Podstawowa różnica między menedżerem projektu a menedżerem produktu polega na zakresie i obszarze odpowiedzialności. 

Menedżerowie produktu to osoby myślące strategicznie, które są odpowiedzialne za wizję produktu i podejmują świadome decyzje, jakie funkcje wdrożyć, uwzględniając potrzeby użytkowników oraz możliwości rynkowe. Odpowiadają za długoterminowy sukces produktu oraz przeprowadzają badania, tworzą strategie i definiują wymagania.

Z kolei menedżerowie projektu to osoby wykonujące zadania operacyjne, które dbają o to, aby prace były wykonywane na czas, w ramach budżetu i zgodnie ze specyfikacjami. Koncentrują się na procesie, koordynacji i realizacji. Podczas gdy menedżerowie produktu pytają: „Co powinniśmy stworzyć i dlaczego?”, menedżerowie projektów zastanawiają się: „Jak zrealizować to efektywnie?”.

Można pomyśleć o tym w ten sposób: gdyby tworzenie produktu przypominało budowę domu, menedżer produktu zdecydowałby, jaki dom zbudować, gdzie go postawić i jakie powinien mieć funkcje. Menedżer projektu opracowałby oś czasu budowy, koordynował pracę wykonawców i dbał o to, by wszystko przebiegało zgodnie z harmonogramem i w ramach budżetu.

Menedżer produktu pełni różne funkcje, ale głównie odpowiada za to, aby dla użytkowników stworzony został odpowiedni produkt. Decydując o kształcie produktu, menedżerowie produktów starają się zrównoważyć potrzeby użytkowników i ograniczenia techniczne.

Określa wizję i strategię

Menedżerowie produktów tworzą i komunikują jasną wizję kierunku rozwoju produktu. Opracowują kompleksowe strategie, które są zgodne z celami firmy i możliwościami rynkowymi. Obejmują one analizę otoczenia konkurencyjnego, identyfikację rynków docelowych i ustalenie wskaźników sukcesu, na których opierają się wszystkie decyzje dotyczące produktów.

Ustala priorytety dla harmonogramu produktu

Zarządzanie harmonogramem produktu oznacza dokonywanie trudnych wyborów dotyczących kolejności opracowywania funkcji. Menedżerowie produktów oceniają potencjalne funkcje na podstawie wpływu na użytkownika, wartości biznesowej i wymaganego nakładu pracy.

Oceniają priorytety ponownie za każdym razem, gdy udostępnione zostają nowe informacje i zmieniają się warunki rynkowe.

Prowadzi badania użytkowników i rynku

Zrozumienie użytkowników ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu produktu. Menedżerowie produktów przeprowadzają rozmowy, analizują dane dotyczące użycia i badają trendy rynkowe, aby lepiej poznać zachowania i potrzeby użytkowników.

To badanie leży u podstaw każdej ważnej decyzji dotyczącej produktu i pomaga zweryfikować założenia przed rozpoczęciem programowania.

Definiuje wymagania i funkcje

Menedżerowie produktów przekładają potrzeby użytkowników na szczegółowe wymagania, zgodnie z którymi zespoły programistyczne mogą działać. Spisują historyjki użytkowników, definiują kryteria akceptacji i ściśle współpracują z projektantami, aby wszyscy wiedzieli, co należy stworzyć.

Wymaga to zrównoważenia wniosków użytkowników z wykonalnością techniczną i ograniczeniami biznesowymi.

Współpracuje z zespołami interdyscyplinarnymi

Menedżerowie produktów codziennie współpracują z zespołami projektowymi, inżynierskimi, marketingowymi, sprzedaży i wsparcia. Ułatwiają komunikację między działami i upewniają się, że wszyscy dążą do osiągnięcia celów dotyczących produktu. Współpraca jest niezbędna, aby z powodzeniem opracować produkt i go wdrożyć.

