Nie każdy musi uczestniczyć w Twoich sesjach planowania. Wręcz „gdzie kucharek sześć”, tam wykonanie zadania może się odwlekać. W górnej części tabeli szablonu wprowadź podstawowe informacje, takie jak dane kierownika projektu oraz innych członków zespołu, którzy będą uczestniczyć w projekcie. Pamiętaj o dodaniu wzmianki @mention na temat tych osób, aby były informowane. W tej tabeli jest również miejsce na wskazanie priorytetu danego projektu i określenie jego stanu, aby można było łatwo monitorować postępy.

Mimo że na pierwszy rzut oka szablon wydaje się krótki, nie uda Ci się go uzupełnić za jednym podejściem. Aby mieć pewność, że wszystkie zagadnienia zostały dogłębnie przeanalizowane, trzeba odbyć kilka sesji ze swoim zespołem. W trakcie pierwszej sesji skup się przede wszystkim na przestrzeni problemowej. Jaki problem próbujesz rozwiązać? Dlaczego znalezienie rozwiązania jest takie ważne? Co by się stało, gdyby nic nie zrobiono? Przyjrzyj się podobnym pytaniom, a odpowiedzi zapisz w górnym wierszu tabeli Definicja problemu w szablonie.

Twoim celem jest nie tylko rozpoznanie problemu, ale także jego rozwiązanie. Podczas pierwszej sesji z zespołem poświęćcie około 20 minut na zarysowanie rozwiązań, które przychodzą Wam do głowy. Po prostu wykorzystajcie swoje pokłady kreatywności. Będzie jednak potrzebna kolejna sesja, w trakcie której zagłębicie się w konkretne ustalone przez Was rozwiązanie. Czy posiadacie jakiekolwiek dane lub informacje potwierdzające jego słuszność? W jaki sposób zweryfikujecie, czy rozwiązanie okazało się sukcesem? Na jakie otwarte pytania nadal musicie udzielić odpowiedzi? To wszystko powinno się znaleźć w drugim wierszu tabeli Definicja problemu w szablonie. Pamiętaj, że jest to dokument otwarty i możesz dodawać informacje w tym miejscu w miarę zagłębiania się w zagadnienie.

Nikt nie działa w próżni. I choć masz nadzieję, że Wasze rozwiązanie przyniesie wszystkim same korzyści, musisz też wiedzieć, kto mógłby zostać pokrzywdzony, jeśli zostanie wprowadzone. W ostatnim wierszu tabeli Definicja problemu przeanalizuj skutki swojego rozwiązania. Od jakich zespołów będziecie potrzebowali pomocy? Kogo dotkną skutki? Jakie zmiany będą musiały wprowadzić takie strony, abyście mogli zrealizować swój projekt? Udzielenie odpowiedzi na te pytania przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac pomoże Wam przyjąć postawę proaktywną i prowadzić otwartą komunikację.