Как компания Sprout Social сэкономила 180 000 долларов и сотни часов в год с Teamwork Collection и Rovo

Проблема. Компания Sprout Social, ведущий поставщик ПО для аналитики и управления соцсетями, столкнувшись с ростом расходов и разрастанием набора инструментов, осознала необходимость консолидации в целях экономии средств и повышения эффективности.

Решение. Компания внедрила System of Work от Atlassian, повысив уровень плана до Teamwork Collection и Jira Service Management Premium; и то, и другое с включением Rovo.

Результат. Используя Teamwork Collection, Rovo и «Активы» в Jira Service Management, Sprout Social ежегодно экономит значительное время и деньги. Реинвестирование в более ценную работу помогает командам Sprout оптимизировать операционную деятельность, приятно удивлять клиентов и увеличивать прибыль.

Консолидация, ускорение и инновации в рамках System of Work

Разрастание количества инструментов — очень распространенная проблема для таких быстро растущих компаний, как Sprout Social, ведущего в отрасли поставщика ПО для аналитики и управления соцсетями. За несколько лет стремительного роста у команд в Sprout накопилось множество систем, помогающих стабильно предоставлять инновации продуктов 30 000 клиентов по всему миру.

Сотрудники нуждались в хороших инструментах для работы. Изначально руководители Sprout намеревались объединить инструменты и сократить расходы с помощью Teamwork Collection. Они еще не понимали, как сильно это изменит взаимодействие, выполнение работы и внедрение инноваций в их командах. 

Объединив Jira, Confluence и Loom с Teamwork Collection, компания Sprout Social сократила ежегодные расходы на $180,000 и наладила связь команд по всей компании, что позволило им сосредоточиться на работе, приносящей больше ценности, ускорить запуски и предоставлять превосходную поддержку клиентам. Благодаря Rovo в Teamwork Collection и «Активам» в Jira Service Management команды Sprout еще сильнее улучшили свои рабочие процессы, чтобы добиться эффективности и высокого качества обслуживания. Результат — более эффективные операции, более довольные клиенты и непрерывно растущая прибыль.

Экономия средств и улучшенные возможности благодаря Teamwork Collection

Команды Sprout Social уже давно успешно используют Jira, Confluence, Loom и Jira Service Management. Благодаря Teamwork Collection они объединили контракты и экземпляры продуктов в единую платформу, а также получили доступ к Rovo — инструменту для поиска информации и автоматизации на базе ИИ.

«Решение Teamwork Collection помогло нам объединить инструменты, что позволило сэкономить $180,000 в год, упростить администрирование и беспрепятственно интегрировать приложения. Мы также получили доступ к интересным функциям, которые нам очень нужны, например к Rovo», — говорит директор по информационным технологиям Мейсон Прауд.

Повысьте скорость и уровень удовлетворенности, связав решения Jira, Confluence, Loom и Rovo

Мейсон говорит, что когда они в Sprout Social объединили свои приложения Atlassian с помощью Teamwork Collection, повседневная работа стала выполняться значительно быстрее и проще. От этого особенно выиграли собрания, где время часто растрачивалось, а информация терялась. 

Например, команды могут с помощью ИИ-секретаря Loom записывать заметки о собраниях, автоматически публиковать эти заметки на соответствующих страницах Confluence и мгновенно создавать заявки Jira на основе списка задач, обсуждаемых на собрании. Это не только экономит много часов ручной работы, но и позволяет ничего не упустить, а также упрощает поиск информации с помощью функции поиска Rovo на базе ИИ. 

Мейсон отмечает, что подобные улучшения сократили рутинные действия по управлению проектами. «Каждую неделю я тратил около двух часов на добавление заметок о собраниях в Confluence и создание заявок в Jira. Теперь Teamwork Collection делает это автоматически, а я трачу около пяти минут на внесение небольших поправок. Это принесло огромную пользу как мне, так и всем сотрудникам в организации».

