프로젝트 팀이란 무엇입니까? 강력한 그룹을 구성하는 방법

주요 시사점

• 프로젝트 팀은 정해진 타임라인 내에서 특정 목표를 달성하기 위해 구성된 그룹으로, 작업을 완료하기 위해 스킬, 역할 및 커뮤니케이션을 적절하게 결합합니다.

• 모든 프로젝트 팀에는 프로젝트 관리자, 프로젝트 후원자, 주제 전문가 및 이해 관계자와 같은 특정 핵심 역할이 포함됩니다.

• 팀 구조는 중요합니다. 프로젝트 기반 구조, 기능적 구조 및 행렬 구조는 각각 서로 다른 유형의 작업 및 조직 상황에 적합하며, 적절한 구조를 선택하면 더 원활한 실행을 위한 기반이 마련됩니다.

• 높은 성과를 내는 팀을 구성하려면 팀원을 할당하기 전에 먼저 범위 및 목표를 명확히 정의한 다음, 그 목표를 달성하는 데 필요한 스킬 및 역할을 계획합니다.

• Jira, Confluence 및 Loom과 같은 도구는 프로젝트 팀이 프로젝트 첫날부터 완료까지 정렬된 상태를 유지하고 진행률을 추적하고 효과적으로 커뮤니케이션하도록 도와줍니다.

프로젝트 작업은 제품 출시, 프로세스 개선, 전사 이니셔티브 및 부서 간 캠페인을 포함한 모든 곳에서 나타납니다. 

하지만 목표를 아무리 잘 정의해도 뒷받침할 적절한 팀이 없는 프로젝트는 계획대로 진행되는 경우가 거의 없습니다.  구성한 팀원, 할당하는 역할 및 커뮤니케이션을 설정하는 방법이 모두 프로젝트 타임라인에 직접적인 영향을 미칩니다.

그렇다면 프로젝트 팀이란 무엇입니까? 

이 가이드에서는 프로젝트 팀의 정의, 팀 내에서 일반적으로 볼 수 있는 역할, 가장 일반적인 팀 구조 및 성공이 준비된 팀을 구성하기 위한 실용적인 5단계 프로세스를 살펴봅니다. 

첫 프로젝트를 관리하거나 접근 방식을 개선하려고 하는 경우 적용해 볼만한 프레임워크를 여기에서 찾을 수 있을 것입니다.

프로젝트 팀이란 무엇입니까?

프로젝트 팀은 정해진 타임라인 내에서 특정 목표를 달성하기 위해 구성된 그룹입니다. 지속적인 작업을 처리하는 상설 팀과 달리, 프로젝트 팀은 정의된 목표를 중심으로 구성됩니다. 

해당 목표를 달성하면 팀은 해체되거나 새로운 것으로 초점을 옮깁니다. 기능적인 프로젝트 팀과 단순히 작업을 수행하는 그룹을 구분 짓는 차이는 적절한 스킬, 명확하게 정의된 역할 및 열린 커뮤니케이션의 조합에 있습니다. 

이 세 가지 요소가 함께 작동하면, 프로젝트 팀은 빠르게 움직이고 장애물에 유연하게 대처하며 개인 혼자서 또는 체계적이지 못한 그룹이 달성할 수 없는 결과를 제공할 수 있습니다.

프로젝트 팀의 본질 및 프로젝트 팀을 구성하는 방식을 초기에 확실히 이해하는 것은 가치가 있습니다. 작업을 시작하기 전에 내리는 결정이 작업 시작 이후의 원활한 실행에 큰 영향을 미치기 때문입니다.

프로젝트 팀의 일반적인 역할은 무엇이며 각 역할은 어떤 책임을 집니까?

대부분의 프로젝트 팀에는 프로젝트를 이끌고 실행하며 결과에 이해관계가 있는 다양한 팀원이 있습니다. 각 역할에는 특정한 책임이 따르며, 역할들이 어떻게 연결되는지 이해하면 모든 팀원이 작업에 대한 책임감을 유지하는 데 도움이 됩니다. 

프로젝트 팀에서 일반적으로 볼 수 있는 역할은 다음과 같습니다.

프로젝트 관리자 또는 프로젝트 리더

프로젝트 관리자는 프로젝트를 이끌고 제시간에 제공할 책임이 있습니다. 계획, 추적, 우선 순위 지정, 작업 수용량 계획, 업스트림 및 다운스트림 종속성 탐색과 같은 실행 계획을 처리합니다. 

