비즈니스 프로세스 자동화(BPA)란 무엇입니까?

솔직히 말씀드리자면, 관리 업무에 너무 많은 시간이 소비되고 있습니다. 

상태 업데이트를 보내고 승인을 요청하러 다니고 작업을 할당하고 이해 관계자에게 최신 정보를 업데이트하다 보면 실제 혁신이나 개선을 진행할 시간은 거의 남지 않습니다.

비즈니스 프로세스 자동화(BPA)를 통해 일상적인 작업을 자동화하면 팀이 잠재력을 최대한 발휘하고 비용을 절감할 수 있습니다. BPA를 통해 팀은 전략적 이니셔티브에 집중하면서 IT 서비스 데스크 와 전반적인 프로젝트 관리 프로세스를 향상할 수 있습니다.

 프로젝트 관리자는 단 한 줄의 코드도 작성하지 않고 작업 할당부터 규정 준수 보고까지 모든 것을 자동화할 수 있습니다. 이 기능이 새롭지 않은 분도 있겠지만 실제로 성과를 내기 위해 따라야 할 프로세스 팁은 관심이 생길 겁니다.

비즈니스 프로세스 자동화(BPA)란?

비즈니스 프로세스 자동화는 기술 및 도구를 활용하여 비즈니스에서 일반적으로 수동으로 처리하는 반복 작업 또는 프로세스를 간소화하고 자동화합니다. IT 관리 시스템을 사용하여 여러 단계가 포함된 반복적인 프로세스를 자동합니다.

BPA는 비즈니스 효율성을 개선하고 오류를 줄이며 귀중한 인적 자원이 더 전략적인 활동에 집중할 수 있도록 시간을 확보하는 데 중점을 둡니다. 이를 구현하면 인시던트 관리 및 요청 이행을 위한 워크플로를 최적화하거나 위험을 완화할 수 있습니다.

BPA는 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬운 수동 작업에 의존하는 대신, 도구 및 소프트웨어를 사용하여 이러한 프로세스를 자동으로 처리합니다.

BPA는 프로세스 속도를 높이고 각 단계가 정확하고 일관되게 실행되도록 보장합니다. 티켓 만들기를 자동화하거나 적절한 팀에 요청을 라우팅하거나 정기적인 보고서를 생성할 때 BPA를 사용하면 수동 작업을 줄여 IT 서비스의 전반적인 효율성을 향상할 수 있습니다.

회사에서 어떤 비즈니스 프로세스를 자동화할 수 있습니까?

특정 비즈니스 프로세스를 자동화하면 효율성 및 정확성을 크게 향상할 수 있습니다. 자동화할 프로세스를 파악하는 것은 효과적으로 목표에 맞는 노력을 기울이는 데 매우 중요합니다.

BPA에 적합한 중요 비즈니스 프로세스는 다음과 같습니다.

• 대량 작업: 데이터 입력 또는 보고서 생성과 같이 빈도가 높은 작업을 자동화하면 시간을 절약하고 오타와 같은 인적 오류를 줄일 수 있습니다.

• 시간에 민감한 작업: 시스템 경고 모니터링 또는 자동 알림 발송과 같이 적시에 실행이 필요한 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 자동화는 신속한 응답을 보장하고 지연을 방지합니다.

• 여러 구성원이 함께하는 작업: 승인 워크플로 또는 팀 간 프로세스와 같이 다양한 팀원 간의 협업이 필요한 비즈니스 작업을 자동화하세요. 그러면 공동 작업을 향상하고 작업 완료 및 적시 제공의 속도를 높일 수 있습니다.

• 지원 프로세스: 시스템 백업과 같은 일상적인 지원 작업을 자동화하면 직원이 더 전략적인 활동에 집중할 시간을 확보하고 서비스 데스크 효율성을 개선할 수 있습니다.

• 감사 추적이 필요한 작업: 이 작업에는 금융 거래와 같이 규정 준수 및 감사를 위한 자세한 기록이 필요한 프로세스가 포함됩니다.

• 롱테일(Long-tail) 작업: 자동화는 주기적인 시스템 유지 관리 또는 규정 준수 확인과 같이 드물지만 필요한 작업에 효과적입니다. 그러면 수동 감시 없이 일관되게 완료할 수 있습니다.

비즈니스에서 프로세스 자동화가 작동하는 방식

프로젝트의 프로세스 자동화는 다음과 같은 몇 가지 핵심 메커니즘을 기반으로 하는 간단한 패턴을 따릅니다. 

• 트리거: 완료되는 작업, 다가오는 마감 날짜 또는 상태 변경과 같이 자동화를 시작하게 하는 이벤트입니다. 

• 규칙: 트리거가 발생했을 때 수행해야 하는 동작을 결정하는 조건입니다. 예를 들어 "작업이 완료로 표시되면 프로젝트 관리자에게 알리기"와 같은 방식입니다.

• 작업: 알림 전송, 새 작업 할당 또는 필드 업데이트와 같이 실제로 자동으로 실행되는 작업입니다. 

• 자동화된 워크플로: 트리거, 규칙 및 작업이 함께 작동하여 전체 프로세스를 처음부터 끝까지 처리하는 시퀀스입니다. 

이 요소가 결합해 작업, 팀 및 프로젝트 데이터를 원활하게 연결하는 자동화된 워크플로가 만들어집니다. 프로세스 자동화의 예시는 다음과 같습니다.

• 한 작업이 완료되면 다음 작업이 자동으로 시작됩니다.

• 마일스톤에 도달하면 이해 관계자에게 자동으로 알림을 전송합니다.

