Cele, sygnały i wskaźniki
Ważne jest, aby cele, sygnały i wskaźniki zostały opracowane przez cały zespół, aby każdy wiedział, po czym będzie można poznać, że realizacja projektu przebiega pomyślnie.
CEL GRY
- Ustalenie celów, sygnałów i wskaźników jeszcze przed rozpoczęciem projektu, aby działania każdego członka zespołu były im podporządkowane.
- Zapewnienie pomocy w określeniu wartości i wskaźników lub uzyskaniu wspólnego zrozumienia, gdy monitorowanie wydajności wskazało na te problemy.
Uczestnicy
6–8
Przygotowanie
15 min
Czas
90 min
Trudność
Trudny
Przeprowadzenie gry
Ta gra sprawdzi się najlepiej przed rozpoczęciem projektu. Jednak jeśli jesteś już w trakcie jego realizacji, możesz z niej skorzystać, aby upewnić się, że zespół zmierza we właściwym kierunku.
Materiały
Tablica
Karteczki samoprzylepne
Markery
Zegar
Magiczna kula Magic 8 Ball™ (opcjonalnie)
Przygotowanie
Znajdź swój cel
Przed rozpoczęciem tej gry zespół musi zdefiniować i zrozumieć cel projektu. Czy jest nim zwiększenie wskaźnika utrzymania klientów? Ekspansja na nowy rynek? Wytworzenie w witrynie ruchu pochodzącego z wyszukiwania organicznego? Bez uprzedniego zdefiniowania takiego przewodniego celu ta gra będzie bowiem niezwykle trudna.
Przygotuj oś czasu
Każdy projekt wymaga osi czasu, która w prosty sposób zilustruje jego przebieg od początku do końca. Oś pomoże zespołowi śledzić postęp projektu i uporządkować elementy, które muszą być ukończone przed przejściem do następnego kroku. Podczas tworzenia osi czasu należy uwzględnić takie zmienne jak wielkość zespołu, zależności występujące w ramach projektu, dostępne zasoby, ograniczenia zasobów itp. Następnie na podstawie tych zmiennych należy odpowiednio ustalić ramy czasowe.
Krok 1
Wprowadzenie (10 min)
To moment, w którym właściciel projektu ma szansę zabłysnąć i pokazać, dlaczego to jemu jest na co dzień powierzana realizacja projektów. Należy bowiem wyjaśnić związek między realizowanym projektem a szerszą misją danego zespołu lub działu. Warto dać grupie czas na dyskusję lub zadawanie pytań. Nie śpiesz się — ważne jest, aby cały zespół od samego początku miał spójny obraz sytuacji.
Krok 2
Określenie celów w drodze burzy mózgów (15 min)
Teraz, gdy wszyscy członkowie zespołu pamiętają o swoim nadrzędnym celu, czas na dalsze zagłębienie się w temat.
Poświęć kilka minut na burzę mózgów, spisując indywidualnie zgłaszane pomysły dotyczące możliwych celów na karteczkach samoprzylepnych, które zostają umieszczone w widocznym miejscu. Pamiętaj, że każdy cel powinien opisywać wynik (skończoną układankę), a nie poszczególne czynności (kawałki układanki). Być może trzeba będzie przypomnieć tę zasadę swojemu zespołowi! Załóżmy teraz, że Twój zespół chce stworzyć najlepszą aplikacja mobilną w branży.
Przykład czynności (kawałka układanki): stworzyć atrakcyjną ikonę aplikacja mobilnej.
Przykład wyniku (skończonej układanki): zwiększyć liczbę instalacji naszej aplikacja mobilnej.
Kolejną rzeczą, którą należy wyjaśnić zespołowi, to zakres każdego celu. Cele nie powinny być tak rozdrobnione, aby można je było śledzić za pomocą jednego zgłoszenia w systemie Jira. Jednocześnie ich skala nie powinna być na miarę zaprowadzenia pokoju na świecie (choć należą Ci się brawa, jeśli akurat próbujesz to osiągnąć).
Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących wyznaczania celów, zapoznaj się z metodą SMART.
Porada eksperta:
Przypomnij sobie wnioski wyciągnięte z poprzednich projektów, w tym wszystkie trudności, przeszkody i niepowodzenia. Podczas burzy mózgów wyciągnij notatki z poprzednich spotkań retrospektywnych lub sesji monitorowania wydajności.
Krok 3
Ustalenie priorytetów (10 min)
W wyniku burzy mózgów wyłoniono najprawdopodobniej kilkanaście celów godnych uwagi. Następnym krokiem jest zawężenie ich do najważniejszej trójki.
Na cyfrowej tablicy lub dużej kartce papieru narysuj prostą tabelę z trzema kolumnami zatytułowanymi odpowiednio „Nie”, „Może” i „Tak”. Szybko omów każdą karteczkę samoprzylepną z zespołem i przyklej ją w kolumnie „Nie lub „Może”, wstrzymując się póki co z kolumną „Tak”. Następnie ponownie przejrzyjcie kolumnę „Może” i wybierzcie trzy cele do umieszczenia w kolumnie „Tak”.
Przyjrzyj się teraz trzem wybranym celom. Czy każdy z nich jest spójny z celem Twojego zespołu? Jeśli tak, kontynuuj. Jeśli nie, ponownie przeprowadź ocenę.
Kiedy będziesz mieć już całkowitą pewność co do wspomnianych trzech celów, przypisz każdemu z nich właściciela, który będzie w stanie sprostać jego realizacji.
Porada eksperta:
Nie masz pewności, które cele oferują największą wartość? Rozważ skorzystanie z gry w suwaki ważności.
