Software de gerenciamento de conformidade: como as equipes de TI operacionalizam a conformidade

Principais conclusões

• O gerenciamento de conformidade é parte crucial para manter a conformidade regulatória em durante os fluxos de trabalho de serviço

• O software de gestão de conformidade melhora a responsabilidade e a visibilidade, reduz o risco operacional e resulta em tempos de resposta mais rápidos a problemas de conformidade.

• As principais funções de um software de gerenciamento de conformidade incluem automação de fluxo de trabalho, rastreamento de atividade pronto para auditoria e integrações em todo o ecossistema de TI.

Todas as empresas precisam seguir normas legais e regulatórias, mas isso fica mais difícil à medida que equipes, ferramentas e processos se tornam mais complexos. O software de gestão de conformidade ajuda a centralizar requisitos, automatizar fluxos de trabalho e manter as equipes alinhadas conforme as obrigações mudam.

Em vez de depender apenas de revisões periódicas, as empresas podem usar essas ferramentas para gerenciar a conformidade com continuidade e identificar problemas antes que se tornem riscos maiores. Descubra como eles funcionam, quais funções procurar e por que elas são importantes para empresas em crescimento.

O que é o software de gerenciamento de conformidade?

O software de gerenciamento de conformidade é uma ferramenta que ajuda as equipes de TI a coordenar, monitorar e aplicar atividades de conformidade nas operações de serviço. Assim, ele é mais uma ferramenta de fluxo de trabalho e governança do que de auditoria e relatórios para resposta a incidentes.

Essas ferramentas dão suporte ao gerenciamento de riscos operacionais, à governança de serviços e à padronização de processos, ajudando você a evitar lacunas de conformidade, automatizando fluxos de trabalho e integrando-se aos processos de incidentes e de gerenciamento de alterações.

Gerenciamento de conformidade como parte dos fluxos de trabalho de serviço

Manter a conformidade com consistência exige um tratamento contínuo nos processos de gerenciamento de serviços, em vez de revisões e correções periódicas.

Como identificar requisitos de conformidade

As equipes são responsáveis por acompanhar as obrigações regulatórias, as políticas internas e os requisitos de controle vinculados à entrega de serviços e às alterações na infraestrutura. Identificar os requisitos de conformidade é uma etapa fundamental para manter a conformidade em todo o processo de gerenciamento de serviços.

Esse processo costuma envolver:

• Acompanhamento de obrigações regulatórias e padrões do setor

• Identificação de políticas internas e requisitos de controle

• Mapeamento de requisitos para entrega de serviço e alterações de infraestrutura

Atribuição de responsabilidades de conformidade

Assim que os requisitos de conformidade forem identificados, a responsabilidade pelas tarefas de conformidade deve ser atribuída às equipes. Atribuir responsáveis claros pelas tarefas de conformidade garante que elas sejam concluídas durante os fluxos de trabalho de serviço, fazendo com que você não precise se preocupar com falhas na conformidade que resultem em multas ou penalidades. 

O gerenciamento eficaz de responsabilidades inclui:

• Atribuir proprietários específicos às tarefas de conformidade

• Incorporar tarefas de conformidade aos fluxos de trabalho de serviço

• Garantir que as responsabilidades estejam documentadas e visíveis com clareza

Gerenciar a correção e as ações corretivas

As empresas usam software para acompanhar problemas de conformidade relacionados a serviços assim que eles forem identificados. Essa atividade torna os problemas de conformidade mais visíveis, o que reduz a probabilidade de passarem despercebidos. 

Os fluxos de trabalho de correção costumam incluir:

• Monitorar problemas desde a detecção até a resolução

• Documentar as ações corretivas tomadas para resolver o problema

• Registrar resultados para reduzir riscos futuros e apoiar auditorias

Manter a conformidade durante a prestação contínua de serviço

Depois de concluir as etapas iniciais, as equipes devem monitorar os processos de serviço ao longo do tempo para garantir que a conformidade seja mantida com consistência. Essa supervisão contínua é um dos principais motivos pelos quais essas plataformas são valiosas para empresas maiores.

O gerenciamento contínuo de conformidade envolve:

• Monitorar fluxos de trabalho de serviço para riscos de conformidade

• Revisar alterações na infraestrutura ou nos processos

• Garantir que os controles continuem eficazes à medida que os sistemas evoluem

Benefícios do software de gerenciamento de conformidade para equipes de TI

Há vários benefícios em fazer o upgrade para um software de gerenciamento de conformidade, desde a redução de riscos até tempos de resposta mais rápidos e uma conformidade mais consistente.

Risco operacional reduzido

Usar o software certo facilita a criação de fluxos de trabalho estruturados que ajudam as equipes a evitar falhas de conformidade durante a entrega do serviço. Fluxos de trabalho estruturados integram etapas como identificar requisitos de conformidade e gerenciar a correção nos fluxos de trabalho de serviço, para que você não precise se preocupar com multas, penalidades e outras consequências que podem surgir com problemas de conformidade.

Fluxos de trabalho estruturados também são importantes porque garantem que você use uma abordagem consistente para manter a conformidade. Quando todos usam os mesmos fluxos de trabalho, isso ajuda a minimizar as lacunas de conformidade em toda a empresa.

Maior responsabilidade e visibilidade

O software de gestão de conformidade oferece um sistema centralizado que você pode usar para a gestão de conformidade, que é parte essencial da prestação de contas e da visibilidade. As equipes podem ter uma visão clara da propriedade e do status de conformidade para garantir que nenhum problema de conformidade passe despercebido. Assim, as equipes podem se manter responsáveis, pois todos têm a mesma visibilidade sobre a propriedade e o progresso.

