간소화된 운영 및 개선된 의사 결정을 위한 요구 사항을 충족하기 위해 워크플로 자동화가 등장했습니다. 자동화는 효율성을 높이고 오류를 줄이며 인적 자원을 더욱 전략적인 작업에 투입할 수 있도록 도와줍니다. 맞춤 자동화 전략을 사용하면 특정한 운영상 문제를 해결하고 생산성 및 고객 만족도를 개선할 수 있습니다.
이 종합 가이드에서는 워크플로 자동화가 무엇인지, 어떻게 작동하는지, 사용의 이점은 무엇인지, Jira의 강력한 자동화 기능을 활용해야 하는 이유를 알아봅니다. 또한 반복적인 작업을 자동화하면 어떻게 운영이 간소화되고 조직 전체의 의사 결정 프로세스가 크게 향상되는지 살펴봅니다. 워크플로 자동화 솔루션에서 고려해야 할 기능을 파악하고 Jira의 다양한 기능을 통합하면 기업은 전례 없는 수준의 효율성 및 생산성을 실현할 수 있습니다.
워크플로 자동화란 무엇입니까?
워크플로 자동화는 사람의 개입을 최소화하면서 회사의 다양한 비즈니스 프로세스, 작업, 워크플로를 자동화하는 접근 방식입니다. 워크플로 자동화는 소프트웨어를 활용하여 비즈니스 프로세스의 단계를 자동화된 작업으로 만듭니다. 팀은 이를 통해 작업을 효율적이고 일관성 있게 실행할 수 있습니다.
워크플로 자동화의 작동 방식
워크플로 자동화는 작업 관리 소프트웨어를 사용하여 사전 정의된 규칙 및 트리거에 따라 작업 및 정보를 사람과 시스템 간에 라우팅합니다. 예를 들어, 어떤 시스템이 작업을 완료로 표시하면 자동화가 해당 작업을 다음 담당자에게 자동으로 보내고 대시보드를 업데이트합니다. 따라서 수동 핸드오프보다 시간이 절약되고 오류가 최소화됩니다.
시작하려면 다음 단계를 따르세요.
- 팀 간의 작업 흐름에 대한 정보를 수집하여 현재 워크플로를 이해합니다. 프로젝트 킥오프 방식, 작업을 완료하는 데 사용되는 기준, 작업 범위, 병목 현상이 발생하는 방식을 이해하는 데 집중합니다. 각 작업의 시작 및 변경을 트리거하는 요인을 판단합니다.
- 워크플로 개요를 시각적으로 그려서 비효율성을 식별합니다. 세부 사항을 강조하도록 초안 워크플로 개요를 작성합니다. 교차 기능 팀이 협업하여 초안을 개선하고 비경제적인 관행을 정확히 찾아낼 수 있도록 합니다.
- 다른 시스템의 데이터를 통합해야 하는 작업을 식별하고 워크플로 소프트웨어에서 해당 작업을 지원하는지 확인합니다. 작업을 더 작은 하위 작업으로 나누는 것과 같이 통합 요구 사항을 충족하도록 워크플로를 조정해 보세요.
- 커뮤니케이션 단절 및 기한을 초과한 작업을 포함하여 워크플로 비효율성을 해결합니다. 예를 들어 작업 책임 관련 측정을 추가하거나 어떤 시스템 정보를 플로에 추가할지를 명확히 정할 수 있습니다.
- 워크플로 자동화 소프트웨어에서 각 작업을 설명하고 사용자 역할을 할당하는 워크플로를 구축합니다. 팀 요구 사항에 따라 간트 차트, 프로세스 맵, 캘린더 등을 통해 가시성을 제공합니다.
- 자동 트리거 및 작업을 만들어 반복되는 작업을 간소화합니다. 고유한 요구 사항에 따라 자동화 레시피를 사용자 지정하거나 사전 제작된 옵션을 사용합니다.
- 자동화된 워크플로를 지속적으로 테스트하고 최적화하여 이슈를 해결합니다. 효율성을 모니터링하기 위한 성과 메트릭 및 주요 성과 지표를 설정합니다. 대시보드를 사용하여 진행 상황 및 블로커에 대한 높은 수준의 가시성을 유지합니다.
- 실습 데모를 통해 팀에 새 자동 워크플로 사용 방법에 관한 교육을 제공합니다. 변경 관리 계획을 활용하여 팀이 프로세스 변경 및 워크플로 최적화를 할 수 있도록 준비시킵니다.
워크플로 자동화의 예
워크플로 자동화의 다양성은 다음을 포함한 다양한 산업에서 분명하게 드러납니다.
의료: 전자 양식을 통한 환자 등록 간소화부터 예약 일정 및 약물 관리 자동화에 이르기까지, 워크플로 자동화는 효율성 및 환자 치료를 향상합니다.
