프로젝트 관리에서의 프로젝트 기준선 이해

Max Rehkopf 작성자: Max Rehkopf
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여러분이 얼마나 목표를 잘 세우는지를 보고 놀랄 때가 많습니다. OKR 및 기타 목표 설정 프레임워크가 등장하면서, 거의 모든 업계의 전문가가 프로젝트와 팀의 목표를 안정적으로 설정할 수 있게 되었습니다. 그리고 여러분이 목표를 달성하거나 놓친 이유를 파악하는 것을 어려워한다는 점에서 똑같이 놀라곤 합니다. 프로젝트 기준선은 이러한 대화에 소중한 컨텍스트를 더해 줍니다. 프로젝트 기준선을 만들면, 이제 “프로젝트 기준선에 도달했습니까?”라는 간단한 질문으로 탐색을 시작할 수 있습니다. 이러한 컨텍스트를 바탕으로, 목표를 달성하거나 놓친 이유를 더 쉽게 파악할 수 있습니다.

프로젝트 관리에서 프로젝트 기준선은 무엇입니까?

프로젝트 기준선은 시간 경과에 따른 프로젝트 성과를 비교하는 데 사용하는 고정된 기준점입니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 기준선을 사용하여 프로젝트를 완료할 때까지 프로젝트 범위, 일정, 비용의 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 프로젝트 기준선은 프로젝트의 상태에 초점을 맞추고 목표는 결과에 초점을 맞춘다는 점에서 두 가지 개념은 다릅니다. 프로젝트 기준선을 추가하면 시간 경과에 따른 프로젝트 상태가 프로젝트 목표 달성에 어떻게 기여했는지 이해할 수 있습니다.

한 소프트웨어 개발 팀이 GDPR에 따라 기존 등록 양식을 업데이트하는 2주짜리 프로젝트에 돌입했다고 가정해 보겠습니다. 지금이 2023년인데, 이 양식은 몇 년 전에 GDPR을 따랐어야 했습니다. 따라서 매우 긴급한 상황입니다. 해당 양식은 비즈니스 전반에서 사용되고 있으며, 각 엔드포인트에는 보안이 필요하기 때문에 복잡한 상황이기도 합니다. 프로젝트 매니저가 프로젝트를 시작하면서 작업이 시작됩니다.

3주 후에 이 팀은 성공적인 엔드투엔드 테스트를 마쳤고 솔루션은 프로덕션 단계로 넘어갔습니다. 프로젝트는 성공적이었나요?

프로젝트 목표에 초점을 맞춘다면 성공적이라고 말할 수 있습니다! 하지만 프로젝트 기준선을 확인하면 답이 달라질 수도 있습니다. 기준선에 따라 프로젝트의 일정, 범위, 비용이 정해질 것이므로, 한번 확인해 보겠습니다. 프로젝트는 2주로 계획되었지만, 결국 3주까지 넘어갔습니다. 범위는 개발만이었지만, 결과적으로 GDPR 팝업을 위한 설계가 필요했습니다. 디자이너가 예산을 책정하지 않아서 비용이 초과되었고, 개발 팀은 이제 다음 프로젝트의 일정이 일주일 뒤처졌습니다. 우리는 항상 성공을 축하하고 싶어 하지만, 프로젝트 기준선은 모든 팀이 성공에 어떤 대가를 치렀는지 파악하는 데 도움을 줍니다.

프로젝트 기준선의 핵심 요소

프로젝트 매니저는 훌륭한 프로젝트 계획에 무엇이 필요한지 알고 있습니다. 많은 프로젝트 관리 핵심 사항이 이제 널리 사용되고 많은 사람이 이해하고 있으니 다행입니다. 프로젝트 기준선의 주요 컴포넌트는 프로젝트 구성 과정에서 이미 논의되었을 것입니다. 주요 컴포넌트를 간단하게 패키징하면 프로젝트 기준선이 완성되고 작업을 시작할 준비가 됩니다.

1. 범위

프로젝트 범위는 프로젝트와 관련된 활동, 리소스, 산출물을 개략적으로 설명한 것입니다. 중요한 점은, 범위에서 프로젝트에 무엇이 포함되고 포함되지 않는지에 대한 명확한 설명과 함께 프로젝트의 경계를 설정해야 합니다. 프로젝트 범위에는 주요 이해 관계자, 팀원, 프로세스, 가정, 제약 조건도 요약되어 있습니다. 이 모든 것이 범위 설명서에 기록되어 있습니다.