Quando se trata de conformidade, a responsabilidade e a visibilidade são dois dos fatores mais importantes. Você não pode deixar que os requisitos de conformidade passem despercebidos e um sistema centralizado ajuda a garantir que todos os requisitos sejam atendidos.

Resposta mais rápida aos riscos de conformidade

A meta de um software de gestão de conformidade é reduzir o risco de itens relacionados à conformidade, ainda que seja difícil eliminá-los por completo. Por sorte, o sistema certo também pode ajudar as equipes a responder com mais rapidez e eficácia.

Quando os fluxos de trabalho de conformidade são integrados aos de serviço, você trabalha de maneira contínua para manter a conformidade em todo o processo de entrega de serviço. Dessa forma, você pode dedicar menos tempo ao gerenciamento de incidentes e mais em metas organizacionais maiores que impulsione os negócios.

Práticas de governança escaláveis

Fluxos de trabalho de conformidade padronizados facilitam a escalabilidade das práticas de governança à medida que as equipes, os serviços e os requisitos crescem. Quando você usa processos padronizados para a gestão de conformidade, você passa a contar com uma estrutura que reduz a dependência das equipes ou membros específicos delas. À medida que sua empresa cresce, você pode aplicar essa mesma estrutura padronizada a novas equipes e membros para garantir a manutenção da conformidade em todos os níveis.

O software de gestão de conformidade facilita ainda mais a escalabilidade, pois as soluções modernas de conformidade são projetadas para acompanhar o crescimento da empresa. Você não precisa reformular tudo no seu software de conformidade para lidar com o aumento de usuários e volumes de dados.

Principais funções para considerar no software de gestão de conformidade

Ao escolher um sistema de conformidade estruturado, há algumas recursos principais que você deve procurar. Recursos como automação, integração e rastreamento podem influenciar de maneira significativa a eficiência com que as equipes gerenciam o trabalho de conformidade.

Automação de fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho é um dos recursos mais importantes e que você pode procurar em qualquer software moderno. Automatizar tarefas repetitivas economiza um tempo considerável e ajuda a reduzir o risco de erro humano. A automação permite que você receba alertas em tempo real e mitigue os riscos de conformidade com rapidez.

Um software de ITSM como o Jira Service Management (JSM) ajuda a padronizar os fluxos de trabalho de conformidade nas operações de serviço, economizando seu tempo e garantindo uma conformidade mais consistente. O resultado disso é que você não precisa mais se preocupar com falhas de conformidade que custem dinheiro ou resultem em penalidades.

Integração com processos de gestão de incidentes e alterações

Seu software de gestão de conformidade deve se integrar aos processos de gestão de incidente e alteração para otimizar a gestão de conformidade. Esse aspecto garante que qualquer alteração que você fizer na sua infraestrutura de TI atenda aos requisitos regulatórios e tenha um impacto limitado na sua organização.

Alterações na sua infraestrutura de TI incluem mais do que apenas upgrades. Se você tiver um risco de segurança ou um item operacional que exija alterações na sua infraestrutura, estas também precisam atender a requisitos regulatórios. Os fluxos de trabalho de conformidade simplificam esse processo ao fazer a integração de tudo.

Rastreamento de atividades pronto para auditoria

A conformidade é uma questão legal, por isso é importante manter registros detalhados no caso de uma auditoria. Ainda bem que um bom software de gestão de conformidade oferece um rastreamento de atividade pronto para auditoria. Assim, você não precisa se preocupar no monitoramento manual das atividades em todas as equipes. Quando há uma auditoria, você tem um registro detalhado de toda a atividade que pode ser apresentado aos auditores.

Os logs de atividade prontos para auditoria ficam em um local centralizado que facilita a busca. Com o Jira Service Management, você pode até analisar os KPIs de gerenciamento de incidentes centralizados para melhorar seus processos de gestão de incidentes ao longo do tempo.

Integrações em todo o ecossistema de TI

A gestão de conformidade não se trata apenas de revisões periódicas e correção pontual. Ela exige visibilidade contínua dos fluxos de trabalho de serviço. O software de gestão de conformidade ideal deve se integrar a várias ferramentas e software em todo o ecossistema de TI para tornar os fluxos de trabalho de conformidade parte de tudo o que você faz.

O Jira Service Management se integra aos sistemas de desenvolvimento e operações para incorporar a conformidade aos fluxos de trabalho diários, o que ajuda você a evitar lacunas de conformidade e a atender aos requisitos logo após serem identificados. O resultado: você consegue evitar multas relacionadas à conformidade e liberar mais tempo para focar nas suas metas organizacionais.

Começar a usar a gestão de alterações

Se você tem tudo pronto para começar a gestão de conformidade, mantenha o foco em algumas etapas fundamentais:

• Mapeie os requisitos de conformidade nos processos de serviço. Essa ação ajuda você a identificar as obrigações regulatórias e as políticas internas que suas equipes precisam cumprir.

• Apresente plataformas estruturadas que conectam o trabalho de conformidade às operações de TI. Integrar a conformidade aos fluxos de trabalho do dia a dia ajuda a garantir que os requisitos não passem despercebidos.

• Incorpore fluxos de trabalho de conformidade direto nos fluxos de trabalho de serviço. Ao fazer isso, suas equipes vão poder gerenciar riscos enquanto mantêm a velocidade de entrega e atendem às expectativas dos clientes.

Gerar uma abordagem estruturada para a gestão de conformidade

Uma plataforma de conformidade estruturada ajuda as equipes a manter controles consistentes durante todo o serviço, reduzindo o risco de requisitos não atendidos, multas e penalidades.

Fluxos de trabalho estruturados ajudam as equipes de TI a manter a conformidade enquanto apoiam a inovação e a escalabilidade. O Jira Service Management pode ajudar você a simplificar a conformidade sem desacelerar a prestação de serviços ou limitar a escalabilidade.