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¿Qué es la gobernanza de datos?
Todas las empresas necesitan un marco para garantizar que sus datos sean precisos, seguros y se gestionen de forma eficaz en todas las operaciones corporativas.
Esto a menudo requiere la designación de personas para planificar y llevar a cabo un programa de gobernanza de datos, con el fin de incorporar las prácticas recomendadas para almacenar y compartir este valioso activo.
Sigue leyendo para explorar los principios fundamentales de la gobernanza de datos, cómo implementar un programa de gobernanza exitoso y cómo puedes automatizar el proceso con herramientas como Jira Service Management.
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Qué es la gobernanza de datos
La gobernanza de datos es un marco integral de gestión de datos que garantiza que los datos se usen de manera correcta y efectiva mientras pertenezcan a una organización. Cubre todo el ciclo de vida de los datos, desde la recogida y el almacenamiento hasta el uso y la eliminación.
La gobernanza adecuada implica crear e implementar políticas, procedimientos y estándares que mantengan la calidad, la seguridad y el cumplimiento de los datos. Garantiza que los datos sean precisos, accesibles y protegidos, al tiempo que minimiza los riesgos asociados con el uso indebido o la pérdida de datos.
La buena gobernanza es esencial para las organizaciones que adoptan una cultura basada en datos para la toma de decisiones estratégicas. Esto se debe a que la buena gobernanza garantiza que los datos sigan siendo un recurso valioso y fiable.
Por qué es importante la gobernanza de los datos
Con el auge de los macrodatos, la inteligencia artificial y la evolución de los marcos regulatorios, las empresas ahora gestionan grandes cantidades de información en varios sistemas.
Deben gestionar sus datos principalmente para satisfacer las necesidades operativas y, al mismo tiempo, cumplir con las complejas normativas y prácticas recomendadas. Una mala gobernanza de los datos puede tener graves consecuencias, incluidas las filtraciones de datos, la pérdida de la confianza de los clientes y las sanciones reglamentarias.
Las ineficiencias típicas que resultan de una gobernanza inadecuada incluyen la duplicación de datos, los informes incoherentes y la pérdida de oportunidades para usar los datos de manera estratégica.
La rápida adopción de las tecnologías de aprendizaje automático y gestión de servicios con tecnología de IA añade otro nivel de complejidad a esta situación. Estas herramientas dependen en gran medida de conjuntos de datos grandes y diversos, y cualquier fallo en la calidad de los datos puede dar lugar a predicciones inexactas, resultados sesgados o vulnerabilidades de seguridad.
Un marco sólido de gobernanza de datos garantizará que los datos utilizados en los modelos de IA sean gestionables y fiables.
Ventajas de la gobernanza de datos
Las organizaciones pueden maximizar su valor en varias funciones empresariales al garantizar que los datos se gestionen correctamente.
Por ejemplo, solo en las operaciones de RR. HH., la gobernanza de datos puede determinar las prácticas recomendadas de automatización de RR. HH., como la ejecución sin problemas de un flujo de trabajo de incorporación. Con el tiempo, estas prácticas se extienden a todo el departamento de gestión de servicios de RR. HH., con el respaldo de herramientas como Jira para la gestión de servicios de RR. HH..
Si tu marco aclara la propiedad, el acceso y el uso de los datos, tus equipos siempre tendrán los datos correctos en el momento adecuado.
Estas son formas específicas en que este tipo de configuración mejora la productividad:
Mejora de la precisión y la uniformidad de los datos
La gobernanza de datos garantiza que los datos estén estandarizados y sean precisos en todos los sistemas, lo que elimina las discrepancias derivadas de la entrada de datos incoherente o de información desactualizada. Al establecer reglas y procesos claros para la recogida, el almacenamiento y el mantenimiento de los datos, los marcos de gobernanza garantizan que los datos sigan siendo fiables y accesibles para todas las partes interesadas.
Una gobernanza de datos coherente ayuda a prevenir errores en los informes financieros, ya que se utiliza la misma fuente de información veraz en todos los departamentos. Esto lleva a estados financieros más precisos y oportunos.
Mejora de la toma de decisiones
Los datos precisos, coherentes y oportunos permiten a los responsables tomar decisiones con confianza sin depender tanto de instintos o conjeturas. Con una visión clara y organizada de sus datos, las empresas pueden detectar tendencias, identificar oportunidades y abordar los desafíos con mayor rapidez. La agilidad empresarial es un requisito previo para mantener la competitividad, y solo es posible si tus datos de alta calidad están fácilmente disponibles.
