Umiejętności zarządzania projektami to zdolności potrzebne do prowadzenia, planowania i realizacji projektów z wysoką skutecznością. Obejmują one umiejętności, takie jak planowanie projektów, decyzyjność i organizację.

Skuteczne zarządzanie projektami wymaga kombinacji umiejętności miękkich i twardych. Umiejętności twarde to bardziej techniczne, specyficzne dla danego stanowiska umiejętności, takie jak sporządzanie raportów i zarządzanie ryzykiem, natomiast umiejętności miękkie mają charakter bardziej osobisty, jak na przykład zdolność adaptacji i decyzyjność.

Dlaczego kompetencje w zakresie zarządzania projektami są istotne

Umiejętności zarządzania projektami są niezbędne, ponieważ ułatwiają organizację i koordynację pracy zespołów w sytuacji, gdy nie ma wyraźnie określonego właściciela lub interesariusza. Skuteczny menedżer projektów w dużym stopniu polega na współpracy projektowej, aby radzić sobie ze zmieniającymi się priorytetami i realizować projekty spełniające oczekiwania interesariuszy.

Słabe zarządzanie projektem wywołuje efekt domina: kampania marketingowa, która startuje trzy tygodnie później, traci kluczowy okres sprzedażowy; wdrożenie oprogramowania bez właściwej komunikacji z interesariuszami powoduje problemy z jego przyjęciem przez użytkowników; a nieodpowiednie planowanie ryzyka może skutkować znacznym przekroczeniem budżetu projektu. 

Te przykłady pokazują, dlaczego solidne umiejętności zarządzania projektami są niezbędne — to one decydują o tym, czy projekt odniesie sukces, czy zakończy się niepowodzeniem. Niezależnie od tego, czy koordynujesz premierę produktu w branży technologicznej, nadzorujesz kampanię marketingową, czy organizujesz wydarzenie branżowe, to umiejętność planowania, komunikowania się, dostosowywania i systematycznej realizacji przynosi wymierne efekty.

Posiadanie umiejętności menedżera projektu może pomóc w usprawnieniu projektów i obniżeniu kosztów. W tej sekcji przeanalizujemy 10 ważnych umiejętności z zakresu zarządzania projektami.

5 umiejętności miękkich w zarządzaniu projektami

Umiejętności miękkie to umiejętności bardziej zorientowane na ludzi, które mają kluczowe znaczenie dla kierowania zespołem, współpracy i zdolności adaptacyjnych. Są to umiejętności, które zazwyczaj wpływają na morale zespołu i kulturę projektu, co czyni je nieocenionymi w środowiskach zespołowych.

1. Transparentna komunikacja z interesariuszami

Skuteczna komunikacja z interesariuszami wymaga zrozumienia odbiorców i przekazywania właściwych informacji na odpowiednim poziomie szczegółowości. 

Wyobraź sobie, że zarządzasz projektem przebudowy witryny internetowej, w którym każdy z interesariuszy potrzebuje informacji odpowiadających jego konkretnym priorytetom:

• Dyrektor generalny (który chce poznać wpływ na przychody)

• Zespół marketingowy (skupiony na doświadczeniach użytkowników)

• Dział IT (zajmujący się wdrożeniem technicznym)

Wykwalifikowani menedżerowie projektów dostosowują swoją komunikację do każdej grupy interesariuszy. Kadrze kierowniczej przedstawiają ogólne podsumowania postępów, a zespołom technicznym przekazują szczegółowe specyfikacje.

Podczas ustalania celów i śledzenia postępów współcześni menedżerowie projektów polegają na narzędziach do śledzenia celów, takich jak Cele Jira. Cele Jira zapewniają przejrzystość poprzez powiązanie codziennej pracy z celami strategicznymi, pomagając interesariuszom zrozumieć, jak ich decyzje wpływają na cały projekt. 

2. Zdolność adaptacji w zmieniających się środowiskach projektowych

Wyobraź sobie, że nadzorujesz projekt opracowania aplikacji mobilnej, gdy kluczowy interesariusz żąda wprowadzenia istotnych zmian funkcjonalnych w oparciu o nowe badania rynkowe. Ma to wpływ na harmonogram, budżet i obciążenie pracą zespołu. 

Doświadczeni menedżerowie projektów natychmiast oceniają wpływ, ponownie planują priorytety i komunikują nowy kierunek działania. Więc, kiedy pojawiają się duże zmiany, umiejętności rozwiązywania konfliktów są bardzo przydatne i pomagają utrzymać spójność zespołu.

Menedżerowie projektów muszą pośredniczyć między członkami zespołu zaangażowanymi w pierwotne podejście a interesariuszami naciskającymi na wprowadzenie nowych wymagań. Dzięki temu wszyscy czują się wysłuchani, a jednocześnie są kierowani w stronę praktycznych rozwiązań. 