• 위험이 식별되면 적합한 담당자에게 알림을 자동으로 에스컬레이션합니다. 

자동화는 백그라운드에서 작동하며, 지속적인 수동 개입 없이도 프로젝트가 계속 진행되도록 원활한 실행 흐름을 만듭니다.

비즈니스 프로세스 자동화 예시

자동화를 통해 이점을 얻을 수 있는 특정 작업은 무엇입니까? 다음은 몇 가지 실제 예시입니다. 

• 인시던트 관리: 자동화된 시스템이 보고된 문제에 대한 티켓을 만들고 심각도에 따라 티켓을 할당하고 관련 팀원에게 알림을 보내므로, 응답 시간이 줄어들고 해결 효율성이 높아집니다.

• 서비스 요청 이행: BPA는 요청을 신속하게 처리하고 필요한 모든 승인을 확인하며 사용자에게 상태를 알려 처리 시간을 크게 단축합니다.

• 변경 관리: 자동화 도구는 요청을 관리하고 승인 프로세스를 추적하며 미리 정의된 일정에 따라 변경을 실행하고 중단을 최소화하고 제어를 향상할 수 있습니다.

• 온보딩 및 오프보딩: BPA는 계정 만들기를 관리하고 필요한 장비를 할당하며 온보딩 중 액세스 권한을 처리할 수 있습니다. 또한 오프보딩 중 계정을 비활성화하고 회사 자산을 회수하여 일관성 및 보안을 유지할 수 있습니다.

비즈니스 자동화 도구의 이점

BPA 도구는 팀의 운영 성과를 크게 향상할 수 있는 다양한 이점을 제공합니다. 이 도구는 일상적인 작업을 자동화하는 워크플로 관리 소프트웨어 또는 데이터 입력 및 잠재 고객 추적을 처리하는 고객 관계 관리 플랫폼을 포함합니다. 

비즈니스 자동화 도구의 주요 이점은 다음과 같습니다.

1. 효율성 향상

비즈니스 자동화 도구는 반복적인 작업을 간소화하여 효율성을 크게 높입니다. 수동 작업을 줄이고 인적 오류를 최소화합니다. 

예를 들어, IT 팀의 자동 티켓 시스템은 문제 대응 및 해결 시간을 단축해 줍니다. 그러면 문제를 더 빠르고 효과적으로 해결하고 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

2. 의사 결정 강화

엔터프라이즈 리소스 관리 소프트웨어는 다양한 비즈니스 프로세스, 교차 기능 데이터, 성능 메트릭 등을 한곳에서 통합 및 동기화하여 단일 정보 출처를 만듭니다.

이 리소스를 즉시 사용할 수 있도록 하는 것 외에도 팀 및 리더가 프로젝트 계획과 관련하여 더 정보에 기반한 의사 결정을 내리도록 비즈니스 리소스 사용률 및 성과에 대한 데이터 기반 실시간 인사이트를 제공합니다.

Jira의 작업 수용량 계획 기능과 같은 도구는 리더가 리소스 할당과 관련하여 정보를 바탕으로 전략적 결정을 내리도록 돕습니다. 이는 예측된 업무에 대비하여 팀 작업 수용량을 계산하는 데 도움이 됩니다.

그러면 팀이 주어진 마감 날짜 내에 현실적으로 달성할 수 있는 일 및 사용 가능한 리소스를 결정할 수 있습니다.

3. 정확성 및 일관성 향상

일관성은 매우 중요합니다. 그렇기 때문에 팀이 표준화된 절차 및 프로세스를 일관되게 따르도록 하여 정확성을 높이기 위해 워크플로 자동화를 도입하는 것입니다.

자동 시스템은 데이터 처리 및 서비스 제공 시 발생하는 실수 가능성을 줄여 IT 운영의 일관성 및 신뢰성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

4. 비용 절감

자동화된 프로세스는 수동 작업 및 대규모 지원 인력의 필요성을 최소화하여 운영 비용을 절감하는 데 도움이 됩니다. 또한 가동 중지 시간을 줄이고 비효율 및 오류로 인한 비용을 줄여 더 비용 효율적으로 운영할 수 있도록 돕습니다.

5. 더 효율적인 리소스 할당

자동화 도구를 사용하면 리소스 계획 및 할당을 더 효과적으로 할 수 있습니다. 일상적인 작업 및 관리 작업을 자동화하면 더 중요한 작업 및 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있습니다. 

리소스를 최적으로 사용하면 구성원은 반복적인 작업보다 성장 및 혁신을 주도하는 활동에 시간을 집중할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화로 작업과 워크플로를 간소화하세요.

성공적인 자동화를 위한 첫걸음은 영향력이 큰 프로세스에서 시작됩니다. 가장 많은 시간을 소모하거나 가장 큰 불만을 유발하거나 가장 큰 병목 상태를 일으키는 작업을 찾아보세요.

비즈니스 프로세스 자동화를 도입하면 IT 서비스 관리 방식을 혁신하여 효율성, 정확성 및 비용 효율성을 높일 수 있습니다.

Jira 자동화를 활용하여 사전 정의된 트리거를 기반으로 티켓을 자동으로 할당하거나, 이슈를 에스컬레이션하거나, 알림을 보내세요. Jira는 수작업을 줄이고 더 빠른 응답 시간을 보장합니다.

또한 워크플로를 간소화하고 리소스 사용을 최적화하려면 IT 서비스를 위해 특별히 설계된 Jira Service Management와 같은 도구를 사용하세요. 인시던트 관리, 서비스 요청 처리, 변경 관리와 같은 일상적인 작업이든 관계없이 IT 서비스 운영을 간소화하고 자동화할 수 있습니다.