ITSM para equipos de alta velocidad
Mejora la asistencia a los empleados con el software de servicio de asistencia de RR. HH.
Atrás quedaron los días de interminables cadenas de correo electrónico y formularios en papel. Los equipos de RR. HH. utilizan ahora soluciones digitales que agilizan los procesos de asistencia y mejoran la experiencia de los empleados. Un sistema de tickets para el servicio de asistencia de RR. HH. transforma la forma en que las organizaciones gestionan las solicitudes internas y crea un entorno estructurado en el que nada pasa desapercibido.
En esta guía se explica cómo la implementación de un proceso de servicio de asistencia de RR. HH. puede revolucionar las operaciones de RR. HH., aumentar la satisfacción de los empleados y liberar a tu equipo de RR. HH. para que se centre en iniciativas estratégicas en lugar de en el caos administrativo.
Prueba Jira Service Management para RR. HH. hoy mismo.
¿Qué es un servicio de asistencia de RR. HH.?
Un servicio de asistencia de RR. HH. es el eje central para gestionar las consultas, solicitudes e incidencias de los empleados relacionados con asuntos de RR. HH. A diferencia de los servicios de asistencia de TI tradicionales, que se centran en el soporte técnico, un servicio de asistencia de RR. HH. se ocupa específicamente de cuestiones relacionadas con las personas, como preguntas sobre prestaciones, aclaraciones sobre políticas y documentación laboral.
El sistema registra las solicitudes de los empleados a través de varios canales, las convierte en tickets rastreables y las dirige a los miembros del equipo de RR. HH. correspondientes para su resolución. Las plataformas modernas de gestión de servicios de RR. HH. incorporan la automatización para gestionar las tareas rutinarias y ofrecen opciones de autoservicio, lo que reduce la carga de trabajo manual de los profesionales de RR. HH.
Muchas organizaciones comienzan con una plantilla de gestión de servicios de RR. HH. que proporciona flujos de trabajo y configuraciones predefinidos. En última instancia, la gestión de servicios de los equipos de RR. HH. agiliza los procesos complejos, centraliza la información y adquiere cada vez más valor a medida que las empresas crecen.
Por qué las empresas necesitan un software de servicio de asistencia de RR. HH.
Muchas organizaciones se enfrentan a procesos fragmentados de asistencia de RR. HH. que provocan retrasos en las respuestas, información incoherente y empleados frustrados. Algunos de los desafíos habituales son los siguientes:
- Sobrecarga de correos electrónicos que hace que las solicitudes se pierdan u olviden
- Falta de visibilidad del estado de las solicitudes y del progreso de la resolución
- Respuestas incoherentes a preguntas similares
- Dificultad para hacer un seguimiento del rendimiento y la carga de trabajo del equipo de RR. HH.
Intercambio ineficiente de conocimientos entre el personal de RR. HH.
El software de servicio de asistencia de RR. HH. aborda estos problemas al centralizar todas las solicitudes en un único sistema. Este enfoque elimina la falta de comunicación y proporciona una responsabilidad clara para cada consulta.
Funciones clave que debe tener el software de servicio de asistencia de RR. HH.
A la hora de evaluar las opciones de software de servicio de asistencia de RR. HH., hay ciertas funciones que destacan por ofrecer un soporte excepcional a los empleados. Las siguientes funciones sientan las bases de una plataforma eficaz de prestación de servicios de RR. HH.
Gestión de tickets
Un sistema de tickets para el servicio de asistencia de RR. HH. permite a los equipos de RR. HH. registrar, clasificar y priorizar las solicitudes de los empleados. Cada consulta genera un ticket único que rastrea todas las comunicaciones y acciones hasta que se resuelve. Este enfoque evita que las incidencias pasen desapercibidas y crea una responsabilidad clara. El sistema de tickets también proporciona visibilidad a todo el equipo de RR. HH., lo que permite a los gerentes equilibrar las cargas de trabajo, identificar los cuellos de botella y garantizar respuestas puntuales.
Portal de autoservicio
Un portal de empleados intuitivo permite al personal encontrar respuestas de forma independiente sin necesidad de ponerse en contacto con RR. HH. Una base de conocimientos que contiene políticas, procedimientos y preguntas frecuentes permite a los empleados encontrar respuestas por sí mismos. Esto elimina los tiempos de espera y mejora la satisfacción de los empleados. Para los equipos de RR. HH., cada consulta autorresuelta supone un ahorro de tiempo que se puede redirigir a iniciativas más estratégicas y casos de asistencia personalizados.
Automatización del flujo de trabajo
La automatización de RR. HH. integrada en tu flujo de trabajo aumenta la eficiencia al gestionar tareas repetitivas y acelerar los tiempos de resolución. Los flujos de trabajo automatizados pueden dirigir las solicitudes a los especialistas adecuados, enviar notificaciones y escalar los elementos atrasados. Entre los usos más comunes se incluyen las listas de comprobación de incorporación y la gestión de solicitudes de prestaciones.
