Sprout Social がアトラシアンによって世界レベルの採用実績を実現

「継続するためには?」

Sprout のリーダーたちが時間の経過と共にますます野心的な目標を設定していく中、その目標を達成すべく、迅速に従業員を拡大する必要がありました。採用チームは、急速に拡大する同社のチームとフットプリントに対応するため、全力で取り組んでいましたが、急成長を遂げていた分散型のチームが共通して直面していたいくつかの課題に取り組む必要がありました。

ロジスティックの観点からは、すべてを整理して最新の状態に保つことがますます困難になっていました。採用担当者はそれぞれ独自のシステムと Google スプレッドシートなどの基本的なツールを使って、採用やオンボーディングのタスクを追跡していました。そのため、チーム レベルではステータスや進捗状況が見えず、タスクが滞りがちでした。さらに、テンプレートや一元的なナレッジ ベースがなかったため、従業員により情報を文書化する方法が確立されておらず、(トレーニング資料などの) 成果物を最新の状態に保ち、(人事方針や採用担当マネージャーへの面接指示など) の重要な情報を共有することができませんでした。

また、採用担当者は、あらゆる経歴を持つ、あらゆる場所のすべての従業員に、より包括的で共感のできる、一貫した採用体験やオンボーディング体験を提供するという、従来のツールやプロセスでは成し得ることのできなかった、より大きなビジョンを持っていました。「規模もニーズも拡大していく中、「どうすればすべてを維持できるか」について考えていました」採用のスペシャリストである Tommy Bullington 氏はこう振り返ります。そんな中、Confluence と Trello は強力なソリューションとしての存在感を示していました。

Confluence と Trello のペアリングによる直感的で拡張可能なシステムの実現

サイロ間の橋渡しをして、効率と効果を高め、すべての関係者に可能な限り最高の体験を提供するために、採用チームは潜在的なソフトウェア ソリューションの候補を調査し始めました。Confluence はナレッジ ハブの中心的存在として組織全体に採用されていましたが、チームは同時にプロジェクト計画ソフトウェアも必要としていました。Bullington 氏が Sprout に入社して間もなく、これらの考えを同僚と共有していた時に、コラボレーションと日々の仕事を追跡するためのシンプルで視覚的なソリューションとして Trello を勧められました。

Trello と Confluence を組み合わせることにより、直感的なソリューションを手に入れることができました。「採用チームの誰しもが、プロジェクト マネージャーとしての適正があるわけではありません」と、リクルートメント イネーブルメント シニア プログラム マネージャーの Haley Ennes 氏は言います。「Trello や Confluence のようなツールを使うことで、多くのプレッシャーから解放され、気負わずに共同作業ができるようになりました。これにより、より快適に、より楽しく、そして早く仕事ができるようになったのです」また、Bullington 氏は次のように付け加えます。「Trello は、(Jira Software のような技術ツールと) 同じ要素を持ちながら、より使いやすいインターフェースとエクスペリエンスを提供します。Jira への入り口のようなものですが、敷居がそれほど高くないのが特徴です」

Trello のボードは誰もが簡単に設置することができ、タスクのステータス (バックログ、To Do、スケジュール済み、実行中、保留中、完了) で整理することにより、何十ものプロジェクトや人を簡単に管理できるようになりました。

「私たちのスペシャリストやコーディネーターは、毎日たくさんのスケジュール管理とオンボーディング タスクをこなしています。毎日多岐にわたる仕事をこなしているのです。Trello やその他のアトラシアン ツールを使えば、プロジェクトのタイムラインのどこにいるのか、いつまでに何をしなければならないかを把握し、さらに時間が必要な場合は連絡することがとても簡単になります」と Bullington 氏は説明します。また、チームの面々はチェックリストを完了したときの「達成感」も気に入っています、と Bullington 氏は言います。「チェックを入れることほど嬉しいことはありません。とても簡単なことです」

コラボレーションと接続のための拡張と統合

その後、採用担当チームは新たな機能や日課を追加し、プロセスと Trello プラットフォームをさらに改善しました。現在、チームは年に 2 回、オフサイト会議を開き、ふりかえりを行い、向こう数か月間の事業計画を組み立てています。その後、新しいプロジェクトや目標は Trello に移され、プロジェクト管理やブレーンストーミングの中核的システムとして機能すると同時に、隔週で行われるスタンドアップ ミーティング (Trello を使ったチームの連携強化により、週 1 回のペースから減少しました) の指針となるリソースとしても機能します。

ボードやカードが変更されると、チーム メンバーは Slack を通じて通知を受け取り、最新の更新情報を入手することができます。チームは、たとえば、カードを「完了」リストに移動したときに完了としてマークさせたり、Butler (Trello に組み込まれている自動化機能) を使って新しく作成されたカードに 2 週間の期限を自動的にスケジュールさせたりする、Power-Up ルール、自動化、そして統合により、さらなる時間の節約が期待できます。

