워크플로 자동화에 대한 설명 및 시작하는 방법

워크플로 자동화는 사람의 개입을 최소화하면서 회사의 다양한 비즈니스 프로세스, 작업, 워크플로를 자동화하는 접근 방식입니다. 워크플로 자동화는 소프트웨어를 활용하여 비즈니스 프로세스의 단계를 자동화된 작업으로 만듭니다. 팀은 이를 통해 작업을 효율적이고 일관성 있게 실행할 수 있습니다.

워크플로 자동화는 작업 관리 소프트웨어를 사용하여 사전 정의된 규칙 및 트리거에 따라 작업 및 정보를 사람과 시스템 간에 라우팅합니다. 예를 들어, 어떤 시스템이 작업을 완료로 표시하면 자동화가 해당 작업을 다음 담당자에게 자동으로 보내고 대시보드를 업데이트합니다. 따라서 수동 핸드오프보다 시간이 절약되고 오류가 최소화됩니다.

시작하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 팀 간의 작업 흐름에 대한 정보를 수집하여 현재 워크플로를 이해합니다. 프로젝트 킥오프 방식, 작업을 완료하는 데 사용되는 기준, 작업 범위, 병목 현상이 발생하는 방식을 이해하는 데 집중합니다. 각 작업의 시작 및 변경을 트리거하는 요인을 판단합니다.

2. 워크플로 개요를 시각적으로 그려서 비효율성을 식별합니다. 세부 사항을 강조하도록 초안 워크플로 개요를 작성합니다. 교차 기능 팀이 협업하여 초안을 개선하고 비경제적인 관행을 정확히 찾아낼 수 있도록 합니다.

3. 다른 시스템의 데이터를 통합해야 하는 작업을 식별하고 워크플로 소프트웨어에서 해당 작업을 지원하는지 확인합니다. 작업을 더 작은 하위 작업으로 나누는 것과 같이 통합 요구 사항을 충족하도록 워크플로를 조정해 보세요.

4. 커뮤니케이션 단절 및 기한을 초과한 작업을 포함하여 워크플로 비효율성을 해결합니다. 예를 들어 작업 책임 관련 측정을 추가하거나 어떤 시스템 정보를 플로에 추가할지를 명확히 정할 수 있습니다.

5. 워크플로 자동화 소프트웨어에서 각 작업을 설명하고 사용자 역할을 할당하는 워크플로를 구축합니다. 팀 요구 사항에 따라 간트 차트, 프로세스 맵, 캘린더 등을 통해 가시성을 제공합니다.

6. 자동 트리거 및 작업을 만들어 반복되는 작업을 간소화합니다. 고유한 요구 사항에 따라 자동화 레시피를 사용자 지정하거나 사전 제작된 옵션을 사용합니다.

7. 자동화된 워크플로를 지속적으로 테스트하고 최적화하여 이슈를 해결합니다. 효율성을 모니터링하기 위한 성과 메트릭 및 주요 성과 지표를 설정합니다. 대시보드를 사용하여 진행 상황 및 블로커에 대한 높은 수준의 가시성을 유지합니다.

8. 실습 데모를 통해 팀에 새 자동 워크플로 사용 방법에 관한 교육을 제공합니다. 변경 관리 계획을 활용하여 팀이 프로세스 변경 및 워크플로 최적화를 할 수 있도록 준비시킵니다.

워크플로 자동화는 비즈니스 운영 전반에 걸쳐 많은 이점을 제공합니다. 효율성 및 생산성을 크게 향상하여 지속적 개선을 보장합니다. 워크플로 자동화의 주요 이점은 다음과 같습니다.

효율성 향상

반복적인 작업을 자동화하면 직원이 더 전략적인 작업에 집중할 수 있어 전반적인 생산성이 높아집니다. 자동화된 프로세스는 작업을 더 빨리 완료하고 24시간 내내 작동하여 효율성을 크게 높여줍니다.

오류 감소

자동화된 워크플로는 사전 정의된 규칙에 따라 작업을 일관적으로 실행하여 인적 오류를 최소화합니다. 따라서 데이터 입력, 계산, 처리와 같은 작업의 정확도를 높여 줍니다. 또한 실수를 고치는 데 드는 시간 및 리소스를 줄여줍니다.

