リーン・プロセス改善:その概要とプロジェクトへの適用方法

Atlassian 作成者 Atlassian
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継続的改善はリーン方式の基本原則です。リーン・プロセス改善は、無駄な活動を排除して会社のプロセスを合理化することに重点を置いています。これには、プロジェクトの進行中と完了後の分析と評価を行い、改善の機会を特定することが含まれます。

この方法は、チームがより多くの顧客価値を提供できるようにするために体系的なアプローチを作成することを目的としています。これは、継続的な改善サイクルを通じて行います。ここで、機会を特定し、プロセスを改善する方法を計画し、変更を実施し、それらの改善がどのように機能するかを確認します。その後、もう一度最初から同じことを繰り返します。

この記事では、リーン・プロセス改善の手法を分析し、アジャイルや DevOps の原則などの他のソフトウェア開発手法と比較します。

リーン・プロセス改善とは?

リーン・プロセス改善はプロセスから無駄を排除するので、チームは顧客価値を生み出すタスクのみに取り組めます。これは、チームが無駄のない状態を保つための継続的改善のサイクルです。

これは 1 回で完了するアプローチではありません。これは長期的なプラクティスであり、会社全体で採用すると最も効果を発揮します。このプラクティスを正しく行うことで、勢いを維持し、プロジェクトを前進させることができます。主な目的は、顧客に価値をより早く届けるための体系的な手段を作ることです。

リーン・プロセス改善のメリット

リーン方式を使用してプロセスを改善することで、社内の全員が顧客に継続的な価値を提供できるようになります。顧客が必要とするものだけを構築できるので、余分なものや不要なものを構築して時間を取られることがありません。これにより、会社の時間とお金を節約できます。

リーン・プロセス改善には次のメリットがあります。

  • 効率の向上:プロセスを分析して改善することで、将来のスプリントの締め切りと成果物をより正確に見積もることができます。
  • コラボレーションの改善:継続的な改善により、全社的なコラボレーションが促進されます。これにより、チームは積極的に課題やプロセス改善の機会について伝達するようになります。
  • 士気の向上:プロセスが合理化され安定していると、チームはより多くの成功を収め、士気が向上します。
  • 無駄の減少:チームは重要なタスクにのみ取り組むので、時間の無駄が減少します。
  • 成長への意欲:リーン方式の管理により、誰もが継続的に改善しようと努力するようになります。
  • 顧客の満足:会社が着実に価値を提供すれば、顧客はその会社の製品の支持者になります。
  • 現状への対応力:優先順位を変えて適応できるため、停滞を回避できます。

リーン・プロセス改善をプロジェクトに適用する方法

リーン方式の原則を使用してプロセスを改善すること自体が 1 つのプロセスです。以下の 4 つの簡単なステップで、これを会社に統合する手順を説明します。

1. 改善の余地がある分野を特定する

チームを集めて、プロセスの現状を正確に把握しましょう。プロセスがチームのニーズを満たしておらず、変更するとメリットが得られる可能性がある分野を特定します。

たとえば、設計から開発に移るときに、継続的なブロッカーがある場合があります。設計から開発までにはデリバリーに関する絶え間ないギャップがあります。そのブロッカーの原因を調べます。それは伝達不足なのか?スキル・ギャップはあるか?設計チームにさらにサポートが必要か?

Jira カンバン・ボードのようなカンバン・ボードでワークフローを視覚化することを検討します。うまくいかない原因を調べるには、「5 つの Why」手法を使うことができます。このテンプレートでは、課題の根本原因を突き止めるために「Why」を 5 回質問します。根本原因分析テンプレートも、このプロセスのガイドになります。

2. 潜在的な解決策を特定する

改善点を特定したら、チームに参加してもらい、アイデアがないか尋ね、潜在的な解決策を見つけ出します。彼らの経験は、効果的な解決策を生み出すのに役立ちます。従来のやり方を疑い、「いつもやっていた方法」への固執を打破しようと取り組みます。

これらの潜在的な解決策から、どれが実現可能かを判断します。次に、重点分野を選択し、アイデアを実行するためのアクション・プランを作成します。

3. 改善を実装する

変更を実装することは、多くの場合、簡単ではありません。最初は、特に保守的な人たちから抵抗があるでしょう。それでも、適切な計画とプロジェクトのコラボレーションにより、このプロセスが容易になり、チームが協力しやすくなります。

プロジェクト計画テンプレートを使用すると、実行計画の概要が示され、解決策を実装する最善の方法を決定するのに役立つため、部門横断型のコラボレーションが確実にできるようになります。プロジェクトの流れを事前に計画しておけば、すべてが明確になります。計画を立てることで、関係者が進捗状況を追跡し監視できるようになるため、関係者の参加とコラボレーションも確実になります。

4. 結果を監視する

解決策の実装がプロセスの終わりではありません。解決策が改善につながったかどうかを判断するには、パフォーマンスを監視し、データを収集することが重要です。また、解決策の成否の背後にある理由を特定することも重要です。

このデータを分析すると、さらに改善が必要な分野が明らかになります。プロセスは周期的であるため、これは当然のことです。目標は、解決策を継続的に改善し、改良することです。

この方式を実装する方法を見てきたので、ここで他の方法との比較を見てみましょう。

リーン・プロセス改善とバリュー・ストリーム管理

バリュー・ストリーム管理(VSM)は、改善に焦点を当てたもう 1 つのリーン方式です。顧客が最新情報を受け取るスピードと、顧客が変化を重視しているかどうかに焦点を当てることで、チームが質の高い顧客体験を提供する方法を改善することを目的としています。

VSM では、会社の製品開発とデリバリー・システム全体を調査します。これにより、製品、サービス、または体験を提供するエンドツーエンドのプロセスを強化することを目指しています。しかし、リーン・プロセス管理はタスク指向で、特定のプロセスに焦点を当てています。