프로젝트 매니저 책임

• 주제 전문가 및 기타 기여자 모집

• 로드맵 작성, 마일스톤 설정 및 세부적인 주간 계획 수립

• 각 작업에 소유자 할당

• 미팅 진행(브레인스토밍, 회고, 계획 등)

• 이해 관계자 및 프로젝트 후원자에게 진행 상태 커뮤니케이션

프로젝트 후원자

프로젝트 후원자는 조직도에서 높은 위치에 있으며, 프로젝트에 할당된 타임라인, 예산 및 기타 리소스에 대한 최종 결정권을 가지고 있을 가능성이 높습니다.

프로젝트 후원자의 책임

• 프로젝트의 성공 측정 지표 및 기타 목표 승인

• 프로젝트의 예산 또는 범위의 변경 승인

• 경영진 사이에서 프로젝트를 지지

• 프로젝트의 전반적인 성공에 대한 책임

주제 전문가

직접 작업을 수행하는 팀원들입니다. 각자 기여할 수 있는 고유한 스킬을 갖추고 있어야 하며, 그에 따라 구체적인 책임이 달라집니다. 

주제 전문가의 책임

• 작업 실행

• 프로젝트 리더에게 블로커 또는 기타 문제 제기

• 다른 팀원에게 진행 상태 커뮤니케이션

• 팀의 워크플로 및 기타 공동 작업 관행을 개선하는 데 주도적인 역할 수행

이해 관계자

핵심 프로젝트 팀의 구성원은 아니지만, 프로젝트가 어떤 식으로든 자신의 작업에 영향을 미치기 때문에 프로젝트 관리자에게 의지하고 있습니다.

이해 관계자의 책임

• 프로젝트 리더 또는 후원자가 제공하는 업데이트를 놓치지 않고 확인

• 우려 사항을 조기에 제기(아직 쉽게 해결할 수 있을 때)

프로젝트 팀 구조의 유형 및 활용 시점

모든 프로젝트 팀이 같은 방식으로 구성되는 것은 아닙니다. 선택하는 구조는 조직의 운영 방식, 프로젝트를 실행할 기간 및 팀원의 참여 수준을 반영해야 합니다. 

각 구조에는 장단점이 있으며, 모든 상황에 딸 맞는 해답은 거의 없습니다. 가장 일반적인 세 가지 유형은 다음과 같습니다.

프로젝트 기반 팀 구조

프로젝트 기반 구조의 팀은 프로젝트를 위해 특별히 구성되고 프로젝트가 완료되면 해체됩니다. 모든 팀원이 프로젝트를 진행하는 동안 하나의 이니셔티브에만 전념하므로 더 강력한 집중력과 더 빠른 의사 결정을 유도하는 경향이 있습니다. 

이 구조는 풀타임 전담 인력이 필요하고 원래 부서의 인력을 일시적으로 다른 업무에 투입하는 것이 합리적인 대규모의 복잡한 프로젝트에 적합합니다.

기능적 프로젝트 팀 구조

기능적 구조의 팀은 부서 또는 기술 분야별로 구성되며, 프로젝트 작업은 일상적인 책임에 추가되어 이루어집니다.

마케팅 팀이 캠페인 프로젝트를 맡거나 엔지니어링 부서가 제품 개발을 처리할 수 있으며, 각 그룹은 기존 부서 내에서 기여합니다. 

이 구조는 프로젝트가 비즈니스의 한 영역에 명확히 속하고 지속적인 부서 간 참여가 필요하지 않은 경우에 적합합니다.

행렬 기반 프로젝트 팀 구조

행렬 구조는 팀원이 부서 관리자 및 프로젝트 관리자 모두에게 동시에 보고하는 하이브리드 접근 방식입니다. 조직은 이 구조를 통해 인력을 완전히 재할당하지 않고도 여러 부서의 전문 지식을 활용할 수 있습니다. 

이 구조는 여러 프로젝트를 동시에 실행하는 대규모 조직에서 흔히 볼 수 있습니다. 하지만 팀원들의 시간에 대한 요구가 충돌하지 않도록 하려면 명확한 커뮤니케이션 및 명확히 정의한 우선 순위가 필요합니다.

5개 단계를 통해 성과가 높은 프로젝트 팀을 구성하는 방법

프로젝트 팀을 구성하는 것은 단순히 자리를 채우는 과정이 아닙니다. 가장 효과적인 팀은 의도를 가지고 구성되며, 프로젝트에 실제로 필요한 것을 파악하고 거기에서부터 거꾸로 거슬러 올라갑니다. 