Cumplimiento y reducción de riesgos
Las organizaciones de la mayoría de los sectores deben cumplir con diversas regulaciones, como el RGPD, la HIPAA y estándares específicos del sector que dictan cómo gestionar los datos correctamente. Una gobernanza de datos eficaz ayuda a las empresas a ceñirse a estos controles y medidas para proteger y asegurar los datos. Por ejemplo, el RGPD exige que las empresas gestionen los datos personales con transparencia y responsabilidad, al mismo tiempo que mantienen la privacidad. Las empresas se arriesgan a recibir multas cuantiosas si ignoran estos mandatos.
Mayor eficiencia operativa
Una buena gobernanza de datos se basa en reglas claras que determinan el acceso, la calidad y el uso de los datos. Al seguir esas reglas, las empresas pueden minimizar los errores, evitar la duplicación de esfuerzos y garantizar que los equipos trabajen con la información más precisa y actualizada.
Por ejemplo, al eliminar las unidades aisladas de datos innecesarios, los equipos pueden localizar y compartir fácilmente los datos, lo que reduce el tiempo de búsqueda o verificación de la información. Los procesos de gobernanza automatizados también reducen el esfuerzo manual que implica la gestión de datos, lo que reduce los costes asociados con la entrada, el mantenimiento y la auditoría de datos. Esto conduce a flujos de trabajo más rápidos y a un uso más eficiente de los recursos en toda la organización.
Principios clave de la gobernanza de datos
Deben diseñarse e implementarse marcos de gobernanza efectivos teniendo en cuenta la integridad, la seguridad y la responsabilidad. Esos criterios sientan las bases para la calidad de los datos, el cumplimiento de las regulaciones pertinentes y la transparencia.
Calidad e integridad de los datos
Para que los datos sean efectivos, deben ser completos, fiables y coherentes en todos los sistemas. Los marcos de gobernanza de datos deben establecer procesos para garantizar que los datos se limpien, validen y actualicen con regularidad.
Sin datos de alta calidad, las organizaciones corren el riesgo de tomar decisiones críticas de mala fe, lo que puede provocar ineficiencias operativas y pérdida de oportunidades comerciales.
La integridad de los datos es el punto de partida para una buena gobernanza, porque las otras facetas (cumplimiento normativo, seguridad, análisis e informes) solo son posibles si se basan en recursos fiables.
En las fases posteriores, las operaciones comerciales, desde el desarrollo de productos hasta la asistencia al cliente, dependen completamente de información fiable.
Privacidad y seguridad de los datos
A medida que las organizaciones recopilan y almacenan grandes cantidades de información, sobre todo datos personales o confidenciales, la protección contra posibles infracciones o filtraciones es aún más importante.
Las medidas de seguridad clave incluyen el cifrado, los controles de acceso y los registros de auditoría. El cifrado garantiza que los datos sean ilegibles para personas no autorizadas, mientras que los controles de acceso definen quién puede ver o modificar conjuntos de datos específicos. Los registros de auditoría proporcionan un registro del historial de uso de los datos y las modificaciones, lo que ofrece responsabilidad y trazabilidad en caso de incidentes de seguridad.
Las medidas de gobernanza también deberían describir cómo clasificar los datos en función de su importancia o sensibilidad.
Responsabilidad y propiedad
Los propietarios y administradores de datos deben designarse para supervisar la integridad, la seguridad y la accesibilidad de los datos y garantizar que se usen según las políticas de la organización y los requisitos legales.
Estos roles deben asignarse formalmente, con responsabilidades definidas de calidad, privacidad y seguridad de los datos. Cuando las partes interesadas son plenamente conscientes de sus obligaciones, los problemas relacionados con la mala gestión de los datos se pueden abordar con rapidez.
Cumplimiento de las normas
Las organizaciones deben alinear sus prácticas de administración de datos con los requisitos legales y reglamentarios para minimizar el riesgo de filtraciones de datos, acceso no autorizado y sanciones. Esto requiere políticas y procedimientos internos que garanticen la supervisión continua y la aplicación de las reglas más amplias. Un ejemplo es el RGDP, que exige que las organizaciones protejan los datos personales y garanticen que las personas tengan control sobre su información.
¿Quién está a cargo de la gobernanza de los datos?
Volviendo al tema de la responsabilidad y los roles asignados individualmente, cabe señalar que la gobernanza de datos debe ser colaborativa.
