Software de gestión del cumplimiento normativo: cómo los equipos de TI ponen en práctica el cumplimiento normativo

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• La gestión del cumplimiento normativo es un aspecto fundamental para garantizar la conformidad con las normativas en todos los flujos de trabajo de los servicios.

• El software de gestión del cumplimiento normativo mejora la responsabilidad y la visibilidad, reduce el riesgo operativo y permite responder más rápido ante los problemas de cumplimiento normativo.

• Las características principales del software de gestión del cumplimiento normativo son la automatización de flujos de trabajo, el seguimiento de actividad preparado para auditorías y las integraciones en todo el ecosistema de TI.

Todas las organizaciones deben cumplir con las normas legales y reglamentarias, pero esto se dificulta a medida que los equipos, las herramientas y los procesos se vuelven más complejos. El software de gestión del cumplimiento normativo ayuda a centralizar los requisitos, automatizar los flujos de trabajo y mantener a los equipos coordinados a medida que cambian las obligaciones.

En lugar de depender únicamente de las revisiones periódicas, las organizaciones pueden usar estas herramientas para gestionar el cumplimiento normativo de forma continua y detectar los problemas antes de que se conviertan en riesgos mayores. Descubre cómo funcionan, qué características deben tener y por qué son tan importantes para las empresas en crecimiento.

¿Qué es el software de gestión del cumplimiento normativo?

El software de gestión del cumplimiento normativo es una herramienta que ayuda a los equipos de TI a coordinar, supervisar y llevar a cabo las tareas de cumplimiento normativo en el marco de las operaciones de servicio. Esto lo convierte más en una herramienta de flujo de trabajo y gobernanza que en una herramienta de auditoría y generación de informes para la respuesta ante incidentes.

Estas herramientas facilitan la gestión del riesgo operativo, la gobernanza de los servicios y la estandarización de los procesos, ya que te ayudan a evitar incumplimientos normativos, automatizan los flujos de trabajo y se integran con los procesos de gestión de cambios e incidentes.

Gestión del cumplimiento normativo como parte de los flujos de trabajo de servicio

Para garantizar el cumplimiento normativo de forma constante, es necesario llevar a cabo una gestión continua en todos los procesos de gestión de servicios, en lugar de limitarse a revisiones y medidas correctivas periódicas.

Requisitos de cumplimiento normativo estrictos

Los equipos son responsables de hacer un seguimiento de las obligaciones normativas, las políticas internas y los requisitos de control relacionados con la prestación del servicio y los cambios en la infraestructura. Identificar los requisitos de cumplimiento normativo es un paso clave para garantizarlo en todo el proceso de gestión de servicios.

Esto normalmente implica:

• Seguimiento de obligaciones normativas y estándares del sector

• Identificación de políticas internas y requisitos de control

• Adaptación de los requisitos a la prestación de servicios y a los cambios en la infraestructura

Asignación de responsabilidades de cumplimiento normativo

Una vez identificados los requisitos de cumplimiento normativo, hay que asignar a los equipos la responsabilidad de las tareas correspondientes. Asignar claramente la responsabilidad de estas tareas garantiza que se lleven a cabo durante los flujos de trabajo de los servicios, por lo que no tendrás que preocuparte de que las deficiencias en el cumplimiento normativo den lugar a multas o sanciones. 

La gestión eficaz de responsabilidades incluye:

• Asignar responsables específicos para las tareas de cumplimiento normativo

• Integrar las tareas de cumplimiento normativo en los flujos de trabajo de servicio

• Asegurar que las responsabilidades estén claramente documentadas y sean visibles

Gestionar las medidas de reparación y corrección

Las organizaciones usan software para hacer un seguimiento de las incidencias de cumplimiento normativo relacionadas con el servicio una vez que se han identificado. Esto hace que los problemas de cumplimiento normativo sean más visibles, lo que reduce la probabilidad de que se pasen por alto. 

Los flujos de trabajo de reparación suelen incluir:

• Seguimiento de incidencias desde la detección hasta la resolución

• Documentación de las acciones correctivas tomadas para resolver la incidencia

• Registro de los resultados para reducir el riesgo futuro y facilitar las auditorías

Mantenimiento del cumplimiento normativo durante la prestación continua del servicio

Una vez superados los pasos iniciales, los equipos deben supervisar los procesos de servicio a lo largo del tiempo para garantizar que se mantenga el cumplimiento normativo de forma constante. Esta supervisión continua es una de las razones principales por las que estas plataformas resultan tan valiosas para organizaciones más grandes.