5개 단계를 통해 접근하는 방식은 다음과 같습니다.

1단계: 프로젝트 범위, 목표 및 성공 기준 정의

적합한 팀원을 선택하기 전에 목표를 파악해야 합니다. 전체 팀이 완료의 기준에 대해 공통된 이해를 갖추도록 프로젝트 목표, 산출물 및 성공 메트릭을 문서화합니다. 

Jira에서는 AI 작업 분류를 사용하여 목표를 실행 가능한 작업 및 마일스톤으로 전환할 수 있어, 첫날부터 모든 팀원이 범위를 명확하게 파악할 수 있습니다. 또한 이 단계에서 수립한 탄탄한 프로젝트 계획은 조직 전반의 더 나은 전략적 계획으로 이어집니다.

2단계: 필요한 역할 및 스킬 파악

프로젝트 범위를 정의했으면, 프로젝트의 각 부분을 제공하는 데 필요한 스킬을 계획하고 교육 또는 외부 지원이 필요할 수 있는 공백을 식별합니다. 

RACI 차트 템플릿을 사용하여 역할 및 책임을 정의하고 모든 단계의 담당자, 책임자, 조언자 및 정보 수신자를 명확히 합니다. 이 초기 명확성은 작업을 시작한 이후의 불필요한 논의를 상당히 줄여줍니다.

RACI 차트: Confluence 템플릿 버튼

3단계: 전문성 및 업무 가능 상태의 균형 맞추기

효과적으로 기여할 수 있는 적절한 경험 및 실질적인 역량을 갖춘 팀원을 선택합니다. 이미 다른 세 개의 프로젝트에 투입되어 업무량이 많은 팀원은 이 프로젝트에 필요한 만큼의 역량을 쏟을 수 없을 것입니다. 

Jira 계획에서 구성원 업무 가능 상태 및 할당을 추적하여 개인의 작업 과부하를 방지하고 팀이 수행할 수 있는 작업을 현실적으로 파악하세요. 또한 이 단계는 특정 작업 스트림에 대한 의사 결정권을 행사할 전담 프로젝트 소유자가 필요한지 파악하기에 좋은 시점입니다.

4단계: 중복 방지를 위해 명확한 책임을 할당

팀을 구성했으면, 오해의 여지가 없도록 Confluence에 각 구성원의 역할 및 책임을 문서화합니다. 모든 팀원이 자신이 담당하는 작업과 담당하지 않는 작업을 알면 중복 작업이 줄어듭니다.

책임을 투명하게 밝히면 또한 핸드오프 누락을 방지하고 프로젝트의 원활한 진행을 보장합니다. 누가 어떤 일을 하고 있는지 명확히 확인하기 위해 지속적으로 체크인하는 위험을 무릅쓰지 마세요.

5단계: 실행에 집중하도록 팀 커뮤니케이션 정렬

팀이 업데이트를 공유하고 미팅을 진행하고 공동 작업 도구를 사용하는 방법에 대한 명확한 기대치를 설정합니다. PMO 또는 프로젝트 리더는 이 규범을 초기에 수립하고 프로젝트가 진행됨에 따라 다시 검토할 수 있습니다. 

Loom에서 안내 및 상시 지시 사항을 녹화하여 비동기식 커뮤니케이션을 지원하세요. 분산된 팀이나 프로젝트 중간에 합류하여 빠르게 상황을 파악해야 하는 팀원들에게 특히 유용합니다.

첫날부터 적합한 프로젝트 팀으로 추진력 만들기

프로젝트 관리에서 잘 구성된 프로젝트 팀은 우연히 만들어지지 않습니다. 명확한 목표, 모두가 이해하는 역할 및 미팅 사이에도 업무를 계속 진행하도록 하는 커뮤니케이션 접근 방식에서 시작됩니다. 

팀을 구성하기 전에 팀이 달성해야 할 목표를 신중히 생각해보는 시간을 가지면 전체 프로젝트를 더 쉽게 관리할 수 있는 기반을 마련하게 됩니다. 처음부터 올바른 구조를 갖추는 것이 지연되는 프로젝트와 성과를 내는 프로젝트를 구분하는 요소입니다.

Jira에서 진행률을 추적하고 Confluence에서 결정 사항을 문서화하고 Loom을 통해 중요한 업데이트를 공유하여 시작부터 완료까지 팀을 정렬된 상태로 유지하세요.