O que é o ciclo de vida da gestão de recursos?

Principais pontos: o ciclo de vida da gestão de recursos de TI abrange o planejamento, a aquisição, a implantação, a manutenção e a descontinuação de recursos com controle e transparência.

• O que é: um conjunto repetível de estágios pelos quais cada recurso passa, desde a solicitação e compra até o descarte.

• Por que é importante: a visibilidade do ciclo de vida evita ativos fantasma, gastos excessivos, problemas de conformidade e riscos de segurança de dispositivos ou licenças não gerenciados.

• Como o Jira Service Management ajuda: rastreia recursos em cada etapa e os vincula a tickets para que as equipes possam ver histórico, status e propriedade com rapidez.

Seja um notebook, um guindaste ou um servidor de nuvem, todos os recursos passam por cinco estágios de ciclo de vida: planejamento, aquisição, operação, manutenção e descarte. 

O gerenciamento proativo ajuda a identificar possíveis riscos e falhas, permitindo intervenções rápidas e minimizando o número de interrupções. Dados precisos de recursos e insights de desempenho levam a um melhor planejamento, investimento e alocação de recursos, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.

Este artigo oferece informações detalhadas sobre as atividades e metas de cada estágio desse ciclo de vida. Ele também discute as principais estratégias, práticas recomendadas e ferramentas para uma gestão de recursos eficaz.

Entenda o ciclo de vida da gestão de recursos

À medida que envelhecem, os recursos comerciais passam por cinco estágios principais. Os gerentes de recursos usam abordagens diferentes para maximizar o valor do recurso em cada um desses estágios.

Por exemplo, na fase de planejamento, um profissional de TI responsável por integrar inteligência artificial ao processo de vendas da empresa vai identificar certas funções e capacidades de integração do software de vendas ideal para ele. Em seguida, na fase de aquisição, ele vai buscar fornecedores e adquirir os recursos. Na fase de operação, ele vai instruir a equipe de vendas sobre a melhor forma de usar essas ferramentas com tecnologia de IA.  

Quando um gerente de recursos sabe em qual estágio um recurso está, ele sabe quais atividades vão maximizar o retorno e minimizar os custos. 

O ciclo de vida consiste em cinco fases sequenciais:

1. Planejamento: identifique as necessidades do seu recurso, faça um orçamento e crie seu plano de mitigação de riscos. 

2. Aquisição: selecione fornecedores, negocie contratos, receba a aprovação, compre e integre o recurso. 

3. Operação: gerencie o desempenho do recurso, treine a equipe e monitore a conformidade. 

4. Manutenção: realize inspeções, acompanhe itens e implemente um plano de manutenção recorrente. 

5. Descarte: jogue fora, recicle, reutilize ou venda seu recurso.

Uma abordagem holística à gestão de recursos é fundamental para o sucesso dos negócios. 

Pense na implantação de notebooks em toda a empresa. Uma abordagem restrita talvez foque apenas na compra e na distribuição dos novos computadores. No entanto, uma abordagem holística de gestão de recursos consideraria o treinamento dos usuários, a segurança cibernética, os procedimentos de reparo, a integração da rede e outros aspectos do projeto. Com uma visão abrangente e de longo prazo, o profissional de TI vai evitar problemas de compatibilidade, baixa adoção pelos usuários e outros descuidos caros causados pelo foco excessivo em gastos e funcionalidades.  

Também é importante observar a diferença entre configuração e gestão de recursos, pois muitas pessoas confundem os termos. 

A configuração e a gestão de recursos abordam diferentes aspectos da administração do servidor de nuvem: a configuração trata da manutenção do status operacional, da funcionalidade e da acessibilidade do servidor. Já a gestão de recursos se preocupa em rastrear o valor financeiro, os detalhes de propriedade, a conformidade da licença e o ciclo de vida geral do servidor. 

Benefícios da gestão eficaz do ciclo de vida dos recursos

Entre outros benefícios, uma gestão cuidadosa reduz o desperdício organizacional para diminuir custos, ainda mais ao fornecer visibilidade do status, do uso e do desempenho dos seus recursos.  

Para ilustrar, imagine um departamento de TI usando uma plataforma de gestão de recursos de TI para rastrear licenças de software em toda a empresa. Ao fazer isso, os membros do departamento poderiam encontrar várias maneiras de economizar dinheiro ou alocar melhor os recursos. 

