Высочайший уровень подбора персонала в Sprout Social достигается благодаря решениям Atlassian

«Как сделать, чтобы все это продолжало работать?»

Руководители Sprout с годами ставили все более амбициозные цели, и для их достижения требовалось быстро масштабировать штат сотрудников. Команда по подбору персонала усердно работала, стремясь удовлетворить потребности быстро растущей команды и сферы присутствия компании, но столкнулись с несколькими проблемами, которые знакомы многим быстрорастущим распределенным командам.

С точки зрения логистики становилось затруднительно поддерживать все в порядке и в актуальном состоянии. Каждый участник команды использовал для отслеживания заданий по подбору и адаптации кадров собственную систему и базовые инструменты наподобие Google Таблиц. Информация о статусе и прогрессе была недоступна на уровне команды, поэтому задания могли легко затеряться. Кроме того, из-за отсутствия шаблонов и централизованной базы знаний у сотрудников не было единого способа документирования информации, поддержания объектов (например, обучающих материалов) в актуальном состоянии или обмена важными сведениями (такими как кадровая политика или инструкции по проведению собеседования для менеджеров по подбору персонала).

К тому же перед командой по подбору персонала стояла глобальная цель — создание более инклюзивной, чуткой и единообразной процедуры адаптации любых сотрудников с любым опытом работы и в любом офисе компании. Однако устаревшие инструменты и процессы для этого не годились. «Мы занимались масштабированием размера и потребностей компании и думали: "Как сделать, чтобы все это продолжало работать?"», — вспоминает специалист по подбору персонала Томми Буллингтон. Эффективным решением стала комбинация Confluence и Trello.

Confluence и Trello образуют интуитивно понятную и масштабируемую систему

Чтобы преодолеть разобщенность, повысить эффективность и результативность и предоставить наилучшие возможности для всех заинтересованных сторон, команда по подбору персонала начала изучать возможные программные решения. В качестве единого центра знаний организация выбрала систему Confluence, но помимо этого команде требовалось программное обеспечение для планирования проектов. Вскоре после прихода в Sprout Томми поделился этими мыслями с коллегой, и тот порекомендовал Trello как простой и наглядный инструмент для сотрудничества и отслеживания повседневной работы.

Комбинация Trello и Confluence дает интуитивно понятное решение. «Мы — команда по подбору персонала, и не все из нас прирожденные руководители проектов, — говорит Хейли Эннес, старший менеджер программы по подбору персонала. — Такие инструменты, как Trello и Confluence, значительно снижают нагрузку, облегчают совместную работу и не выглядят пугающими… Это воодушевляет сотрудников, они чувствуют себя более комфортно, и производительность компании растет». Томми добавляет: «Trello предоставляет те же компоненты [что и технические инструменты вроде Jira Software], но с более простым и удобным интерфейсом. Это путь к Jira, но менее пугающий».

Все легко справились с настройкой досок Trello, а упорядочение заданий по статусу («бэклог», «к выполнению», «запланировано», «в работе», «приостановлено», «готово») облегчило управление десятками проектов и людей.

«Наши специалисты и координаторы ежедневно выполняют множество заданий по планированию и адаптации. Они разрываются между несколькими делами. Trello и любой инструмент Atlassian помогают понять, где вы находитесь на графике проекта, что и когда нужно сделать, а также сообщить, если вам требуется больше времени», — объясняет Томми. По его словам, участникам команды также нравится «чувство глубокого удовлетворения», которое они испытывают, заполняя контрольные списки. «Ничто не доставляет мне больше радости, чем возможность поставить где-то галочку. Это так просто!»

Расширение и интеграция для совместной работы и общения

Со временем команда по подбору персонала усовершенствовала свои процессы и платформу Trello, добавив новые функции и ритуалы. Теперь она дважды в год организует выездные мероприятия для проведения ретроспектив и планирования работы на ближайшие месяцы. После этого новые проекты и цели передаются в решение Trello, которое служит основной системой для управления проектами и мозгового штурма, а также ресурсом для проведения стендапов раз в две недели (раньше стендапы проводились еженедельно, но их частота снизилась благодаря улучшенной координации команды в Trello).

В случае изменений на досках или в карточках участники команды получают уведомления через Slack, чтобы быть в курсе последних обновлений. Команда экономит еще больше времени благодаря правилам в улучшениях Power-Up, автоматизациям и интеграциям: например, карточки автоматически помечаются как завершенные при перемещении в список «Готово», а Butler (встроенная функция автоматизации Trello) автоматически планирует двухнедельные сроки для новых карточек.