La gestión continua del cumplimiento normativo implica:

• Supervisión de flujos de trabajo de servicio para detectar riesgos de cumplimiento normativo

• Revisión de los cambios en la infraestructura o los procesos

• Garantía de que los controles sigan siendo efectivos a medida que los sistemas evolucionen

Ventajas del software de gestión del cumplimiento normativo para los equipos de TI

Implementar un software de gestión del cumplimiento normativo ofrece varias ventajas, desde un menor riesgo hasta tiempos de respuesta más rápidos y un cumplimiento normativo más constante.

Reducción del riesgo operativo

Usar el software adecuado facilita la creación de flujos de trabajo estructurados que ayudan a los equipos a evitar incumplimientos normativos durante la prestación del servicio. Los flujos de trabajo estructurados integran pasos como identificar los requisitos de cumplimiento y gestionar la reparación en los flujos de trabajo de servicio, para que no tengas que preocuparte de multas, sanciones y otras posibles consecuencias derivadas de los problemas de cumplimiento normativo.

Los flujos de trabajo estructurados también son importantes porque garantizan el uso de un enfoque coherente para mantener el cumplimiento normativo. Cuando todo el mundo utiliza los mismos flujos de trabajo, se minimizan los incumplimientos normativos en toda la organización.

Responsabilidad y visibilidad mejoradas

El software de gestión del cumplimiento normativo proporciona un sistema centralizado que puedes usar para la gestión del cumplimiento normativo, que es una parte esencial de la responsabilidad y la visibilidad. Los equipos pueden obtener una visión clara de la propiedad y el estado de cumplimiento para asegurarse de que no se pase por alto ningún problema de cumplimiento normativo. Esto también ayuda a los equipos a mantener la responsabilidad, ya que todas las personas tienen la misma visibilidad sobre la propiedad y el progreso.

En lo que respecta al cumplimiento normativo, la responsabilidad y la transparencia son dos de los factores más importantes. No puedes permitirte que los requisitos de cumplimiento se pasen por alto; un sistema centralizado facilita garantizar que se cumpla cada requisito.

Respuesta más rápida a los problemas de cumplimiento normativo

El objetivo del software de gestión del cumplimiento normativo es reducir el riesgo de que surjan problemas de conformidad, aunque puede resultar difícil eliminarlos por completo. Por suerte, el sistema adecuado también puede ayudar a los equipos a reaccionar con mayor rapidez y eficacia.

Al integrar los flujos de trabajo de cumplimiento normativo con los de servicio, se garantiza un control continuo del cumplimiento normativo a lo largo de todo el proceso de prestación del servicio. Así, se puede dedicar menos tiempo a la gestión de incidentes para centrarse en los objetivos organizativos más amplios que impulsan el negocio.

Prácticas de gobernanza escalables

Los flujos de trabajo de cumplimiento normativo estandarizados facilitan el escalado de las prácticas de gobernanza a medida que crecen los equipos, los servicios y los requisitos. El uso de procesos estandarizados para la gestión del cumplimiento normativo proporciona un marco que reduce la dependencia de equipos o miembros concretos del equipo. A medida que la organización crezca, se puede aplicar este mismo marco estandarizado a los nuevos equipos y a sus miembros para garantizar que se mantenga el cumplimiento normativo en todos los niveles.

El software de gestión del cumplimiento normativo facilita aún más la escalabilidad, ya que las soluciones de cumplimiento normativo modernas están diseñadas para crecer con la empresa. Por tanto, no hay que renovar por completo el software de cumplimiento normativo para poder gestionar un mayor número de usuarios y mayores volúmenes de datos.

Funciones clave que debería tener el software de cumplimiento normativo

A la hora de elegir un sistema de cumplimiento normativo estructurado, hay algunas características clave que debes tener en cuenta. Funciones como la automatización, la integración y el seguimiento pueden afectar significativamente a la eficacia con la que los equipos gestionan las tareas de cumplimiento normativo.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización de los flujos de trabajo es una de las características más importantes que se pueden encontrar en casi cualquier software moderno. Automatizar tareas repetitivas ahorra una cantidad significativa de tiempo y ayuda a reducir el riesgo de error humano. Además, la automatización permite recibir alertas en tiempo real y mitigar rápidamente los riesgos de cumplimiento normativo.

