해 채용 팀은 시간을 절약하고 가시성과 공동 작업을 개선하며 무엇보다도 과정의 모든 시점에서 Sprout 문화의 분위기를 조성할 수 있습니다. “지원자들과 처음 만나는 순간부터 세계적 수준의 경험을 제공하고 싶습니다.”라고 Tommy가 말합니다. “여기에는 지원자가 누구이고 어디서 왔는지에 상관없이 회사에서 보고 듣고 인정한다는 것을 깨닫는 것도 포함됩니다.”라고 덧붙입니다. Sprout가 전 세계 고객과 직원에게 사랑받는 브랜드로 계속 성장할 수 있는 비결은 바로 사람과 사람이 만나는 문화일 것입니다.