Aby w razie potrzeby skutecznie zmieniać kierunek działania, zespoły potrzebują narzędzia do zarządzania projektami, które dostosowuje się do ich potrzeb, takiego jak wykresy spalania Jira. W przypadku zmian zakresu projektu może zaistnieć konieczność przeanalizowania szczegółów poszczególnych zadań w celu ponownej oceny nakładu pracy i harmonogramu.

Następnie możesz przejść do ogólnych wykresów, aby zobaczyć, jak te zmiany wpływają na całościowy przebieg projektu. Posiadanie narzędzi z elastycznymi widokami, które pozwalają zagłębić się w szczegóły zadań, umożliwia analizę problemów i podejmowanie decyzji na odpowiednim poziomie szczegółowości.

3. Współpraca różnych działów

Menedżerowie projektów odgrywają kluczową rolę we wspieraniu komunikacji między zespołami. Korzystanie z narzędzi do współpracy to prosty sposób, by wszyscy byli na bieżąco, a ponadto sprzyja to atmosferze współpracy. 

Jira umożliwia tworzenie tablic zadań dla zespołów, dzięki czemu współpraca jest przejrzysta i dostępna, a różne widoki tablic, takie jak Scrum czy Kanban, pozwalają zespołom dostosować je do preferowanego sposobu pracy i śledzenia postępów.

Tablice Scrum wspierają iteracyjne, stopniowe dostarczanie, pomagając zespołom zarządzać pracą od sprintu do sprintu, co czyni je idealnym rozwiązaniem dla zespołów stosujących strukturę Scrum. Natomiast tablice Kanban wspierają ciągłe dostarczanie, pomagając zespołom definiować przepływy pracy, wizualizować zadania i zarządzać wąskimi gardłami. 

4. Podejmowanie decyzji w oparciu o dane

Dobre umiejętności podejmowania decyzji są niezbędne dla każdego skutecznego menedżera projektu. Musisz szybko zebrać dane i ocenić dostępne opcje, a następnie podjąć zwięzłą decyzję, aby kontynuować realizację projektu. 

Jako menedżer projektu często podejmujesz trudne decyzje. Znalezienie rozwiązań trudnych problemów wymaga rozwiniętych umiejętności krytycznego myślenia, a także umiejętności wykorzystania danych i różnych perspektyw do analizy zgłoszeń i znalezienia najlepszego rozwiązania.

Krytyczne myślenie oznacza obiektywną analizę informacji, kwestionowanie założeń i rozważanie wielu punktów widzenia przed wyciągnięciem wniosków. Dla menedżerów projektów oznacza to:

• Analizowanie danych pod kątem wzorców

• Identyfikowanie potencjalnych tendencyjności w opiniach interesariuszy

• Rozważanie kompromisów między konkurencyjnymi priorytetami 

Skuteczne krytyczne myślenie obejmuje również coaching członków zespołu. Musisz skłonić ich do systematycznej analizy problemów i samodzielnego poszukiwania rozwiązań, zamiast po prostu podawać im gotowe odpowiedzi. Połączenie krytycznego myślenia i coachingu pozwala na podejmowanie lepszych decyzji przez cały zespół. 

5. Ustrukturyzowana organizacja zadań

Twoim zadaniem jako menedżera projektu jest dbanie o porządek i dostępność dokumentów projektowych. Skuteczne zarządzanie czasem i zadaniami pomaga zachować porządek — musisz śledzić zależności, monitorować terminy i identyfikować wąskie gardła, zanim zakłócą one realizację projektu. 

Narzędzia do zarządzania zadaniami pomagają scentralizować te informacje, dzięki czemu nic nie zostanie pominięte. Możesz również skorzystać z narzędzi takich jak Rovo, aby zautomatyzować rutynowe aktualizacje zadań i powiadomienia dzięki automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji, co pomoże Ci być na bieżąco i szybko reagować w razie potrzeby.

Użyj darmowego szablonu osi czasu projektu

5 umiejętności twardych w zarządzaniu projektami

Umiejętności twarde różnią się od miękkich, ponieważ są bardziej techniczne i związane z realizacją projektu. Wiele z nich jest również mierzalnych i opiera się na narzędziach.

1. Planowanie i realizacja projektów

Każdy projekt zaczyna się od dobrego planu. Menedżerowie projektu są odpowiedzialni za rozbicie celów na szczegółowe zadania i osie czasowe oraz korzystanie z oprogramowania do wizualizacji kamieni milowych i zależności.

