Sprout Social ofrece una experiencia de contratación de primera clase con Atlassian

"¿Cómo podemos hacer que todo siga adelante?"

A medida que los líderes de Sprout se han ido fijando metas cada vez más ambiciosas a lo largo de los años, su fuerza laboral ha tenido que crecer rápidamente para alcanzarlos. Si bien el departamento de contratación trabajó con diligencia para adaptarse al rápido crecimiento del equipo y la presencia de la empresa, se encontró con varios desafíos comunes a los que se enfrentan muchos equipos distribuidos de alto crecimiento.

Desde una perspectiva logística, cada vez era más difícil mantener todo organizado y actualizado. Cada empleado del departamento de contratación había utilizado su propio sistema y herramientas básicas, como Google Sheets, para hacer un seguimiento de las tareas de contratación e incorporación. No había visibilidad del estado ni del progreso a nivel de equipo y era fácil que las tareas pasaran desapercibidas. Además, sin plantillas ni una base de conocimientos central, los empleados no tenían una forma establecida de documentar la información, mantener actualizados los artefactos (como los materiales de formación) o compartir detalles importantes (como las políticas de recursos humanos o las instrucciones de entrevista para los directores de contratación).

El departamento de contratación también tenía una visión más amplia de crear una experiencia de contratación e incorporación más inclusiva, empática y coherente para todos los empleados, de todos los orígenes y ubicaciones, una experiencia que sus herramientas y procesos heredados simplemente no podían respaldar. "Íbamos escalando en términos de tamaño y necesidades, y pensamos: '¿Cómo podemos hacer que todo siga adelante?'" , recuerda Tommy Bullington, especialista en contratación. Confluence y Trello presentaron una solución poderosa.

Confluence se combina con Trello para crear un sistema escalable e intuitivo

Para cerrar los silos, aumentar la eficiencia y la eficacia y ofrecer la mejor experiencia posible a todas las partes interesadas, el departamento de contratación comenzó a investigar posibles soluciones de software. Confluence se había adoptado en toda la organización como centro de conocimiento central, pero el equipo también necesitaba un software de planificación de proyectos. Mientras Tommy compartía estas ideas con un colega poco después de unirse a Sprout, el compañero de trabajo recomendó Trello como una forma sencilla y visual de colaborar y hacer un seguimiento del trabajo diario.

La combinación de Trello y Confluence ofrecía una solución intuitiva. "Somos un equipo de contratación y no todo el mundo es un responsable de proyectos nato", afirma Haley Ennes, directora sénior del programa de formación de personal. "El uso de herramientas como Trello y Confluence alivia gran parte de la presión y permite una mayor colaboración sin resultar abrumador. Hace que la gente se sienta más cómoda y entusiasmada y nos permite trabajar más rápido". Tommy añade: "Trello te ofrece los mismos elementos [que una herramienta técnica como Jira Software], pero con una interfaz y una experiencia más fáciles de usar. Es la puerta de entrada a Jira, pero menos intimidante".

Configurar los tableros de Trello era fácil para cualquiera y organizarlos por estado de las tareas (atrasadas, pendientes, programadas, en preparación, en espera y terminadas) ha hecho que gestionar docenas de proyectos y personas sea muy fácil.

"Nuestros especialistas y coordinadores hacen malabares con muchas tareas de programación e incorporación a diario. Están haciendo muchas piruetas. Con Trello y cualquier herramienta de Atlassian, es mucho más fácil hacerse una idea del momento en el que te encuentras en el cronograma del proyecto, qué es lo que está previsto y cuándo, y ponerte en contacto si necesitas más tiempo", explica Tommy. Dice que al equipo también le encanta la "sensación de logro" de completar las listas de verificación. "Nada me da más alegría que poder dar algo por completado. ¡Es algo muy simple!"

Expansión e integración para la colaboración y la conexión

Con el tiempo, el departamento de contratación perfeccionó aún más sus procesos y la plataforma de Trello con nuevas funciones y rituales. El equipo ahora se reúne fuera de las instalaciones dos veces al año para hacer retrospectivas y planificar el trabajo para los meses siguientes. Los nuevos proyectos y objetivos se transfieren a Trello, que sirve como sistema principal de gestión de proyectos e intercambio de ideas, así como un recurso para guiar sus reuniones quincenales (que se redujeron de una cadencia semanal gracias a una mejor coordinación del equipo con Trello).

A medida que cambian los tableros y las tarjetas, los miembros del equipo reciben notificaciones a través de Slack para mantenerse informados de las últimas actualizaciones. El equipo ahorra aún más tiempo con las reglas, automatizaciones e integraciones de Power-Up, como marcar una tarjeta como completa cuando pasa a la lista de tareas completadas y usar Butler (la función de automatización integrada de Trello) para programar automáticamente plazos de dos semanas para las tarjetas recién creadas.

