プロジェクト管理を強化するためのアジャイル ワークフローの作成
効果的なアジャイル プロジェクト管理ワークフローを作成する方法をご確認ください。チームの効率を高めるためのワークフロー タイプ、主要なコンポーネント、ベスト プラクティスをご覧ください。
無料のワークフロー テンプレートを使用して、明確で達成可能なプロジェクト目標を作成する
構造化されたワークフローを使用して、手順を定義し、タスクを割り当て、進捗を追跡し、プロジェクトを正しい方向に進めます。
どのソフトウェア チームにも、作業を完了するためのプロセスがあります。そのプロセスをワークフローとして確立することで、反復処理とスケーリングを体系的に行えます。
ワークフローが重要である理由を理解することで、チームが特定の順序に従うタスクを管理して、プロジェクトのゴールを効率的に達成できるようになります。適切に定義されたプロジェクト スコープとワークフローの組み合わせによって、プロジェクトの計画やその他のプロジェクト管理フェーズを改善できます。
ワークフローは、意思決定を支援し、目標をより効率的に達成することで、ビジネスのニーズやゴールに密接に結びついた成果の創出を可能にします。
ここでは、ワークフローとそのさまざまなタイプを定義して、アジャイルにおける効果的なプロジェクト管理ワークフローの主要フェーズを概説し、ユーザーとチームが最も効率的なプロジェクト ワークフローを作成するための具体的なステップをご紹介します。
ワークフローとは
ワークフローは、プロジェクトの開始から終了まで、一連のワークフロー ステップを定義します。ワークフローには通常、特定の順序で完了する必要がある複数のステップが含まれます。
各ワークフローには、プロジェクトの目標を達成して、確実に完了させるために必要なロール、プロセス、タスクが詳述されます。
さまざまなタイプのワークフロー
ソフトウェア開発では、いくつかの一般的なプロジェクト管理手法が使用されています。これには、アジャイル、DevOps、カンバン、リーン、ウォーターフォール手法、ハイブリッドが含まれます。
それぞれの手法には独自の特徴とワークフローがあり、特定の種類のプロジェクトやビジネス ニーズに適しています。組織は、特定のビジネス要件に対応するために、さまざまなワークフローに依存しています。
連続ワークフローは、一貫性を保つために厳密で順序付けられた一連のタスクに従います。並列ワークフローは効率的であり、複数のタスクや部門を同時に運用できます。ステート マシン ワークフローは、条件やフィードバックに基づいてステート間を柔軟に切り替えられます。
システム中心のワークフローは機械によって自動化/管理されます。一方、人間中心のワークフローは人によって承認や検証が行われます。カスタム ワークフローは組織固有のニーズを満たすようにカスタマイズされます。手動ワークフローは人が介入し、デジタル ワークフローはソフトウェアを通じて管理されます。
複数のワークフローを統合することで、さまざまなタスクや関係者が関与する複雑なビジネス プロセスを処理できます。ワークフロー ツールは、こうしたワークフローを効率的に作成、実行、管理できるように設計されたソフトウェアです。
カンバン、リーン、ウォーターフォール、ハイブリッドの各ワークフローは、製造業やサービス業の企業に特に人気があります。こうした手法はソフトウェア開発者も使っていますが、ソフトウェア開発では他のどの方法よりもアジャイルを使われることが多いため、この記事ではその点に焦点を当てます。
ワークフロー コンポーネント
効果的なワークフロー プロセスはすべて、中核となるコンポーネントから構築されます。これが作業の開始から完了までの指針となります。
こうしたコンポーネントには、明確に定義されたタスクまたはアクティビティ、これらのタスクが実行される特定の順序、各ステップで必要なリソースまたは入力が含まれます。組織は、こうした要素をマッピングすることで、手動での取り組みを最小限に抑えて、プロセスを合理化する効率的なワークフローを作成します。
アジャイル プロジェクト管理ワークフローの重要性
