Netwerk van teams in de praktijk
Het werkwijzen-team heeft het spel fysiek uitgevoerd met behulp van de Mural-sjabloon.
.png?cdnVersion=1566)
Een Confluence-softwareteam heeft het spel fysiek uitgevoerd met behulp van gekleurde post-its en lijnmarkeringen op een whiteboard.
%20(1).png?cdnVersion=1566)
Het strategische ecosysteemsamenwerkingsteam voerde het spel fysiek uit met behulp van gekleurde post-its en stiften op papier.
Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Op locatie
Vergaderruimte
Whiteboard of een groot vel papier
Markers
Post-its
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Andere sjablonen
Spelinstructies
1. Voorbereiding 15 minuten
Bereid een document voor waarin het strategische doel van het team bovenaan staat. Tijdens dit spel wordt het netwerk van teams dat samenwerkt om dit gemeenschappelijke doel te behalen in kaart gebracht. Daarnaast biedt het je team een plan van aanpak om met verschillende teams aan je projecten te kunnen werken. We raden je aan om een teamposter te maken om het doel van het team vast te stellen voordat je dit spel uitvoert. Het is een goed idee om feedback van leidinggevenden te verzamelen voor afstemming en duidelijkheid.
Maak een code aan met de vijf teamsoortcategorieën:
- Leveringsteams: teams die producten en services creëren en aan gebruikers leveren (bijvoorbeeld ontwikkelingsteams)
- Serviceteams: teams die interne of externe klanten ondersteunen door binnenkomende tickets te behandelen
- Managementteams: teams van leidinggevenden/managers die beslissingen nemen en context creëren voor andere teams
- Projectteams: tijdelijke teams die plannen maken en uitvoeren om specifieke initiatieven te voltooien
- Bedrijfsteams: teams die winst en verlies genereren en aan behoeften die zich tijdens het klanttraject voldoen
Creëer gebieden voor de vier categorieën die van invloed zijn:
- Kernteam: de personen die toegewijd zijn aan je doel
- Leg de teamnaam, de leden en de naam van de teamleider bovenaan in het document vast. Dit moeten dezelfde personen zijn als die voor de vergadering zijn uitgenodigd.
- Risico’s voor het behalen van succes: teams die een risico vormen voor het niet-behalen van je doel
- Voeg hier alle belangrijke belanghebbenden en sponsors toe.
- Betrokken bij het behalen van succes: teams die invloed kunnen hebben op het behalen van je doel
- Buiten de radar: teams die op dit moment niet van cruciaal belang zijn voor het behalen van je doel
Bepaal wanneer je de vergadering houdt en nodig alle leden van je team uit om deel te nemen. Om de communicatielijnen open te houden, raden we aan om in dit stadium niemand buiten je team uit te nodigen. Voor deze oefening definiëren we een team als een groep personen die werken om een gemeenschappelijk doel te behalen met een vastgestelde scope en verantwoordelijkheid voor de resultaten. Deel het conceptdocument of de categorieën met je team zodat ze context kunnen creëren en van tevoren verhelderende vragen kunnen stellen. Als je al een klanttraject in kaart hebt gebracht, moeten de teams die bijdragen aan die klantervaring al op je radar staan.
TIP: Uitvoeren in kleinere groepen
Als je meer dan 10 teamleden hebt, raden we aan om het spel in kleinere groepen uit te voeren door break-outruimtes te maken om de communicatie binnen teams te bevorderen. Combineer vervolgens de documentatie en roep iedereen weer bij elkaar om samen de resultaten te bekijken.
TIP: Houd informatie geordend door kleuren en vormen
Teamsoortcategorieën kunnen worden aangeduid met verschillende kleuren post-its of labels. De soorten teambetrokkenheid kunnen worden ingedeeld in kolommen of ringen, met als eerste de kernteams.
2. De situatie schetsen: netwerkkaart 5 MIN.
Herinner je team eerst aan de bedrijfsresultaten en streefdeadlines die je verwacht te behalen. Leg uit dat je het netwerk van teams gaat definiëren die samenwerken om dit gemeenschappelijke doel te behalen, zodat je met hen een goede relatie kunt onderhouden en succes kunt behalen.