금융: 작업 관리 소프트웨어가 대출 처리를 자동화하고 사기 탐지를 개선하고 컴플라이언스를 보장하고 자동 계정 관리를 통해 고객 서비스를 향상합니다.
물류: 주문, 재고, 운송, 품질 관리, 문서 관리를 간소화합니다.
리테일: 재고 관리, 주문 처리, 고객 서비스, 매장 운영을 최적화합니다.
보험: 청구 처리, 보험, 컴플라이언스, 고객 서비스, 사기 탐지를 간소화합니다.
부동산: 자산 관리, 거래 관리, 잠재 고객 관리, 점검 프로세스를 개선합니다.
제조: 워크플로를 활용하여 품질을 보증하고 생산 프로세스를 관리하고 툴링 제조를 효율적으로 처리합니다.
워크플로 자동화의 이점
워크플로 자동화는 비즈니스 운영 전반에 걸쳐 많은 이점을 제공합니다. 효율성 및 생산성을 크게 향상하여 지속적 개선을 보장합니다. 워크플로 자동화의 주요 이점은 다음과 같습니다.
효율성 향상
반복적인 작업을 자동화하면 직원이 더 전략적인 작업에 집중할 수 있어 전반적인 생산성이 높아집니다. 자동화된 프로세스는 작업을 더 빨리 완료하고 24시간 내내 작동하여 효율성을 크게 높여줍니다.
오류 감소
자동화된 워크플로는 사전 정의된 규칙에 따라 작업을 일관적으로 실행하여 인적 오류를 최소화합니다. 따라서 데이터 입력, 계산, 처리와 같은 작업의 정확도를 높여 줍니다. 또한 실수를 고치는 데 드는 시간 및 리소스를 줄여줍니다.
협업 도구
작업 추적기는 팀원 간의 커뮤니케이션 및 공동 작업을 지원하는 데 도움이 됩니다. 이러한 도구는 대화, 문서 공유, 피드백 및 조정을 위한 플랫폼을 제공합니다. 따라서 팀워크를 강화하고 전반적인 프로젝트 성공을 지원합니다.
비용 절감
반복적인 작업을 자동화하면 수동 작업의 필요성이 줄어듭니다. 회사는 오류를 최소화하여 오류를 수정하는 데 드는 비용을 절감할 수 있습니다. 워크플로 자동화는 리소스 할당도 최적화합니다.
향상된 공동 작업
워크플로 자동화에는 대개 팀원들이 위치와 관계없이 협업할 수 있는 업무 문화를 촉진해 주는 기능이 포함되어 있습니다. 실시간 업데이트, 공유 작업 영역, 자동 알림으로 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다. 따라서 팀워크가 개선되고 협업 중심의 미팅을 실현할 수 있습니다.
확장성
워크로드가 증가해도 워크플로 자동화를 통해 기업은 그에 따라 인력을 늘리지 않고도 증가하는 워크로드를 처리할 수 있습니다. 이를 통해 품질 또는 효율성 저하 없이 비즈니스 성장을 지원할 수 있습니다.
워크플로 자동화 솔루션에서 고려해야 할 기능
원하는 이점을 얻기 위해서는 적합한 워크플로 자동화 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 워크플로 자동화 솔루션에서 고려해야 할 몇 가지 필수 기능은 다음과 같습니다.
사용 편의성
사용자 친화적인 인터페이스 및 직관적인 디자인은 직원이 도구를 쉽게 탐색하도록 돕고 신속한 채택을 촉진하고 더 빠른 투자 대비 효과를 달성하는 데 있어 가장 중요합니다.
통합 기능
기존 시스템 및 애플리케이션과의 원활한 통합은 각기 다른 도구 및 플랫폼 간의 원활한 데이터 흐름을 보장하는 데 필수적입니다. 또한 데이터 사일로를 억제하고 자동화된 워크플로를 극대화해 줍니다.
사용자 지정 및 유연성
특정한 비즈니스 요구 사항에 따라 워크플로를 사용자 지정할 수 있어야 합니다. 유연한 워크플로 자동화 도구는 고유한 운영 요구 사항에 맞게 조정하고 전략적 목표를 따를 수 있도록 도와줍니다.
확장성
워크플로 자동화 솔루션은 비즈니스가 성장함에 따라 늘어나는 작업량을 처리해야 합니다. 여기에는 성능 또는 안정성 저하 없이 여러 워크플로, 사용자 및 데이터를 지원하는 것도 포함됩니다.
보고 및 분석
인사이트를 제공하는 보고 및 분석은 워크플로 효율성을 측정하는 데 없어서는 안 되는 요소입니다. 보고 및 분석 기능은 개선 영역을 강조하고 실시간 인사이트에 액세스하여 데이터 기반의 의사 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다.
보안
자동화 도구에는 무단 액세스 및 데이터 침해를 방지하기 위해 암호화, 액세스 제어, 감사 로그와 같은 강력한 보안 조치가 있어야 합니다.
