Castlight Health が Atlassian のクラウド製品に移行して、保守の負担を取り除き、優れた安全性を確保した方法

保守のストレスが持続可能なクラウド ソリューションへの切り替えを促す

Eric 氏が Castlight のシステムの状態を評価したところ、同社の Atlassian サーバー ソリューションのアップデートが数か月遅れていることがわかりました。システムを安定させるには多くのリソースが必要であり、チームはすでに分散していました。

保守の遅れは、さまざまな問題に連鎖していました。Castlight のエンジニアにとってミッションクリティカルなツールである Jira Software は、いら立つほど遅かったのです。このツールを正しく動作させるために、チームは数か月にわたって定期的にサーバーを再起動する必要がありました。パンデミック時にリモート ワークに移行し、VPN の使用が増えると、パフォーマンスはさらに低下し、システムにさらに負荷がかかるようになりました。また、Castlight は最新のアップデートがないと、セキュリティ違反の危険性があり、コンプライアンス要件を満たし、顧客との信頼を築くことの重要性から、この問題を非常に深刻に受け止めていました。

サーバーの問題が積み重なっていく中で、Eric 氏はクラウド移行を強く主張しました。より高性能で将来性のあるソリューションに移行することで、Castlight は、総所有コストと保守の負担の削減、自動アップデートによるアップタイムとセキュリティの向上、そして常に最新かつ最高の機能をすぐに利用できるようになると期待していました。

準備、コミュニケーション、そして包容力が実を結びます

Eric 氏と同僚は、クラウド移行の賛同を得て、計画し、実行するプロセスを開始したとき、Castlight のリーダーシップ チームと主要な関係者がすでに賛同していることを知り安心しました。彼らは、現在のサーバーの不満と将来の移行のメリットを認識していました。Eric 氏のチームが Praecipio Consulting の協力を得て策定した詳細なプロジェクト計画を見て、彼らは前進するための迅速な承認を与えました。

明確に定義された計画を立てることで、移行チームと関係者は効率的に作業を進めることができ、また進捗状況を明確に把握するリーダーシップを提供し、彼らの期待を管理することができました。計画の最初のステップは、Castlight のサーバー インスタンスをクリーンアップし、準備することでした。同社には 50 以上のアプリが蓄積されていたため、Eric 氏のチームは組織内のいくつかの部署から Jira Software のパワー ユーザーに協力を求め、アプリの使用状況とクラウドの互換性を監査し、移行したいアプリをテストすることにしました。彼らは、Castlight が 3 週間足らずで準備プロセスを完了するのを支援しただけでなく、優れた組み込みグループも作り上げました。「[クリーンアップとテストにパワー ユーザーを含めることで] 彼らはチーム内で移行のチアリーダーや支持者になり、それはとても大きな力を発揮しました」と Eric 氏は振り返ります。

合理化された一連のアプリの移行準備が整ったので、Castlight はサーバーの機能をクラウドにマッピングし、大きな変更を特定して従業員に通知できるようにしました。また、移行チームは Atlassian ユーザーと移行関係者に定期的なチェックインとコミュニケーションを行い、進捗状況を知らせると共に、懸念事項に積極的に対処しました。Praecipio Consulting との定期的なスタンドアップと専用の Slack チャンネルにより、プロセス全体を通して良好なコミュニケーションを保つことができました。

綿密な計画、クリーンアップ、テストが功を奏して、Castlight は Jira Software Cloud、Confluence Cloud、Jira Service Management Cloud Premium へのスムーズな移行を完了しました。移行期間中は、Praecipio Consulting の移行専門家が付きっきりで確かな指導とサポートを提供してくれました。「彼らがいなかったら、もっとずっと大変だったでしょう。彼らの多大な貢献には本当に感謝しています」と Eric は言います。「おかげで私の負担が大幅に軽くなりました」

新しい機能とユーザーは新しい可能性を切り開く

移行後の数週間で、従業員がアップグレードした Atlassian のクラウド ツールを使い始めると、すぐに効率と使いやすさを向上させるいくつかの新しい機能を発見しました。

「お気に入りの機能の 1 つは自動化です。これらのルールのおかげで、大幅に時間が短縮されました」と Eric 氏は話します。「もう 1 つ気に入っているのは、新しい機能が定期的にクラウドにリリースされ、それを手動でプッシュしなくてもよいことです。それらは自動的に発生し、本当に素晴らしいものです。」(ただし、グローバル自動化は Cloud Premium の機能です。)