협업 도구

작업 추적기는 팀원 간의 커뮤니케이션 및 공동 작업을 지원하는 데 도움이 됩니다. 이러한 도구는 대화, 문서 공유, 피드백 및 조정을 위한 플랫폼을 제공합니다. 따라서 팀워크를 강화하고 전반적인 프로젝트 성공을 지원합니다. 

비용 절감

반복적인 작업을 자동화하면 수동 작업의 필요성이 줄어듭니다. 회사는 오류를 최소화하여 오류를 수정하는 데 드는 비용을 절감할 수 있습니다. 워크플로 자동화는 리소스 할당도 최적화합니다.

향상된 공동 작업

워크플로 자동화에는 대개 팀원들이 위치와 관계없이 협업할 수 있는 업무 문화를 촉진해 주는 기능이 포함되어 있습니다. 실시간 업데이트, 공유 작업 영역, 자동 알림으로 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다. 따라서 팀워크가 개선되고 협업 중심의 미팅을 실현할 수 있습니다.

확장성

워크로드가 증가해도 워크플로 자동화를 통해 기업은 그에 따라 인력을 늘리지 않고도 증가하는 워크로드를 처리할 수 있습니다. 이를 통해 품질 또는 효율성 저하 없이 비즈니스 성장을 지원할 수 있습니다.

워크플로 자동화의 다양성은 다음을 포함한 다양한 산업에서 분명하게 드러납니다. 

의료: 전자 양식을 통한 환자 등록 간소화부터 예약 일정 및 약물 관리 자동화에 이르기까지, 워크플로 자동화는 효율성 및 환자 치료를 향상합니다.

금융: 작업 관리 소프트웨어가 대출 처리를 자동화하고 사기 탐지를 개선하고 컴플라이언스를 보장하고 자동 계정 관리를 통해 고객 서비스를 향상합니다.

물류: 주문, 재고, 운송, 품질 관리, 문서 관리를 간소화합니다.

리테일: 재고 관리, 주문 처리, 고객 서비스, 매장 운영을 최적화합니다.

보험: 청구 처리, 보험, 컴플라이언스, 고객 서비스, 사기 탐지를 간소화합니다. 

부동산: 자산 관리, 거래 관리, 잠재 고객 관리, 점검 프로세스를 개선합니다.

제조: 워크플로를 활용하여 품질을 보증하고 생산 프로세스를 관리하고 툴링 제조를 효율적으로 처리합니다.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

원하는 이점을 얻기 위해서는 적합한 워크플로 자동화 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 워크플로 자동화 솔루션에서 고려해야 할 몇 가지 필수 기능은 다음과 같습니다.

사용 편의성

사용자 친화적인 인터페이스 및 직관적인 디자인은 직원이 도구를 쉽게 탐색하도록 돕고 신속한 채택을 촉진하고 더 빠른 투자 대비 효과를 달성하는 데 있어 가장 중요합니다.

통합 기능

기존 시스템 및 애플리케이션과의 원활한 통합은 각기 다른 도구 및 플랫폼 간의 원활한 데이터 흐름을 보장하는 데 필수적입니다. 또한 데이터 사일로를 억제하고 자동화된 워크플로를 극대화해 줍니다.

사용자 지정 및 유연성

특정한 비즈니스 요구 사항에 따라 워크플로를 사용자 지정할 수 있어야 합니다. 유연한 워크플로 자동화 도구는 고유한 운영 요구 사항에 맞게 조정하고 전략적 목표를 따를 수 있도록 도와줍니다.

확장성

워크플로 자동화 솔루션은 비즈니스가 성장함에 따라 늘어나는 작업량을 처리해야 합니다. 여기에는 성능 또는 안정성 저하 없이 여러 워크플로, 사용자 및 데이터를 지원하는 것도 포함됩니다.

보고 및 분석

인사이트를 제공하는 보고 및 분석은 워크플로 효율성을 측정하는 데 없어서는 안 되는 요소입니다. 보고 및 분석 기능은 개선 영역을 강조하고 실시간 인사이트에 액세스하여 데이터 기반의 의사 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다.

보안

자동화 도구에는 무단 액세스 및 데이터 침해를 방지하기 위해 암호화, 액세스 제어, 감사 로그와 같은 강력한 보안 조치가 있어야 합니다.

모바일 접근성

지리적 위치와 관계없이 직원이 생산성을 유지하고 워크플로가 원활하게 진행될 수 있도록 도와주는 모바일 접근성이 점점 더 중요해지고 있습니다.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

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