Zaawansowane oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia łatwe i szybkie tworzenie planów działań, które można skalować w obrębie zespołów i działów. Oczekiwane wyniki można uzyskać jeszcze szybciej, korzystając z gotowego szablonu.

Utworzenie ogólnego, wizualnego planu działań projektu, który łączy cele z kluczowymi kamieniami milowymi, pozwala zespołom utrzymać spójność z celami długoterminowymi. Gdy priorytety ulegną zmianie, wystarczy zaktualizować plan działań, by je odzwierciedlić.

Użyj bezpłatnego szablonu harmonogramu Agile

2. Proaktywne rozpoznawanie i ograniczanie zagrożeń

Ograniczanie zagrożeń ma kluczowe znaczenie w projektach każdej skali. Do obowiązków menedżera projektu należy wczesne identyfikowanie potencjalnych problemów oraz opracowanie planów działań zaradczych na wypadek ich wystąpienia. 

Potencjalne zagrożenia i plany ograniczania zagrożeń powinny być regularnie weryfikowane i aktualizowane. Na przykład jeśli kluczowy dostawca nie dotrzyma terminu, skuteczny menedżer projektu ma przygotowanych alternatywnych dostawców lub wcześniej dostosowuje harmonogram projektu, aby zminimalizować zakłócenia.

3. Szczegółowe harmonogramowanie projektu 

Harmonogramowanie projektu to bardziej szczegółowa wersja planowania projektu, obejmująca terminy i sekwencje zadań. Niezbędne jest wyznaczenie realistycznych terminów oraz uwzględnienie czasu buforowego na przeglądy lub potencjalne opóźnienia. Nasz szablon harmonogramu projektu ułatwia tworzenie szczegółowych harmonogramów projektów.

4. Zaawansowane raportowanie i analizy 

Monitorowanie powodzenia projektu wymaga śledzenia danych w czasie rzeczywistym, dlatego menedżerowie projektów muszą dysponować solidnymi umiejętnościami w zakresie raportowania i analizy danych. Zespoły powinny wykorzystywać kluczowe wskaźniki wydajności do generowania regularnych raportów o statusie realizacji zadań i przekształcać te informacje w świadome, strategiczne decyzje.

Możesz połączyć pulpity Jiry z raportami Confluence, aby tworzyć streszczenia dla kierownictwa zawierające dane w czasie rzeczywistym i opisy kontekstowe. Możesz również użyć generatywnej sztucznej inteligencji, aby jeszcze bardziej dopracować raport dla osób zajmujących stanowiska kierownicze.

5. Przejrzyste zarządzanie zakresem

Istotnym elementem zarządzania projektem jest jasne określenie tego, co obejmuje projekt. Wszelkie zmiany zakresu projektu powinny być zarządzane w ramach formalnego procesu zatwierdzania. 

Dowiedz się, jak utworzyć własny bezpłatny szablon zakresu prac w Confluence, aby rejestrować obowiązki i terminy dla każdego projektu, śledząc na bieżąco, kto co robi i do kiedy należy to ukończyć.

Jeżeli czujesz, że Twoje umiejętności zarządzania projektami nie są tak silne, jak powinny, istnieją różne sposoby uczenia się i doskonalenia:

• Ćwicz umiejętności w prawdziwym świecie, prowadząc małe inicjatywy lub retrospektywy w pracy.

• Ucz się od doświadczonego menedżera projektu, znajdując społeczności na LinkedIn i inne.

• Weź udział w kursach certyfikacyjnych, aby wzmocnić swoje CV w zarządzaniu projektami.

• Zastanów się, co dobrze działa w Twojej organizacji, a także przeanalizuj, jak poszczególne elementy przechodzą od punktu A do punktu B, aby w pełni zrozumieć, na czym polega skuteczny przepływ pracy.

To normalne, że nie widać od razu poprawy. Nauka umiejętności zarządzania projektami wymaga czasu, więc potrzebna jest konsekwencja, aby zobaczyć efekty.

Po zdobyciu umiejętności zarządzania projektami możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby te umiejętności wykorzystać. Jira pozwala planować, przypisywać i śledzić zadania w jednej scentralizowanej lokalizacji.

Funkcje takie jak osie czasu, widoki listy, śledzenie celów, tablice programów i kalendarze ułatwiają zastosowanie umiejętności zarządzania projektami za pomocą Jiry.

Funkcje sztucznej inteligencji w Jirze pomagają również menedżerom projektów wyprzedzić konkurentów, automatyzując tworzenie zadań, sugerując ulepszenia i ujawniając blokery. Wykorzystując te analizy oparte na sztucznej inteligencji, menedżerowie projektów mogą skuteczniej ustalać priorytety pracy, usprawniać przepływy pracy i utrzymywać projekty na dobrej drodze.

Pobierz Jira za darmo