Krok 4
Sygnały (15 min)
Teraz w odniesieniu do każdego z trzech celów należy zastanowić się, jakie sygnały pokażą, czy jest się na właściwej drodze do jego pomyślnej realizacji. Sygnały są pod tym względem podobne do kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Przeznacz pięć minut na każdy cel, zastanawiając się, jakie sygnały będą rzeczywiście istotne.
Wróćmy do naszego celu, jakim jest zwiększenie liczby instalacji aplikacja mobilnej. Pamiętaj, że „stworzyć atrakcyjną ikonę aplikacja mobilnej” nie jest najlepszym sposobem opisania samego celu, ponieważ mowa tu o czynności, a nie o wyniku. Podobnie sygnały odnoszą się do wyniku, ponieważ dostarczają informacji o tym, jak sprawnie przebiega projekt.
Cel
- Stworzyć najlepszą aplikacja mobilną w branży.
Sygnały
- Więcej osób wyszukuje naszej aplikacja mobilnej w sklepach z aplikacjami.
- Liczba pobrań dziennie jest stała lub rośnie.
- Liczba gwiazdek przyznawanych naszej aplikacji rośnie.
Krok 5
Wskaźniki (30 min)
Teraz, pamiętając o swoich celach i sygnałach, skieruj uwagę ku krańcowi swojego planu. W jakim momencie powinny ustać dążenia do osiągnięcia danego celu? Na czym będzie polegać jego pomyślna realizacja? Jednocześnie pamiętaj, że zakończenie czynności prowadzących do tego celu nie oznacza, że przestanie być ważny lub że całkowicie go porzucisz.
Jak sugeruje sama nazwa, wskaźniki muszą być mierzalne. Powinny być również konkretne, aby przy ich użyciu łatwo można było ocenić swój aktualny stan zaawansowania. Jednak...
Unikaj wskaźników binarnych, czyli takich, na które odpowiedź może brzmieć tylko „Tak” lub „Nie”, gdyż nie pozwalają na wychodzenie poza strefę komfortu (ani do tego nie zachęcają). Nie bój się przy tym wymagających wskaźników. Nieosiągnięcie (o mały włos) ambitnego wskaźnika jest lepsze niż osiągnięcie bardzo bezpiecznego wskaźnika przed terminem.
Na przykładzie wspomnianej aplikacja mobilnej zdefiniujmy zatem kilka wskaźników.
Cel
- Stworzyć najlepszą aplikacja mobilną w branży.
Sygnały
- Więcej osób wyszukuje naszej aplikacja mobilnej w sklepach z aplikacjami.
- Liczba pobrań dziennie jest stała lub rośnie.
- Liczba gwiazdek przyznawanych naszej aplikacji rośnie.
Wskaźniki
Do I kwartału:
- Częstotliwość wyszukiwania naszej aplikacji w sklepach z aplikacjami wzrośnie o 20% w porównaniu z poprzednim kwartałem.
- Liczba pobrań dziennie wzrośnie o 15%.
- Ocena naszej aplikacji wyniesie co najmniej 3,5 gwiazdki.
Porada eksperta:
Jeśli dyskusja całego zespołu jest niepraktyczna, można podzielić go na małe grupy, w których dyskusję poprowadzą właściciele celów. W ten sposób można omówić każdy temat bardziej szczegółowo.
Krok 6
Podsumowanie (10 min)
Zakończcie teraz grę, spoglądając na wszystko z szerszej perspektywy. Jeszcze raz rzućcie okiem na ogólny przebieg projektu i upewnijcie się, że wszystko ma sens. Poniżej znajduje się kilka przykładowych pytań, które warto sobie zadać.
- Czy każdy cel opisuje faktyczny wynik?
- Czy każdy sygnał jest istotny i odpowiedni dla danego celu?
- Czy wskaźniki są rzeczywiście mierzalne?
- Czy oś czasu jest realistyczna?
Następnie spiszcie listę zadań w celu zebrania potrzebnych zasobów i uzgodnijcie, w jaki sposób będziecie śledzić i raportować ustalone sygnały i wskaźniki. Potwierdźcie te ustalenia z właścicielami wybranymi w kroku 3 i rozpocznijcie realizację projektu.
Gotowe?
Pamiętaj, aby przeprowadzić z zespołem pełną sesję Health Monitor lub sporządzić listę punktów kontrolnych w celu sprawdzenia, czy robicie postępy.
Różnice
GŁOSOWANIE KROPKAMI
Jeśli lista możliwych celów jest naprawdę długa lub członkowie zespołu mają bardzo rozbieżne opinie na temat tego, co jest najważniejsze, użyj metody głosowania kropkami. Każda osoba robi kropkę na trzech wybranych karteczkach samoprzylepnych. Następnie karteczki, które nie otrzymały żadnego głosu lub otrzymały ich niewiele, zostają przesunięte w obszar tablicy zatytułowany „Nie robimy”, a zespół koncentruje się na tematach z karteczek z największą liczbą głosów.
Kolejne czynności
Pamiętaj, aby wyraźnie zakomunikować cele, sygnały i wskaźniki. Uwzględnij je w jednostronicowej ulotce lub na plakacie projektu i udostępnij wszystkim interesariuszom.
Jeśli to możliwe, przygotuj ekran lub raport na temat pulpitu (albo podobne narzędzie) w celu wizualizacji postępów w osiąganiu celów.
POWIĄZANE SCENARIUSZE
Masz apetyt na więcej… porad strategicznych?
Podaj adres e-mail poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o dodaniu nowych sesji monitorowania wydajności i gier.
Chcesz przesłać opinię?
Zostaw pytanie lub komentarz w witrynie społeczności Atlassian.