La colaboración interdisciplinar es necesaria porque los datos fluyen entre diferentes departamentos y sistemas, incluidos los equipos de TI y los líderes empresariales. Un enfoque concertado ayuda a evitar los grupos aislados y la falta de comunicación, lo que dificultaría el acceso a los datos y afectaría a la calidad.
Veamos cómo interactúan los administradores de datos, los propietarios de datos y los consejos de gobernanza en este contexto:
Los administradores de datos son responsables de gestionar la calidad de los datos y garantizar que los datos en todos los sistemas sean precisos, coherentes y fiables. Mantienen la integridad de los datos al establecer estándares de datos, llevar a cabo tareas de limpieza de datos y garantizar que se observen las políticas de gobernanza de datos. Los administradores de datos también actúan como el principal punto de contacto para el uso y el acceso a los datos, lo que garantiza que los datos lleguen a las partes interesadas adecuadas sin dejar de estar protegidos.
Los propietarios de datos suelen ser líderes sénior o jefes de departamento que son responsables de conjuntos de datos específicos dentro de la organización. Ellos establecen las políticas que guían la seguridad de los datos y garantizan que el uso de los datos se alinee con los requisitos legales y de la organización. Esto significa que los propietarios de los datos tienen la responsabilidad final de garantizar que los datos bajo su supervisión se gestionen correctamente.
Los consejos de gobernanza son equipos multifuncionales que supervisan y dirigen estratégicamente las iniciativas de gobernanza de datos. Estos consejos suelen incluir representantes de varios departamentos, como TI, legal, cumplimiento normativo, finanzas y operaciones. Garantizan que las políticas de gobernanza de datos se alineen con los objetivos de la empresa, cumplan con los estándares del sector y cumplan con los requisitos legales. Los consejos de gobernanza son fundamentales para resolver cualquier disputa o desafío y garantizar que todas las partes interesadas se involucren y estén informadas sobre las prácticas de administración de datos.
Cómo implementar un programa de gobernanza de datos exitoso
Al seguir un enfoque estructurado de la gobernanza de datos, los equipos mencionados anteriormente pueden comunicar con claridad el plan a los líderes y garantizar un apoyo continuo. Un buen programa también sirve como hoja de ruta para adaptar las prácticas de gobernanza a medida que la organización evoluciona.
Estos son los pasos clave para administrar los datos como un activo valioso:
1. Evaluar las prácticas de gestión de datos actuales
Comienza por evaluar las políticas, los procedimientos y los sistemas de gestión de datos existentes en tu organización. Identifica cualquier brecha o área de ineficiencia que deba abordarse. Esta evaluación ayuda a establecer una línea base y destaca las áreas en las que una mejor gobernanza puede añadir valor.
2. Definir las políticas y los objetivos de gobernanza de datos
Desarrolla políticas claras que describan cómo se recopilarán, gestionarán, compartirán y protegerán los datos. Estas directrices deben incluir estándares de calidad de datos, protocolos de seguridad, regulaciones de privacidad y requisitos de cumplimiento normativo. Establece metas específicas y medibles alineadas con los objetivos de la empresa, como mejorar la toma de decisiones o garantizar el cumplimiento normativo.
3. Asignar roles y responsabilidades
Asigna roles de propiedad y gestión de datos para supervisar la ejecución de las políticas de gobernanza. Asegúrate de que estos roles tengan responsabilidades bien definidas y una jerarquía de autoridad clara.
4. Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas
Las herramientas de gobernanza de datos adecuadas, como Jira Service Management, deberían ayudar a automatizar procesos como la catalogación de datos, el control de calidad, la gestión del acceso y la supervisión del cumplimiento normativo. Busca soluciones que se integren con los sistemas existentes, proporcionen un seguimiento de datos en tiempo real y ofrezcan funciones de seguridad sólidas. Muchas de estas competencias se pueden encontrar en Jira Service Desk.
5. Establecer un plan de gestión de cambios
La gestión de cambios es el proceso de garantizar que tu programa de gobernanza de datos se incorpore en toda la organización. Comunica los beneficios del programa con claridad a todas las partes interesadas y proporciona actualizaciones periódicas sobre su progreso. Aborda la resistencia al destacar cómo la gobernanza mejorará la eficiencia, la toma de decisiones y el cumplimiento normativo.