Eles podem descobrir que 30% das licenças adquiridas não estão em uso. Com esses dados de uso, eles podem reatribuir as licenças ou renegociar os preços com o fornecedor. Isso economizaria muito dinheiro, que eles depois poderiam reinvestir em outras partes da sua infraestrutura de TI. 

Confira abaixo outros benefícios importantes: 

• Desempenho aprimorado: coletar e analisar dados sobre seus recursos ajuda a identificar maneiras de melhorar o desempenho deles. A manutenção do recurso o mantém operando com eficácia, resultando em redução do tempo de inatividade e reparos menos frequentes, por exemplo. Isso significa menos problemas que diminuem a produtividade. 

• Vida útil prolongada: ao adquirir, monitorar e manter um recurso de alta qualidade durante todo o ciclo de vida, você vai prolongar a vida útil dele e economizar dinheiro no longo prazo.

• Mitigação de riscos: durante a fase de planejamento, você vai identificar possíveis problemas e criar planos que vão reduzir as chances de eles acontecerem. 

• Conformidade regulatória: monitorar a integridade dos seus recursos e ficar atento à situação regulatória vai permitir que você cumpra com as leis e evite multas. Além disso, com uma solução de acompanhamento da gestão de recursos, você vai ter as licenças e outras informações armazenadas de forma segura caso ocorra uma auditoria. 

Na área de TI, as empresas podem economizar muito dinheiro com pequenas inclusões no processo de gestão de recursos. 

Por exemplo, no relatório “State of ITAM” de 2024, as empresas que usaram o rastreamento de licenças de software como parte da gestão de recursos de software (SAM) tiveram 12% menos desperdício estimado no software de data center do que as empresas que apenas realizaram práticas básicas de SAM e respostas de auditoria reativas.

Levar a gestão do ciclo de vida dos recursos a sério permite que você aproveite os benefícios oferecidos por recursos confiáveis e eficientes, ao mesmo tempo em que ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade.

Estágios do ciclo de vida da gestão de recursos

Os cinco estágios do ciclo de vida da gestão de recursos são planejamento, aquisição, operação, manutenção e descarte. Para ajudar você a aproveitar ao máximo seus recursos, confira as principais atividades e objetivos de cada fase.

Planejamento

Durante a fase de planejamento, os gerentes de recursos elaboram um plano de aquisição. Ele traça os requisitos de desempenho, possíveis riscos, o ROI, o orçamento e os critérios para o sucesso. Também pode incluir orientações sobre como avaliar fornecedores. Abaixo estão as partes mais críticas do plano:

• Análise de demanda: determine suas necessidades de desempenho para assegurar o alinhamento com as metas de negócios. Envolva todas as partes interessadas relevantes nesse processo. 

• Gerenciamento de riscos: identifique possíveis riscos e crie estratégias de mitigação. Na análise do ciclo de vida da ITAM, por exemplo, pode ser uma mudança na situação regulatória ou um ataque cibernético. 

• Análise de custo-benefício: compare os benefícios e custos estimados do recurso para ter uma ideia clara do ROI previsto. 

• Orçamento: faça um orçamento para a compra inicial e a operação e manutenção contínuas do recurso. 

• Critérios para o sucesso: crie KPIs que vão ajudar você a medir o sucesso do seu recurso e identificar áreas de melhoria. 

• Critérios de avaliação: determine de quais funcionalidades, funções e serviços seu recurso precisa para alcançar as metas de desempenho descritas na análise de demanda. 

Se estiver substituindo um recurso antigo por um novo, o desempenho do anterior também vai influenciar sua tomada de decisão sobre o que constitui um recurso de qualidade. 

Quando você tira um tempo para fazer um planejamento adequado, realizar análises importantes e envolver as principais partes interessadas, desde o setor de finanças até as operações de TI, você aumenta a probabilidade de seu recurso não estourar o orçamento e estar à altura dos seus padrões.

Aquisição

Após a fase de planejamento, os gerentes de recursos iniciam o processo de aquisição, momento em que eles obtêm e implementam o recurso. Confira abaixo as etapas desse processo: 

1. Pesquisar e selecionar fornecedores: estude o mercado e encontre de 2 a 3 fornecedores para pesquisar preços. Considere o custo, a entrega, a qualidade, a confiabilidade, o suporte, a escalabilidade e a compatibilidade do fornecedor com seus sistemas. Você também pode pensar em possíveis rotas para upgrades futuros. 

