Qué es un software de generación de informes de cumplimiento normativo: ventajas y funciones

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• Con un software de generación de informes de cumplimiento normativo, los equipos podrán simplificar el proceso de seguimiento, coordinación y demostración de las actividades de conformidad.

• Además, crea un espacio centralizado donde hacer un seguimiento de todo lo relacionado con el cumplimiento normativo, lo que mejora la colaboración y agiliza la respuesta durante las auditorías y revisiones.

• La automatización, los paneles en tiempo real y las integraciones convierten al software de generación de informes de cumplimiento normativo en una potente alternativa en comparación con los recursos tradicionales orientados a la gestión de este procedimiento.

• Jira Service Management se integra con las herramientas actuales, permite la automatización y ofrece una solución escalable para generar informes de cumplimiento normativo.

Si los registros de conformidad están dispersos entre diferentes correos electrónicos, hojas de cálculo y sistemas, te resultará más difícil determinar lo que se ha completado, lo que falta y lo que aún requiere atención. Estas circunstancias pueden conllevar que las auditorías resulten más estresantes, así como que haya un mayor riesgo de pasar por alto estas lagunas.

Los software de generación de informes de cumplimiento normativo ayudan a los equipos a centralizar el trabajo relacionado con la conformidad, mantener registros claros y estar preparados para afrontar las auditorías. En esta guía, te explicamos qué es un software de generación de informes de cumplimiento normativo, cómo funciona, qué papel tiene en la ITSM y cómo elegir las funciones adecuadas.

¿Qué es un software de generación de informes de cumplimiento normativo?

Un software de generación de informes de cumplimiento normativo es un sistema que ayuda a las organizaciones a hacer un seguimiento de los requisitos de conformidad, documentar las actividades relacionadas con ello y crear informes para auditorías o revisiones internas. Además, garantiza que los registros de conformidad estén siempre organizados para que los equipos puedan supervisar el progreso, identificar lagunas y demostrar que se están respetando los controles o procesos estipulados.

¿A quién van dirigidas las herramientas de generación de informes de cumplimiento normativo?

Aunque no siempre es obligatorio disponer de herramientas de generación de informes de cumplimiento normativo, muchos equipos las usan para simplificar la ejecución de las iniciativas de conformidad:

• Los equipos de conformidad y gestión de riesgos utilizan los software de generación de informes de cumplimiento normativo para gestionar las distintas exigencias reglamentarias y ayudar a las organizaciones a evitar multas y otras sanciones derivadas del incumplimiento de las normativas.

• Los equipos de TI e ingeniería recurren a los software de generación de informes de cumplimiento normativo para facilitar la integración de los requisitos de conformidad y control en el desarrollo de software, así como para coordinar el trabajo relativo a la conformidad entre los diferentes equipos.

• Los líderes de los equipos de operaciones, finanzas y asuntos jurídicos utilizan los software de generación de informes de cumplimiento normativo para respaldar la supervisión de la gobernanza y la responsabilidad con respecto a la presentación de informes.

Cómo funciona un software de generación de informes de cumplimiento normativo

Un software de generación de informes de cumplimiento normativo se ocupa de establecer una conexión entre las herramientas y los sistemas que ya utilizan los equipos (plataformas de gestión de proyectos, almacenamiento en la nube, aplicaciones de comunicación, etc.) y agrupar los datos relacionados con la conformidad en una plataforma centralizada.

En lugar de exigir a los equipos que recopilen información de forma manual a partir de distintas fuentes dispersas, el software:

• Se integra y sincroniza con las herramientas que ya utilizas para recopilar automáticamente las políticas, los controles, las pruebas y las actualizaciones de las tareas. De esta forma, todo estará centralizado en un solo lugar.

• Automatiza los flujos de trabajo mediante la derivación de ciertas tareas, como las aprobaciones, las revisiones y la recopilación de pruebas según reglas predefinidas; todo ello para que el siguiente paso pueda comenzar automáticamente cuando se haya completado el anterior.

• Mantiene un registro continuo de la actividad mediante la documentación de cada uno de los cambios, aprobaciones y envíos a medida que se realizan, lo que, a su vez, permite crear un registro de auditoría estructurado sin incurrir en un esfuerzo manual adicional.

• Realiza controles en tiempo real para supervisar el estado de conformidad de los distintos equipos y exponer los riesgos a través de paneles y alertas en cuanto se detecten.

Estos software ofrecen a los equipos una visión fiable y actualizada en todo momento de su situación en materia de conformidad, sin tener que lidiar con la carga de ocuparse de esta tarea manualmente.

¿Qué ventajas ofrecen los software de generación de informes de cumplimiento normativo?

Garantizar el cumplimiento normativo aporta varias ventajas a tu empresa, ya que te permite evitar sanciones y generar confianza en los clientes. Los software de generación de informes de cumplimiento normativo simplifican y agilizan estas labores.

Mayor visibilidad de las tareas de cumplimiento normativo de toda la organización

La visibilidad es clave para el cumplimiento normativo. Debes saber si se han completado los pasos de cumplimiento normativo y cuándo puede haber un problema. Con el software de generación de informes de cumplimiento normativo, todas las partes interesadas pueden consultar el estado de las tareas de cumplimiento normativo sin tener que estar pendientes de recibir actualizaciones o informes de estado.