Beoordeel als team de definities van de verschillende teamsoorten. Laat je teamleden weten dat er geen foute antwoorden zijn. Opmerking: het is prima als verschillende teamleden in deze stap teamsoorten en soorten betrokkenheid anders definiëren. Deze verschillen los je namelijk op in stap 4.
TIP: Wanneer je het spel kunt uitvoeren
De beste manier om dit spel uit te voeren voor de beste resultaten is als onderdeel van een projectkick-off, maar het is een onderdeel dat van cruciaal belang is voor teamvorming op elk moment dat de neuzen van alle teamleden dezelfde kant op moeten.
3. Identificeer je netwerk 15 minuten
Vraag alle teamleden om alleen en in stilte teams aan het document toe te voegen. Elk teamlid dient de teamnaam te vermelden en deze in een invloedscategorie te plaatsen. Zo wordt een uitgebreidere kaart gecreëerd door groepsdenken te vermijden, stillere teamleden de kans te geven om meer open betrokken te zijn en een inclusieve communicatie-ervaring te creëren.
4. Breng je netwerk in kaart 20 MIN.
Als facilitator dien je dubbele teaminvoeren te fuseren en alle plekken te identificeren waar teams in verschillende invloedssoorten zijn ingedeeld. Kom vervolgens als team tot een akkoord over waar je team past binnen het netwerkteam. Hiervoor is het mogelijk nodig om te stemmen!
Als je meer dan vijf teams in de categorie Risico’s voor het behalen van succes hebt ingedeeld, stem dan om de meest invloedrijke teams te bepalen.
Wijs van je teamleden voor elk van deze netwerkteams van cruciaal belang een relatie-‘eigenaar’ toe en documenteer deze. Dit is de persoon die een goede relatie met dit team stimuleert en verantwoordelijk is voor het onderhouden van de communicatie, het geven van updates en het bieden van advies als dat nodig is. Als je geen voor de hand liggende kandidaat kunt vinden voor de rol van eigenaar, kun je standaard de teamleider als eigenaar benoemen.
Optioneel: Stop hier! Als je een nieuw team bent of een minder complex netwerk hebt, heb je misschien niet meer nodig. Als je team een gedeeld inzicht in het netwerk heeft, weet wat er nodig is om succesvol te zijn en weet waar ze zich tijdens het werk op moet richten, dan ben je klaar. Gefeliciteerd!
Als je verder wilt gaan, neem dan een korte pauze en kom dan weer bij elkaar. Je kunt de activiteiten ook opsplitsen over een aantal dagen om rekening te houden met verschillende tijdzones of workloads.
Tip: creëer een veilige ruimte
Bepaal hoe de opgedane kennis na het spel wordt besproken. Wordt deze gedeeld met het management via een plan voor communicatie met belanghebbenden? Hoe ga je de relatie met je netwerk van teams verbeteren? Overweeg om het basisprincipe Chatham House Rule te hanteren.
5. Bepaal de interactiesterkte 15 minuten
Het is nu tijd om te bespreken hoe sterk de interactie is tussen je team en elk team waarvan je hebt vastgesteld dat het van cruciaal belang is. Teken strepen om aan te geven hoe sterk de belangrijkste interacties tussen teams zijn.
Interactiesterkte:
- Doorgetrokken streep: er vinden systemische interacties plaats (bijvoorbeeld een geplande vergadering of een speciaal Slack-kanaal).
- Onderbroken streep: er wordt gebruik gemaakt van incidentele interacties. Voorbeelden hiervan zijn het afhankelijk zijn van een persoonlijke relatie en reactieve samenwerking (veroorzaakt door een incident of probleem).
- Gestippelde streep: deze relatie vereist nieuwe samenwerkingsmethoden.
Voor meer uitdagende netwerkinteracties vermelden we hieronder suggesties voor een variatie die uitgevoerd kan worden met je relatie-eigenaren.
TIP: Ga nog een stap verder!
Wil je nog meer uitdaging? Vraag dan de managers van de teams die volgens jou van cruciaal belang zijn om dit spel met hun teams uit te voeren. Als je gebreken ontdekt, begin dan met het uitvoeren van het spel rollen en verantwoordelijkheden binnen verschillende teams.