Integración perfecta
La integración con plataformas HRIS, sistemas de nómina, herramientas de gestión de documentos y aplicaciones de comunicación crea un entorno unificado en el que la información fluye libremente sin transferencias manuales. Estas conexiones reducen los silos de datos y mejoran la eficiencia tanto de los equipos de RR. HH. como de los empleados.
seguridad de los datos
Dado el carácter confidencial de la información de RR. HH., los controles de seguridad no son negociables en el software de servicio de asistencia de RR. HH. El sistema debe proteger los datos confidenciales de los empleados y, al mismo tiempo, permitir que el personal autorizado acceda a ellos. Entre las funciones de seguridad esenciales se incluyen los permisos basados en roles, el cifrado, los registros de auditoría y el cumplimiento de normativas pertinentes, como el RGPD y la HIPAA.
Informes y análisis
Las herramientas de generación de informes transforman los datos del servicio de asistencia de RR. HH. en información útil que impulsa la mejora continua. Los paneles de análisis revelan métricas clave, como los tiempos medios de respuesta, las tasas de resolución, los tipos de solicitudes habituales y el rendimiento del equipo. Esta información ayuda a los líderes de RR. HH. a identificar tendencias, anticiparse a las necesidades y asignar recursos de manera más eficaz. Con el tiempo, la optimización basada en datos da lugar a una prestación de servicios más rápida y a una mayor satisfacción de los empleados.
¿Para qué se puede utilizar el software de servicio de asistencia de RR. HH.?
El software de servicio de asistencia de RR. HH. es una plataforma versátil que da soporte a diversas funciones de RR. HH. y necesidades de los empleados. Los siguientes usos demuestran cómo esta tecnología puede transformar la prestación de servicios de RR. HH.
Incorporación y gestión de salida de los empleados
El software de servicio de asistencia de RR. HH. agiliza todo el ciclo de vida de los empleados. El sistema puede automatizar la recopilación de documentación, crear listas de comprobación de incorporación de empleados para los gerentes de RR. HH. y hacer un seguimiento del estado de finalización de las actividades requeridas. Además, un proceso de gestión de salida de los empleados estructurado dentro del servicio de asistencia garantiza procedimientos de salida coherentes. Este enfoque mantiene el cumplimiento, protege los activos de la empresa y crea una experiencia positiva incluso durante las transiciones de los empleados.
Prestaciones y nómina
Los empleados suelen tener preguntas sobre su remuneración y prestaciones, por lo que esta área es ideal para recibir un servicio de asistencia. El sistema de tickets clasifica y dirige las consultas a especialistas al tiempo que realiza un seguimiento del progreso de la resolución de asuntos financieros delicados. El servicio de asistencia también sirve como repositorio de información sobre prestaciones, instrucciones de inscripción y planificaciones de nómina.
Preguntas sobre políticas
Un servicio de asistencia de RR. HH. también responde a preguntas sobre políticas recurriendo a recursos aprobados y artículos de la base de conocimientos. Esta coherencia evita que los conflictos de información, permite ahorrar tiempo y garantiza que todos los empleados reciban la misma orientación sobre las normativas y procedimientos de la empresa.
Relaciones con los empleados
Un servicio de asistencia de RR. HH. ayuda a gestionar la experiencia de los empleados mediante la creación de casos seguros para abordar dudas, quejas o conflictos y, al mismo tiempo, mantener la privacidad adecuada. El sistema puede rastrear todas las comunicaciones, documentar las acciones emprendidas y garantizar que se siguen los protocolos adecuados en situaciones delicadas. Este enfoque protege tanto a los empleados como a la organización al crear registros auditables a la vez que proporciona el apoyo adecuado para las preocupaciones laborales.
Gestión de vacaciones, permisos y ausencias
La gestión de las solicitudes de permisos se convierte en una tarea sencilla cuando se realiza a través de un servicio de asistencia de RR. HH. lo que contribuye a una gestión eficiente del tiempo tanto para los empleados como para los equipos de RR. HH. Los empleados pueden presentar solicitudes de permisos, consultar saldos y hacer un seguimiento del estado de aprobación a través del portal de autoservicio. El proceso elimina el papeleo, reduce el tiempo de procesamiento y proporciona una visibilidad clara para todas las partes implicadas.
Ventajas de usar el software de servicio de asistencia de RR. HH.
La implementación de una solución eficaz de servicio de asistencia de RR. HH. ofrece ventajas tanto a los equipos de RR. HH. como a los empleados, entre las que se incluyen:
- Mayor eficiencia: automatiza las tareas rutinarias y estandariza los procesos para atender más solicitudes con los mismos recursos.
