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ITSM para equipes de alta velocidade

Como criar um fluxo de trabalho de integração eficaz

Integrar novos funcionários à cultura da sua empresa e ajudar esses indivíduos a se tornarem membros produtivos da equipe o mais rápido possível economiza dinheiro e melhora a retenção de talentos. Um processo de integração eficaz contribui para que novos funcionários se sintam acolhidos e entendam o que é esperado deles.

Um fluxo de trabalho de integração eficaz mapeia as novas etapas do processo de contratação, incluindo a assinatura do contrato, a solicitação de equipamentos, a revisão de políticas, o treinamento e a compreensão do período probatório. Também pode incluir o processo de desligamento quando um funcionário deixa a empresa.

Este artigo apresenta as etapas e os benefícios de um processo de integração padrão, como criar um fluxo de trabalho de integração e por que o Jira Service Management é a principal plataforma de software de integração.

Comece a usar o Jira e teste o template de integração de novos funcionários.

O que é um fluxo de trabalho de integração?

Um fluxo de trabalho de integração de funcionários estrutura a integração de novos talentos na sua empresa. Ele define as etapas necessárias para que o indivíduo se torne um membro produtivo da equipe. O fluxo de trabalho descreve estágios com etapas para todos os novos colaboradores, como revisar as políticas da empresa, ter os antecedentes verificados e configurar detalhes da folha de pagamento. Também inclui etapas baseadas em funções, como reuniões de equipe e treinamento especializado.

Seu processo de integração define as etapas necessárias para novas contratações. O fluxo de trabalho de integração organiza essas etapas em tarefas concretas e sequenciadas de forma lógica, tornando o processo mais claro e viável.

Benefícios de ter um processo de integração

Todo mundo já começou um novo emprego em algum momento, e os primeiros dias e semanas podem ser desafiadores. A pessoa pode não saber ao certo onde encontrar as informações necessárias, quem contatar em caso de dúvidas e como contribuir. Um processo detalhado de integração pode transformar esses primeiros dias mais produtivos e acolhedores, oferecendo os seguintes benefícios:

Maior retenção de funcionários: um planejamento que visa o sucesso dos colaboradores reduz a ansiedade de pessoas recém-contratadas. Quando os novos contratados veem as etapas pelas quais vão ter que passar, conseguem monitorar o progresso deles e entendem quando e como podem contribuir, eles continuam se sentindo amparados por muito tempo depois de se integrar à equipe.

  • Produtividade acelerada: quando os novos funcionários conseguem visualizar o processo desde o primeiro dia até o dia em que se integram totalmente, isso permite que eles agreguem valor antes do esperado. A maioria dos novos funcionários quer se sentir um membro totalmente funcional da equipe o mais rápido possível. Um processo de integração e um fluxograma eficazes os ajudam a chegar lá.
  • Melhor integração cultural: o processo de integração ajuda os novos funcionários a assimilarem os aspectos culturais da empresa, como vestuário, estilos de comunicação e expectativas gerais. Embora você espere que cada novo funcionário seja uma boa contratação, o processo de integração ajuda a identificar aqueles que podem estar com dificuldades. Os sinais de alerta incluem linguagem imprópria, falha na conclusão das tarefas de integração ou outras questões.

Estágios do fluxo de trabalho de integração

Os estágios do fluxo de trabalho de integração podem variar de acordo com as necessidades da sua empresa, mas normalmente são cinco, cada um com um ponto inicial e final claros. Esses estágios geralmente se alinham a metas e objetivos relacionados à gestão do desempenho, ao gerenciamento da experiência dos funcionários e às estratégias de engajamento dos funcionários.

Pré-integração

Antes da data de início do novo funcionário, é preciso realizar algumas tarefas, como enviar um pacote de boas-vindas, configurar o hardware, garantir o acesso à rede e assinar a documentação necessária. Esse estágio abrange tudo o que o funcionário precisa para começar a trabalhar no primeiro dia.

Primeiro dia

O primeiro dia é a impressão inicial do funcionário sobre sua empresa. Planeje o que vai acontecer, incluindo apresentações da equipe, um tour do escritório e uma visão geral da missão e dos valores da empresa. Inclua as atividades que os funcionários podem esperar durante a primeira semana, como treinamentos programados, verificações e reuniões de equipe.

Treinamento e desenvolvimento

Seus fluxos de trabalho de integração precisam considerar as oportunidades de aprendizado formais e informais. Forneça uma visão geral clara do treinamento e do desenvolvimento dos quais os novos funcionários vão participar.

Por exemplo, todos os novos funcionários podem começar com um treinamento de alto nível sobre produtos para entender o que a empresa produz, para quem e por quê. Depois, os novos contratados de contabilidade podem passar para o treinamento baseado em funções de processos contábeis. Já os funcionários de desenvolvimento de produtos podem participar de testes de aceitação do usuário para aprofundar os conhecimentos.