2. Negociar contratos: solicite contratos dos fornecedores selecionados e negocie cada um deles até chegar ao acordo ideal. Busque garantias estendidas, descontos por volume de uso e acordos de nível de serviço. Considere a diferença entre locação e compra de recursos. 

3. Receber aprovação: obtenha o aval dos tomadores de decisão internos e compre o recurso. 

4. Implantar o recurso: instale, configure ou implemente o recurso. Dependendo de qual seja, você pode receber ajuda do fornecedor nesse processo.

Considere seu orçamento, suas necessidades e seus sistemas atuais. Por exemplo, novos recursos de TI devem se integrar à sua pilha de tecnologia atual para os dados serem transferidos sem problemas entre os sistemas. 

Além disso, se você tiver padrões específicos de segurança, sustentabilidade ou outras áreas na empresa, verifique se o recurso atende a eles. Por exemplo, se uma empresa se orgulha de respeitar a privacidade dos dados, o novo software de inteligência de vendas precisa estar em conformidade com regulamentos de privacidade de dados, como o RGPD.

Operação

A fase de operação do ciclo de vida da gestão de recursos é onde você começa a ver os retornos do seu investimento. É nela que seu recurso desempenha a função dele. 

Os gerentes de recursos devem apoiar o desempenho do recurso com supervisão contínua, treinamento da equipe e monitoramento de conformidade. Estas são as atividades mais comuns durante a fase de operação: 

• Gerenciamento de desempenho: acompanhe as métricas de desempenho dos recursos, como tempo de atividade e porcentagem de manutenção não planejada. Analise os dados para identificar áreas de melhoria. Faça ajustes para otimizar o desempenho. 

• Treinamento e suporte: garanta que os funcionários saibam como usar o recurso de forma segura e eficaz e forneça suporte técnico contínuo. 

• Monitoramento de conformidade: verifique se seu recurso está seguindo as referências de sustentabilidade e cumprindo com as regulamentações governamentais de dados, privacidade e segurança. 

A duração dessa fase depende do recurso. Enquanto um notebook costuma operar com eficiência por 3 a 5 anos, um painel de distribuição dura cerca de 15 a 30 anos. Recursos de software que são atualizados com frequência podem durar pelo tempo que seu negócio (se for no local) ou o fornecedor (se for SaaS) permanecer aberto.

Manutenção

Um plano de manutenção de rotina é fundamental para manter seus recursos funcionando com eficácia. Nessa fase, os gerentes de recursos monitoram indicadores de integridade, como análises de vibração, anomalias operacionais, dados de temperatura ou medições de consumo de energia, para informar a manutenção dos recursos. 

Existem três tipos diferentes de manutenção envolvidos na gestão de recursos:

• Preventiva: ajuda a evitar futuras falhas e problemas. Entre os exemplos estão a substituição de uma peça, a limpeza de um banco de dados ou o reparo preventivo de equipamentos antigos. Muitas empresas usam listas de manutenção preventiva para padronizar o processo. 

• Preditiva: essa estratégia usa dados em tempo real para prever quando o equipamento vai falhar. Isso permite que você o conserte ou atualize antes que isso aconteça. 

• Corretiva: é uma forma reativa de manutenção que ocorre quando um recurso falha. Por exemplo, o conserto da tela danificada de um notebook. 

Um componente fundamental de qualquer plano de manutenção são as inspeções recorrentes. 

É neste ponto que você inspeciona seus recursos em busca de falhas, bugs ou outras questões. Se você detectar um problema, ele pode ser corrigido antes que aumente e cause tempo de inatividade ou danos irreversíveis a ele mesmo e aos recursos próximos. Por exemplo, uma caldeira de água vazando e inundando o porão do prédio. 

Seu plano também deve incluir um cronograma de manutenção preventiva contínua. Dependendo do recurso, o cronograma de rotina pode ser baseado no tempo, nos medidores ou nas condições. 

Documente as manutenções quando forem realizadas para você sempre saber o que aconteceu. Isso também proporciona dados precisos para a análise do desempenho dos recursos e prepara você para possíveis auditorias. 

Não importa qual seja a estrutura do seu plano de manutenção, ele vai aumentar a vida útil dos recursos e ajudar você a evitar reparos caros e ineficiências operacionais. 