Opvolgen
Neem je document door nadat je het hebt voltooid om de sterke en zwakke punten van je netwerk te vast te stellen. Vind de teams waarmee je je interactiesterkte kunt verbeteren. Dit zijn de teams waarop je je moet richten terwijl je eraan werkt om je netwerk van teams te versterken. Denk na over manieren om dit mogelijk te maken.
De beste eerste stap is om in te plannen wanneer de relatie-eigenaar contact opneemt met het desbetreffende netwerkteam. De relatie-eigenaar is verantwoordelijk voor het verstrekken van updates aan de groep over actiepunten voor verbetering.
Heb je iets nieuws uitgeprobeerd dat goed werkte? Deel dit met onze Teamwork Lab-community!
Variaties
De gezondheid van het netwerk verbeteren 10 MIN.
Verzamel je relatie-eigenaren en bereid je voor op het netwerkgezondheidsonderdeel van het proces. Elk van de netwerkteams die voor jou van cruciaal belang zijn ontvangt een gezondheidsbeoordeling voor elk van de onderstaande categorieën. Zorg ervoor dat iedereen de kans heeft gehad om de categorieën te bekijken en verhelderende vragen te stellen voordat je verder gaat. Eigenaars kunnen het netwerkteam asynchroon of onafhankelijk live beoordelen.
Als je het bovenstaande spel in een document of werkbeheertool hebt uitgevoerd, raden we je aan om voor elke categorie hieronder een tabel of lijst toe te voegen, of om voor het beste resultaat je netwerkkaart te verplaatsen naar een whiteboard-tool. Als je een digitale whiteboard-tool gebruikt, raden we de afbeeldingen hieronder aan. Met behulp van een van de aanbevolen sjablonen is dit veel eenvoudiger! Als je het spel fysiek uitvoert, kun je ook verschillende sets van stippen of stickers gebruiken.
Categorieën voor netwerkgezondheid en voorgestelde vervolgstappen
Zichtbaarheid:
- Storm: teams kunnen elkaars werk moeilijk zien.
- Regen: teams kunnen het werk van andere teams zien, maar hebben moeite om het te begrijpen.
- Wolk: teams weten waar ze werk van hoog niveau kunnen vinden, maar vinden het moeilijk om hierbij betrokken te zijn.
- Zon: transparantie staat centraal. We hebben gedeeld inzicht.
Suggestie:
- Maak een projectposter aan om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.
Coördinatie:
- Boos: teams kunnen niet samenwerken om gecoördineerde plannen te maken.
- Verdrietig: teams coördineren met behulp van gunsten en ruilen.
- Neutraal: teams stemmen alleen plannen op hoog niveau af.
- Blij: teams stellen samen prioriteiten om gecoördineerde plannen te maken.
Suggestie:
- Voer het spel rollen en verantwoordelijkheden uit om duidelijkheid te krijgen over hoe de teams gaan samenwerken.
- Probeer gebruik te maken van transparante besluitvorming aan de hand van DACI.
Afstemming:
- Opgeheven hand: teams denken niet dat ze op één lijn hoeven te zitten, maar samenwerking is van cruciaal belang om succes te kunnen behalen.
- Duim omlaag: teams vinden het moeilijk om op één lijn te komen als het gaat om doelen en prioriteiten.
- Duim neutraal: teams denken dat ze op één lijn zitten, maar er kunnen waarschuwingssignalen vastgesteld worden.
- Duim omhoog: teams zijn flexibel genoeg om voortdurend op één lijn te blijven en kunnen zich aanpassen aan doelen en prioriteiten.
Suggesties:
- Zoek strategische afstemming met behulp van doelen, signalen en maatregelen.
- Breng het klanttraject in kaart om gedeeld inzicht in je klant te krijgen.
Kennis en feedback:
- Zitten: teams kunnen belangrijke opgedane kennis of feedback niet effectief delen.
- Lopen: slechts één team deelt opgedane kennis of feedback.
- Fiets: teams delen opgedane kennis of feedback, maar voeren geen veranderingen door.
- Auto: teams hebben een wijze vastgesteld waarop zij van elkaar kunnen leren en verder kunnen groeien.
Suggestie:
- Voer een teamoverschrijdende retrospective uit.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze maandelijkse nieuwsbrief.