アジャイル ワークフローは、プロジェクトを実行するための構造化されたパスを提供します。これにより、開発チームがプロジェクトのライフ サイクル全体を通して、明確さ、効率性、調整を実現/確保するのに役立ちます。
アジャイル ワークフローはプロセス ワークフローと同様に、構造化されたパスを提供して、プロジェクトのタスクとマイルストーンを明確かつ予測しやすくします。開始から完了までのすべてのアクティビティを調整することにより、プロジェクトのデリバリー プロセスの管理を支援します。
アジャイル ワークフローはタスクを合理化して、ボトルネックを軽減します。チームが価値の高いタスクに注力することで、生産性をすばやく高められます。
効果的なアジャイル ワークフローを導入すると、クリティカルなプロジェクトが組織のゴールに沿ったものになり、価値を最大化するためのリソースを割り当てられるため、ビジネスに大きなインパクトをもたらします。
効果的なプロジェクト管理ワークフローのフェーズ
プロジェクト管理ワークフローは、タスクとプロセスを管理する構造化されたアプローチを提供して、プロジェクト実行の一貫性と信頼性を確保します。通常、次の 4 つのフェーズを経て進行します。
開始: プロジェクトのゴール、スコープ、初期リソースを定義します。
計画: チームがタスクを細分化し、スケジュールを作成して、リソースを割り当てます。
実行: 計画に基づきタスクを実行して、チームのパフォーマンスを管理します。
監視と制御: 進捗を追跡して、プロジェクトの成功と継続的な改善を確実にするために調整します。
ワークフローの自動化により、手作業を減らして効率を高めることで、こうしたフェーズを合理化できます。ワークフロー管理システムとさまざまなワークフロー システムによる各フェーズの管理、監視、最適化は、組織のパフォーマンス向上に役立ちます。
各フェーズ内のワークフロー ステップを特定して管理することは、効率性の向上には不可欠です。ワークフローの基本コンポーネントには、入力、タスク、出力が含まれており、効果的なワークフロー管理の基盤を形成します。
プロジェクトを成功させるためのアジャイル ワークフローの作成方法
1. 重要なプロジェクト ゴールを定義する
プロジェクトの目標、成果、制約の概要を説明します。チーム メンバー、関係者、ビジネス リーダーとのコラボレーションにより、彼らの期待を理解して、プロジェクトのゴールをビジネス ニーズや目標に合わせて最適化します。
2. タスクとマイルストーンを細分化して調整を迅速化する
プロジェクトを管理可能なタスクに分け、積極的でありながら達成可能なマイルストーンをそれらのタスクに設定します。迅速に成果を出したいという願望と、利用可能なリソースについて慎重にバランスをとります。エラーややり直しを最小限に抑えて、予想される目標と目的に合った結果を提供することを検討します。
3. タスクと責任を割り当て、関係者に説明責任を負わせる
スキルと空き状況に基づいて、チーム メンバーにタスクと責任を割り当てます。リソース管理ツールを活用して、チーム メンバーの空き状況に関する正確かつ完全な情報を取得しましょう。
これにより、重要なメンバーの仕事の競合や重複を避けやすくなります。明確なオーナーシップと責任の割り当ては、チーム内での説明責任の確保にも役立ちます。
4. 期待に沿ったタイムラインとスケジュールを作成する
明確な締め切りと依存関係を記した詳細なタイムラインを作成します。既知の、または予想される潜在的な競合や遅延をすべて強調表示します。
プロジェクト タイムラインでタスクやマイルストーンを細分化すると、依存関係や潜在的なボトルネックを特定しやすくなり、進捗の追跡もより構造的に行えます。
5. 進捗を監視して、その場で調整する
プロジェクトを順調に進めるために、進捗を監視して問題を特定し、必要な調整を行うための効果的なワークフローとプロセスを用意します。可能かつ適切な場合は、取り組みをサポートするステップを含めます。
Workflow management and automation