Компания Sprout использовала Loom еще и для упрощения процесса адаптации новых сотрудников. С помощью ИТ-отдела они заменили двухчасовые встречи по подготовке к работе (проводимые в реальном времени и часто по вечерам и выходным в разных часовых поясах) на видеоролики Loom, которые сотрудники смотрят по своему графику и в удобном для них темпе. ИТ-специалисты также создали агента Rovo, который отвечает на часто задаваемые вопросы в канале Sprout New Hire в Slack.

«Переход от онлайн-встреч, посвященных адаптации, к видеороликам Loom и создание агента Rovo, отвечающего на 80 % вопросов новых сотрудников, позволили высвободить более 360 часов работы в год. Мы наблюдаем, как в эти критические первые недели ускорилось включение в работу новых сотрудников и как сильно снизилась нагрузка на ИТ-отдел», — говорит Мейсон. 

Автоматизация и «Активы»: мощная пара, обеспечивающая более быстрое и качественное обслуживание при любом масштабе

Получив доступ к Rovo и «Активам» в Jira Service Management (теперь это часть Atlassian Service Collection), компания Sprout Social смогла улучшить эффективность и качество обслуживания с помощью ИИ и автоматизации. 

После перехода на Jira Service Management Premium команда стала использовать «Активы» для отслеживания данных сотрудников и оборудования, автоматизации работы с этими данными и управления доступом. Затем ИТ-команды с помощью Rovo упростили и улучшили эти рабочие процессы.

«Люди довольно часто используют Rovo, тем более что он встроен в нашу экосистему Atlassian, — говорит Мейсон. — Чтобы быстро понять статус или получить общую информацию, мы задаем вопросы. А чтобы сократить время решения проблем во всех службах поддержки с нескольких дней до нескольких часов — создаем агентов. Rovo помогает нам вывести производительность на новый уровень». 

Компания Sprout также использует встроенную в Jira Service Management интеграцию с Workday для ежедневной беспрепятственной синхронизации данных сотрудников со своим решением ITSM, что позволяет ИТ-отделам работать быстрее и точнее. Если необходимо выполнить действия, например обновить программное обеспечение ноутбука в соответствии с нормативными требованиями или предоставить доступ новому сотруднику, автоматизации создадут заявку Jira и предварительно заполнят ее актуальными сведениями. 

ИТ-отделы быстро создали для себя агентов Rovo, чтобы они служили в качестве ИИ-коллег, выполняя утомительные, но важные части процесса, такие как сортировка заявок, составление ответов, контроль качества с помощью контрольных показателей доверия и подбор документации для устранения пробелов в информации. «Менее чем за час я могу легко построить агента Rovo, на 80 % готового к развертыванию в службе поддержки команды, — говорит Мейсон. — Благодаря Jira Service Management и Rovo мы избавились от повторяющихся задач, высвободили тысячи часов в год и работаем над созданием автономной службы поддержки первого уровня. Такое повышение производительности позволяет командам решать более сложные задачи, делать работу, которая им нравится, и повышать квалификацию для перехода на новый уровень».

Закладка фундамента для дальнейшего ускорения и развития

Sprout Social использует Atlassian в качестве центра совместной работы уже более 10 лет. Теперь у них появилось общее представление о том, чего они смогут достичь в ближайшие 10 и более лет, используя платформу на базе ИИ, где приложения сильнее взаимосвязаны друг с другом. 

Команды особенно рады продолжить изучение возможностей Rovo в рамках решений Teamwork Collection, Jira Service Management, целей и интеграций с другими инструментами повседневной работы, такими как Slack. Мейсон видит это как дальнейшее расширение Atlassian System of Work и получение в конечном итоге единой точки входа для сотрудников, где они смогут задать вопрос и найти коллегу, страницу или агента, которые дадут ответ на него. 

Необходимость консолидации послужила стимулом к объединению приложений Atlassian в компании Sprout Social, но открывшиеся благодаря этому возможности оказались не менее захватывающими, чем экономия времени и средств. По словам Мейсона, решения Atlassian оказывают огромное влияние на работу компании, помогая ей не только повышать эффективность по мере роста, но и становиться более конкурентоспособной.