После мозгового штурма или разработки нового проекта в Trello команда по подбору персонала документирует свою работу в Confluence и делится ею со всей организацией. В частности, команда разработала руководство для новых сотрудников с подробной информацией о культуре Sprout, важных политиках и процедурах, ожиданиях от общения и многом другом. Она также запустила пилотную программу, предлагающую кандидатам непринужденное общение или «беседу за чашкой кофе» с участниками ресурсных групп сообщества (CRG) по идентичности или интересам, например с удаленными работниками или членами сообщества ЛГБТКИА+. Участники CRG могут найти в Confluence ресурсное руководство со списком вопросов, которые можно задавать кандидатам во время таких бесед, правилами поведения и другими полезными советами. Кроме того, каждая группа CRG ведет страницу Confluence с подробной информацией об участниках и о том, над чем они работают, чтобы группы могли обмениваться опытом и быть в курсе последних инициатив друг друга.

Централизованное хранение информации также сыграло неоценимую роль в обеспечении подотчетности сотрудников и поддержании связи между ними, а это очень сложная задача для распределенной компании. «Confluence — наш единый достоверный источник информации. Он обеспечивает подотчетность сотрудников. Если имеется процесс или рекомендации, их можно найти в вики; каждый может их изучить и понять "почему"», — говорит Хейли. Томми добавляет: «Это также помогает при распределенной и удаленной работе. Мы избавляемся от лишней переписки, потому что можем просто отправить ссылку на страницу Confluence».

Отдельные участники команды экспериментируют с уникальными способами использования инструментов Atlassian для совместной работы нескольких команд. Например, Томми вместе с руководителем отдела Sprout по работе с персоналом создал доску Trello для координации работы, связанной с новыми сотрудниками. Всякий раз как кандидата официально принимают на работу, менеджер добавляет Томми в карточку Trello, содержащую контрольный список заданий по адаптации, которые Томми должен выполнить. Если требуется поддержка со стороны ИТ-отдела, команда связывается с ним через Jira Software. Такая система позволяет всем участникам команды действовать организованно, синхронно и получать информацию о завершении работы. «Доски Trello предназначены для совместной работы, и каждая карточка рассказывает свою историю. Можно задавать друг другу вопросы, размещать ссылки и обсуждать зависимости», — говорит Хейли. «Пометка людей тегами и повышение наглядности работы с помощью ленты событий позволяют держать людей в курсе процесса и облегчают привлечение других участников», — продолжает Томми.

Это лишь один из примеров того, как Atlassian помогает компании Sprout повысить эффективность совместной работы, а сотрудникам — ощутить себя частью команды. «Одно из достоинств Sprout заключается в том, что, независимо от своей роли в команде, вы чувствуете, что имеете право голоса. Вас побуждают к тому, чтобы совместно работать и быть наравне с другими участниками команды, — говорит Томми. — Когда вы видите на карточке или в задании свою фотографию рядом с фотографией, например, старшего партнера по подбору персонала, вы чувствуете, что вместе делаете что-то полезное для себя, команды и всей компании Sprout Social».

Высочайший уровень подбора персонала с первой минуты

Команда по подбору персонала использует инструменты Atlassian для отдела кадров, чтобы решать самые разные задачи, от проведения мозгового штурма для поиска идей до их реализации, отслеживания каждой детали и обмена результатами с остальной организацией, чтобы предоставлять кандидатам и новым сотрудникам услуги такого же высокого качества, как и клиентам. Используя Trello как единый достоверный источник информации при управлении проектами, Confluence как официальное хранилище всей важной информации компании и Jira как связующее звено для совместной работы с техническими командами, участники команды по подбору персонала не просто выполняют больше работы, но делают больше полезной работы — вместе. «Эти инструменты помогают нам объединиться и совместно работать, визуализировать информацию и делиться ею с другими участниками команды. Они помогают нам проводить мозговые штурмы и мыслить нестандартно, находить интересные идеи и превращать их в процессы», — рассказывает Хейли.

Инструменты Atlassian помогают команде по подбору персонала экономить время, повышать прозрачность и совместно работать, а главное, задают тон культуре Sprout на всех этапах развития компании. «Мы хотим с самого начала предоставлять кандидатам услуги мирового уровня, — говорит Томми. — Чтобы они чувствовали, что их видят, слышат и признают, независимо от того, кто они и откуда». Именно такая культура, ориентированная на человека, поможет Sprout стать любимым брендом клиентов и сотрудников по всему миру.