El software de ITSM, como Jira Service Management (JSM), ayuda a estandarizar los flujos de trabajo de cumplimiento normativo en todas las operaciones de servicio, lo que permite ahorrar tiempo y garantizar un cumplimiento más coherente. Por lo tanto, no hay que preocuparse de que las deficiencias en el cumplimiento normativo acarreen costes o den lugar a sanciones.

Integración con los procesos de incidentes y cambios

El software de gestión del cumplimiento normativo debería poder integrarse con los procesos de incidentes y cambios a fin de agilizar la gestión del cumplimiento normativo. Así, cualquier cambio que se haga en la infraestructura de TI cumplirá con los requisitos normativos y tendrá un impacto limitado en la organización.

Los cambios en la infraestructura de TI no son solo actualizaciones. Si surge un riesgo de seguridad o un problema operativo que requiera cambios en la infraestructura, estos cambios también deben cumplir con los requisitos normativos. Los flujos de trabajo de cumplimiento simplifican este proceso al integrarlo todo.

Seguimiento de actividad listo para auditorías

El cumplimiento normativo es una cuestión legal, por lo que es importante mantener registros detallados en caso de que se produzca una auditoría. Por suerte, un buen software de gestión del cumplimiento normativo ofrece un seguimiento de las actividades preparado para auditorías, de modo que no haya que llevar un control manual de las actividades de los distintos equipos. En caso de auditoría, se dispone de un registro detallado de todas las actividades que se puede presentar a los auditores.

Los registros de actividad preparados para auditorías se encuentran en una ubicación centralizada que facilita su búsqueda. Con Jira Service Management, incluso se pueden consultar los KPI de gestión de incidentes centralizados para mejorar los procesos de gestión de incidentes con el tiempo.

Integraciones en todo el ecosistema de TI

La gestión del cumplimiento normativo es algo más que revisiones periódicas y medidas correctoras puntuales. Requiere una visibilidad continua de todos los flujos de trabajo de servicio. El mejor software de gestión del cumplimiento normativo debe poder integrarse con diversas herramientas y programas de todo el ecosistema de TI para que los flujos de trabajo relacionados con el cumplimiento normativo formen parte de todo lo que haces.

Jira Service Management se integra con los sistemas de desarrollo y operaciones para incorporar el cumplimiento normativo en los flujos de trabajo diarios, lo que permite detectar posibles incumplimientos y satisfacer los requisitos de cumplimiento inmediatamente después de identificarlos. De este modo, se pueden evitar multas relacionadas con el incumplimiento normativo y se libera más tiempo para centrarse en los objetivos de la organización.

Primeros pasos con la gestión del cumplimiento normativo

Si tienes todo listo para empezar, céntrate en algunos pasos fundamentales:

• Identifica los requisitos de cumplimiento normativo de todos los procesos de servicio. Esto te ayudará a identificar las obligaciones normativas y las políticas internas que tus equipos deben cumplir.

• Introduce plataformas estructuradas que conecten las tareas de cumplimiento normativo con las operaciones de TI. Integrar el cumplimiento normativo en los flujos de trabajo diarios ayuda a garantizar que los requisitos no se pasen por alto.

• Integra los flujos de trabajo de cumplimiento normativo directamente en los flujos de trabajo de servicio. Esto permite a los equipos gestionar el riesgo sin perder el ritmo de las entregas y cumplir con las expectativas de los clientes.

Desarrollar un enfoque estructurado para la gestión del cumplimiento normativo

Una plataforma de cumplimiento normativo estructurada ayuda a los equipos a mantener controles coherentes a lo largo de toda la prestación del servicio, lo que reduce el riesgo de incumplir requisitos, así como de incurrir en multas y sanciones.

Los flujos de trabajo estructurados ayudan a los equipos de TI a mantener el cumplimiento normativo, al tiempo que fomentan la innovación y la escalabilidad. Jira Service Management puede ayudarte a simplificar el cumplimiento normativo sin ralentizar la prestación de servicios ni limitar la escalabilidad.