6. Concentrarse en la educación y la formación continuas
Incluso con la participación de toda la organización, la gobernanza de datos requiere una educación continua, ya que las prácticas, las regulaciones y las tecnologías de gestión de datos evolucionan de forma constante. Los talleres o seminarios web regulares ayudarán a mantener al personal actualizado sobre dichos cambios. Ofrece sesiones de formación a los empleados sobre las políticas de gobernanza, las prácticas recomendadas de seguridad de datos y el uso de herramientas de gobernanza. Este aspecto de la gobernanza de datos te prepara para una gestión eficaz de los servicios de TI y contribuye a la gestión de la experiencia de los empleados.
Prácticas recomendadas para gestionar la gobernanza de datos
Una vez que se haya implementado un programa de gobernanza de datos, debería generar beneficios tangibles. Durante la planificación, implementación y actualización de un programa es cuando debes actuar con cuidado.
Aquí tienes algunos consejos para mantener el proceso en marcha:
Empieza con algo pequeño y escala gradualmente
Comienza por centrarte en un conjunto específico de activos o departamentos de datos en lugar de intentar controlar todos los datos a la vez. Por ejemplo, es posible que prefieras empezar con áreas de alta prioridad, como los datos de los clientes o los registros financieros, que suelen tener el impacto empresarial más inmediato. Un despliegue gradual permite una implementación más manejable y brinda la oportunidad de perfeccionar los procesos antes de expandirse en toda la organización.
Alinea la gobernanza de datos con las metas empresariales
La gobernanza de datos no debe verse como una iniciativa independiente, sino más bien como una parte integral del logro de los objetivos empresariales. Trabaja en estrecha colaboración con los líderes empresariales para identificar los puntos débiles y definir metas medibles que la gobernanza de datos pueda abordar directamente. Las metas habituales podrían ser mejorar la información sobre los clientes, mejorar la eficiencia operativa o cumplir con los requisitos normativos.
Mide el impacto de la gobernanza de datos
Decide cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) que reflejarán los resultados de tus prácticas de gobernanza de datos, como las mejoras en la calidad de los datos, el ahorro de tiempo a través de procesos optimizados o la adopción de herramientas de gobernanza por parte de los usuarios. Analiza los KPI con regularidad para hacer un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo y ajustar las estrategias según sea necesario.
Equilibra la política, las personas y la tecnología
Establecer políticas, la respuesta del personal y las herramientas que utilizas son variables que influyen en la eficacia de tu programa de gobernanza de datos. Comprueba que ninguno de estos componentes sea un cuello de botella dentro del programa en general. Invierte en formación y recursos para garantizar que los equipos entiendan cómo funcionan las políticas y herramientas de gobernanza. Es entonces cuando recibirás comentarios que puedan revelar posibles problemas.
Ejemplos de gobernanza de datos en acción
Estos son algunos casos hipotéticos de cómo la gobernanza de datos puede tener un impacto en diferentes sectores:
Sanidad: mejora de la gestión de los datos de los pacientes
Una organización sanitaria podría implementar la gobernanza de datos para gestionar los registros de los pacientes de manera segura y eficiente, lo que garantiza el cumplimiento de la HIPAA. Definir los controles de acceso y crear un catálogo de datos centralizado podría mejorar la precisión de los datos y hacer que los registros de los pacientes sean accesibles en tiempo real. La optimización del sistema reduciría las redundancias, como los silos de datos, a la vez que mejoraría la prevención de filtraciones de datos y la eficiencia operativa. Esto también contribuye a una gestión de incidentes de TI eficaz..
Finanzas: fortalecer el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos
Una institución financiera podría centrarse más en el cumplimiento de las normas GDPR y Sarbanes-Oxley. También se centraría en la privacidad de los datos, el cifrado y la auditoría. La claridad de los roles de propiedad entre los administradores y propietarios de datos sería una prioridad. El desafío radica en integrar las prácticas de gobernanza con los sistemas de TI existentes, pero invertir en herramientas de integración mejoraría de manera significativa los procesos de auditoría.
Comercio minorista: optimización del inventario y los datos de los clientes
Un minorista global estaría más interesado en la gestión del inventario y la precisión de los datos de los clientes. Al implementar un catálogo de datos unificado, tendría una disponibilidad constante de los productos y datos de los clientes actualizados en todas las plataformas. Uno de los desafíos son las inconsistencias regionales en la entrada de datos, pero los protocolos estandarizados resuelven esa incidencia. El resultado sería una mejor previsión del inventario, una reducción del desperdicio y un marketing más eficaz basado en información fiable de los clientes.
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