- Mejora de los tiempos de respuesta: rastrea y prioriza las consultas para garantizar la resolución oportuna de las necesidades de los empleados.
- Mayor transparencia: proporciona a los empleados visibilidad sobre el estado de las solicitudes y los tiempos de resolución previstos.
- Mejor asignación de recursos: identifica las incidencias y tendencias comunes para centrar los esfuerzos de RR. HH. donde aporten más valor.
- Decisiones basadas en datos: utiliza análisis para medir el rendimiento y mejorar continuamente la prestación de servicios.
- Calidad de servicio uniforme: garantiza respuestas y procesos estandarizados independientemente del miembro del equipo de RR. HH. que responda.
- Mayor satisfacción de los empleados: ofrece un apoyo más rápido y preciso para una mejor experiencia general de los empleados.
Cómo elegir el software de servicio de asistencia de RR. HH. adecuado
El software de servicio de asistencia de RR. HH. ideal requiere un enfoque sistemático. Te explicamos paso a paso cómo elegir la herramienta adecuada:
- Evalúa tus necesidades específicas: documenta los procesos, puntos débiles y requisitos actuales de recursos humanos antes de evaluar las soluciones.
- Involucra a las principales partes interesadas: incluye a los miembros del equipo de recursos humanos, al personal de TI y a los representantes de los empleados en el proceso de selección.
- Evalúa la facilidad de uso: prueba la interfaz desde la perspectiva del equipo de recursos humanos y de los empleados para garantizar que sea un proceso intuitivo.
- Considera la escalabilidad: elige una solución que pueda crecer con tu organización y adaptarse a las necesidades en constante cambio.
- Revisa las competencias de integración: confirma la compatibilidad con tu sistema de RR. HH. y tecnología actual.
- Comprueba las funciones de seguridad: asegúrate de que la solución cumple con los requisitos de protección de datos de tu organización.
- Calcula el coste total: ve más allá de las cuotas de suscripción e incluye los gastos de implementación, formación y mantenimiento.
El mejor software de servicio de asistencia de RR. HH.
Entre las principales soluciones de servicio de asistencia de RR. HH., Jira Service Management es una plataforma integral que combina funciones potentes y una flexibilidad excepcional. El centro de asistencia de Jira es un ecosistema integral de gestión de servicios que ayuda a los equipos de recursos humanos, TI y otras funciones empresariales.
Las funciones de RR. HH. de Jira Service Management incluyen portales de solicitud intuitivos, flujos de trabajo personalizables, integración de bases de conocimientos e informes sólidos. La plataforma es ideal para conectar los procesos de recursos humanos con otros sistemas organizativos, creando así experiencias fluidas para los empleados y los administradores.
Lo que distingue a Jira Service Management de las soluciones de ITSM tradicionales es su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de RR. HH. y, al mismo tiempo, mantener la seguridad y la escalabilidad. La plataforma ofrece plantillas prediseñadas para los flujos de trabajo de RR. HH. más comunes y, al mismo tiempo, permite personalizarla al completo para que se adapte a los procesos y la terminología específicos de la organización.
Mejora la asistencia de RR. HH. con Jira Service Management
Para transformar tu modelo de asistencia de RR. HH. no necesitas grandes recursos ni una implementación prolongada, solo la plataforma y el enfoque adecuados. Jira Service Management ofrece una solución potente y flexible para los equipos de RR. HH. que buscan modernizar su prestación de servicios y crear las mejores experiencias para los empleados.
Al centralizar las solicitudes, automatizar las tareas rutinarias y ofrecer información útil, Jira Service Management permite que tu equipo de RR. HH. se centre en lo que más importa: apoyar a tu personal. La interfaz intuitiva de la plataforma requiere una formación mínima y, al mismo tiempo, ofrece aumentos de productividad inmediatos y mejoras de servicio mensurables.
¿Problemas con un volumen exagerado de correos, procesos incoherentes o una visibilidad limitada del rendimiento de RR. HH.? Jira Service Management cuenta con la estructura y las herramientas para superar todos estos desafíos.
Prepárate para revolucionar tu proceso del servicio de asistencia de RR. HH. Prueba Jira Service Management para HH. RR. y descubre cómo la tecnología adecuada puede transformar tu prestación de servicios de RR. HH. y, al mismo tiempo, mejorar la experiencia de los empleados en toda tu organización.
Guía completa sobre la gestión de usuarios empresariales
¿Qué es la gestión de servicios empresariales? En esta guía, descubrirás cómo implementar la ESM para mejorar la prestación de servicios.
Leer el artículoGestión de servicios de recursos humanos: el enfoque de Jira | Atlassian
Jira Service Management ofrece plantillas listas para usar para equipos de recursos humanos. Flujos de trabajo predefinidos en procesos como la incorporación, la gestión de la salida de empleados y consultas generales sobre recursos humanos.
Leer el artículo