VSM の場合は、Jira Software でプロジェクト・マネージャーがチーム・コラボレーションを拡張できます。Jira Align は、会社が複数のチーム全体でのバリュー・ストリームを視覚化し、プロセス・フローの自動化を設定し、業務をビジネス・ニーズに合わせるのに役立ちます。

リーン方式のプロセス改善とアジャイル

リーン方式のひとつであるアジャイル・プロジェクト管理は、顧客のフィードバックに基づいて継続的なリリースを行う、ソフトウェア開発の反復プロセスです。

アジャイルには、4 つの重要な価値観と 12 の基本的指針があり、プロセスやツールよりも人を優先します。チーム内や顧客間のコミュニケーションの改善に取り組みます。

アジャイル・プロジェクト管理は、VSM のように、プロセス全体の改善を目指しています。アジャイル・プロジェクト管理は、エンド・ユーザーと開発チーム間の継続的なコミュニケーションによって達成されます。対照的に、リーン・プロセス管理の改善は、社内チームが行います。

スクラムカンバンはどちらもアジャイル・フレームワークです。スクラムはスポーツ・チームと同様にチームの経験に依存します。経験を通して学習します。しかし、カンバンは業務を構造化して整理する方法です。Jira Software は、プロジェクトの計画・実行のための信頼できる唯一の情報源を提供し、この 2 つのフレームワークのいずれかによってチームを活性化します。

リーン方式のプロセス改善と DevOps

DevOps とは、運用部門と開発者からなる部門横断型チームのことで、開発プロセス全体を通じてコミュニケーションを取り、フィードバックを共有して、コラボレーションします。DevOps の原則では、部門横断型のコラボレーションによってソフトウェア開発を加速することに重点を置いており、開発チームと運用チーム間の障壁をなくします。DevOps では顧客中心の方法を利用して、エンド・ユーザーとのフィードバック・ループによってプロセスを改善します。リーン・プロセス管理は、顧客ではなく社内チームに依存します。

Jira Software が提供する Open DevOps によって、チームは同方式を実装して、顧客に価値を提供することに集中できるようになります。Open DevOps はアトラシアンやパートナーのツールと簡単に統合できるため、チームはソフトウェアの構築と運用に集中できます。

これらの原則をすべて一度に適用できますか?

はい、これら 4 つのリーン方式は相互に構築されているため、企業はプロセスと生産性を向上させることができます。リーン方式のプロセス改善により、内部プロセスを改良し、無駄なアクティビティをなくせます。VSM ではカスタマー・バリュー・ストリームに磨きをかけ、より高品質の製品を提供できます。アジャイルにより、チームは俊敏性を保ち、変更に対応できます。また、DevOps は顧客に対するチームの共感を高めます。

これらの方式の成果により、顧客エクスペリエンスと満足度が向上します。

リーン方式のプロセス改善に適した Jira Software

Jira Software では、これらすべての方式を 1 つのエンタープライズ・ツールに適用できます。これにより、チームのコラボレーションを拡張し、プロジェクトの状況に応じたインサイトを得て、より適切な意思決定を下せるようになります。チームには重要なタスクに集中してもらい、日常的なタスクを自動化できます。

Jira Align を利用すると、複数のチーム全体のバリュー・ストリームを視覚化できます。プロセス・フローをさらに自動化して、作業を戦略的なビジネス目標に合わせることができます。これらすべてを実行すると、投資を追跡し、業務を合理化して、障害を発見できるため、リーンを維持できるようになります。そうすれば、チームは顧客に対して継続的に価値を提供できます。

リーン方式のプロセス改善:よくある質問

リーンの 5 つの原則とは?

リーンの 5 つの原則は、リーン・プロセスの基礎です。リーンの原則は日本の自動車業界で生まれ、さまざまな業界で利用されています。では、順番に解説していきましょう。

  1. 価値を定義する:顧客に価値をもたらすアクティビティを決定します。
  2. バリュー・ストリームをマッピングする:顧客に価値をもたらすアクティビティを視覚化して、プロジェクトを順調に進めます。
  3. フローを作成する:チームのフローが障害によって妨げられる前にすべてを取り除きます。
  4. プル・システムを確立する:予測した需要ではなく、実際の需要に基づいて生産します。
  5. 継続的な改善を追求する:プロセスを改善し、効率化を図る機会を追求します。

リーン方式のプロセス改善の最も一般的なテクニックは何ですか?

リーンの原則を利用してプロセスを改善するための一般的なテクニックをご紹介します。

  • カンバン:このテクニックでは、カードを利用してチームのアクティビティを整理し、視覚化します。これにより、「To Do」から「完了」に移行したタスクをチーム全体が確認できます。
  • 5 つの Why:「なぜ」を 5 回問うことで問題の根本原因を特定できるようになります。一次的原因にたどり着くまで、課題を繰り返し掘り下げることができます。
  • WIP 制限:このテクニックでは、プロジェクト・マネージャーが、特定のワークフローに存在し得る作業の制限を設定します。WIP 制限を設定すると、チームの作業量が過剰になったり、ストレスを感じたりすることがなくなります。

リーン方式のプロセス改善アプローチを利用する際に、留意すべき最も重要な点は何ですか?

継続的な改善を実現するには、チームは継続的な取り組みとして無駄の削減と排除に取り組む必要があります。これは一回限りのアプローチではなく、周期的な改善プロセスです。ベスト・プラクティスでは、一度にすべてのプロセスに取り組むのではなく、一度に 1 つのプロセスの課題に重点を置くように推奨しています。広範囲にわたって取り組み、すべての問題に同時に対処しようとするよりも、一度に 1 つの課題を解決する方が簡単です。