Mierzy sukces produktu

Po premierze funkcji menedżerowie produktów śledzą wydajność na tle ustalonych wskaźników. Analizują poziom akceptacji przez użytkowników, ich zaangażowanie i informację zwrotną, aby ustalić, czy zmiany produktu osiągnęły zamierzone cele. Te dane stanowią podstawę przyszłych decyzji dotyczących produktu i pomagają optymalizować istniejące funkcje.

Głównym priorytetem menedżera projektu jest skuteczna realizacja inicjatyw w ramach określonych ograniczeń. Wyróżniają się umiejętnością dzielenia złożonych prac na łatwiejsze do zarządzania zadania, koordynowania wykorzystania zasobów i pilnowania, aby wszyscy dotrzymywali terminów. 

Ich sukces polega na tym, że realizują projekty na czas, w ramach budżetu i zgodnie ze standardami jakości.

Planuje projekty

Menedżerowie projektów opracowują kompleksowe plany określające zakres, harmonogram, zasoby i elementy dostarczane. Dzielą duże inicjatywy na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania zadania i identyfikują zależności między różnymi strumieniami pracy. Skuteczne planowanie obejmuje ocenę ryzyka i opracowanie planów awaryjnych na wypadek potencjalnych przeszkód.

Zarządzanie harmonogramami projektów

Realizacja projektów zgodnie z planem wymaga ciągłego pilnowania terminów i kamieni milowych. Menedżerowie projektów śledzą postępy względem zaplanowanych osi czasu, wcześnie identyfikują potencjalne opóźnienia i w razie potrzeby dostosowują harmonogramy. Informują interesariuszy o zmianach harmonogramu i współpracują z zespołami w celu znalezienia rozwiązań, gdy projekty mają opóźnienia.

Przydziela zasoby

Menedżerowie projektów wspólnie z menedżerami działów zabezpieczają niezbędne zasoby i zarządzają konkurującymi priorytetami w wielu projektach. Przydzielanie zasobów obejmuje równoważenie obciążenia pracą i optymalizację produktywności zespołu.

Ułatwia komunikację w zespole

Jasna komunikacja zapobiega nieporozumieniom i zapewnia płynną realizację projektów. Menedżerowie projektów organizują regularne spotkania dotyczące statusu, zarządzają dokumentacją projektową i zapewniają efektywny przepływ informacji między członkami zespołu. Stanowią centralny punkt kontaktowy w przypadku pytań i komunikatów związanych z projektem.

Śledzi postępy i wydajność

Menedżerowie projektów monitorują kluczowe wskaźniki, np. wykorzystanie budżetu, ukończenie kamieni milowych i wskaźniki jakościowe. Określają, kiedy projekty zbaczają z kursu, i podejmują działania naprawcze w celu powrotu na właściwe tory. Dzięki regularnym raportom z postępów interesariusze są informowani na bieżąco i mogą podejmować decyzje w oparciu o dane.

Nadzoruje realizację projektu

Menedżerowie projektów dbają o to, aby praca była wykonywana zgodnie ze specyfikacjami i standardami jakości. Koordynują testy, weryfikują elementy dostarczane i zarządzają procesem przekazywania po zakończeniu projektów.

Dzięki temu nadzorowi projekty spełniają zamierzone cele i oczekiwania interesariuszy.

Menedżerowie produktów i projektów mają wiele wspólnych umiejętności. Obie role wymagają wyjątkowych zdolności komunikacyjnych, ponieważ większość czasu poświęcana jest na pośredniczenie w rozmowach między różnymi interesariuszami. Oboje muszą wywierać wpływ bez sprawowania stanowiska kierowniczego, przekonując członków zespołu do priorytetowego traktowania swoich inicjatyw, nawet jeśli nie zarządzają nimi bezpośrednio.