いくつかの自動化により、ちょっとした変更で効率が大幅に向上しました。たとえば、優先度の高い緊急の課題について IT チームが自動的に Slack メッセージを受け取るようになり、SLA が確実に満たされるようになりました。リンクされた課題内のコメントやステータスの更新も関連する課題に自動的にコピーされるので、重複する作業がなくなり、チーム メンバーは複数のシステムを見ることなく常に最新の情報を入手できます。さらに、一定期間経過しても応答がない解決済みのチケットや、サブタスクが完了したエピックやタスクは自動的にクローズされるため、Castlight の環境がすっきりと保たれます。

Eric 氏は、Jira Software Cloud の強化されたパフォーマンス、どこからでもアクセスできるモバイル アプリ、チーム管理対象プロジェクト、他の Atlassian ソリューションとの統合により、さらに時間が短縮されることに気づきました。「移行後に Jira Software について話をした人はみな、クラウド版がどれほど速いかについて話していました」と Eric 氏は回想します。チーム管理対象プロジェクトにより、人事、法務、マーケティングなどの非技術系のチームも簡単にツールを活用することができました。「Atlassian はもはや単なる IT ツールではありません」と Eric 氏は説明します。「Jira Software と Jira Service Management Cloud は、非常に直感的で使いやすくなっています。非技術系の数チームがこれらのソリューションを試したところ、技術系チームで何が起きているかを把握しやすくなりました。Confluence ドキュメントの標準を採用して Jira にリンクしたため、コミュニケーションも改善されました」

移行中、Castlight は自動ユーザー プロビジョニングとシングル サインオンのための Atlassian Access も追加しました。クラウドに移行する前は、チームは新しいユーザーを 1 人 ずつ手動で追加する必要があったため、Active Directory との同期でエラーや問題が発生し、アクセスに時間がかかることがありました。Atlassian Access を Okta と併用したことで、新規ユーザーは適切な権限で自動的にアクセスできるようになり、すぐに作業を開始できるようになり、IT チームは問題のトラブルシューティングの時間を節約できるようになりました。「Atlassian Access を Okta と併用したことで、オンボーディングとオフボーディングの両方の時間を大幅に短縮することができました。」と Eric 氏は語ります。「これは骨の折れるプロセスでした。今は夢のようです。アクセスや適切なグループ間の同期などについて心配する必要はありません。ユーザーは最初から Jira Software と Confluence にアクセスし、すべてうまくいったのです」

何物にも代えがたい安心感

Castlight は、クラウドを使用することで日々の作業が改善されることをすぐに実感し、数週間後には、その恩恵が収益に還元されるようになりました。移行プロセスを振り振り返って、チームはすべての目標を達成し、それ以上の結果を得たと自負しています。

「クラウドに移行して以来、当社の TCO [総所有コスト] は劇的に下がりました」と Eric 氏は言います。「保守コストの節約だけでも、Jira Software と Confluence の全コストを補って余りあるものです。これは実に大きな変革です。」

以前はセキュリティとパフォーマンスが重要な懸念事項でしたが、移行後はこれらの課題は完全に解決しました。「クラウドに移行してから、セキュリティは最も大きな改善点の 1 つです」と Eric 氏は言います。(Jira Software はまもなく HIPAA にも対応する予定であり、Castlight のような企業にとってさらに価値が高まります。)旧式のサーバーから常時更新のクラウドに移行することで、保守は不要になり、安心感も得られました。「クラウドに移行してから、[ユーザーだけでなく、他の従業員やリーダーも含めて] 全員がパフォーマンスに非常に満足しています」と氏は言います。「パフォーマンス上の問題もなく、より高速になりました。ダウンタイムを心配する必要はありません。」

現在、Castlight のチームは、Atlassian プラットフォームが古くなったり、脆弱になったり、遅くなったり、ダウンしたりすることで、時間や睡眠を削られることはありません。個々の改善はそれだけで大きな成果ですが、Eric 氏は全体的な安心感は何物にも代えがたいと感じています。「[クラウド移行には] 非常に多くのメリットがあります」と氏は言います。「Atlassian クラウドに移行するのは、これまでで最高の決断でした!」