採用チームは、Trello でブレーンストーミングや新規プロジェクトの開発を行った後、Confluence での作業を記録し、それを幅広く組織と共有しています。たとえば、同チームは新入社員向けに、Sprout の文化、重要な方針や手順、期待されるコミュニケーションなどの詳細が記載されたガイドを作成しました。また、リモート ワーカーや LGBTQIA + コミュニティのメンバーなど、アイデンティティや関心に基づいたコミュニティ リソース グループ (CRG) の従業員と候補者が気軽に会話をする「コーヒー チャット」を楽しめる試験的なプログラムも開始しました。CRG のメンバーは、Confluence のリソース ガイドから、候補者に会話の際に尋ねるべき質問のリスト、すべきこと、してはいけないことや、その他の役立つヒントを参照することができます。さらに、各 CRG には、誰が関与し、何に取り組んでいるかについての詳細が記載された Confluence ページがあり、各グループがお互いから学び、グループの最新の取り組みについての最新情報を入手できるようにしています。

また、情報を一元的に保存する場所を持つことは分散型の企業では特に難しく、従業員の説明責任と接続性を保つ上でも非常に有効です。Confluence は、私たちの信頼できる唯一の情報源です。それは人々に説明責任を課すものでもあります。プロセスやガイドラインがあれば、それを Wiki で見ることができ、誰もが「なぜ」を理解することができます」と Ennes 氏は言います。また、「分散型業務やリモート ワークにも有効です」と Bullington 氏は付け加えます。Confluence ページへのリンクを送ることができるので、多くのやり取りを省略することができます」

個々のチーム メンバーも、アトラシアン ツールでチーム間コラボレーションを行うための独自の使用方法を模索しています。たとえば、Bullington 氏は Sprout のオペレーション担当マネージャーと提携して、新入社員のコーディネートのための Trello ボードを立ち上げました。候補者が正式に採用されるたびに、マネージャーは Trello カードに Bullington 氏を追加し、彼が完了させるべきオンボーディング タスクのチェックリストを作成することにしました。また、IT 部門からのサポートが必要な場合、チームは Jira Software を通じて IT 部門と連絡を取り合います。このシステムにより、チーム メンバー全員が整理され、同期され、仕事の完了を確認することができます。「Trello のボードはコラボレーティブで、それぞれのカードが独自のストーリーを語ります。お互いに質問したり、リンクを投稿したり、依存関係について話し合ったりすることができます」と Ennes 氏は言います。さらに Bullington 氏は、「人をタグ付けし、アクティビティ フィードで作業を可視化することにより、プロセスを認識させ、結果的に他の人を巻き込みやすくします」と続けます。

これは、アトラシアンが Sprout のコラボレーションを促進し、チーム メンバーがより一体感をもてるようにした方法の 1 つです。「Sprout の良さの 1 つは、チームのどの立場にいたとしても、発言権があると感じられるところです。他のメンバーとコラボレーションし、対等な立場でいることが推奨されています」と Bullington 氏は言います。「シニア リクルートメント パートナーのような人物と同じカードやタスクに自分の写真があるのをみると、チームが一丸となって、従業員個人、所属チーム、そして Sprout コミュニティのすべてに利益をもたらす何かを達成するために働いているという実感がわきます」

最初から世界レベルの採用経験を提供

アイデアのブレーンストーミングから、あらゆる詳細の実装と追跡や組織全体での結果共有まで、採用チームはアトラシアンの人事ツールを活用して、候補者や新入社員の体験を顧客体験と同じくらい記憶に残るものにしています。Trello はチームのプロジェクト管理のための唯一の信頼できる情報源として、Confluence はすべての重要な情報の公式記録として、そして Jira は技術チームとの共同作業ツールとして、採用チームはより多くの仕事を成し遂げるだけでなく、より多くの適切な仕事を一緒にこなすことができます。「これらのツールは、私たちが一丸となって協力しあう際に、他のチーム メンバーとそれを視覚化して共有できるようにするためのものです。ブレーンストーミングや既成概念にとらわれずに考え、エキサイティングなアイデアを生み出し、それをプロセスに落とし込むのに役立ちました」と Ennes 氏は言います。

アトラシアン ツールの活用により、採用チームは時間の節約、可視性とコラボレーション性能の向上、そして何よりも旅路のあらゆる段階で Sprout の文化的雰囲気を定着させることができました。「私たちは、すべての候補者に世界レベルの体験を最初から提供できるようにしたいと考えています」と Bullington 氏は言います。「これには、それが誰であろうと、どこの出身であろうと、自分が見られ、聞かれ、認められていることを理解してもらうことも含まれます」人と人との文化こそが、Sprout を世界中の顧客、そして従業員から愛されるブランドへと成長させ続けるのでしょう。