Descarte

Quando um recurso deixa de funcionar de acordo com as necessidades da empresa e não há possibilidade de um reparo econômico, os gerentes de recursos o descartam. Eles podem fazer isso de várias maneiras:

• Vender: encontre um comprador e ganhe dinheiro com o recurso desvalorizado. Isso é comum quando um recurso que ainda funciona não atende mais às necessidades da empresa. Às vezes, isso é feito para aumentar o fluxo de caixa. 

• Reutilizar: use o recurso para uma nova finalidade, como transformar um prédio comercial em um condomínio residencial. 

• Reciclar: descarte o recurso de forma que ele possa ser transformado em algo de valor. 

• Jogar fora: destrua o recurso de forma responsável, segura e ecológica. 

Alguns recursos, como equipamentos de TI, vão precisar passar por um processo de desativação. Isso envolve a suspensão do serviço de uma maneira segura e protegida que reduza a exposição dos dados. Por exemplo, quando os gerentes de TI encerram um software local, eles limpam os dados e eliminam todas as informações de identificação pessoal para proteger os clientes e aderir às práticas recomendadas de desativação de recursos de TI (ITAD).

Hoje em dia, é fundamental ter um alto nível de cuidado, já que casos de violação de dados estão cada vez mais comuns. Em 2024, o gasto global com violações de dados foi de 4,88 milhões em perdas, o maior já registrado e um aumento de 10% em relação ao ano passado (IBM). 

Para muitos gerentes de recursos, os custos ambientais também são importantes. O descarte adequado de recursos de acordo com as regulamentações governamentais vai minimizar a pegada de carbono e manter a conformidade legal deles. 

Para descartar seus recursos com responsabilidade, considere os seguintes fatores: 

• Qual é o nível de exposição dos seus dados?

• Quais são os custos de emissão do transporte e descarte desse recurso?

• O recurso contém metais ou materiais finitos (por exemplo, lítio em uma bateria)?

• Em quanto você pode reduzir as emissões de gases do efeito estufa se renovar ou vender o recurso?

• Esse método está alinhado às metas de sustentabilidade da empresa? 

Depois de descartar seu recurso (ou melhor ainda, alguns meses antes do encerramento dele), comece a planejar a aquisição de um substituto para restaurar o ciclo de vida. 

Um processo de descarte otimizado e em conformidade prepara você para ter sucesso com seu novo recurso ao evitar multas, vazamentos de dados e outras perdas de tempo que geram distração. 

Estratégias para uma gestão de recursos eficaz

Criar um plano eficaz de gestão de recursos pode parecer intimidante, mas não precisa ser assim. 

Comece definindo seus objetivos de forma clara:

• Você quer aumentar a vida útil dos seus recursos?

• Tem algum tipo específico de recurso com baixo desempenho que você gostaria de corrigir?

• Está com dificuldade para monitorar a integridade dos recursos?

Decida o que você gostaria de melhorar nos seus recursos empresariais e determine de 1 a 3 metas gerais para sua equipe de gestão de recursos. Defina quais recursos você precisa monitorar, não importa quais sejam suas metas. Isso inclui tudo desde hardware e software até serviços em nuvem. 

Em seguida, implemente um sistema de inventário para manter um registro detalhado de cada recurso, incluindo datas de compra, licenças, datas de renovação de software, garantias, uso e cronogramas de manutenção. 

Ter visibilidade sobre todos os aspectos dos seus recursos evita que prazos, inspeções e manutenções sejam esquecidos. Isso também permite que você tome decisões baseadas em evidências em cada estágio do ciclo de vida do recurso.

Muitas empresas usam o software de ITSM para automatizar tarefas rotineiras, como rastrear recursos, monitorar padrões de uso, lidar com o gerenciamento de incidentes ou gerar relatórios de desempenho de recursos. Essas ferramentas economizam tempo e reduzem o risco de erro humano, o que torna sua gestão de recursos mais consistente.

Uma estratégia de gestão de recursos também deve incluir medidas de gerenciamento financeiro, mitigação de riscos e conformidade regulatória. Você vai ter que realizar análises regulares de custo-benefício do recurso para avaliar se ele está rendendo mais do que custa em reparos, taxas mensais, manutenção e outros componentes do custo total de propriedade. 