Obie role wymagają znacznych umiejętności koordynacyjnych i organizacyjnych. Menedżerowie produktów koordynują działania między fazami badań użytkowników, projektowania i opracowywania, natomiast menedżerowie projektów koordynują działania między różnymi strumieniami pracy i członkami zespołu. Korzystają z podobnych narzędzi do śledzenia postępów, zarządzania dokumentacją i ułatwiania współpracy.

Planowanie strategiczne to kolejny wspólny obowiązek, choć jest on realizowany w różny sposób. Menedżerowie produktów opracowują strategie produktów, natomiast menedżerowie projektów tworzą strategie realizacji. Oboje muszą wybiegać myślami kilka kroków naprzód i przewidywać potencjalne wyzwania, zanim staną się one problemami.

Rozwiązywanie problemów jest kluczowe dla obu ról. Menedżerowie produktów rozwiązują problemy użytkowników, wdrażając nowe funkcje produktów, podczas gdy menedżerowie projektów rozwiązują problemy związane z realizacją poprzez usprawnianie procesów. Oboje muszą zachować spokój w sytuacjach stresowych i znajdować kreatywne rozwiązania, gdy standardowe metody nie sprawdzają się.

Obie role wymagają również dogłębnego zrozumienia celów biznesowych oraz tego, w jaki sposób ich praca przyczynia się do ogólnego sukcesu firmy. Muszą podejmować decyzje, które zapewniają równowagę między konkurencyjnymi priorytetami, i optymalizować pod kątem długoterminowych wyników, zamiast skupiać się na krótkoterminowych zyskach.

Decyzja o zatrudnieniu menedżera produktu lub projektu zależy od aktualnych wyzwań i etapu rozwoju firmy. Oto jak określić, jakiej roli najbardziej potrzebuje Twój zespół.

Kiedy potrzebujesz menedżera produktu

• Start-upy na wczesnym etapie rozwoju i opracowywanie nowych produktów: Menedżerowie produktu odgrywają kluczową rolę przy podejmowaniu decyzji dotyczących tego, co należy opracować i dla kogo. Jeśli chcesz sprawdzić, czy produkt pasuje do rynku, przeprowadzasz badania użytkowników lub określasz swoją podstawową propozycję wartości, menedżer produktu powinien być dla Ciebie priorytetem.

• Luki w strategii i wizji: Potrzebujesz menedżera produktu, gdy Twój zespół tworzy funkcje bez jasnych badań użytkowników, ma trudności z ustaleniem priorytetów konkurencyjnych wniosków lub brakuje mu spójnej wizji produktu. Objawy obejmują częste zmiany kierunku, funkcje, które nie są przyjmowane przez użytkowników lub trudności w wyjaśnieniu, dlaczego niektóre funkcje są ważne.

• Ekspansja rynkowa: menedżerowie produktu odgrywają kluczową rolę podczas wchodzenia na nowe rynki lub zmiany modelu biznesowego. Mogą oni badać nowe segmenty użytkowników, analizować otoczenie konkurencyjne i odpowiednio dostosowywać swoją strategię produktową.

Przykładowo, firma produkująca oprogramowanie B2B chce rozszerzyć swoją działalność z małych przedsiębiorstw na klientów korporacyjnych. Potrzebują menedżera produktu, który zbada potrzeby użytkowników korporacyjnych, określi wymagane funkcje, takie jak zaawansowane zabezpieczenia i możliwości integracji, oraz opracuje plan działań na rzecz ekspansji na tym rynku.

Kiedy potrzebujesz menedżera projektu

• Wyzwania związane z realizacją i dostarczaniem: Menedżerowie projektów stają się niezbędni, gdy masz jasno określone wymagania, ale masz trudności z realizacją. Jeśli Twój zespół regularnie nie dotrzymuje terminów, ma trudności z koordynacją działań między działami lub nie ma wglądu w status projektu, menedżer projektu może wdrożyć niezbędne procesy i strukturę zapewniającą niezawodne dostarczanie.