ワークフローの管理と自動化は、現代の組織において効率と生産性を高めるための主要な要因となります。これには、ビジネス プロセス内の情報やタスクの流れを定義、分析、最適化することが含まれます。
企業は、ワークフロー管理システムを導入することで、ワークフローをより細かく制御できます。これにより、プロジェクトの各ステップで確信が持てるようになり、確立されたビジネス ルールに従って、より適切に実行できるようになります。
自動化は、テクノロジーを使用して反復的なタスクや日常的なプロセスを処理することで、ワークフロー管理を次のレベルに引き上げます。ロボティック プロセス自動化 (RPA) とは、データ入力、文書処理、その他の手動でのアクティビティを自動化するための強力なツールです。
ドラッグ & ドロップ機能、予測分析、ルール主導型ワークフローなどの機能により、組織が複雑なワークフローを簡単に設計/自動化できます。これにより、手動での取り組みやヒューマン エラーが減り、処理に要する時間が短縮され、ワークフローの効率が向上します。
ワークフロー管理の一般的な課題と役立つソリューション
ワークフロー管理の変革力にもかかわらず、組織は一般的なワークフローの課題にしばしば直面します。こうした問題には、不明確なプロセス、非効率的なワークフロー、適切なワークフロー管理ツールの欠如などが含まれます。
いずれも、遅延、手動での取り組みや運用コストの増加につながります。こうした課題に対処するためにも、企業はワークフローのあらゆる側面を可視化して制御できるワークフロー管理システムとツールを実装すべきでしょう。
ロボティック プロセス自動化 (RPA) で反復作業を自動化すると、手動での取り組みが減り、合理化された運用を行えます。
定期的にワークフローを分析して、ワークフロー管理ソフトウェアを活用することで、組織が非効率性を特定してプロセスを最適化し、大幅なコスト削減を実現できます。
こうした改善は、生産性の向上、意思決定の改善、ビジネス プロセスの効率化につながり、組織がゴールに到達して競争力を維持するのに役立ちます。
ワークフロー自動化のベスト プラクティス
効果的なワークフローにより、複数のプロジェクト管理タスクとプロセスを自動化/標準化できます。Jira の自動化機能は、ボトルネックを取り除き、プロジェクト運営を拡張することで、ワークフローを合理化してプロセスを強化します。
次のベスト プラクティスを使えば、ワークフローの価値をさらに高めることができます。
明確にコミュニケーションを取る。チームと頻繁に、定期的にコミュニケーションをとります。努力を継続する能力に影響を与える可能性のある情報を共有することを奨励します。
関係者と協力する。あなたのプロジェクトの影響を受ける関係者も、それらの取り組みに影響を与える可能性があります。各プロジェクトの全行程を通じて関係者を関与させ、支援を促し、懸念事項に迅速かつ確実に対処します。
継続的に改善する。開発者や関係者からフィードバックを得ましょう。何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかをしっかり記録します。こうした情報を活用して、成果、ワークフロー、プロセスを段階的に調整して改善します。
シンプルにする。複雑なプロセスは、把握、実装、調整が困難です。おすすめのワークフローの状態は以下のとおりです。
運用リサーチと人工知能を活用することで、高度な分析手法と自動化を適用してワークフローを最適化し、複雑な問題を解決して、効率を向上させられます。
Jira でのプロジェクト管理ワークフローの最適化
効果的なワークフローは、アジャイル開発プロジェクトを一貫して成功させ、継続的な改善とデリバリーに向けて前進するための強固で柔軟な基盤を提供します。よく計画されたプロセスがあれば、ユーザーとチームがそれらのワークフローを開発、実行、管理しやすくなります。
Jira ワークフローは、タスクの追跡、チーム コラボレーション、課題の管理、報告を促進して、アジャイルやその他のプロジェクト管理方法をサポートします。