GDPR 예시에서 나온 간단한 범위 설명은 다음과 같습니다. “개발 팀 A”는 2주 이내에 “등록 양식 B”의 데이터를 GDPR에 따라 사용 및 저장할 수 있도록 도와주는 솔루션을 코딩하고 배포하는 것입니다.

2. 일정

회사의 스프린트가 몇 시간, 며칠, 몇 주 간격이든 상관없이 프로젝트 기준선에는 일정이 필요합니다. 전체 일정에는 시작일, 종료일, 그리고 그사이의 경과 시간(기간)이 있습니다. 많은 팀은 프로젝트 종료일을 “예상”이나 “추정”과 같은 적절한 수식 어구로 표현합니다. 프로젝트 기준선의 좋은 점은 불확실성을 다루지 않는다는 것입니다. 기준선을 효과적으로 사용하려면 첫째 날에 일정을 정해야 합니다.

GDPR 예시에서 프로젝트 매니저는 탐색 2일, 개발 5일, 테스트 및 배포 3일로 구성된 2주 일정을 지정했을 수 있습니다.

3. 비용

프로젝트 매니저가 정말 잘 해내는 분야입니다. 프로젝트 비용은 팀이 프로젝트에 할당하기로 합의한 금액 또는 시간의 양입니다. 비용에는 팀이 프로젝트 범위를 실행할 때 발생할 수 있는 모든 비용에 대한 예산이 포함됩니다. 팀과 관련이 있는 경우 프로젝트 비용에 다른 프로젝트에 들이지 못하는 놓친 시간을 고려할 수 있습니다.

GDPR 예시에서 “개발 팀 A”가 시간제 근로자로 구성되어 있고 프로젝트 비용이 모든 직원의 시간급에 주당 40시간과 2주를 곱한 값이라고 가정해 보겠습니다.

프로젝트 기준선을 어떻게 설정하거나 만듭니까?

프로젝트 기준선은 프로젝트 계획 내에 있어야 합니다. 프로젝트의 모든 팀원이 쉽게 액세스할 수 있는 공개 문서로 만드는 것이 가장 좋습니다. Confluence 템플릿을 사용하면 팀이 프로젝트 기준선을 위한 전용 스페이스를 사용하여 미리 서식이 지정된 프로젝트 계획을 세울 수 있습니다.

대개 프로젝트 페이지에 가장 먼저 추가되는 것이 범위 설명입니다. 범위 설명은 보통 프로젝트의 중요한 작업, 리소스, 산출물을 포함하는 문장 또는 글머리 기호를 사용하여 작성됩니다. 그런 다음, 상황이 바뀌면서 대개 범위 설명을 반복적으로 편집합니다.

성장 기회는 범위 설명을 프로젝트 기준선에 포함시키는 것입니다. 범위 설명을 변경하는 대신, 의도를 다시 생각해 보고 종종 프로젝트가 계획을 벗어나게 만드는 범위 초과를 명확하게 파악하세요.

다음은 일정입니다. 다시 강조하자면 이 분야의 전문가는 프로젝트 매니저입니다. PM은 프로젝트 일정을 쉽게 시각화하는 데 도움이 되는 간트 차트로드맵을 즐겨 사용합니다. 로드맵은 여러 작업 스트림의 순서를 지정하여 모든 것이 순조롭게 진행되도록 하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 기간을 명확히 하기 위해 로드맵에 시작일과 종료일을 설정합니다.

Jira에서 작업 항목을 체계화할 수 있는 좋은 기회입니다. 프로젝트 범위를 설계, 개발, 테스트, 배포라는 네 가지 작업으로 단순화해 보겠습니다. 이제 작업마다 하나씩 4개의 Jira 이슈를 만들어 보겠습니다. 이제 모든 이슈에 시작일과 종료일을 추가합니다. 로드맵 보기를 한 번 클릭하면 완료해야 할 모든 작업과 기한을 정확하게 시각화할 수 있습니다. 이 로드맵 Confluence의 프로젝트 기준선에 포함시키면 일정이 추가된 것입니다.

프로젝트 기준선을 완료하는 데 필요한 마지막 요소는 비용입니다. 범위 및 일정과 마찬가지로, 비용은 프로젝트 기준선에 기록된 후에도 고정된 상태로 유지됩니다. 재무 또는 회계 담당 팀원이 프로젝트 비용을 계산하는 데 도움을 줄 수 있으며, 시간이 지남에 따라 비용을 조정하는 데 도움을 줘야 할 경우도 많습니다. 프로젝트 기준선에 해당 비용을 설정하면, 프로젝트가 마무리되고 난 후 예산이 얼마나 초과 또는 미달했는지 정확히 파악할 수 있습니다.