• Złożone inicjatywy angażujące wiele zespołów: Menedżerowie projektów są szczególnie cenni w przypadku dużych inicjatyw, które angażują wiele zespołów i podlegają zewnętrznym zależnościom lub surowym wymogom regulacyjnym. Zazwyczaj doskonale radzą sobie z koordynacją tych złożonych scenariuszy.

• Skala i rozwój: Wraz z rozwojem firm i realizacją wielu inicjatyw jednocześnie, menedżerowie projektów stają się niezbędni do utrzymania przewidywalności dostarczania i optymalizacji zasobów.

Przykładowo, start-up z branży fintech ma jasny harmonogram produktu, ale boryka się z problemami z terminowym dostarczaniem funkcji z powodu problemów z koordynacją między zespołem odpowiedzialnym za aplikację mobilną, inżynierami backendowymi i specjalistami ds. zgodności. Menedżer projektu opracowałby ustrukturyzowane procesy, zarządzał zależnościami i zapewniłby spełnienie wymogów regulacyjnych na wszystkich etapach rozwoju.

Kiedy potrzebujesz obu ról

Niektóre organizacje czerpią korzyści ze współpracy obu tych ról. W firmach oferujących dojrzałe produkty często to menedżerowie produktu określają plan działań, a menedżerowie projektów dbają o terminową realizację poszczególnych funkcji. 

To połączenie jest szczególnie skuteczne w przypadku złożonych strategii i wyzwań związanych z realizacją. Należy dopasować rolę do głównego wyzwania: problemy związane ze strategią i wizją wymagają menedżerów produktu, natomiast problemy związane z realizacją i dostarczaniem wymagają menedżerów projektów. 

Weź również pod uwagę obecne możliwości swojego zespołu — jeśli masz silnych liderów technicznych, którzy potrafią koordynować działania, skup się najpierw na zarządzaniu produktem.

Kiedy menedżerowie produktów i projektów efektywnie współpracują, skutecznie łączą strategiczną wizję z taktyczną realizacją. Menedżer produktu wie, co i dlaczego należy opracować, podczas gdy menedżer projektu decyduje, jak to zrobić efektywnie.

To partnerstwo funkcjonuje najlepiej, gdy obie role mają jasno określone obowiązki i zachowują pełną koordynację w całym procesie rozwoju.

• Ustal wspólne cele i priorytety: wyznacz cele, aby pomóc wszystkim interesariuszom zrozumieć, na czym polega sukces. Menedżerowie produktów powinni włączyć menedżerów projektów do planowania harmonogramu, aby uzyskać realistyczne szacunki na osi czasu i wcześnie identyfikować potencjalne wyzwania związane z realizacją.

• Utrzymuj regularną komunikację: zaplanuj spójne spotkania synchronizacyjne obejmujące przyszłe priorytety, ograniczenia zasobów i wszelkie zmiany zakresu projektu lub osi czasu. I jedni, i drudzy menedżerowie powinni bez skrępowania wyrażać obawy i sugerować alternatywne rozwiązania, gdy plany wymagają dostosowania.

• Stwórz jasne standardy dokumentacji: menedżerowie produktów powinni podawać szczegółowe wymagania i kryteria sukcesu, podczas gdy menedżerowie projektów powinni utrzymywać przejrzyste aktualizacje statusu projektów i osi czasu. Udostępnione narzędzia i pulpity pomagają obu rolom śledzić postępy i potencjalne problemy bez ciągłych przeglądów.

• Szanujcie swoją wiedzę: współpraca jest najbardziej efektywna, gdy i jedni, i drudzy menedżerowie zdają się wzajemnie na swoje mocne strony. Menedżerowie produktów powinni powierzyć menedżerom projektów znalezienie najbardziej efektywnej ścieżki realizacji, podczas gdy menedżerowie projektów powinni zaufać decyzjom strategicznym menedżerów produktów dotyczącym priorytetów funkcji i potrzeb użytkowników.