Integração contínua

A integração contínua define as etapas necessárias para dar suporte aos funcionários além do período inicial de integração, incluindo verificações, mentorias e desenvolvimento profissional extra.

Por exemplo, se você contratar um designer de produto, pode ser que ele precise se familiarizar com o estilo e o sistema de design da empresa. Isso pode envolver a parceria com um designer já estabelecido para atender aos padrões da empresa enquanto o funcionário inicia suas tarefas. Inclua programas de reconhecimento de funcionários e outros incentivos durante esse estágio para ajudar a moldar a experiência dos novos contratados na sua empresa.

Acompanhamentos

Procure saber se os novos funcionários entenderam a função deles, a cultura da instituição e como a empresa avalia o desempenho. Essa fase pode incluir reuniões individuais, pesquisas e avaliações de desempenho. Solicitar feedback também é uma oportunidade de melhorar seu processo de integração e fluxo de trabalho. Integre esses resultados às plataformas de experiência dos funcionários para ter um gerenciamento contínuo.

Etapas para criar um fluxo de trabalho de integração

O fluxo de trabalho de integração descreve as etapas para avaliar o progresso dos novos funcionários e fornece um roteiro para uma integração bem-sucedida. Use o processo a seguir para criar um fluxo de trabalho de integração.

Defina suas metas

Indique claramente o que você quer alcançar com seu processo de integração. Os exemplos incluem ensinar novos funcionários sobre medidas regulatórias e de conformidade ou participar de uma cultura colaborativa. Verifique se seus objetivos são mensuráveis e estão diretamente relacionados ao desempenho dos funcionários.

Desenvolva o processo de integração

Crie um plano estruturado que organize os estágios de integração em uma linha do tempo. Dentro dos estágios, defina as etapas ou os objetivos a serem concluídos, atribua responsabilidades aos envolvidos e colete os materiais necessários. Por exemplo, se a fase de treinamento incluir conformidade regulatória, delegue uma pessoa experiente para supervisionar a tarefa e garantir que a documentação esteja pronta.

Implemente o fluxo de trabalho

Coordene com as equipes relevantes para garantir que o processo de integração ocorra sem problemas. Uma plataforma de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) como o Jira Service Management pode ajudar a administrar o hardware, o software e o acesso à rede necessários, auxiliando no monitoramento eficiente do processo. As práticas recomendadas de automação de RH também fornecem uma implementação consistente e repetível do seu fluxo de trabalho.

Monitore e colete feedback

Usando pesquisas, entrevistas e métricas de desempenho, colete informações de novos contratados e de seus gerentes para avaliar o processo de integração. Questões que podem parecer óbvias para funcionários experientes podem não estar claras para quem está começando. Preste muita atenção se os recém-contratados se sentem preparados para concluir tarefas e à vontade para fazer perguntas.

Avalie e refine

Revise os objetivos que você definiu para o processo de integração para analisar os dados de feedback e desempenho. Identifique áreas de melhoria e faça os ajustes necessários para aprimorar a eficácia do processo de integração. Defina e resolva os problemas, tendo em mente que funcionários malsucedidos, até mesmo os que foram desligados, podem ter opiniões valiosas para melhorar o processo de integração.

Práticas recomendadas para um fluxo de trabalho de integração bem-sucedido

Seguir estas práticas recomendadas pode fazer seu fluxo de trabalho de integração dar certo:

  • Personalize o processo. Identifique as necessidades de cada novo funcionário com base na função desse indivíduo na empresa. Crie um fluxo de trabalho de integração que forneça um caminho para o sucesso. Mantenha o fluxo focado e viável.
  • Comunique claramente as expectativas. O fluxo de trabalho de integração é um mapa das tarefas que você espera que o novo funcionário conclua com êxito. Verifique se o fluxo inclui resultados esperados, medidas claras para o sucesso e a pessoa responsável por supervisionar a conclusão.
  • Faça melhorias contínuas. Colete feedback de novos funcionários e gerentes durante e após a integração. Compare o feedback com suas metas e continue ajustando o processo para otimizar os resultados.

Um software de integração como o Jira Service Management permite automatizar, monitorar e melhorar a todo momento o processo de integração e o fluxo de trabalho. O novo template de integração de funcionários do Jira Service Management integra as práticas recomendadas para facilitar a experiência de integração.

Otimize a integração com o Jira Service Management

Um processo de integração com fluxos de trabalho baseados em funções melhora a retenção de colaboradores por muito tempo após depois de se tornarem membros produtivos da equipe. O template de fluxo de trabalho de integração de colaboradores define as expectativas, estrutura as etapas e o cronograma e define as métricas de sucesso, elementos essenciais para engajar e capacitar novos funcionários.

O Jira Service Management simplifica a integração com templates, práticas recomendadas, automação do fluxo de trabalho, rastreamento de tarefas e melhoria contínua. O Jira se integra a outras ferramentas de RH para gerenciamento da experiência dos colaboradores, gerenciamento de desempenho e muito mais.

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