Reducción del coste y del esfuerzo manual

Lograr y mantener el cumplimiento normativo no es tan sencillo como seguir unas directrices básicas. Debes tomar medidas para completar las tareas de cumplimiento normativo, incluidas la elaboración de informes, las aprobaciones y las revisiones. Lamentablemente, todo este trabajo manual de cumplimiento normativo resta recursos valiosos a los equipos.

Automatizar las tareas repetitivas de cumplimiento normativa libera recursos del equipo que, de otro modo, se destinarían a la elaboración manual de informes, el seguimiento y la recopilación de datos.

Respuesta más rápida a los riesgos de cumplimiento normativo

Sin herramientas de generación de informes de cumplimiento normativo, probablemente solo detectarás un riesgo de cumplimiento normativo cuando haya dado lugar a una auditoría o revisión. La única forma de identificar estos riesgos de cumplimiento sin utilizar software es buscarlos manualmente, lo que puede requerir mucho trabajo.

El software de generación de informes de cumplimiento normativo agiliza la respuesta ante incidentes al alertarte de los riesgos de cumplimiento normativo lo más rápido posible, de modo que puedas resolver los problemas antes de que afecten de forma significativa a tu negocio.

Mejora de la colaboración entre equipos

La colaboración de varios equipos que usan herramientas diferentes puede dificultar la gestión del cumplimiento normativo. El software de elaboración informes de cumplimiento normativo reúne toda esa información en una única fuente fiable, para que los equipos puedan coordinarse y centrarse en sacar el trabajo adelante.

Procesos de cumplimiento normativo escalables

Garantizar el cumplimiento normativo es todo un reto a cualquier escala, pero resulta aún más difícil a medida que el negocio crece. El software de elaboración informes de cumplimiento normativo está diseñado para ampliarse con tu negocio, de manera que puedas optimizar la colaboración y el cumplimiento normativo independientemente de los equipos o miembros del equipo que tengas.

Los procesos de cumplimiento normativo escalables facilitan el mantenimiento del cumplimiento y ayudan a reducir los costes a medida que la empresa crece.

Características clave de un software de generación de informes de cumplimiento normativo

Si estás buscando las herramientas de generación de informes de cumplimiento normativo mejor valoradas para pequeñas empresas, debes empezar por buscar características clave como la automatización y los informes en tiempo real.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización es una de las mejores características de las herramientas de generación de informes de cumplimiento normativo, ya que permite ahorrar tiempo y dinero. Jira Service Management (JSM) ayuda a los equipos a estandarizar y automatizar los flujos de trabajo de cumplimiento normativo en todos los departamentos, lo que mejora la colaboración y libera recursos valiosos.

Registros de auditoría y seguimiento de cambios

El software de generación de informes de cumplimiento normativo debería permitirte registrar cada solicitud, aprobación y cambio de proceso en un historial estructurado que se pueda consultar.

JSM ayuda a proporcionar un seguimiento estructurado de las solicitudes, las aprobaciones y los cambios de procesos, para que dispongas de registros listos para auditorías en caso de auditoría o revisión.

Paneles y alertas en tiempo real

Los paneles en tiempo real proporcionan información sobre las tareas de cumplimiento normativo, mientras que las alertas te notifican en cuanto se identifica un riesgo de cumplimiento normativo, de modo que siempre estés al tanto. 

Las alertas en tiempo real también agilizan la gestión de incidentes al garantizar que te enteres de los posibles riesgos de cumplimiento normativo en el mismo momento en que se detectan.

Integraciones con las herramientas actuales

Un software eficaz de generación de informes de cumplimiento normativo debe poder integrarse con tus herramientas actuales para garantizar el cumplimiento de principio a fin. Las integraciones facilitan el seguimiento de las tareas de cumplimiento normativo en varios equipos y herramientas.

JSM se integra con herramientas de desarrollo, supervisión y colaboración para respaldar los procesos de cumplimiento normativo de forma integral.

Controles de permisos y acceso

El software de generación de informes de cumplimiento normativo que incluye controles de permisos y acceso te proporciona más control sobre las tareas y los informes de cumplimiento normativo. 

Con los controles de acceso, puedes decidir quién tiene acceso a qué sistemas y qué permisos tienen dentro de esos sistemas. Esto facilita el cumplimiento normativo en organizaciones más grandes y complejas.

Informes de cumplimiento normativo vs. enfoques tradicionales

El enfoque tradicional para los informes de cumplimiento normativo es hacer un seguimiento manual de las tareas de cumplimiento. Aunque este enfoque puede funcionar en organizaciones pequeñas, pierde eficacia rápidamente en entornos complejos o dinámicos.

Estructura y visibilidad de tus informes de cumplimiento normativo

El software de generación informes de cumplimiento normativo transforma la manera en que garantizas y supervisas el cumplimiento normativo, automatizando las tareas repetitivas y ofreciéndote una visibilidad completa de los informes de cumplimiento normativo.

Puedes empezar mejorando la coordinación e introduciendo herramientas que integren el cumplimiento normativo en la actividad diaria.

Jira Service Management está diseñado para simplificar la automatización, proporcionar un seguimiento estructurado e integrarse con tus herramientas para poder realizar un seguimiento integral del cumplimiento normativo. Prueba JSM hoy mismo para comprobar lo sencilla que puede ser la elaboración de informes de cumplimiento normativo.