• Wspólnie planujcie zmiany zakresu: gdy zmieniają się wymagania lub pojawiają nowe informacje, obie funkcje powinny współpracować przy ocenie wpływu. Menedżerowie produktów oceniają, jak zmiany wpływają na wartość dla użytkownika i cele biznesowe, podczas gdy menedżerowie projektów oceniają implikacje dla osi czasu i zasobów. Wspólne podejmowanie decyzji prowadzi do lepszych wyników niż dokonywanie samodzielnych wyborów.

Rozważmy sytuację, w której firma produkująca oprogramowanie wprowadza nową funkcję do aplikacji mobilnej. Rola menedżera produktu polega tutaj na przeanalizowaniu zachowań użytkowników, zidentyfikowaniu problemów i zdefiniowaniu wskaźników sukcesu dla nowej funkcji. 

Tworzy on historyjki użytkowników, współpracuje z projektantami nad wersjami wstępnymi i ustala kryteria akceptacji dla zespołu programistycznego. W trakcie całego procesu zbiera opinie użytkowników i decyduje o zakresie funkcji w oparciu o wartość dla użytkownika i wpływ biznesowy.

Na podstawie tych wymagań menedżer projektu przygotowuje z kolei plan projektu obejmujący oś czasu, zasoby i kamienie milowe. We współpracy z zespołem projektowym, programistami aplikacji mobilnych, inżynierami backendu i testerami QA dba o ukończenie prac we właściwej kolejności. 

Jeśli projektant będzie potrzebował dodatkowego tygodnia na testy z udziałem użytkowników, menedżer projektu skoryguje osie czasu i poinformuje o zmianach interesariuszy.

Innym scenariuszem może być wejście firmy z branży e-commerce na nowy rynek. Menedżer produktu analizuje wówczas lokalne preferencje użytkowników, środowisko konkurencyjne i wymogi regulacyjne, aby określić, jakie modyfikacje produktu są potrzebne. 

W oparciu o badania użytkowników i analizę rynku ustala priorytety dla funkcji, takich jak lokalne metody płatności, lokalizacja językowa i opcje wysyłki specyficzne dla regionu. Menedżer projektu koordynuje złożoną realizację obejmującą wiele zespołów: inżynierów wdrażających nowe integracje metod płatności, tłumaczy lokalizujących treści, zespoły prawne dbające o zgodność z przepisami oraz zespoły marketingowe przygotowujące kampanie wprowadzenia na rynek. 

Zarządza on zależnościami między tymi strumieniami pracy i pilnuje, aby wszystkie te działania były realizowane jednocześnie, zapewniając skoordynowane wejście na rynek.

Te przykłady pokazują, jak istotne są obie role, przedstawiając różne aspekty skutecznego wprowadzenia produktu na rynek.

Jira wspiera zarówno zarządzanie projektami, jak i produktami, oferując elastyczne narzędzia przeznaczone dla każdej roli. Menedżerowie produktu korzystają z tablic, backlogów, osi czasu i pulpitów, aby ustalać priorytety funkcji i śledzić wskaźniki dotyczące produktu. Menedżerowie projektów polegają na osiach czasu, tablicach programów, kalendarzach i formularzach podczas planowania i naboru projektów. Obie role korzystają ze stron podsumowania, które zapewniają przejrzysty przegląd postępów i poprawiają koordynację pracy zespołu.

Jira bezproblemowo integruje się z Confluence i Jira Product Discovery (JPD), zapewniając kompleksowe rozwiązanie do obsługi kompletnych przepływów pracy związanych z produktami i projektami. Zespoły mogą skorzystać z szablonów zarządzania produktami w Confluence oraz szablonów zarządzania projektami w Jirze, aby szybko rozpocząć pracę. 

To zintegrowane podejście umożliwia skuteczniejsze zarządzanie zespołem w całym procesie rozwojowym.

Pobierz Jira za darmo