Tras hacer una lluvia de ideas o desarrollar un nuevo proyecto en Trello, el departamento de contratación documenta su trabajo en Confluence y lo comparte con la organización en general. Por ejemplo, el equipo desarrolló una guía para los nuevos empleados con detalles sobre la cultura de Sprout, las políticas y los procedimientos importantes, las expectativas de comunicación y mucho más. También lanzaron un programa piloto que ofrecía a los candidatos una conversación informal con los empleados de grupos de recursos comunitarios (CRG) basados en la identidad o los intereses, como teletrabajadores o miembros de la comunidad LGBTQIA+. Los miembros de los CRG pueden consultar una guía de recursos en Confluence con una lista de preguntas que deben hacer a los candidatos durante estas conversaciones, qué hacer y qué no hacer, y otros consejos útiles. Además, cada CRG mantiene una página de Confluence con detalles sobre quién participa y en qué está trabajando para que los grupos puedan aprender unos de otros y mantenerse al día de las últimas iniciativas de cada grupo.

Disponer de un lugar central para almacenar la información también ha sido de un valor incalculable para que los empleados rindan cuentas y estén conectados, lo que puede resultar especialmente difícil para una empresa distribuida. "Deja que Confluence sea tu única fuente de información. Hace que la gente se responsabilice. Si hay un proceso o unas directrices, puedes encontrarlo en la wiki para que todo el mundo pueda verlo y entender el 'por qué'", dice Haley. Tommy añade: "También ayuda con el trabajo distribuido y el teletrabajo. Eliminamos muchas idas y venidas porque podemos enviar a alguien un enlace a una página de Confluence".

Los miembros individuales del equipo también están experimentando con formas únicas de utilizar las herramientas de Atlassian para la colaboración entre equipos. Por ejemplo, Tommy se asoció con el director de personal de operaciones de Sprout para crear un tablero de Trello que coordinara las nuevas contrataciones. Cada vez que se contrata oficialmente a un candidato, el director añade a Tommy a una tarjeta de Trello con una lista de tareas de incorporación que Tommy debe completar. Si se necesita la ayuda de TI, el equipo se comunica con ellos a través de Jira Software. Este sistema mantiene a todos los miembros del equipo organizados, sincronizados y al tanto de cuándo termina el trabajo. "Los tableros de Trello colaboran y cada tarjeta cuenta su propia historia. Pueden hacerse preguntas, publicar enlaces y hablar sobre las dependencias", dice Haley. Tommy continúa: "Etiquetar a la gente y hacer que el trabajo sea más visible con la fuente de actividades mantiene a todos al tanto del proceso y facilita la participación de otras personas".

Esta es una de las muchas formas en que Atlassian ha ayudado a Sprout a colaborar más y a los miembros del equipo a sentirse más incluidos. "Una de las mejores cosas de Sprout es que, sin importar en qué parte del equipo te encuentres, sientes que tienes algo que decir. Te animamos a colaborar y a estar en igualdad de condiciones con los demás miembros del equipo", afirma Tommy. "Ver tu foto en la misma tarjeta o tarea que alguien, como un socio de contratación sénior, hace que parezca que estamos trabajando juntos como un equipo para lograr algo que te beneficie a ti, a tu equipo y a todo Sprout Social".

Una experiencia de contratación de primera clase desde el primer momento

Desde la lluvia de ideas hasta la implementación y el seguimiento de cada detalle y el intercambio de resultados con toda la organización, el departamento de contratación ha utilizado las herramientas de recursos humanos de Atlassian para hacer que las experiencias de los candidatos y de los nuevos empleados sean tan memorables como la experiencia del cliente. Con Trello como la única fuente de información de su equipo para la gestión de proyectos, Confluence como el registro oficial de toda la empresa con toda la información importante y Jira como conexión de colaboración con los equipos técnicos, el departamento de contratación no solo está trabajando más, sino también haciendo más del trabajo correcto, a la vez. "Estas herramientas nos ayudan a unirnos y trabajar juntos de forma que podamos visualizar y compartir con otros miembros del equipo. Nos ha ayudado a hacer lluvias de ideas y a pensar de forma innovadora, a desarrollar ideas interesantes y a convertirlas en procesos", afirma Haley.

Con Atlassian, la contratación ahorra tiempo, mejora la visibilidad y la colaboración y, por encima de todo, marca la pauta de la cultura de Sprout en cada punto del viaje. "Queremos asegurarnos de ofrecer una experiencia de primera clase a nuestros candidatos desde el primer momento", dice Tommy. "Eso incluye asegurarse de que entienden que se les ve, escucha y reconoce sin importar quiénes sean ni de dónde vengan". Es esta cultura de persona a persona la que seguirá ayudando a Sprout a convertirse en una marca querida por los clientes y empleados de todo el mundo.