모바일 접근성
지리적 위치와 관계없이 직원이 생산성을 유지하고 워크플로가 원활하게 진행될 수 있도록 도와주는 모바일 접근성이 점점 더 중요해지고 있습니다.
워크플로 자동화에 Jira 사용
Jira의 강력한 자동화 엔진을 사용하면 팀이 작업 및 프로세스를 쉽게 자동화하여 시간을 절약하고 인지 부하를 줄이고 운영의 규모를 조정할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 프로젝트를 완료하는 데 도움을 줍니다. 계획, 작업 정의, 실시간 진행률 추적을 지원하여 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있도록 도와줍니다. Jira를 사용하면 팀은 워크플로를 자동화하여 가치를 제공하는 데 집중하면서 작업 및 타임라인을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
Jira는 또한 보드, 이슈, 타임라인, 대시보드, 보고서, 템플릿을 포함하여 프로젝트 관리에 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다.
- 보드는 프로젝트 진행 상황을 시각적으로 보여줍니다. 따라서 스크럼 또는 칸반과 같은 애자일 프로젝트 관리 프레임워크 내에서 유연하게 작업을 관리할 수 있습니다.
- 이슈를 통해 프로젝트 내의 모든 작업 요소를 자세히 추적 및 관리할 수 있으며, 실제 프로세스를 정확하게 반영하는 사용자 지정 가능한 워크플로를 확보할 수 있습니다.
- 타임라인은 프로젝트 계획 및 마감 날짜를 시각화하는 데 도움을 줍니다. 프로젝트 타임라인은 또한 더 광범위한 프로젝트 또는 포트폴리오 목표를 따를 수 있도록 해줍니다.
- 대시보드는 주요 프로젝트 메트릭 및 상태에 대한 사용자 지정 가능한 개요와 더불어, 진행 상황 및 어려움에 대한 즉각적인 인사이트를 제공해 줍니다.
- 보고서는 팀 성과 및 프로젝트 진행에 대한 귀중한 데이터를 제공하며, 애자일 워크플로, 방법론, 지속적 개선에 도움을 줍니다.
- 소프트웨어 개발, 프로젝트 관리, 작업 추적 등 다양한 유형의 프로젝트에 사용할 수 있는 템플릿이 있습니다. 팀이 빠르게 시작하고 모범 사례를 채택할 수 있도록 Jira 템플릿에는 워크플로, 이슈 유형, 필드가 사전 구성되어 있습니다.
이러한 기능에 대한 자세한 설명을 보려면 Jira 기능 페이지를 참조하세요.
Jira 작업 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 유형의 팀이 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 소프트웨어 개발 팀은 Jira를 사용하여 현재 진행 중인 작업을 명확하게 이해할 수 있습니다. 또한 해당 작업이 더 큰 그림에 어떻게 연결되고 다음 단계가 무엇인지 파악할 수 있습니다. 상황이 변화함에 따라 Jira는 팀이 목표를 달성하기 위해 방향을 전환하고 계획대로 진행하는 데 필요한 유연성을 갖추고 있습니다.
워크플로 자동화: 자주 묻는 질문
워크플로 자동화 소프트웨어로 어떤 작업을 자동화할 수 있습니까?
워크플로 자동화 소프트웨어는 데이터 입력, 마케팅 캠페인 이메일 발송, 소셜 미디어 게시, 잠재 고객 관계 개발 처리, 고객 서비스 티켓팅 및 직원 온보딩을 포함한 다양한 작업을 처리할 수 있습니다. 일반적으로 이러한 작업은 소프트웨어가 시간을 절약하고 오류를 줄이기 위해 표준화 및 자동화할 수 있는 반복적인 작업이 포함됩니다.
워크플로 자동화에는 어떤 어려움이 있습니까?
워크플로 자동화의 일반적인 어려움에는 기존 시스템 통합, 회사 내 변경 사항 관리, 데이터 정확성 보장, 자동화 소프트웨어의 초기 설정 및 사용자 지정이 포함됩니다.
팀은 신중하게 구현을 계획하고, 강력한 통합 기능을 갖춘 소프트웨어를 선택하고, 직원을 철저하게 교육하고, 소규모 자동화 프로젝트를 시작함으로써 이러한 어려움을 극복할 수 있습니다.
워크플로 자동화를 다양한 비즈니스에 맞게 사용자 지정할 수 있습니까?
워크플로 자동화 솔루션은 유연성이 뛰어납니다. 팀은 다양한 비즈니스의 특정 요구에 맞게 솔루션을 사용자 지정할 수 있습니다. 이러한 유연성을 통해 기업은 고유한 프로세스, 산업 표준 및 운영 목표에 맞게 자동화 규칙, 워크플로 및 인터페이스를 맞춤화하고 솔루션이 최대한의 이점을 제공하도록 할 수 있습니다.