Para gerenciar riscos, faça inspeções e auditorias regulares. Aplique procedimentos operacionais padrão rigorosos para usar seus recursos e protocolos para proteção e descarte. Por exemplo, defina regras para os funcionários acessarem registros ou formulários restritos. 

Para continuar em conformidade, mantenha os registros de recursos atualizados caso ocorra uma auditoria de fornecedores, que está com um aumento de custo ano após ano de acordo com o relatório “State of ITAM” (O estado da ITAM) de 2024.

Práticas recomendadas para a gestão de recursos

Estas são algumas das práticas recomendadas de gestão de recursos para garantir o sucesso em todas as etapas do ciclo de vida dos recursos:

• Conheça normas como a ISO 55000. As normas de gestão de recursos são estruturas de métricas, métodos e padrões de desempenho comprovados que você pode usar para orientar o gerenciamento. Com a ISO 55000, por exemplo, você tem um consenso global sobre a prática e os benefícios da gestão de recursos. 

• Implemente um software de ciclo de vida da gestão de recursos. O Jira Service Management pode ajudar você a rastrear seus recursos, monitorar o desempenho, gerenciar solicitações de suporte de TI, armazenar documentos importantes e receber alertas em tempo real sobre os status, prazos e outros componentes do seu recurso. 

• Treine os funcionários para usarem os recursos. Quando seus funcionários sabem como usar seus recursos, você aumenta a eficiência deles e evita danos. Fale com eles sobre protocolos legais e de segurança importantes para manter a conformidade. 

• Envolva as partes interessadas. As partes interessadas podem fornecer informações para ajudar os gerentes de recursos a tomar decisões melhores relacionadas a compras, ao gerenciamento e ao descarte de recursos. Envolver essas pessoas também vai garantir que os recursos sob sua supervisão atendam às expectativas deles. 

Como qualquer processo empresarial, a gestão de recursos é imperfeita. A experimentação consistente de novas abordagens, ferramentas e processos vai ajudar a otimizar o ciclo de vida desse gerenciamento. 

Se você trabalhar com gerenciamento de operações de TI, consulte este guia sobre práticas recomendadas de gestão de recursos de TI.

Aproveite o Jira Service Management para ter uma gestão de recursos eficaz

Uma estrutura útil para gerentes de recursos, o ciclo de vida da gestão de recursos contém cinco estágios: planejamento, aquisição, operação, manutenção e descarte. Cada um deles conta com objetivos, rotinas e métricas próprias. No entanto, realizar as tarefas associadas a cada fase pode ser uma tarefa trabalhosa e demorada.

Para melhorar sua gestão de recursos em cada estágio, use o Jira Service Management. 

O Jira Service Management (JSM) oferece várias funções importantes que permitem o rastreamento de recursos, monitoramento, gerenciamento de solicitações de serviço, documentação e relatórios de desempenho, além de tarefas de manutenção e upgrades:

• Rastreamento de recursos: acompanhe e gerencie recursos, configurações e funcionalidades de TI para ganhar visibilidade sobre o ciclo de vida, os status e as relações deles.

• Monitoramento: acesse ferramentas de monitoramento de terceiros para acompanhar o desempenho do sistema, acionar alertas e converter itens em solicitações de serviço.

• Gerenciamento de solicitações de serviço: forneça um portal personalizável para que os usuários enviem solicitações de serviço, com fluxos de trabalho automatizados e acompanhamento de SLA.

• Documentação: faça a integração com o Confluence para oferecer acesso fácil aos artigos e à documentação da base de conhecimento para equipes de serviço e usuários finais.

• Relatórios de desempenho: use relatórios e painéis personalizáveis para monitorar os KPIs, o desempenho da central de atendimento e a satisfação dos clientes.

• Upgrades e tarefas de manutenção: automatize e integre tarefas de manutenção recorrentes aos processos de ITSM para garantir upgrades do sistema rápidos.

A integração do Jira Service Management aos seus sistemas empresariais vai melhorar a colaboração entre suas equipes de negócios, TI e desenvolvimento e garantir que elas aproveitem todo o potencial dos seus recursos. As equipes podem trabalhar juntas com tranquilidade por meio de fluxos de trabalho compartilhados e atualizações em tempo real. Ao centralizar a gestão de recursos no Jira Service Management, as empresas conseguem acompanhar melhor os ciclos de vida dos recursos, reduzir os custos de manutenção e tomar decisões com base em dados.