Confluence의 프로젝트 기준선 예시

목표는 프로젝트의 범위, 일정, 비용을 포함하는 프로젝트 기준선을 위한 전용 스페이스를 마련하는 것입니다. 프로젝트 기준선은 프로젝트 계획 내에 있습니다. 프로젝트 계획에서 가장 먼저 해야 할 일은 팀을 하나로 모으는 것입니다. 다음은 프로젝트를 완료하는 데 도움이 되는 여러 사람에게 할당할 수 있는 다양한 역할의 예시입니다.

프로젝트 계획 보기

페이지에 간단한 “프로젝트 기준선” 헤더를 추가하고, 주요 컴포넌트를 함께 풀링하기 시작합니다. 먼저 범위를 정의해야 합니다. 이 예시는 무엇이 프로젝트에 포함되고 포함되지 않은지 구조화하는 간단한 방법을 보여 줍니다.

범위 보기

다음으로느 프로젝트 일정을 시각화하는 데 집중하면 됩니다. 가장 간단한 방법은 Confluence 페이지에 포함된 로드맵입니다.

타임라인 보기

마지막으로 추가할 것은 프로젝트 비용입니다. Confluence에서 예산과 비용을 가장 잘 표현하는 방법을 결정하는 일은 재무 담당자에게 맡기면 됩니다. 프로젝트 기준선에서 가장 중요한 부분은 이 정보가 프로젝트를 시작할 때 설정되고 끝날 때까지 그대로 유지된다는 것입니다.

프로젝트 기준선의 이점

기존 프로젝트 관리 관행에 다른 프로세스를 추가하면 반발이 생길 수 있습니다. 프로젝트 기준선을 추가하면 프로젝트 매니저, 팀 리드, 프로젝트 기여자, 이해 관계자에게 놀라운 이점을 제공할 수 있습니다.

명확한 목표 보고

프로젝트 기준선에는 성공적인 프로젝트의 가장 중요한 세 가지 요소가 들어 있습니다. 프로젝트 성공을 보고할 때 프로젝트 기준선을 사용하여 성공을 평가할 수 있습니다. 그러면 더욱 솔직한 목표 보고가 가능합니다. 마일스톤을 축하하면서도 계획보다 일주일 더 늦게 목표를 달성했음을 인정하는 것입니다.

범위 초과 제한

범위 초과란 시간이 지나면서 프로젝트의 범위가 바뀌는 것입니다. 범위 초과는 대개 팀에 번아웃을 유발하고 기한을 놓치는 원인이 됩니다. 프로젝트 기준선에 범위를 설정하면, 약속에 대한 실질적인 증거를 가지게 되며 그 증거를 사용하여 결의를 굳게 다질 수 있습니다. 거절은 항상 어렵기 마련이지만, 프로젝트 기준선이 든든한 지원군이 되어 줄 것입니다.

일정대로 유지

여러분은 프로젝트 일정에 많은 노력을 기울이고 있습니다. 로드맵 또는 간트 차트를 사용하면 프로젝트 진행률을 쉽게 확인할 수 있습니다. 하지만 여러 작업 스트림 및 팀 간 종속성이 있는 경우에는 까다로울 수 있습니다. 일정을 공개하면 본인의 업무가 다른 사용자와 전체 프로젝트 일정에 어떻게 영향을 미치는지 명확하게 확인할 수 있기 때문에 팀원에게 큰 동기 부여 요소가 될 수 있습니다.

Confluence를 사용하여 프로젝트 기준선을 쉽게 만드세요

새 프로세스를 채택할 때는 마찰을 없애는 것이 핵심입니다. Confluence를 사용하면 프로젝트 페이지 템플릿에 프로젝트 기준선을 추가하여 마찰을 없앨 수 있습니다. 프로젝트 기준선은 이미 만들고 있을 만한 요소를 포함하고 그 요소를 새 컨테이너로 다시 패키징해 줍니다. 프로젝트 페이지 템플릿에 이 컨테이너를 추가하면 비즈니스 전반에서 채택이 빨라집니다. Atlassian에는 템플릿 만들기에 대한 아이디어를 얻고 Confluence를 시작하는 데 도움이 되는 훌륭한 리소스가 있습니다.

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